Mua hàng bằng tiền mặt và tạm ứng cần kiểm soát ở ba điểm: hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên không được trả bằng tiền mặt nếu muốn giữ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo Luật 48/2024/QH15; khoản tạm ứng phải được hoàn ứng kịp thời bằng chứng từ hợp lệ; và không chia nhỏ hoá đơn để né ngưỡng. Với chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp, điều kiện về chứng từ và thanh toán cũng có quy định riêng trong văn bản hướng dẫn Luật 67/2025/QH15 — cần tra mức hiện hành chứ không suy từ quy định cũ.
Tiền mặt vẫn cần cho một số khoản: mua lẻ ở chợ, sửa chữa gấp, công tác phí ở nơi không nhận chuyển khoản. Mục tiêu không phải là cấm tiền mặt, mà là giới hạn nó vào đúng những chỗ cần, và để mọi khoản lớn đi qua ngân hàng từ tài khoản của doanh nghiệp tới tài khoản của người bán.
Tiền mặt làm mất gì
| Tình huống | Rủi ro |
|---|---|
| Hoá đơn 12 triệu đồng, nhân viên trả tiền mặt tạm ứng | Không đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào vì thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Hoá đơn 12 triệu đồng, nhân viên trả bằng thẻ cá nhân rồi xin hoàn ứng | Chứng từ thanh toán không đi từ tài khoản doanh nghiệp; có được chấp nhận hay không tuỳ quy định chi tiết hiện hành — dễ bị hỏi |
| Ba hoá đơn 4 triệu đồng cùng người bán, cùng ngày, cho cùng một lô hàng | Dễ bị xem xét gộp; là dấu hiệu chia nhỏ để né ngưỡng |
| Khoản chi tiền mặt không có hoá đơn, chỉ có phiếu chi | Thiếu chứng từ cho chi phí được trừ |
Ví dụ trên là giả định để minh hoạ. Điều kiện chi tiết về chứng từ thanh toán — tài khoản của ai, trường hợp nào được chấp nhận — nằm ở Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế GTGT và văn bản sửa đổi nếu có; kế toán trưởng nên đọc thẳng các điều đó một lần và đưa vào quy chế tài chính.
Chia nhỏ hoá đơn: nói thẳng về rủi ro
Cách làm vẫn còn gặp: một lô hàng 15 triệu đồng, người bán lập ba hoá đơn mỗi hoá đơn 5 triệu đồng thiếu một chút để nhân viên trả tiền mặt. Đây là lỗi tuân thủ, không phải mẹo:
- Hoá đơn lập không phản ánh đúng giao dịch (một lô hàng, một lần giao) là hoá đơn lập sai.
- Khi kiểm tra, các hoá đơn cùng người bán, cùng ngày, cùng nội dung rất dễ bị nhận ra và xem xét gộp, kéo theo mất khấu trừ cho cả lô.
- Nó cũng là dấu hiệu kiểm soát nội bộ kém, vì thường đi kèm việc né ngưỡng duyệt chi.
Quy chế nội bộ nên ghi rõ: không đề nghị người bán tách hoá đơn; khoản mua dự kiến từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp, kể cả khi nhân viên đang đi công tác — gửi thông tin người bán về để kế toán chuyển khoản.
Hạn mức và quỹ tiền mặt nhỏ
- Hạn mức mỗi lần chi tiền mặt thấp hơn nhiều so với 5 triệu đồng, đủ cho mua lẻ thường ngày. Mức cụ thể do doanh nghiệp tự đặt theo thực tế.
- Quỹ tiền mặt nhỏ có định mức cố định; khi chi gần hết thì bù lại đúng bằng số đã chi có chứng từ. Cách này buộc mỗi lần bù quỹ là một lần đối chiếu.
- Danh mục khoản được chi tiền mặt: mua lẻ văn phòng phẩm, gửi xe, sửa chữa nhỏ, chi phí công tác theo định mức. Ngoài danh mục thì chuyển khoản.
- Thẻ thanh toán của doanh nghiệp cho người hay đi mua hàng hoặc đi công tác, có hạn mức theo tháng, sao kê về kế toán.
Thẻ doanh nghiệp giải quyết phần lớn chuyện “nhân viên trả hộ”: giao dịch đi từ tài khoản doanh nghiệp, có sao kê, không phát sinh hoàn ứng.
Quy trình tạm ứng và hoàn ứng
| Bước | Nội dung | Kiểm soát |
|---|---|---|
| Đề nghị tạm ứng | Mục đích, số tiền, thời hạn hoàn ứng | Người duyệt khác người đề nghị; không tạm ứng mới khi khoản cũ chưa hoàn |
| Chi tạm ứng | Ưu tiên chuyển khoản vào tài khoản nhân viên; tiền mặt chỉ cho khoản nhỏ | Có chữ ký nhận |
| Hoàn ứng | Hoá đơn đúng tên công ty, chứng từ thanh toán, phiếu nhập hoặc xác nhận nhận hàng | Kế toán kiểm hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử trước khi duyệt |
| Quá hạn | Nhắc sau số ngày quy định; quá lâu thì trừ lương theo quy chế đã thông báo | Báo cáo danh sách tạm ứng quá hạn hằng tháng |
Tạm ứng treo lâu vừa là rủi ro thất thoát, vừa là khoản khó giải thích trên sổ sách. Một bảng theo dõi tạm ứng theo từng người, xem mỗi tháng, là đủ để không có khoản nào nằm quá lâu.
Chuyển dần sang thanh toán không dùng tiền mặt
Doanh nghiệp đang quen trả tiền mặt không cần đổi trong một ngày. Lộ trình gợi ý:
- Tháng đầu: thống kê các khoản chi tiền mặt ba tháng gần nhất, theo người bán và loại chi.
- Tháng thứ hai: với những người bán thường xuyên nhận tiền mặt, xin số tài khoản, chuyển sang trả chuyển khoản theo kỳ.
- Tháng thứ ba: cấp thẻ doanh nghiệp cho người hay đi mua; giảm hạn mức quỹ tiền mặt.
- Sau đó: mỗi quý xem lại tỷ lệ chi tiền mặt trên tổng chi mua hàng; tỷ lệ tăng lại là tín hiệu có người đang đi đường vòng.
Nhiều hộ kinh doanh nhỏ trước đây chỉ nhận tiền mặt nay đã có tài khoản và dùng hoá đơn điện tử, nhất là khi phương pháp khoán chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Hỏi lại những người bán cũ có thể thấy việc chuyển đổi dễ hơn nghĩ.
Dấu hiệu kiểm soát tiền mặt đang bị lách
Quy chế có rồi nhưng thực tế có thể đi vòng. Những dấu hiệu nên để ý khi xem sổ quỹ và hồ sơ hoàn ứng mỗi tháng:
- Nhiều hoá đơn sát dưới 5 triệu đồng của cùng một người bán trong thời gian ngắn.
- Một người luôn có tạm ứng treo, hoàn ứng khoản cũ bằng chứng từ của khoản mới.
- Hoá đơn trong hồ sơ hoàn ứng lập trước ngày tạm ứng hoặc sau ngày hoàn ứng khá lâu.
- Người bán lạ xuất hiện lặp lại trong hồ sơ của cùng một nhân viên, không có trong danh mục nhà cung cấp.
- Tỷ lệ chi tiền mặt tăng sau khi đã giảm, không có lý do kinh doanh rõ.
Một dấu hiệu chưa nói lên điều gì về nhân viên — có thể là nhu cầu thật chưa được quy chế tính tới. Cách xử lý đúng là hỏi, xem chứng từ gốc, rồi sửa quy chế nếu nhu cầu đó chính đáng, hoặc siết lại nếu không.
Tự kiểm tra ở đâu
- Sổ quỹ tiền mặt: lọc các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, và các nhóm chi cùng người bán cùng ngày.
- Cổng hoá đơn điện tử: đối chiếu hoá đơn nộp kèm hoàn ứng với dữ liệu trên hệ thống, xem người bán, ngày lập, thông tin người mua.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: với người bán lạ xuất hiện trong hồ sơ hoàn ứng, tra trạng thái trước khi duyệt. Có thể tra nhanh qua trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu), có nguồn và ngày ghi nhận; trạng thái chính thức xem trên trang tra cứu của cơ quan thuế.
- Sao kê thẻ doanh nghiệp: đối chiếu từng giao dịch với hoá đơn và mục đích chi.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn dưới 5 triệu đồng trả tiền mặt có được khấu trừ không?
Điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Luật 48/2024/QH15 áp dụng cho hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Hoá đơn dưới mức này không cần điều kiện đó, nhưng vẫn phải đủ các điều kiện khấu trừ khác, và không được là kết quả của việc chia nhỏ một giao dịch.
Nhân viên đi công tác trả khách sạn bằng thẻ cá nhân có được không?
Thực tế rất hay gặp. Khả năng dùng chứng từ đó cho điều kiện khấu trừ và chi phí tuỳ quy định chi tiết hiện hành; cách an toàn là cấp thẻ doanh nghiệp cho người hay đi công tác hoặc để kế toán chuyển khoản trước cho khách sạn.
Trả tiền mặt rồi sau đó chuyển khoản bổ sung cho đủ chứng từ có được không?
Không. Chứng từ thanh toán phải phản ánh đúng việc thanh toán đã xảy ra. Trả tiền mặt rồi dựng một lệnh chuyển khoản sau là tạo chứng từ không đúng thực tế.
Hoá đơn mua hàng trả chậm chưa thanh toán thì khấu trừ thế nào?
Với hàng mua trả chậm, trả góp, quy định có cách xử lý riêng về thời điểm có chứng từ thanh toán và việc điều chỉnh nếu đến hạn mà không có chứng từ không dùng tiền mặt. Nên tra điều khoản tương ứng trong văn bản hướng dẫn thuế giá trị gia tăng đang hiệu lực.
Quỹ tiền mặt nhỏ bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung. Lấy mức chi tiền mặt trung bình một hai tuần của các khoản trong danh mục được phép chi tiền mặt, cộng một khoản dự phòng nhỏ; xem lại mỗi quý.
Tạm ứng cho nhân viên nên chuyển khoản hay đưa tiền mặt?
Nên chuyển khoản vào tài khoản của nhân viên, vì có dấu vết rõ ràng và dễ đối chiếu khi hoàn ứng. Nhưng việc chuyển khoản tạm ứng cho nhân viên không thay được chứng từ thanh toán từ doanh nghiệp tới người bán; với khoản mua lớn, tốt nhất vẫn là kế toán chuyển thẳng cho người bán.
Người bán chỉ nhận tiền mặt thì làm sao?
Với khoản nhỏ trong danh mục, có thể chi tiền mặt kèm hoá đơn. Với khoản từ 5 triệu đồng trở lên, nên tìm người bán khác nhận chuyển khoản, hoặc thoả thuận để người bán cung cấp tài khoản — chấp nhận tiền mặt đồng nghĩa với chấp nhận mất điều kiện khấu trừ.
