Cách làm hợp lý với phần lớn công ty xây dựng là chia quyền theo nhóm vật tư: vật tư chính (thép, xi măng, bê tông, thiết bị) do văn phòng chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng khung; vật tư phụ và mua gấp giao chỉ huy trưởng trong hạn mức và danh sách nhà cung cấp đã được kiểm tra. Duyệt tập trung hết thì công trường chờ và chậm tiến độ; giao hết cho công trường thì văn phòng mất kiểm soát về nhà cung cấp, giá và hoá đơn.
Không có mô hình nào đúng cho mọi công ty. Công ty có một hai công trình gần văn phòng có thể tập trung nhiều hơn; công ty có nhiều công trình rải rác ở các tỉnh thì buộc phải giao quyền nhiều hơn cho công trường. Điều quan trọng không nằm ở chọn mô hình nào, mà ở các chốt kiểm soát đi kèm: ai được chọn nhà cung cấp, ai ký nhận hàng, ai thanh toán, và việc đối chiếu làm theo nhịp nào. Bài này so sánh hai mô hình qua ví dụ giả định rồi đề xuất cách chia.
Vì sao mua vật tư công trường khó kiểm soát
- Công trình ở xa, có khi ở tỉnh khác, văn phòng không thấy hàng và chỉ biết qua phiếu gửi về.
- Nhu cầu phát sinh theo tiến độ, thiếu một cuộn dây hay vài bao vữa là cả tổ đội phải chờ.
- Nhà cung cấp địa phương nhỏ, nhiều là hộ kinh doanh, văn phòng không quen.
- Nhiều người có mặt khi nhận hàng: thủ kho, tổ trưởng, kỹ thuật, bảo vệ.
Mô hình thứ nhất: duyệt tập trung tại văn phòng
Mọi đơn vật tư đều do công trường đề xuất, văn phòng chọn nhà cung cấp, duyệt giá, đặt hàng và thanh toán.
- Mạnh ở: kiểm soát nhà cung cấp và giá thống nhất; hoá đơn về văn phòng đầy đủ; dễ gom đơn để có giá tốt.
- Yếu ở: chậm với vật tư nhỏ, gấp; văn phòng không biết thực tế công trường, có khi chọn nhà cung cấp xa, giao chậm.
- Hệ quả hay gặp: công trường tự mua “ngoài luồng” bằng tiền tạm ứng cho kịp, hoá đơn về muộn hoặc không có.
Mô hình thứ hai: giao chỉ huy trưởng
Chỉ huy trưởng được tự chọn nhà cung cấp, đặt hàng, thậm chí thanh toán từ quỹ tạm ứng công trường.
- Mạnh ở: nhanh, sát thực tế, dùng được nhà cung cấp địa phương.
- Yếu ở: một người vừa chọn nhà cung cấp, vừa nhận hàng, vừa trả tiền; văn phòng không kiểm được giá và tư cách người bán; hoá đơn dễ thiếu hoặc sai tên.
- Hệ quả hay gặp: cuối công trình dồn một xấp hoá đơn của hàng chục người bán lạ, khó đối chiếu và khó giải thích khi được hỏi.
So sánh qua ví dụ giả định
Một công ty xây dựng có ba công trình cùng lúc, mỗi công trình mỗi tháng khoảng 2,5 tỷ đồng vật tư chính và 250 triệu đồng vật tư phụ.
| Tiêu chí | Tập trung hết | Giao hết cho công trường | Chia theo nhóm vật tư |
|---|---|---|---|
| Vật tư chính | Giá tốt, hợp đồng khung, hoá đơn đầy đủ | Mỗi công trình tự mua, giá chênh nhau, nhiều người bán | Văn phòng ký hợp đồng khung, công trường gọi hàng |
| Vật tư phụ | Chờ hai ba ngày, công trường mua ngoài luồng | Nhanh | Chỉ huy trưởng mua trong hạn mức, từ danh sách người bán đã kiểm tra |
| Số người bán lạ mỗi năm | Ít nhưng có mua ngoài luồng không ghi nhận | Vài chục | Chỉ những người được thêm vào danh sách sau khi kế toán tra |
| Việc của văn phòng | Rất nhiều đơn nhỏ | Dồn cuối kỳ gom hoá đơn | Hợp đồng khung, kiểm tra người bán mới, đối chiếu tháng |
Trong ví dụ, mô hình chia theo nhóm giữ 90% giá trị vật tư (vật tư chính) dưới kiểm soát tập trung, trong khi 10% còn lại đi nhanh ở công trường nhưng vẫn qua hai chốt: người bán phải có trong danh sách và hoá đơn phải về trước khi hoàn ứng.
Các chốt kiểm soát khi giao quyền cho công trường
- Danh sách người bán được phép cho mỗi công trình. Người bán mới: chỉ huy trưởng gửi mã số thuế, kế toán tra trong ngày làm việc, đạt thì thêm vào danh sách.
- Hạn mức mỗi đơn và mỗi tháng cho vật tư phụ, do giám đốc đặt.
- Tách người nhận hàng với người đặt hàng: chỉ huy trưởng đặt, thủ kho công trường ký nhận.
- Thanh toán qua văn phòng khi có thể; quỹ tạm ứng công trường chỉ dùng cho khoản nhỏ, gấp.
- Hoá đơn đúng tên công ty, ghi tên công trình; hoàn ứng chỉ khi có hoá đơn. Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện để khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15, nên quỹ tiền mặt công trường không dùng cho những khoản này.
- Đối chiếu tháng: vật tư phụ đã mua so với tiến độ và dự toán của công trình; chênh lệch lớn được giải thích bằng văn bản ngắn của chỉ huy trưởng.
Khi mua ngoài luồng đã xảy ra: dọn lại thế nào
Nhiều công ty chỉ nghĩ tới phân quyền sau khi cuối năm thấy một xấp hoá đơn lạ từ công trường. Nếu đã ở tình huống đó:
- Lập danh sách người bán từ các hoá đơn và phiếu chi tạm ứng của công trường trong năm.
- Tra trạng thái cả danh sách, đánh dấu người bán có thay đổi hoặc không tra được.
- Gom chứng cứ cho từng nhóm: phiếu nhập kho công trường, nhật ký công trình, ảnh, chứng từ thanh toán. Ưu tiên hoá đơn giá trị lớn và người bán có thay đổi.
- Xử lý hoá đơn sai tên hoặc thiếu: đề nghị người bán điều chỉnh theo quy định về hoá đơn nếu còn liên lạc được; ghi rõ những khoản không có chứng từ hợp lệ để kế toán trưởng quyết định cách ghi nhận.
- Chuyển những người bán dùng tốt vào danh sách chính thức cho các công trình sau.
Nếu có hoá đơn đã kê khai khấu trừ mà sau khi dọn thấy không đủ căn cứ, kế toán trưởng cân nhắc việc khai bổ sung sau khi hỏi cơ quan thuế quản lý, không tự xoá khỏi sổ.
Việc dọn này không nhằm tìm lỗi của chỉ huy trưởng — phần lớn mua ngoài luồng là vì công trường cần gấp và luồng chính thức quá chậm. Dọn xong thì sửa luồng, không chỉ nhắc nhở.
Những cái sai hay gặp
- Chia nhỏ đơn vật tư chính thành nhiều đơn dưới hạn mức để công trường tự mua. Quy tắc theo nhóm vật tư, không theo giá trị đơn, sẽ chặn được việc này.
- Quỹ tạm ứng công trường không quyết toán theo tháng, dồn tới cuối công trình.
- Danh sách người bán lập một lần khi khởi công rồi không tra lại, trong khi công trình kéo dài một hai năm.
- Chỉ huy trưởng nhận hoá đơn của người bán khác với người giao hàng vì người giao “không xuất được hoá đơn”.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kế toán tra người bán mới trước khi thêm vào danh sách công trình.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn vật tư theo công trình, đối chiếu với phiếu nhập kho công trường mỗi tháng.
- Sổ nhận vật tư và nhật ký công trình: nguồn độc lập về khối lượng đã nhận.
Danh sách người bán của vài công trình cộng lại có thể lên tới hàng chục, hàng trăm mã. Mỗi tháng có thể dán cả danh sách vào công cụ kiểm tra hàng loạt tại checkthue.com/kiem-tra-hang-loat để lọc người bán có thay đổi trạng thái, rồi báo cho chỉ huy trưởng những tên cần tạm dừng đặt hàng cho tới khi làm rõ.
Câu hỏi thường gặp
Hạn mức mua tại công trường nên đặt theo giá trị hay theo nhóm vật tư?
Nên kết hợp: nhóm vật tư quyết định ai được mua, hạn mức giá trị quyết định mua tới đâu. Chỉ dùng hạn mức giá trị thì dễ bị chia nhỏ đơn; chỉ dùng nhóm vật tư thì một đơn vật tư phụ lớn bất thường vẫn lọt.
Người bán địa phương là hộ kinh doanh nhỏ có đưa vào danh sách được không?
Được, nếu hộ có đăng ký, lập hoá đơn điện tử và nhận tiền vào tài khoản đứng tên chủ hộ. Kế toán tra một lần trước khi thêm và tra lại theo nhịp tháng.
Chỉ huy trưởng có nên được ký hợp đồng không?
Với vật tư phụ trong hạn mức, đơn đặt hàng do chỉ huy trưởng ký là đủ nếu có giấy uỷ quyền phạm vi rõ. Hợp đồng khung vật tư chính nên do người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền ở văn phòng ký.
Quỹ tạm ứng công trường nên quyết toán bao lâu một lần?
Mỗi tháng là nhịp hợp lý, cùng lúc với đối chiếu vật tư. Để lâu hơn thì hoá đơn thất lạc và khó biết khoản nào đã chi cho việc gì.
Công trình ở xa, kế toán không tra kịp người bán mới thì sao?
Đặt quy tắc tra trong ngày làm việc và cho phép một lần mua gấp có đánh dấu “chờ duyệt người bán”, chưa thanh toán cho tới khi tra xong. Việc tra chỉ mất vài phút, không phụ thuộc khoảng cách.
Công trình nhỏ, ngắn ngày có cần làm đủ các chốt này không?
Có thể làm gọn hơn: một danh sách người bán chung cho các công trình nhỏ trong cùng khu vực, hạn mức thấp hơn và quyết toán tạm ứng khi kết thúc công trình. Chốt tách người đặt với người nhận và hoá đơn đúng tên vẫn nên giữ.
Có cần đối chiếu vật tư phụ với dự toán không?
Nên có, dù sơ bộ. Vật tư phụ vượt dự toán nhiều thường là dấu hiệu của hao hụt, mua trùng hoặc vật tư bị chuyển sang việc khác; phát hiện trong tháng dễ xử lý hơn lúc quyết toán công trình.
