Với đội xe giao hàng, cách đối chiếu hoá đơn nhiên liệu hiệu quả là đối chiếu theo từng xe để kiểm soát lượng dùng, và đối chiếu theo từng trạm để kiểm soát hoá đơn. Hai cách trả lời hai câu hỏi khác nhau: xe này đổ có hợp lý với quãng đường đã chạy không, và mọi hoá đơn trạm đã lập cho doanh nghiệp có khớp với số tiền đã trả không. Làm một cách mà bỏ cách kia thì hoặc lọt hoá đơn sai, hoặc lọt nhiên liệu dùng quá mức.
Nhiên liệu là chi phí lớn nhất sau lương của một đội xe, và cũng là khoản có nhiều hoá đơn nhỏ nhất. Hoá đơn điện tử xăng dầu được lập theo từng lần bán, nên một xe chạy mỗi ngày có thể tạo ra vài chục hoá đơn mỗi tháng. Không có cách đối chiếu gọn, kế toán sẽ chỉ cộng tổng rồi hạch toán, và mọi sai sót nằm im trong đó.
Hoá đơn nhiên liệu khác các hoá đơn đầu vào khác ở đâu
- Số lượng lớn, giá trị nhỏ: mỗi lần đổ vài trăm nghìn tới vài triệu đồng.
- Người mua thực tế là tài xế, không phải phòng mua hàng. Tài xế phải báo đúng thông tin doanh nghiệp cho trạm mỗi lần.
- Nhiều trạm, nhiều đơn vị bán: tuyến đường khác nhau thì trạm khác nhau, mỗi trạm có thể thuộc một doanh nghiệp khác.
- Cách thanh toán đa dạng: thẻ nhiên liệu của doanh nghiệp, chuyển khoản theo hợp đồng với một hệ thống trạm, hoặc tài xế trả tiền rồi xin hoàn.
Vì tài xế đổ ở nhiều nơi và trả bằng nhiều cách, lỗi hay gặp nhất không phải hoá đơn giả mà là hoá đơn thiếu (không lấy), sai tên (ghi tên cá nhân), hoặc trùng (cùng một lần đổ vừa có hoá đơn vừa được hoàn tiền mặt).
Đối chiếu theo từng xe: kiểm soát lượng dùng
Mỗi xe một bảng theo tháng, gồm:
- Số đồng hồ công tơ mét đầu tháng và cuối tháng, hoặc quãng đường từ hệ thống định vị nếu có.
- Tổng lượng nhiên liệu theo các hoá đơn gắn với biển số xe đó.
- Định mức tiêu hao do doanh nghiệp tự xây dựng theo loại xe, tải trọng, tuyến đường.
- Chênh lệch giữa lượng thực tế và lượng theo định mức, kèm giải thích nếu vượt.
Cách này bắt được nhiên liệu dùng quá mức, đổ cho xe khác, hay hoá đơn gắn nhầm biển số. Nhưng nó không cho biết hoá đơn có thật sự được lập đúng tên doanh nghiệp trên hệ thống hay không.
Đối chiếu theo từng trạm: kiểm soát hoá đơn
Mỗi đơn vị bán (trạm hoặc hệ thống trạm) một bảng theo tháng:
- Danh sách hoá đơn tải từ cổng hoá đơn điện tử, lọc theo mã số thuế người bán.
- Danh sách giao dịch từ sao kê thẻ nhiên liệu hoặc bảng kê của hệ thống trạm.
- Danh sách phiếu hoàn tiền tài xế đã ứng trước.
So ba danh sách: giao dịch có mà hoá đơn không có (thiếu hoá đơn), hoá đơn có mà giao dịch không có (hoá đơn lạ hoặc người khác dùng thông tin doanh nghiệp), và cùng một lần đổ vừa có trên thẻ vừa được hoàn tiền mặt (trùng). Cách này không nói được xe nào đổ nhiều bất thường.
So sánh hai cách qua một ví dụ giả định
| Tiêu chí | Theo từng xe | Theo từng trạm |
|---|---|---|
| Câu hỏi trả lời | Dùng có hợp lý không | Hoá đơn có đúng, đủ, không trùng không |
| Dữ liệu cần | Quãng đường, định mức, hoá đơn gắn biển số | Hoá đơn trên cổng, sao kê thẻ, phiếu hoàn ứng |
| Người làm hợp | Đội trưởng xe, bộ phận điều phối | Kế toán |
| Bỏ sót | Hoá đơn sai tên, hoá đơn không có trên cổng | Xe dùng vượt định mức |
Ví dụ giả định. Một công ty giao hàng có 18 xe tải nhỏ, tháng vừa rồi có 540 hoá đơn nhiên liệu, tổng khoảng 310 triệu đồng.
- Đối chiếu theo xe phát hiện hai xe vượt định mức trên 20%. Một xe do đổi tuyến sang đường đèo; một xe có 6 hoá đơn đổ vào ngày xe đang nằm xưởng sửa chữa.
- Đối chiếu theo trạm phát hiện 14 giao dịch trên thẻ không có hoá đơn trên cổng (tài xế không báo mã số thuế, trạm lập hoá đơn cho người mua không lấy thông tin), 3 hoá đơn ghi tên cá nhân tài xế, và 2 lần đổ vừa có trên thẻ vừa được hoàn tiền mặt.
Mỗi cách bắt được những lỗi mà cách kia không thấy. Làm cả hai không tốn gấp đôi công vì cùng dùng chung danh sách hoá đơn đã tải về; chỉ khác cách sắp xếp.
Thiết lập từ đầu để hoá đơn về đúng
- Dùng thẻ nhiên liệu hoặc hợp đồng với hệ thống trạm đứng tên doanh nghiệp, hạn chế tài xế tự trả rồi xin hoàn.
- Đăng ký thông tin xuất hoá đơn (tên, mã số thuế, địa chỉ) với hệ thống trạm, gắn với biển số từng xe nếu hệ thống cho phép.
- Tài xế chỉ được hoàn tiền khi có hoá đơn đúng tên doanh nghiệp và ghi biển số, không hoàn theo biên nhận in từ máy bơm.
- Chọn trạm theo tuyến: danh sách trạm được phép đổ trên mỗi tuyến, giúp số đơn vị bán ít lại và đối chiếu dễ hơn.
Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15 cần được đáp ứng; các lần đổ lớn cho xe tải nặng nên đi qua thẻ hoặc chuyển khoản, không trả tiền mặt.
Hoàn ứng cho tài xế: giữ lại nhưng làm cho gọn
Không phải lúc nào tài xế cũng đổ được ở trạm nhận thẻ: xe đi tỉnh xa, trạm trong hệ thống hết hàng, thẻ lỗi. Cấm hẳn việc tự trả thì xe phải dừng; cho phép thoải mái thì hoàn ứng trở thành khe hở lớn nhất. Cách làm gọn:
- Tạm ứng theo chuyến cho các tuyến xa, với số tiền tính theo quãng đường và định mức, không tạm ứng khoán theo tháng.
- Chỉ hoàn khi có hoá đơn điện tử đúng tên doanh nghiệp, ghi biển số trong phần ghi chú nếu trạm cho phép. Tài xế gửi mã tra cứu hoá đơn cho kế toán ngay trong ngày.
- Kế toán tra hoá đơn trên cổng trước khi hoàn, và đánh dấu hoá đơn đã hoàn để không hoàn lần hai.
- Quyết toán tạm ứng sau mỗi chuyến; tiền thừa nộp lại, không để dồn sang chuyến sau.
Nếu tỷ lệ hoàn ứng vượt quá một phần nhỏ tổng nhiên liệu, đó là tín hiệu nên mở rộng mạng trạm nhận thẻ hoặc xem lại tuyến, chứ không phải chỉ siết tài xế.
Những cái sai hay gặp
- Chỉ cộng tổng hoá đơn rồi hạch toán, không đối chiếu với thẻ hay xe.
- Cho tài xế hoàn tiền theo biên nhận máy bơm; biên nhận không phải hoá đơn và dễ trùng với lần đổ bằng thẻ.
- Bỏ qua hoá đơn lẻ vài trăm nghìn vì “không đáng”. Cộng cả năm và cả đội xe thì không nhỏ.
- Xe cá nhân của nhân viên đổ bằng thẻ công ty. Nếu có chính sách hỗ trợ nhiên liệu cho nhân viên thì ghi rõ bằng văn bản và xử lý theo đúng bản chất khoản chi, không trộn vào chi phí đội xe.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: tải danh sách hoá đơn đầu vào theo tháng, lọc theo mã số thuế các đơn vị bán nhiên liệu.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra trạng thái của các đơn vị bán, đặc biệt trạm lẻ ngoài hệ thống lớn.
- Sao kê thẻ nhiên liệu và tài khoản: nguồn thứ hai để so với hoá đơn.
Đội xe chạy nhiều tỉnh thường có vài chục đơn vị bán nhiên liệu trong năm. Có thể lọc trạng thái cả danh sách mỗi quý bằng công cụ kiểm tra hàng loạt tại checkthue.com/kiem-tra-hang-loat, rồi xem kỹ những trạm có thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải có định mức nhiên liệu cho từng xe không?
Doanh nghiệp tự xây dựng định mức để quản lý, và định mức hợp lý giúp giải thích chi phí khi được hỏi. Nên có định mức theo loại xe và tuyến, xem lại khi đổi tuyến hoặc thay xe.
Tài xế quên lấy hoá đơn thì có xin lại được không?
Hỏi trạm càng sớm càng tốt; nhiều trạm có cách tra lại giao dịch theo thời điểm và số tiền để lập hoá đơn cho người mua. Để lâu thì khó, vì hoá đơn bán lẻ cho người mua không lấy thông tin có thể đã được lập theo cách khác.
Hoá đơn nhiên liệu ghi tên tài xế thì xử lý thế nào?
Hoá đơn không đúng tên doanh nghiệp thì không nên hạch toán như hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp. Đề nghị trạm xử lý hoá đơn sai sót theo quy định về hoá đơn, và sửa quy trình để tài xế báo đúng thông tin.
Nên đối chiếu nhiên liệu hằng tuần hay hằng tháng?
Đối chiếu theo trạm thường làm hằng tháng cùng lúc tải hoá đơn. Theo dõi theo xe có thể làm hằng tuần với đội xe lớn, vì phát hiện sớm việc dùng vượt định mức dễ xử lý hơn.
Thuê xe kèm tài xế thì nhiên liệu do ai lấy hoá đơn?
Tuỳ hợp đồng. Nếu giá thuê đã gồm nhiên liệu thì bên cho thuê lập một hoá đơn dịch vụ; nếu bên thuê tự trả nhiên liệu thì hoá đơn nhiên liệu phải ghi tên bên thuê. Ghi rõ trong hợp đồng để tránh cả hai bên cùng hạch toán.
Xe thuê ngoài theo chuyến có cần đưa vào đối chiếu nhiên liệu không?
Không, nếu giá thuê đã gồm nhiên liệu và nhà xe lập hoá đơn cước. Chỉ những xe doanh nghiệp tự trả nhiên liệu mới nằm trong bảng đối chiếu theo xe và theo trạm.
Hoá đơn của trạm có trạng thái bất thường thì sao?
Hỏi trạm và đối chiếu thời điểm lập hoá đơn với thời điểm trạm có thay đổi. Tạm chuyển tài xế sang trạm khác trên tuyến trong lúc chờ làm rõ, không cần kết luận gì về trạm.
