Với vật liệu giao thẳng công trình, cách chắc nhất là xác nhận khối lượng tại công trường ngay khi nhận và đối chiếu hoá đơn tại văn phòng theo kỳ, nối hai bên bằng một bảng kê phiếu giao có mã số. Đối chiếu hoàn toàn tại công trường thì chỉ huy trưởng quá tải và thiếu dữ liệu hoá đơn; đối chiếu hoàn toàn tại văn phòng thì kế toán không biết khối lượng thật đã nhận, chỉ còn cách tin phiếu giao của người bán.
Công trình là nơi hoá đơn đầu vào dễ lệch với thực tế nhất: hàng giao theo xe, theo khối, theo mẻ; người nhận là thủ kho công trường hoặc tổ đội; hoá đơn thường gộp cuối kỳ. Không có cách nối rõ ràng giữa phiếu giao ở công trường với dòng trên hoá đơn, cuối công trình sẽ có chênh lệch mà không ai giải thích được.
Vì sao vật liệu giao thẳng công trình hay lệch
- Đơn vị tính khác nhau: cát đá tính theo khối hoặc tấn, thép theo cây hoặc kg, bê tông theo khối có hao hụt. Phiếu giao một đơn vị, hoá đơn một đơn vị khác.
- Nhiều người ký nhận: thủ kho, tổ trưởng, kỹ thuật, bảo vệ ca đêm.
- Hoá đơn gộp theo kỳ, mỗi hoá đơn ứng với hàng chục phiếu giao.
- Công trình ở xa văn phòng, phiếu giao về muộn hoặc thất lạc.
- Nhiều công trình cùng mua của một nhà cung cấp, hoá đơn không ghi rõ giao cho công trình nào.
Đối chiếu tại công trường: làm gì và không làm gì
Công trường là nơi duy nhất biết thật sự đã nhận bao nhiêu. Việc ở đây nên gọn:
- Kiểm và ký phiếu giao cho từng xe: biển số, giờ, chủng loại, khối lượng, người nhận.
- Ghi vào sổ nhận vật tư hoặc nhật ký công trình trong ngày.
- Chụp ảnh phiếu giao đã ký gửi về văn phòng cuối ngày, không đợi cuối tháng mới gửi bản giấy.
- Ghi chú chênh lệch ngay (thiếu khối, sai chủng loại, hàng hỏng) có chữ ký tài xế.
Với vật liệu đổ đống như cát, đá, nên có cách đo thống nhất trước với nhà cung cấp: đo thể tích thùng xe, cân tại trạm cân, hay tính theo phiếu cân của mỏ. Cách đo không thống nhất là nguồn chênh lệch lớn nhất, và rất khó giải quyết sau khi hàng đã đổ xuống bãi trộn lẫn với chuyến khác.
Công trường không cần tải hoá đơn, không cần đối chiếu với cổng hoá đơn điện tử. Bắt chỉ huy trưởng làm việc của kế toán là cách nhanh nhất để cả hai việc đều không được làm.
Đối chiếu tại văn phòng: làm gì và không làm gì
- Tải hoá đơn của nhà cung cấp vật liệu trên cổng hoá đơn điện tử theo kỳ.
- Lấy bảng kê phiếu giao nhà cung cấp gửi kèm hoá đơn.
- So với ảnh phiếu giao công trường đã gửi về và sổ nhận vật tư.
- Lập bảng chênh lệch và gửi nhà cung cấp trước khi thanh toán.
Văn phòng không tự điều chỉnh khối lượng theo cảm tính, cũng không chấp nhận phiếu giao không có chữ ký của người được công trường chỉ định.
So sánh hai cách qua ví dụ giả định
| Tiêu chí | Đối chiếu toàn bộ tại công trường | Đối chiếu toàn bộ tại văn phòng | Chia hai đầu |
|---|---|---|---|
| Ai làm | Chỉ huy trưởng, thủ kho công trường | Kế toán | Công trường xác nhận khối lượng, văn phòng đối chiếu hoá đơn |
| Điểm mạnh | Sát thực tế | Đầy đủ dữ liệu hoá đơn | Mỗi bên làm việc mình giỏi |
| Điểm yếu | Không có dữ liệu hoá đơn, dễ bị bỏ khi thi công gấp | Không kiểm được khối lượng thật | Cần kỷ luật gửi ảnh phiếu hằng ngày |
Ví dụ giả định. Công trình nhà xưởng mua bê tông thương phẩm của một trạm trộn, tháng có 126 chuyến xe, hoá đơn gộp cuối tháng 1.020 khối, khoảng 1,3 tỷ đồng.
- Chỉ đối chiếu tại văn phòng: kế toán cộng bảng kê của trạm trộn ra đúng 1.020 khối, khớp hoá đơn, đề nghị thanh toán. Không ai biết 4 chuyến trong bảng kê là chuyến bị trả về vì bê tông không đạt độ sụt.
- Chia hai đầu: công trường gửi ảnh 122 phiếu đã ký, ghi chú 4 chuyến trả về. Kế toán so bảng kê với ảnh phiếu, thấy 4 dòng không có phiếu ký nhận, đề nghị trạm trộn điều chỉnh hoá đơn giảm khoảng 32 khối trước khi thanh toán.
Nối phiếu giao với hoá đơn: một mã cho mỗi phiếu
Chỗ yếu nhất của mọi cách đối chiếu là không có gì nối phiếu giao với dòng trên hoá đơn. Cách đơn giản:
- Yêu cầu nhà cung cấp đánh số phiếu giao liên tục và ghi tên công trình trên mỗi phiếu.
- Hoá đơn gộp phải kèm bảng kê số phiếu; hợp đồng ghi rõ điều này.
- Mỗi công trình một bảng theo dõi riêng, không trộn phiếu của các công trình.
- Nếu một nhà cung cấp giao cho nhiều công trình, đề nghị lập hoá đơn tách theo công trình hoặc bảng kê tách theo công trình.
Việc tách theo công trình còn giúp tập hợp chi phí đúng cho từng công trình khi quyết toán, không chỉ để đối chiếu hoá đơn. Khi hai công trình ở gần nhau và vật liệu được điều qua lại, mỗi lần điều chuyển nên có phiếu nội bộ để bảng của từng công trình vẫn cân.
Cuối công trình: đối chiếu tổng khối lượng với dự toán và quyết toán
Đối chiếu từng kỳ giúp hoá đơn khớp với phiếu giao, nhưng chưa trả lời câu hỏi lớn hơn: tổng vật liệu đã mua có hợp lý với công trình không. Trước khi quyết toán nên làm thêm một bước:
| Vật liệu | So với | Chênh lệch cần giải thích |
|---|---|---|
| Bê tông | Khối lượng theo bản vẽ và biên bản nghiệm thu từng hạng mục | Hao hụt, đổ bù, chuyến trả về |
| Thép | Bảng thống kê cốt thép theo thiết kế | Thép thừa tồn công trường, thép cắt nối |
| Cát, đá, gạch | Dự toán theo định mức | Vật liệu chuyển sang công trình khác, thất thoát |
Vật liệu thừa chuyển sang công trình khác cần phiếu điều chuyển nội bộ; vật liệu thừa bán thanh lý cần hoá đơn bán ra. Không có hai loại chứng từ này, khối lượng mua vào sẽ lớn hơn khối lượng dùng mà không có lời giải thích trên sổ.
Chênh lệch nhỏ trong giới hạn hao hụt là bình thường. Chênh lệch lớn thì nên tìm nguyên nhân trước khi đóng hồ sơ công trình, vì đây là chỗ cơ quan thuế thường so khi xem chi phí của doanh nghiệp xây dựng.
Những cái sai hay gặp
- Thanh toán theo hoá đơn khi chưa có phiếu giao đã ký, vì nhà cung cấp giục.
- Phiếu giao do tổ đội ký nhưng tổ đội không phải người được chỉ định nhận vật tư.
- Nhận hoá đơn trước khi giao hàng để kịp khối lượng thanh toán với chủ đầu tư. Hoá đơn bán hàng hoá lập theo thời điểm chuyển giao hàng theo quy định về hoá đơn; hoá đơn đi trước hàng là điểm dễ bị hỏi.
- Để phiếu giao nằm ở công trường tới khi xong công trình. Mất phiếu là mất căn cứ đối chiếu.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn của từng nhà cung cấp vật liệu theo kỳ.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái nhà cung cấp trước khi thanh toán đợt lớn.
- Nhật ký công trình và sổ nhận vật tư: nguồn độc lập về khối lượng thực nhận.
Công ty có nhiều công trình chạy cùng lúc thường có danh sách nhà cung cấp vật liệu khá dài và thay đổi theo địa bàn. Có thể lọc trạng thái cả danh sách mỗi tháng bằng công cụ kiểm tra hàng loạt tại checkthue.com/kiem-tra-hang-loat trước kỳ thanh toán, rồi xem kỹ những nhà có thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Ảnh chụp phiếu giao có thay được bản giấy không?
Ảnh giúp văn phòng đối chiếu kịp thời, nhưng bản giấy có chữ ký vẫn nên được lưu cùng hồ sơ công trình. Quy định rõ ai giữ bản giấy và bao lâu gửi về văn phòng một lần.
Nhà cung cấp chỉ lập một hoá đơn cho cả tháng có được không?
Việc lập hoá đơn phải theo thời điểm quy định về hoá đơn, và một số trường hợp được lập theo kỳ khi có thoả thuận. Dù lập thế nào, bên mua nên yêu cầu bảng kê phiếu giao kèm theo để đối chiếu.
Hao hụt bê tông, cát đá tính vào đâu?
Hao hụt trong định mức thường được thoả thuận trong hợp đồng và phản ánh trong khối lượng thanh toán. Hao hụt ngoài định mức nên được ghi nhận và giải thích riêng, không để lẫn trong khối lượng hoá đơn.
Chỉ huy trưởng quá bận thì ai ký phiếu giao?
Nên chỉ định bằng văn bản một hoặc hai người được ký nhận vật tư ở mỗi công trình, gửi danh sách cho nhà cung cấp. Phiếu do người không có tên trong danh sách ký thì văn phòng không dùng làm căn cứ thanh toán.
Phát hiện chênh lệch sau khi đã thanh toán thì xử lý sao?
Lập biên bản chênh lệch với nhà cung cấp, đề nghị điều chỉnh hoá đơn hoặc cấn trừ vào kỳ sau theo thoả thuận. Không tự ghi giảm trên sổ khi chưa có chứng từ điều chỉnh từ người bán.
Công trình ở tỉnh xa, mạng yếu, không gửi ảnh phiếu hằng ngày được thì sao?
Có thể gửi theo ngày có sóng hoặc theo tuần, miễn là trước kỳ đối chiếu hoá đơn. Quan trọng là phiếu được ký ngay khi nhận hàng và được ghi vào sổ nhận vật tư trong ngày; việc gửi về văn phòng có thể chậm hơn một chút.
Mua vật liệu của cửa hàng nhỏ gần công trình có cần đối chiếu như nhà cung cấp lớn không?
Cần, nhưng đơn giản hơn: phiếu giao hoặc phiếu mua có chữ ký, hoá đơn đúng tên doanh nghiệp, thanh toán không dùng tiền mặt với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên để giữ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
