Khi một người bán bỏ địa chỉ kinh doanh sau khi đã xuất hoá đơn cho doanh nghiệp, bên mua có thể gặp hai hậu quả tách biệt: phần thuế giá trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ bị đề nghị điều chỉnh giảm, và khoản chi tương ứng bị xem xét loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Kèm theo đó là tiền chậm nộp trên số thuế phải nộp thêm, và có thể bị xử phạt tuỳ trường hợp. Mức độ phụ thuộc chủ yếu vào hai điều: hoá đơn lập vào thời điểm nào so với lúc người bán có vấn đề, và bên mua chứng minh được giao dịch có thật tới đâu.
Không có quy tắc “người bán bỏ trốn thì mọi hoá đơn của họ đều bỏ”. Cũng không có quy tắc “bên mua không biết thì không sao”. Mỗi hồ sơ được xem theo chứng cứ. Bài này giúp kế toán trưởng biết mình đang đứng ở đâu và làm gì trong tuần đầu tiên sau khi biết tin.
Thường thì bên mua biết chuyện qua đường nào
- Thông báo hoặc văn bản đề nghị giải trình từ cơ quan thuế quản lý bên mua, liệt kê các hoá đơn từ người bán có vấn đề.
- Khi kiểm tra, thanh tra thuế tại doanh nghiệp, đoàn kiểm tra đối chiếu danh sách người bán.
- Tự phát hiện khi rà nhà cung cấp định kỳ: trạng thái mã số thuế chuyển sang không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Người bán mất liên lạc: hàng không giao nốt, công nợ không đối chiếu được.
Đường thứ ba là tốt nhất, vì doanh nghiệp còn thời gian chuẩn bị trước khi bị hỏi. Đây cũng là lý do chính của việc rà nhà cung cấp theo quý: không phải để ngăn chuyện xảy ra — việc người bán bỏ địa chỉ nằm ngoài tầm kiểm soát của bên mua — mà để biết sớm hơn cơ quan thuế.
Hai rủi ro tách biệt: khấu trừ và chi phí
| Thuế giá trị gia tăng đầu vào | Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp | |
|---|---|---|
| Câu hỏi cơ quan thuế đặt ra | Hoá đơn có hợp pháp, có đủ điều kiện khấu trừ không? | Khoản chi có thật, phục vụ sản xuất kinh doanh, có chứng từ hợp lệ không? |
| Nếu không chứng minh được | Điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ, nộp thêm và tính tiền chậm nộp | Loại khỏi chi phí được trừ, tính lại thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp |
| Chứng cứ quan trọng nhất | Hoá đơn lập đúng thời điểm, người bán còn được sử dụng hoá đơn tại ngày lập, thanh toán không dùng tiền mặt | Hàng hoá, dịch vụ đã thật sự nhận và dùng cho kinh doanh |
Hai kết luận này độc lập. Có trường hợp phần thuế đầu vào không được khấu trừ nhưng khoản chi vẫn được tính vào chi phí nếu chứng minh được giao dịch thật và đủ hồ sơ. Kế toán hay gộp thành một kết luận “hoá đơn này bỏ”, và thế là tự nộp thừa ở phía thuế thu nhập doanh nghiệp. Cách xử lý cụ thể cho từng hồ sơ nên bàn với người phụ trách thuế hoặc tư vấn, dựa trên văn bản đang hiệu lực.
Thời điểm lập hoá đơn quan trọng thế nào
Hãy đặt ba mốc lên cùng một trục thời gian: ngày giao dịch (giao hàng, hoàn thành dịch vụ), ngày lập hoá đơn, và ngày cơ quan thuế ghi nhận người bán có vấn đề (ngừng sử dụng hoá đơn, không hoạt động tại địa chỉ).
- Hoá đơn lập trước khá lâu so với lúc người bán có vấn đề, giao dịch có đủ chứng từ: vị thế của bên mua tốt nhất, dù vẫn có thể bị hỏi.
- Hoá đơn lập sát thời điểm người bán có vấn đề: cơ quan thuế sẽ xem kỹ hơn, chứng cứ giao dịch thật càng quan trọng.
- Hoá đơn lập sau khi người bán đã bị ngừng sử dụng hoá đơn hoặc đã được ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ: rủi ro cao nhất, vì bản thân hoá đơn có thể không đủ điều kiện hợp pháp.
Ngày cơ quan thuế ghi nhận không phải lúc nào bên mua cũng biết. Đó là lý do cần tra trạng thái người bán ở thời điểm nhận hoá đơn lớn và lưu kết quả tra có ngày: nó chứng minh tại ngày đó, thông tin công khai không cho thấy điều gì bất thường.
Tuần đầu tiên: những việc làm ngay
- Lập danh sách toàn bộ hoá đơn từ người bán đó: tải trên cổng hoá đơn điện tử, đối chiếu với sổ. Ghi ngày lập, giá trị, thuế, đã khấu trừ kỳ nào, hạch toán vào đâu.
- Tra và lưu trạng thái hiện tại của người bán trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, ghi ngày tra.
- Gom chứng cứ từng giao dịch: hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển, chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Xác định công nợ còn lại với người bán: đã trả hết chưa, còn tạm ứng hay đặt cọc không.
- Dừng nhận hoá đơn mới và dừng thanh toán cho người bán đó cho tới khi làm rõ.
- Báo giám đốc bằng một bảng tóm tắt: số hoá đơn, tổng giá trị, mức độ đầy đủ chứng cứ của từng hoá đơn.
Việc không nên làm trong tuần đầu: tự ý huỷ, sửa sổ sách các kỳ đã khoá mà chưa có đánh giá; hoặc ngược lại, cất hồ sơ đi và chờ xem có ai hỏi không.
Ước tính trước số tiền bị ảnh hưởng
Giám đốc cần biết con số trước khi quyết định. Giả sử doanh nghiệp nhận từ người bán này mười hoá đơn trong năm, tổng giá trị trước thuế 800 triệu đồng, thuế giá trị gia tăng 10% là 80 triệu đồng, đã khấu trừ hết. Kịch bản xấu nhất cần tính:
- Thuế giá trị gia tăng phải nộp lại: 80 triệu đồng, cộng tiền chậm nộp tính theo ngày từ kỳ đã khấu trừ.
- Nếu khoản chi cũng bị loại: thu nhập chịu thuế tăng 800 triệu đồng; với doanh nghiệp áp thuế suất 20% thì thuế thu nhập doanh nghiệp tăng khoảng 160 triệu đồng, cộng tiền chậm nộp.
- Có thể có tiền phạt theo quy định xử phạt hiện hành — không ước tính con số khi chưa có đánh giá cụ thể.
Con số kịch bản xấu nhất không phải con số chắc chắn phải nộp. Nó để giám đốc thấy tầm quan trọng của việc gom chứng cứ, và để quyết định có thuê tư vấn hay không. Tiền chậm nộp theo mức lâu nay là 0,03% mỗi ngày trên số thuế chậm nộp; kiểm tra mức hiện hành khi tính chính thức.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái hiện tại của người bán.
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu vào từ người bán, trạng thái từng hoá đơn.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: các thông báo, văn bản cơ quan thuế đã gửi, số liệu đã khai các kỳ.
- Cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp mình: nơi làm việc khi nhận đề nghị giải trình.
Kết quả tra nên in hoặc chụp màn hình có ngày giờ, lưu vào cùng thư mục với bộ chứng cứ của người bán đó.
Sửa quy trình để lần sau biết sớm hơn
Sau khi xử lý xong một vụ, kế toán trưởng nên tự hỏi ba câu:
- Người bán này có thuộc diện được tra trạng thái hằng tháng không? Nếu không, tiêu chí chia nhóm có cần sửa?
- Trước khi có chuyện, có dấu hiệu nào đã xuất hiện mà không ai ghi lại không — giá thấp bất thường, đổi tài khoản, người liên hệ đổi liên tục?
- Bộ chứng cứ giao dịch có đủ ngay từ đầu không, hay phải đi tìm lại? Nếu phải đi tìm, khâu nào trong quy trình mua hàng đang không lưu?
Câu trả lời cho câu thứ ba thường có giá trị nhất: nó cho biết lần sau, với người bán khác, doanh nghiệp sẽ đứng ở vị thế mạnh hay yếu.
Câu hỏi thường gặp
Người bán bỏ địa chỉ nhưng hàng đã nhận đủ, tiền đã chuyển khoản đủ thì có được giữ khấu trừ không?
Chứng cứ giao dịch thật và thanh toán qua ngân hàng là nền tảng để giải trình, nhưng không có gì bảo đảm trước kết quả. Cơ quan thuế còn xem thời điểm lập hoá đơn và tình trạng người bán tại thời điểm đó.
Có nên chủ động khai điều chỉnh giảm thuế đã khấu trừ trước khi bị hỏi không?
Tuỳ đánh giá từng hoá đơn. Với hoá đơn không chứng minh được giao dịch thật, chủ động điều chỉnh thường tốt hơn chờ bị phát hiện. Với hoá đơn có đủ chứng cứ, nên giữ hồ sơ để giải trình. Quyết định này nên có ý kiến người phụ trách thuế.
Còn nợ tiền người bán thì có nên trả tiếp không?
Nên tạm dừng thanh toán và xem điều khoản hợp đồng. Khoản nợ vẫn là nghĩa vụ dân sự nếu hàng đã nhận, nhưng cần xác định đúng người nhận có thẩm quyền và tài khoản hợp lệ trước khi trả.
Người bán bỏ địa chỉ vài năm sau giao dịch thì hoá đơn cũ có bị ảnh hưởng không?
Có thể bị hỏi nếu cơ quan thuế rà lại các giao dịch của người bán. Hoá đơn lập từ lâu trước khi người bán có vấn đề và có đủ chứng cứ thì vị thế giải trình tốt hơn nhiều.
Bên mua có thể bị xử lý hình sự không?
Bên mua giao dịch thật, không biết và không tham gia vào sai phạm của người bán thì chủ yếu đối mặt với rủi ro về thuế. Rủi ro hình sự đặt ra khi có hành vi mua bán hoá đơn không có hàng hoá, dịch vụ thật.
Có cần thuê luật sư ngay không?
Không nhất thiết. Tuần đầu, kế toán tự làm được việc lập danh sách và gom chứng cứ. Nên cân nhắc thuê tư vấn khi tổng số tiền bị ảnh hưởng lớn hoặc chứng cứ thiếu nhiều.
