Khi doanh nghiệp mua hàng trên sàn thương mại điện tử, hoá đơn thường do từng người bán trên sàn lập, không phải do sàn lập, trừ phần phí dịch vụ của chính sàn hoặc hàng do sàn tự bán. Đối chiếu đúng nghĩa là nối bốn thứ lại với nhau cho từng đơn: đơn hàng trên sàn, hoá đơn người bán lập, khoản tiền đã thanh toán và hàng thực nhận. Thiếu một trong bốn là thiếu chứng từ.
Cái khó của mảng này là số đơn nhiều, giá trị mỗi đơn nhỏ, người đặt là nhân viên các phòng, và hoá đơn về rải rác trong nhiều ngày. Để tới cuối tháng mới gom thì luôn thiếu. Bài này chỉ cách thiết lập từ đầu để hoá đơn về đúng tên, đúng hộp thư, và cách đối chiếu mỗi tháng trong vài chục phút.
Ai lập hoá đơn trên sàn: ba trường hợp
| Trường hợp | Người lập hoá đơn | Cần để ý |
|---|---|---|
| Mua của cửa hàng là doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán trên sàn | Chính cửa hàng đó | Cửa hàng có đăng ký, có lập hoá đơn không; phải yêu cầu từng cửa hàng |
| Mua hàng do sàn tự bán (hàng thuộc sở hữu của đơn vị vận hành sàn) | Đơn vị vận hành sàn | Thông tin xuất hoá đơn khai trong tài khoản |
| Phí dịch vụ của sàn (phí vận chuyển do sàn thu, phí thành viên) | Đơn vị vận hành sàn hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ đó | Tách riêng khỏi tiền hàng khi đối chiếu |
Nhiều kế toán mặc định “mua trên sàn thì sàn xuất hoá đơn”, rồi chờ mãi không thấy. Mỗi đơn cần xác định người bán là ai ngay lúc đặt, và nếu người bán không lập hoá đơn cho doanh nghiệp thì không nên đặt với người bán đó cho khoản cần tính chi phí.
Thiết lập từ đầu để hoá đơn về đúng
- Dùng tài khoản của doanh nghiệp trên sàn, không để nhân viên đặt bằng tài khoản cá nhân rồi xin hoàn tiền. Nhiều sàn có tài khoản riêng cho doanh nghiệp, cho phép nhiều người đặt dưới cùng một tài khoản.
- Khai thông tin xuất hoá đơn trong tài khoản: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ theo đăng ký, email nhận hoá đơn. Kiểm tra lại mỗi khi công ty đổi địa chỉ.
- Dùng email nhận hoá đơn chung của bộ phận kế toán, không dùng email cá nhân người đặt.
- Chọn người bán có ghi rõ xuất hoá đơn cho doanh nghiệp; với đơn giá trị lớn, nhắn hỏi trước khi đặt.
- Thanh toán bằng phương tiện của doanh nghiệp: thẻ của doanh nghiệp, tài khoản doanh nghiệp liên kết, hoặc chuyển khoản.
Điểm năm quan trọng vì với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Luật 48/2024/QH15. Nhân viên trả bằng thẻ hoặc ví cá nhân rồi xin hoàn ứng thì chứng từ đó có dùng được hay không còn tuỳ quy định chi tiết hiện hành — tốt nhất là tránh ngay từ đầu cho những đơn lớn.
Đối chiếu hằng tháng: bốn cột cho mỗi đơn
Cuối tháng, tải danh sách đơn hàng đã hoàn thành từ tài khoản sàn, danh sách hoá đơn đầu vào từ cổng hoá đơn điện tử, và sao kê thẻ hoặc tài khoản đã thanh toán. Lập bảng:
| Mã đơn trên sàn | Người bán | Hoá đơn (số, ngày, giá trị) | Thanh toán (ngày, số tiền) | Hàng nhận (người nhận, ngày) |
|---|---|---|---|---|
| Đơn giả định số 1 | Cửa hàng văn phòng phẩm A | Hoá đơn lập ngày 5/9, 1,2 triệu đồng | Thẻ doanh nghiệp, 4/9, 1,2 triệu đồng | Lễ tân nhận ngày 5/9 |
Các chênh lệch thường gặp:
- Có đơn, có thanh toán, chưa có hoá đơn: nhắn người bán qua kênh của sàn yêu cầu lập, lưu tin nhắn yêu cầu.
- Giá trị hoá đơn khác số tiền trả: do mã giảm giá của sàn, phí vận chuyển, hoặc trợ giá — cần biết khoản giảm do sàn hay do người bán chịu, vì hoá đơn của người bán chỉ phản ánh phần người bán thu.
- Đơn bị huỷ hoặc trả hàng sau khi đã có hoá đơn: yêu cầu người bán xử lý hoá đơn theo quy định, đối chiếu khoản hoàn tiền về đúng phương tiện đã trả.
- Có hoá đơn mà không thấy đơn: có thể do nhân viên đặt bằng tài khoản khác nhưng khai thông tin công ty. Xác minh như một hoá đơn lạ.
Mã giảm giá, xu thưởng và trợ giá: đọc sao cho đúng
Đây là chỗ khiến số trên hoá đơn và số tiền thật lệch nhau nhiều nhất. Giả sử một đơn máy in có giá niêm yết 6 triệu đồng, người bán giảm 300 nghìn đồng, sàn tặng mã giảm thêm 200 nghìn đồng, doanh nghiệp trả 5,5 triệu đồng:
- Phần người bán giảm là giảm giá bán, hoá đơn của người bán thường phản ánh giá sau giảm — 5,7 triệu đồng.
- Phần sàn tài trợ thường không làm giảm giá trên hoá đơn của người bán, vì người bán vẫn thu đủ phần của mình từ sàn.
- Kết quả: hoá đơn 5,7 triệu đồng, tiền doanh nghiệp trả 5,5 triệu đồng. Chênh lệch 200 nghìn đồng cần ghi chú rõ là khuyến mại của sàn.
Các con số chỉ là ví dụ giả định; cách mỗi sàn và mỗi người bán thể hiện khuyến mại khác nhau. Quan trọng là giữ ảnh chụp chi tiết đơn hàng thể hiện từng khoản giảm, để khi đối chiếu biết khoản chênh đến từ đâu, và không tự điều chỉnh giá trị hoá đơn trên sổ theo số tiền đã trả.
Ai được đặt hàng trên sàn và đặt tới đâu
Tài khoản doanh nghiệp trên sàn tiện ở chỗ nhiều người cùng đặt được, nhưng chính điều đó biến nó thành một kênh mua hàng không qua quy trình duyệt. Nên đặt vài quy tắc:
- Danh sách người được đặt: chỉ vài người phụ trách mua sắm hành chính, không phát mật khẩu cho mọi phòng.
- Hạn mức mỗi đơn: đơn vượt mức nội bộ phải có đề nghị mua được duyệt trước, như mua ngoài sàn.
- Danh mục hàng được mua trên sàn: văn phòng phẩm, phụ kiện, thiết bị nhỏ; tài sản giá trị lớn nên mua qua hợp đồng với nhà cung cấp đã kiểm tra.
- Người đặt khác người đối chiếu: kế toán đối chiếu hằng tháng, không phải chính người đặt.
Quy tắc không cần dày, chỉ cần có. Không có thì sau một năm, tài khoản sàn thường thành nơi phát sinh những khoản chi mà không ai nhớ đã duyệt lúc nào.
Hàng thực nhận: đừng bỏ qua vì đơn nhỏ
Mua trên sàn, hàng thường giao tới lễ tân hoặc tới tay người đặt, không qua kho. Hệ quả là không có phiếu nhập, và sau vài tháng không ai chứng minh được hàng đã về công ty. Cách làm nhẹ nhàng:
- Người nhận ký một sổ nhận hàng ở lễ tân: ngày, mã đơn, người nhận, tình trạng.
- Với tài sản, công cụ dụng cụ (máy in, màn hình, bàn ghế): lập phiếu nhập hoặc biên bản bàn giao cho người sử dụng, dán mã tài sản.
- Đơn giao tới nhà nhân viên (làm việc từ xa): yêu cầu nhân viên xác nhận nhận hàng bằng văn bản và đơn phải có duyệt trước về địa chỉ giao.
Hàng giao về địa chỉ nhà riêng mà không có duyệt là tình huống khó chứng minh khoản chi phục vụ kinh doanh, và cũng là lỗ hổng kiểm soát nội bộ dễ bị lợi dụng.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: danh sách hoá đơn đầu vào trong tháng, lọc theo người bán; kiểm tra thông tin người mua trên từng hoá đơn đúng tên, mã số thuế công ty.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: với người bán mới có đơn lớn, tra trạng thái trước khi đặt. Có thể tra nhanh qua trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu), hồ sơ có nguồn và ngày ghi nhận; trạng thái chính thức vẫn xem trên trang tra cứu của cơ quan thuế.
- Tài khoản doanh nghiệp trên sàn: xuất danh sách đơn hoàn thành, huỷ, trả hàng theo tháng.
- Sao kê thẻ, tài khoản doanh nghiệp: đối chiếu từng khoản thanh toán cho sàn.
Nhịp đối chiếu hoá đơn đầu vào chung của cả doanh nghiệp có ở bài đối chiếu hoá đơn đầu vào hằng tháng; mua trên sàn chỉ là một nhóm cần thêm cột mã đơn.
Câu hỏi thường gặp
Người bán trên sàn nói không xuất hoá đơn cho đơn nhỏ thì sao?
Người bán có đăng ký kinh doanh khi bán hàng phải lập hoá đơn theo quy định, không phụ thuộc giá trị đơn. Nếu người bán vẫn từ chối, với những khoản cần tính chi phí nên chọn người bán khác.
Nhân viên lỡ đặt bằng tài khoản cá nhân nhưng hoá đơn ghi tên công ty thì có dùng được không?
Hoá đơn ghi đúng tên, mã số thuế công ty vẫn là hoá đơn của công ty. Vấn đề nằm ở chứng từ thanh toán và chứng cứ hàng về công ty; cần hồ sơ hoàn ứng đầy đủ, và với hoá đơn lớn thì nên tránh cách này.
Phí vận chuyển trên sàn có hoá đơn riêng không?
Tuỳ sàn và đơn vị vận chuyển. Có nơi phí vận chuyển nằm trong hoá đơn của người bán, có nơi do sàn hoặc đơn vị vận chuyển lập riêng. Xem chi tiết đơn hàng và chính sách hoá đơn của sàn để biết khoản phí đó nằm trên hoá đơn nào.
Có nên gom nhiều món vào một đơn để có một hoá đơn cho gọn không?
Gom khi các món cùng một người bán và cùng nhu cầu thì tiện cho đối chiếu. Nhưng không chia nhỏ đơn một cách giả tạo để hoá đơn dưới 5 triệu đồng nhằm né điều kiện thanh toán; cách làm đó dễ bị xem xét gộp và là lỗi tuân thủ.
Hàng mua trên sàn bị lỗi, trả lại thì hoá đơn xử lý thế nào?
Người bán xử lý hoá đơn theo quy định về trả lại hàng hoặc huỷ giao dịch hiện hành. Phía mình lưu yêu cầu trả hàng, xác nhận hoàn tiền và hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế nhận được.
Mua hàng từ người bán nước ngoài trên sàn quốc tế thì sao?
Người bán nước ngoài không lập hoá đơn điện tử Việt Nam. Chứng từ là hoá đơn thương mại, chứng từ thanh toán và chứng từ nhập khẩu nếu có; nghĩa vụ thuế khâu nhập khẩu tuỳ phương thức giao hàng, nên hỏi kế toán thuế trước khi mua thường xuyên.
