Phòng khám nên tách hai luồng duyệt mua: một luồng cho thiết bị và tài sản giá trị lớn, đi qua nhiều người, có so sánh nhà cung cấp và kiểm tra hồ sơ kỹ; một luồng cho vật tư tiêu hao mua lặp lại, đi nhanh trong hạn mức và danh mục đã duyệt, kiểm soát bằng đối chiếu định kỳ thay vì duyệt từng đơn. Gộp chung một luồng thì hoặc vật tư bị chậm vì chờ duyệt như mua máy, hoặc máy móc được duyệt dễ dãi như mua găng tay.
Mô hình này cũng áp dụng được cho nhà thuốc, phòng xét nghiệm hay trung tâm nha khoa, nơi vật tư mua hằng ngày còn máy móc mua vài năm một lần. Hai loại hàng khác nhau về tần suất, giá trị, người đề xuất và rủi ro. Thiết bị hỏng việc chọn sai thì mất nhiều năm; vật tư sai sót nhỏ nhưng lặp lại hàng trăm lần. Kiểm soát nội bộ tốt là đặt đúng loại kiểm soát vào đúng chỗ, không phải kiểm soát thật nhiều.
Hai loại hàng, hai kiểu rủi ro
| Tiêu chí | Thiết bị, tài sản | Vật tư tiêu hao |
|---|---|---|
| Tần suất | Vài lần mỗi năm | Hằng tuần, hằng ngày |
| Giá trị mỗi lần | Lớn | Nhỏ đến vừa |
| Người đề xuất | Bác sĩ trưởng khoa, người phụ trách chuyên môn | Điều dưỡng, kho |
| Rủi ro chính | Chọn sai nhà cung cấp, sai chủng loại, hồ sơ lưu hành không khớp, hoá đơn lớn có vấn đề | Mua thừa, hao hụt, xuất dùng không khớp, nhà cung cấp nhỏ thay đổi mà không ai biết |
| Kiểm soát hợp | Duyệt trước nhiều lớp | Hạn mức và danh mục trước, đối chiếu sau |
Luồng thứ nhất: thiết bị và tài sản
- Đề xuất có lý do chuyên môn và dự tính công suất sử dụng.
- Báo giá từ ít nhất hai nhà cung cấp cho cùng cấu hình, hoặc giải thích khi chỉ có một nhà phân phối.
- Kiểm tra nhà cung cấp: trạng thái mã số thuế, hồ sơ lưu hành thiết bị, uỷ quyền phân phối, điều kiện bảo hành.
- Duyệt bởi giám đốc hoặc hội đồng theo mức giá trị do phòng khám tự đặt.
- Nghiệm thu lắp đặt có người phụ trách chuyên môn và kỹ thuật ký.
- Thanh toán theo mốc, qua tài khoản đứng tên nhà cung cấp.
Người đề xuất (bác sĩ) không nên đồng thời là người chọn nhà cung cấp và người duyệt. Không phải vì nghi ngờ, mà vì bác sĩ nắm chuyên môn nhưng thường không có thời gian kiểm tra hồ sơ thuế và hợp đồng. Chia việc như vậy cũng giúp bác sĩ không bị đặt vào thế khó khi nhà cung cấp quen chào mời.
Luồng thứ hai: vật tư tiêu hao
- Danh mục vật tư được phép mua, kèm nhà cung cấp đã duyệt và giá tham chiếu, xem lại mỗi năm hoặc khi có thay đổi lớn.
- Hạn mức cho mỗi đơn và mỗi tháng; trong hạn mức và trong danh mục thì kho hoặc điều dưỡng trưởng đặt hàng không cần chờ giám đốc.
- Nhận hàng: kho kiểm số lượng, hạn dùng, lô sản xuất; ký phiếu nhập. Người đặt hàng không tự ký nhận đơn của chính mình.
- Đối chiếu hằng tháng: vật tư nhập, vật tư xuất dùng theo khoa, tồn cuối kỳ, hoá đơn trên cổng; so với lượt khám, lượt thủ thuật.
- Ngoài danh mục hoặc vượt hạn mức thì đi luồng duyệt riêng.
So sánh một luồng chung và hai luồng tách qua ví dụ giả định
Một phòng khám đa khoa có ba chuyên khoa, mỗi tháng khoảng 90 đơn vật tư (tổng khoảng 180 triệu đồng), cả năm mua thêm 5 thiết bị (tổng khoảng 2,4 tỷ đồng).
| Tiêu chí | Một luồng chung | Hai luồng tách |
|---|---|---|
| Số lần giám đốc duyệt mỗi năm | Khoảng 1.080 đơn vật tư cộng 5 thiết bị | 5 thiết bị, vài chục đơn vật tư ngoài danh mục, 12 bảng đối chiếu tháng |
| Thời gian chờ vật tư | Một đến ba ngày chờ duyệt | Đặt ngay trong hạn mức |
| Chất lượng duyệt thiết bị | Duyệt lướt vì quá nhiều đơn | Có thời gian đọc hồ sơ, so báo giá |
| Phát hiện hao hụt vật tư | Khó, vì duyệt từng đơn không cho thấy tổng | Qua đối chiếu tháng: nhập, xuất, tồn so với lượt thủ thuật |
Trong ví dụ, sau ba tháng áp dụng hai luồng, bảng đối chiếu tháng cho thấy một khoa dùng găng tay và bơm tiêm vượt khoảng 30% so với số thủ thuật. Nguyên nhân là vật tư được lấy sang dùng cho phòng tiêm chủng mới mở mà chưa có mã khoa riêng. Luồng duyệt từng đơn trước đó không thể thấy điều này, vì mỗi đơn đều hợp lý khi nhìn riêng.
Bảng phân quyền gọn
| Việc | Thiết bị | Vật tư trong danh mục | Vật tư ngoài danh mục |
|---|---|---|---|
| Đề xuất | Trưởng khoa | Điều dưỡng trưởng, kho | Trưởng khoa |
| Kiểm tra nhà cung cấp | Kế toán | Kế toán, khi đưa vào danh mục | Kế toán |
| Duyệt | Giám đốc hoặc hội đồng | Không cần, trong hạn mức | Giám đốc |
| Nhận hàng | Kỹ thuật và chuyên môn | Kho | Kho |
| Thanh toán | Kế toán theo mốc hợp đồng | Kế toán theo kỳ, sau đối chiếu | Kế toán |
Chuyển từ một luồng sang hai luồng trong một tháng
Phòng khám đang duyệt chung một luồng có thể chuyển mà không làm xáo trộn công việc, nếu đi theo thứ tự:
- Tuần một: kế toán lấy dữ liệu mua vật tư sáu tháng gần nhất, lọc ra những mặt hàng mua lặp lại, cùng nhà cung cấp, giá ổn định. Đó là bản nháp danh mục.
- Tuần hai: tra trạng thái mọi nhà cung cấp trong bản nháp; nhà nào có thay đổi thì hỏi trước khi đưa vào. Điều dưỡng trưởng và trưởng khoa rà danh mục, bỏ mặt hàng không còn dùng, thêm mặt hàng thiếu.
- Tuần ba: giám đốc duyệt danh mục, giá tham chiếu và hạn mức; ban hành bảng phân quyền bằng văn bản.
- Tuần bốn: chạy thử, kế toán lập bảng đối chiếu tháng đầu tiên, họp ngắn để sửa những chỗ vướng.
Sau ba tháng nên xem lại: hạn mức có quá chặt khiến nhiều đơn phải đi luồng riêng không, danh mục có mặt hàng nào bị mua vượt thường xuyên không. Kiểm soát nội bộ tốt thường được chỉnh vài lần mới vừa, không nên kỳ vọng đúng ngay từ bản đầu.
Những cái sai hay gặp
- Danh mục vật tư lập một lần rồi để nguyên nhiều năm, nhà cung cấp trong danh mục đã đổi tên, đổi địa chỉ mà không ai tra lại.
- Chia nhỏ đơn thiết bị thành nhiều đơn vật tư để đi luồng nhanh. Nên có quy tắc: tài sản theo chính sách kế toán thì luôn đi luồng thiết bị, bất kể cách chia đơn.
- Không đối chiếu xuất dùng, chỉ đối chiếu nhập với hoá đơn.
- Mua vật tư bằng tiền mặt từ quầy gần phòng khám khi thiếu gấp, rồi không có hoá đơn đúng tên.
- Để nhà cung cấp tự bổ sung tồn kho theo kiểu “thấy thiếu thì mang tới”, rồi lập hoá đơn cuối tháng. Cách này tiện nhưng phòng khám mất quyền quyết định số lượng; nếu dùng thì phải có phiếu nhận mỗi lần giao và đối chiếu với tồn thực tế trước khi nhận hoá đơn.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái nhà cung cấp thiết bị trước khi ký; nhà cung cấp vật tư khi đưa vào danh mục.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn vật tư hằng tháng so với phiếu nhập kho.
- Hệ thống thông tin về trang thiết bị y tế của cơ quan quản lý ngành y tế: hồ sơ lưu hành của thiết bị định mua.
Danh mục nhà cung cấp vật tư của một phòng khám có thể vài chục tên. Mỗi quý có thể dán cả danh sách mã số thuế vào công cụ kiểm tra hàng loạt tại checkthue.com/kiem-tra-hang-loat để lọc nhanh nhà cung cấp có thay đổi trạng thái, rồi cập nhật danh mục trước khi tiếp tục đặt hàng.
Câu hỏi thường gặp
Hạn mức cho luồng vật tư nên đặt bao nhiêu?
Không có con số chung. Thường căn cứ vào mức dùng bình quân vài tháng gần nhất cộng một khoảng dự phòng, và xem lại mỗi quý. Hạn mức quá thấp khiến mọi đơn đều phải xin duyệt, mất ý nghĩa của việc tách luồng.
Phòng khám nhỏ, ít người, có tách được hai luồng không?
Được, ở mức tối thiểu: giám đốc duyệt thiết bị; vật tư trong danh mục thì điều dưỡng trưởng đặt; kế toán đối chiếu hằng tháng. Người đặt vật tư không nên là người duy nhất ký nhận hàng.
Vật tư dùng chung cho nhiều khoa thì đối chiếu thế nào?
Gán vật tư xuất dùng theo khoa hoặc theo phòng thủ thuật, dù chỉ ước lượng ban đầu. Không gán thì không so được với số lượt thủ thuật, và hao hụt nằm lẫn trong tổng.
Nhà cung cấp vật tư đổi giá giữa năm thì sao?
Cập nhật giá tham chiếu trong danh mục sau khi có báo giá mới được duyệt. Đơn đặt theo giá mới mà danh mục chưa cập nhật thì nên đi luồng duyệt riêng một lần.
Thiết bị mua theo hình thức thuê tài chính có đi luồng thiết bị không?
Có. Dù hình thức thanh toán khác, việc chọn thiết bị, kiểm tra nhà cung cấp và hồ sơ lưu hành vẫn như mua đứt, và hợp đồng thuê cần được duyệt ở cấp tương ứng.
Ai nên giữ danh mục vật tư và nhà cung cấp?
Kế toán giữ bản chính vì liên quan tới nhà cung cấp, giá và hoá đơn; điều dưỡng trưởng được xem và đề xuất sửa. Mỗi lần sửa danh mục nên ghi ngày, người đề xuất, người duyệt để sau này biết vì sao một mặt hàng hay một nhà cung cấp được thêm vào.
Có cần kiểm tra hạn dùng khi nhận vật tư không?
Cần. Hạn dùng và lô sản xuất vừa là yêu cầu chuyên môn, vừa giúp đối chiếu hàng nhận với hoá đơn khi cần. Hàng cận hạn nên được thoả thuận trả lại hoặc giảm giá ngay khi nhận.
