Chọn nhà cung cấp qua báo giá: bao nhiêu báo giá là đủ và lưu thế nào

Với doanh nghiệp tư nhân không dùng vốn nhà nước, luật không quy định phải có bao nhiêu báo giá trước khi mua. Con số “ba báo giá” hay nghe là thói quen của kiểm soát nội bộ, bắt nguồn từ quy trình mua sắm công và quy chế của các công ty lớn. Doanh nghiệp tự đặt con số đó trong quy chế mua hàng của mình, thường theo bậc giá trị: đơn nhỏ một báo giá, đơn vừa hai, đơn lớn ba trở lên.

Nếu doanh nghiệp dùng vốn nhà nước hoặc thực hiện dự án thuộc diện áp dụng pháp luật đấu thầu thì phải theo quy định đấu thầu, nằm ngoài phạm vi bài này. Với phần còn lại, cái đáng quan tâm không phải là đủ số lượng báo giá, mà là báo giá có thật không, có so trên cùng một điều kiện không, và hồ sơ có giải thích được vì sao chọn người này không.

Báo giá để làm gì, ngoài chuyện được giá tốt

Báo giá cạnh tranh có ba công dụng, và công dụng thứ ba hay bị quên:

1. Được giá hợp lý: biết giá thị trường tại thời điểm mua.
2. Giảm rủi ro người mua hàng thiên vị: nhân viên mua hàng khó chọn mãi một nhà cung cấp quen khi phải trình bày vì sao bỏ qua hai người khác.
3. Có chứng cứ giá: khi cần giải trình chi phí với cơ quan thuế, hoặc khi nhà cung cấp gặp vấn đề về hoá đơn, bộ báo giá cho thấy giao dịch diễn ra theo giá thị trường, bên mua có tìm hiểu và lựa chọn thật.

Vì vậy đừng coi báo giá là thủ tục cho đủ. Một bộ báo giá tốt là một phần của bộ chứng cứ giao dịch có thật, bên cạnh hợp đồng, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán.

Đặt số báo giá theo bậc giá trị

Mỗi doanh nghiệp tự đặt bậc theo quy mô của mình. Bảng dưới đây là ví dụ giả định cho một công ty thương mại cỡ vừa, không phải mức do văn bản nào quy định:

Hai lưu ý khi đặt bậc:

• Tính theo tổng nhu cầu, không theo từng lần. Nếu một mặt hàng mua mười lần một năm, mỗi lần 15 triệu đồng, thì tổng là 150 triệu đồng và nên áp bậc của 150 triệu. Chia nhỏ đơn để lọt xuống bậc thấp là dấu hiệu lách quy chế.
• Có làn riêng cho mua gấp, nhưng mua gấp phải ghi lý do và báo cáo lại sau, không trở thành đường vòng thường xuyên.

Báo giá thật và báo giá “quân xanh”

Báo giá “quân xanh” là báo giá của những đơn vị không thật sự muốn bán, chỉ gửi cho đủ số, thường cao hơn hẳn để nhà cung cấp được chọn trông rẻ nhất. Đôi khi chính nhà cung cấp được chọn hoặc nhân viên mua hàng đi xin hộ. Dấu hiệu nên xem kỹ:

• Ba báo giá giống nhau về bố cục, phông chữ, cách đặt tên hàng, thậm chí cùng lỗi chính tả.
• Các báo giá thua chênh cao một cách đều đặn, ví dụ đúng 10% và 15%, lần nào cũng vậy.
• Báo giá gửi từ cùng một địa chỉ thư điện tử cá nhân, hoặc cùng một người chuyển tiếp.
• Đơn vị gửi báo giá thua không có ngành nghề phù hợp, hoặc tra ra là công ty cùng chủ, cùng địa chỉ với đơn vị thắng.
• Cùng một nhóm ba nhà cung cấp xuất hiện trong mọi lần chào giá, và luôn là một người thắng.

Cách phòng đơn giản nhất: người xin báo giá không phải là người chọn nhà cung cấp, và báo giá được gửi thẳng tới một hộp thư chung của phòng mua hàng hoặc kế toán, không qua điện thoại cá nhân của người mua.

So sánh trên cùng một điều kiện

Ba báo giá chỉ so được khi cùng điều kiện. Trước khi xin báo giá, gửi cho các nhà cung cấp cùng một bản yêu cầu ghi rõ:

• Quy cách, chất lượng, số lượng, hoặc mô tả dịch vụ cần làm.
• Địa điểm và thời hạn giao hàng.
• Điều kiện thanh toán mong muốn.
• Yêu cầu giá đã gồm hay chưa gồm thuế GTGT, đã gồm vận chuyển, lắp đặt hay chưa.
• Yêu cầu có hoá đơn điện tử đúng tên, đúng mã số thuế người mua.

Bảng so sánh nên có các cột: giá trước thuế, thuế GTGT, chi phí phụ (vận chuyển, lắp đặt), thời hạn giao, điều kiện thanh toán, bảo hành, kết quả tra mã số thuế nhà cung cấp và ghi chú. Người chọn không nhất thiết chọn giá thấp nhất, nhưng nếu không chọn giá thấp nhất thì phải ghi lý do: giao nhanh hơn, bảo hành dài hơn, đã từng giao hàng lỗi.

Khi chỉ có một nhà cung cấp

Có những lúc không thể có nhiều báo giá: hàng độc quyền phân phối, linh kiện thay thế chỉ hãng làm, dịch vụ bảo trì của đơn vị lắp đặt ban đầu. Khi đó:

1. Ghi rõ lý do chỉ có một nguồn: văn bản độc quyền phân phối, yêu cầu tương thích kỹ thuật, điều kiện bảo hành.
2. Kiểm tra giá bằng cách khác: so với giá lần mua trước, với giá niêm yết công khai, hoặc hỏi thêm một đơn vị ở tỉnh khác cho có tham chiếu dù không mua.
3. Đàm phán có ghi lại: lần chào đầu bao nhiêu, sau đàm phán bao nhiêu.
4. Người duyệt cao hơn một bậc so với mức thông thường, vì thiếu lớp kiểm soát của cạnh tranh.

Với nhà cung cấp duy nhất, kiểm tra tư cách pháp lý và hoá đơn càng phải kỹ hơn, vì không có phương án thay thế nhanh nếu họ gặp vấn đề. Nên tra trạng thái mã số thuế trước mỗi đợt mua lớn, giữ văn bản độc quyền hoặc xác nhận của hãng còn hiệu lực, và hỏi trước về đơn vị thay thế nếu nhà cung cấp tạm ngừng kinh doanh. Chính sự phụ thuộc này cũng là lý do nên tìm nguồn thứ hai dù chỉ để dự phòng.

Cần tách hai trường hợp: thật sự chỉ có một nguồn, và “chỉ có một nguồn” vì người mua quen dùng. Trường hợp sau là chỗ quy chế hay bị lách nhiều nhất.

Lưu hồ sơ chọn nhà cung cấp

Hồ sơ của mỗi lần chọn nên gọn trong một thư mục, đặt tên theo số đề nghị mua hàng, gồm:

• Đề nghị mua hàng đã duyệt.
• Bản yêu cầu báo giá đã gửi, kèm danh sách nơi gửi và ngày gửi.
• Các báo giá nhận được, giữ nguyên thư điện tử gốc hoặc bản có chữ ký, dấu; không chỉ lưu bản chụp màn hình.
• Bảng so sánh có chữ ký người lập và người duyệt.
• Kết quả tra mã số thuế của nhà cung cấp được chọn tại ngày chọn.
• Đường dẫn tới hợp đồng, đơn đặt hàng và hoá đơn phát sinh sau đó.

Hồ sơ này gắn với chứng từ kế toán của giao dịch nên nên lưu cùng thời hạn với chứng từ, tức ít nhất 10 năm với chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ theo Luật Kế toán. Nếu chưa có quy trình duyệt mua hàng tổng thể, xem thêm quy trình duyệt mua hàng ba bước để gắn bước chọn báo giá vào đúng chỗ.

Tự kiểm tra ở đâu

Ba chỗ nên tra cho mỗi nhà cung cấp tham gia chào giá, không chỉ nhà cung cấp thắng:

1. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế, địa chỉ, người đại diện. Hai đơn vị chào giá có cùng địa chỉ hoặc cùng người đại diện là thông tin đáng ghi lại.
2. Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp: ngành nghề đăng ký, ngày thành lập, thành viên góp vốn nếu được công khai.
3. Cổng hoá đơn điện tử, sau khi mua: so hoá đơn nhận được với báo giá đã chọn — đơn giá, số lượng, tên hàng.

Mỗi năm một lần, kế toán trưởng hoặc người được giao nên lọc lại các lần chọn nhà cung cấp trong năm: nhà cung cấp nào thắng nhiều nhất, những ai thường chào giá thua, có nhóm nào lặp lại. Việc này mất vài giờ nhưng thường lộ ra những mẫu hình mà xem từng lần không thấy.