Với khách hàng mới thành lập đặt đơn lớn ngay lần đầu, thẩm định vừa đủ là xác minh ba điều mà khách chưa có lịch sử để chứng minh thay: người đứng sau là ai và đã làm gì trước đây, đơn hàng này dùng vào việc gì, và tiền trả từ đâu. Kết quả thẩm định không phải là “bán” hay “không bán”, mà là bán theo điều kiện nào: trả trước một phần, giao theo đợt, có bảo lãnh, hoặc hạn mức nhỏ nâng dần.
Doanh nghiệp mới thành lập không phải là dấu hiệu xấu. Rất nhiều khách hàng tốt nhất của một công ty bắt đầu từ lúc họ vừa mở. Điều đáng lưu ý là tổ hợp mới thành lập + đơn lớn bất thường + đòi trả chậm + gấp. Bài này giúp phòng kinh doanh và kế toán công nợ đặt câu hỏi đúng mà không làm khách thấy bị nghi ngờ.
Vì sao khách mới cần cách thẩm định khác
Với khách đã hoạt động vài năm, thẩm định dựa nhiều vào lịch sử: báo cáo tài chính, lịch sử thanh toán với nhà cung cấp khác, thời gian hoạt động. Khách mới không có những thứ đó. Vốn điều lệ ghi trên đăng ký là do chủ doanh nghiệp tự đăng ký, không cho biết tiền thật đã góp bao nhiêu.
Vì vậy trọng tâm chuyển sang:
- Con người: người đại diện và chủ sở hữu đã từng làm gì, có doanh nghiệp nào khác không, doanh nghiệp đó đang ra sao.
- Lý do đơn hàng: khách mua để làm gì, bán cho ai, có hợp đồng đầu ra không.
- Nguồn tiền: vốn chủ sở hữu, khoản vay, hay chờ thu tiền từ khách của họ.
Nhiều doanh nghiệp mới là “doanh nghiệp mới của người cũ”: một người làm nghề lâu năm vừa tách ra lập công ty riêng. Trường hợp này rủi ro thấp hơn nhiều so với một pháp nhân mới mà không ai trong ngành biết.
Kiểm tra pháp lý nhanh
- Tra trạng thái và thông tin đăng ký trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế và Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: ngày thành lập, ngành nghề, địa chỉ, người đại diện.
- Đối chiếu ngành nghề với mặt hàng đặt mua. Khác ngành không phải lỗi, nhưng là câu hỏi.
- Đến trụ sở hoặc nơi hoạt động với đơn hàng lớn: văn phòng có thật, có người làm, có dấu hiệu hoạt động.
- Tra các doanh nghiệp khác mà người đại diện hoặc chủ sở hữu từng đứng tên, xem trạng thái của những doanh nghiệp đó.
Để xem nhanh ngày bắt đầu hoạt động, người đại diện, địa chỉ trên một trang, có thể dùng trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu) — có ghi nguồn và ngày ghi nhận. Khi cần làm căn cứ, trạng thái chính thức vẫn xem trên trang tra cứu của cơ quan thuế. Một doanh nghiệp mới lập vài tuần có thể chưa hiện đủ thông tin ở mọi nguồn — đó là độ trễ dữ liệu, không phải dấu hiệu xấu.
Những câu hỏi nên đặt và cách hỏi
Hỏi như một đối tác muốn hiểu khách để phục vụ tốt, không như một người điều tra:
| Câu hỏi | Điều muốn biết |
|---|---|
| Anh chị làm trong ngành này bao lâu rồi, trước đây ở đâu? | Kinh nghiệm thật của người đứng sau |
| Đơn hàng này phục vụ dự án hay khách hàng nào? | Lý do kinh tế của đơn lớn |
| Kế hoạch đặt hàng mấy tháng tới thế nào? | Đây là đơn một lần hay mối quan hệ dài |
| Anh chị đang mua mặt hàng tương tự của ai khác? | Có thể xin tham chiếu từ nhà cung cấp khác |
| Hàng giao về đâu, ai nhận? | Địa điểm thật, người nhận có thẩm quyền |
Câu trả lời cụ thể, có tên dự án, có kế hoạch, có địa điểm là tín hiệu tốt. Câu trả lời né tránh kèm yêu cầu giao gấp, giao về một địa điểm khác trụ sở mà không giải thích, là lý do để chọn điều kiện thanh toán chặt hơn.
Điều kiện thanh toán và bảo đảm phù hợp
| Mức thẩm định | Điều kiện gợi ý |
|---|---|
| Người đứng sau có tiếng trong ngành, lý do đơn hàng rõ | Trả trước một phần, phần còn lại trả chậm ngắn; hạn mức ban đầu vừa phải |
| Chưa rõ người đứng sau nhưng trả lời cụ thể, có địa điểm thật | Giao theo đợt, đợt sau giao khi đợt trước đã thanh toán |
| Nhiều câu trả lời mơ hồ, đơn lớn, đòi gấp | Trả trước toàn bộ, hoặc có bảo lãnh thanh toán của ngân hàng, hoặc thư tín dụng trong nước |
Các công cụ bảo đảm khác: đặt cọc; bảo lãnh cá nhân của chủ sở hữu (có giá trị pháp lý hạn chế nếu không có tài sản cụ thể); bảo lưu quyền sở hữu hàng hoá cho tới khi thanh toán đủ, ghi trong hợp đồng. Chọn công cụ nào nên bàn với người phụ trách pháp lý, vì hiệu lực mỗi loại khác nhau.
Điều quan trọng: trình bày điều kiện như chính sách chung cho khách mới, không phải sự nghi ngờ riêng với khách này. Khách làm ăn nghiêm túc hiểu rằng nhà cung cấp nào cũng có chính sách như vậy.
Hạn mức nâng dần và mốc xem lại
- Ba đơn đầu: theo điều kiện đã chọn, theo dõi thời gian thanh toán thực tế.
- Sau ba tháng: nếu trả đúng hạn, nâng hạn mức một bậc, ghi lý do và người duyệt.
- Sau sáu tháng: đối chiếu công nợ có chữ ký, xin báo cáo tài chính quý nếu khách sẵn sàng, xem lại toàn bộ điều kiện.
- Sau năm tài chính đầu tiên: khách đã có báo cáo tài chính năm và lịch sử thanh toán — thẩm định như khách thông thường.
Những tín hiệu khiến phải dừng nâng hạn mức: trả trễ dù ngắn, đổi người đại diện hoặc địa chỉ không báo, đề nghị trả tiền từ tài khoản của đơn vị khác, đơn hàng tăng đột ngột không có lý do.
Ba tình huống hay gặp và cách đọc
Đơn lớn gấp trước kỳ lễ, xin giao trong vài ngày, trả sau. Nhu cầu mùa vụ là có thật, nhưng thời gian gấp cũng là lúc phía bán dễ bỏ bước. Giữ nguyên bước tra cứu và câu hỏi về lý do đơn hàng; nếu không kịp thẩm định thì chọn trả trước, không phải bỏ qua thẩm định.
Khách giới thiệu qua người quen trong ngành. Lời giới thiệu có giá trị, nhưng người giới thiệu không chịu trách nhiệm trả nợ. Ghi tên người giới thiệu vào hồ sơ, vẫn tra cứu và chọn điều kiện như bình thường; có thể nới một bậc so với khách hoàn toàn lạ.
Khách đặt nhiều mặt hàng khác nhau, không liên quan tới nhau, số lượng lớn. Hàng dễ bán lại như điện thoại, linh kiện, vật liệu phổ thông là loại hay gặp trong các vụ mua chịu rồi biến mất, vì hàng quay vòng thành tiền nhanh. Không kết luận gì từ riêng điều đó, nhưng với loại hàng này nên chặt điều kiện thanh toán hơn loại hàng đặt riêng theo quy cách của khách.
Trong cả ba tình huống, nguyên tắc chung là: thiếu thông tin thì bù bằng điều kiện thanh toán, không bù bằng lòng tin.
Ai duyệt và ghi hồ sơ thế nào
Nhân viên kinh doanh có động lực chốt đơn lớn; kế toán công nợ có động lực không để nợ xấu. Cả hai đều đúng, nên quyết định với khách mới đơn lớn cần người thứ ba duyệt — kế toán trưởng, giám đốc tài chính hoặc giám đốc — dựa trên một tờ tóm tắt ngắn:
- Thông tin pháp lý đã tra, có ngày tra.
- Câu trả lời của khách cho các câu hỏi chính.
- Kết quả đến thăm trụ sở, nếu có.
- Điều kiện thanh toán đề xuất và lý do.
- Người đề xuất, người duyệt, ngày duyệt.
Tờ tóm tắt này cũng là tài liệu quan trọng nếu sau này phát sinh tranh chấp hoặc cần trích lập dự phòng: nó chứng minh doanh nghiệp đã thẩm định hợp lý trước khi bán chịu.
Câu hỏi thường gặp
Khách mới thành lập có được hưởng chính sách ưu đãi thuế gì ảnh hưởng tới mình không?
Nghị quyết 198/2025/QH15 có chính sách miễn thuế thu nhập doanh nghiệp một thời gian cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới. Chính sách này là của khách, không ảnh hưởng tới việc mình lập hoá đơn hay kê khai thuế khi bán cho họ.
Vốn điều lệ lớn có nói lên khả năng thanh toán không?
Không nhiều. Vốn điều lệ là số đăng ký, có thời hạn góp theo luật, và không cho biết tiền thật đang ở đâu. Nên dựa vào lý do đơn hàng, người đứng sau và điều kiện thanh toán hơn là con số vốn.
Khách đề nghị giao hàng về kho của một công ty khác thì sao?
Hỏi rõ quan hệ giữa hai bên và xin văn bản chỉ định địa điểm nhận hàng, người nhận. Biên bản giao nhận phải có chữ ký người được khách uỷ quyền nhận hàng, không chỉ người ở kho kia.
Có nên từ chối khách mới để tránh rủi ro không?
Không cần. Khách mới là nguồn tăng trưởng; điều cần làm là chọn điều kiện thanh toán tương xứng với mức hiểu biết về khách, rồi nới dần khi có lịch sử.
Khách không muốn cung cấp thông tin về dự án đầu ra thì làm sao?
Có khách có lý do bảo mật chính đáng. Khi đó chuyển sang điều kiện thanh toán chặt hơn như trả trước hoặc bảo lãnh, thay vì cố moi thông tin.
Khách mới đề nghị trả tiền từ tài khoản của công ty khác hoặc của giám đốc thì có nhận không?
Nên đề nghị khách trả từ tài khoản mang tên chính doanh nghiệp mua hàng. Tiền đến từ bên thứ ba làm rối việc đối chiếu công nợ và có thể phát sinh tranh chấp về khoản đã trả; nếu buộc phải nhận, cần văn bản ba bên xác nhận khoản trả thay.
Hoá đơn lập cho khách mới có gì cần lưu ý không?
Kiểm tra kỹ tên, mã số thuế, địa chỉ theo đăng ký mới nhất của khách trước lần lập đầu tiên. Doanh nghiệp mới hay đổi địa chỉ trong vài tháng đầu, nên xác nhận lại trước mỗi đợt giao lớn.
