Với nhà cung cấp in ấn, quảng cáo, cách hợp lý thường là kết hợp hai nhịp: rà cả danh sách theo đợt (mỗi quý hoặc trước mùa chiến dịch) để biết nhà nào còn dùng được, và chỉ rà riêng từng đơn khi đơn đó lớn, nhà cung cấp mới, hoặc có điểm khác thường. Chỉ rà theo đơn thì mất công vì đơn nhiều mà nhỏ; chỉ rà theo đợt thì dễ lọt nhà cung cấp mới được gọi gấp giữa hai đợt.
Mảng này có đặc điểm riêng: người đặt hàng thường là bộ phận tiếp thị chứ không phải phòng mua hàng, nhà cung cấp phần lớn là xưởng nhỏ, hộ kinh doanh, và sản phẩm (tờ rơi, băng rôn, gian hàng sự kiện) dùng xong là hết. Khi cần chứng minh khoản chi có thật, không còn món hàng nào để chỉ vào — chỉ còn hồ sơ.
Vì sao mảng in ấn, quảng cáo dễ bị bỏ ngoài việc rà soát
Ở nhiều doanh nghiệp, danh sách nhà cung cấp nguyên vật liệu được rà kỹ, còn nhà in, xưởng biển bảng, đơn vị dựng gian hàng thì nằm rải rác trong email của vài nhân viên tiếp thị. Có ba lý do:
- Đơn nhỏ và nhiều: vài triệu cho một đợt tờ rơi, vài chục triệu cho một gian hàng; không ai nghĩ cần quy trình.
- Gấp: sự kiện ngày mai cần băng rôn thì gọi nhà in gần nhất, không kịp hỏi phòng mua hàng.
- Nhiều khâu thuê lại: đơn vị tổ chức sự kiện thuê tiếp âm thanh, ánh sáng, nhà in; hoá đơn có khi đến từ một cái tên bên đặt hàng chưa từng nghe.
Cộng lại cả năm, khoản chi này có thể không nhỏ, và là loại chi phí mà khi được hỏi thì khó dựng lại nhất.
Hai cách rà: theo từng đơn và theo đợt
| Tiêu chí | Rà theo từng đơn | Rà cả danh sách theo đợt |
|---|---|---|
| Làm khi nào | Trước khi xác nhận mỗi đơn đặt hàng | Định kỳ, ví dụ đầu quý hoặc trước mùa chiến dịch |
| Ai làm | Người đặt hàng hoặc kế toán duyệt chi | Kế toán hoặc phòng mua hàng, một người phụ trách |
| Bắt được gì | Nhà cung cấp mới, thay đổi ngay trước đơn | Nhà cung cấp quen đã đổi trạng thái, đổi địa chỉ, không còn dùng |
| Điểm yếu | Tốn công, dễ bị bỏ khi gấp | Không bắt được nhà cung cấp mới xuất hiện giữa hai đợt |
| Kết quả để lại | Một dòng tra cứu gắn với mỗi đơn | Bảng trạng thái cả danh sách kèm ngày tra |
Ví dụ giả định. Một chuỗi cửa hàng mỹ phẩm có 34 nhà cung cấp in ấn, quảng cáo và khoảng 260 đơn một năm, phần lớn dưới 10 triệu đồng.
- Nếu rà theo từng đơn: 260 lần tra, mỗi lần vài phút, cộng thời gian ghi lại. Thực tế sau hai tháng, nhân viên bỏ bước này vào những tuần bận.
- Nếu rà theo đợt: bốn lần một năm, mỗi lần tra 34 mã. Nhưng trong quý có sự kiện khai trương, bộ phận tiếp thị gọi một xưởng dựng gian hàng mới với đơn 85 triệu đồng mà không ai tra.
- Kết hợp: rà cả danh sách mỗi quý; ngoài ra chỉ tra riêng khi nhà cung cấp chưa có trong danh sách hoặc đơn từ 20 triệu đồng trở lên (ngưỡng do doanh nghiệp tự đặt). Một năm còn khoảng bốn đợt cộng vài chục lần tra lẻ.
Chia nhóm nhà cung cấp trong mảng này
Không phải nhà cung cấp nào cũng cần cùng mức kiểm tra. Một cách chia gọn:
- Nhóm thường xuyên: nhà in, xưởng biển bảng làm hằng tháng. Rà theo đợt là đủ, cộng tra lại khi họ báo đổi tên, đổi tài khoản.
- Nhóm theo dự án: đơn vị tổ chức sự kiện, dựng gian hàng, sản xuất quà tặng số lượng lớn. Tra riêng trước mỗi dự án vì giá trị lớn và nhiều khâu thuê lại.
- Nhóm lẻ tẻ: in gấp, mua vật phẩm nhỏ. Nên có hạn mức chi và yêu cầu hoá đơn đúng tên người bán; nếu cần dùng lại thì đưa vào danh sách chính.
Với đơn vị tổ chức sự kiện, nên hỏi trước phần nào họ tự làm, phần nào thuê lại. Bên đặt hàng chỉ nhận hoá đơn từ đơn vị ký hợp đồng; các nhà thầu phụ là việc của họ, nhưng biết trước giúp đọc bảng kê chi phí dễ hơn.
Chứng cứ cho sản phẩm dùng xong là hết
Tờ rơi đã phát, băng rôn đã tháo, gian hàng đã dỡ. Để khoản chi đứng vững, mỗi đơn nên có:
- Đơn đặt hàng hoặc báo giá được duyệt, ghi số lượng, kích thước, chất liệu.
- Tệp thiết kế cuối cùng đã gửi in, đặt tên theo đơn.
- Ảnh chụp sản phẩm khi nhận hoặc khi đang sử dụng tại điểm bán, sự kiện, có thời gian chụp.
- Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu, dù chỉ một trang.
- Hoá đơn đúng tên người bán, nội dung khớp đơn hàng; không ghi chung chung kiểu “chi phí quảng cáo”.
- Chứng từ chuyển khoản vào tài khoản đứng tên người bán.
Ảnh chụp sự kiện thường nằm trong điện thoại của nhân viên tiếp thị và biến mất khi họ nghỉ việc. Nên có thư mục chung, đặt tên theo đơn, và người duyệt chi chỉ duyệt khi thư mục đã có ảnh.
Người làm tự do trong mảng quảng cáo: thiết kế, chụp ảnh, dựng video
Ngoài xưởng in và đơn vị sự kiện, mảng này có nhiều cá nhân làm tự do: người thiết kế, thợ chụp ảnh, người dựng video, người mẫu thuê theo buổi. Họ không có hoá đơn, và cách rà cũng khác hẳn danh sách doanh nghiệp.
- Giấy tờ: hợp đồng dịch vụ hoặc thoả thuận ngắn ghi rõ việc, thời gian, số tiền; bản chụp giấy tờ tuỳ thân; số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế từ 1/7/2025.
- Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 3 tháng thì khấu trừ 10% trước khi trả, trừ trường hợp người đó làm cam kết thu nhập thấp theo mẫu tại thông tư hiện hành.
- Chứng từ: phiếu chi hoặc chuyển khoản vào tài khoản đứng tên chính người làm, kèm sản phẩm bàn giao (tệp thiết kế, bộ ảnh).
Nhóm này nên có danh sách riêng, không trộn vào danh sách nhà cung cấp có mã số thuế, vì cách kiểm và cách hạch toán khác nhau. Khi một người làm tự do nhận việc đều đặn và giá trị tăng dần, nên trao đổi với họ về việc đăng ký kinh doanh để hai bên đỡ vướng.
Những cái sai hay gặp
- Nhân viên tự đặt bằng tiền cá nhân rồi xin hoàn, hoá đơn ghi tên công ty nhưng tiền trả từ tài khoản cá nhân. Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15 cần được xem xét kỹ trong trường hợp này.
- Gộp nhiều đợt in vào một hoá đơn cuối tháng mà không có bảng kê từng đợt. Khi được hỏi thì không chỉ ra được đợt nào in gì.
- Chỉ tra đơn vị tổ chức sự kiện lần đầu, các năm sau dùng tiếp mà không tra lại.
- Coi xưởng nhỏ là rủi ro. Quy mô nhỏ là đặc điểm của ngành, không phải dấu hiệu xấu; điều cần là tên, hoá đơn và tài khoản khớp nhau.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái, địa chỉ, người đại diện của từng nhà cung cấp.
- Công cụ kiểm tra hàng loạt tại checkthue.com/kiem-tra-hang-loat: dán danh sách mã số thuế (tối đa 100 mã mỗi lượt), kết quả gom theo nhóm trạng thái để biết ngay nhà nào cần xem kỹ. Danh sách dán vào không được lưu lại. Dữ liệu tổng hợp từ nguồn công khai và có ngày ghi nhận; mã nào không có trong kết quả thì tra lại trên trang của cơ quan thuế.
- Cổng hoá đơn điện tử: đối chiếu hoá đơn nhận được của nhóm nhà cung cấp này với sổ sách mỗi tháng.
Kết quả mỗi đợt rà nên lưu thành một bảng có ngày tra, người tra và ghi chú cho những dòng cần hỏi thêm.
Câu hỏi thường gặp
Nhà in là hộ kinh doanh có được đưa vào danh sách không?
Được. Hộ kinh doanh là nguồn cung phổ biến trong ngành in. Cần xác định đúng người đứng tên hộ, hộ có lập hoá đơn điện tử cho từng đơn và tài khoản nhận tiền đứng tên chủ hộ.
Đơn vị sự kiện thuê lại nhiều bên thì bên đặt hàng có phải tra các bên đó không?
Không bắt buộc, vì hoá đơn và hợp đồng của bên đặt hàng chỉ với đơn vị sự kiện. Nhưng nên yêu cầu bảng kê hạng mục trong báo giá và hợp đồng, để khi nghiệm thu biết từng phần đã được thực hiện.
Ngưỡng bao nhiêu thì nên tra riêng từng đơn?
Không có con số chung. Doanh nghiệp tự đặt ngưỡng dựa trên quy mô chi và số đơn mỗi năm, sao cho số lần tra riêng đủ ít để người làm không bỏ qua. Ngưỡng nên ghi thành quy định nội bộ.
Mua quảng cáo trên nền tảng trực tuyến có cần rà như nhà in không?
Cách rà khác, vì người bán có thể là doanh nghiệp nước ngoài và phát sinh nghĩa vụ thuế riêng. Phần đó nên được kế toán xem theo quy định về nhà cung cấp nước ngoài, không gộp chung vào danh sách nhà in, xưởng biển bảng.
Một nhà in trong danh sách chuyển sang tạm ngừng kinh doanh thì làm gì?
Hỏi nhà in để xác nhận thời gian tạm ngừng, không đặt đơn mới trong thời gian đó và kiểm tra các hoá đơn đã nhận gần đây. Khi họ hoạt động lại thì tra lại trước đơn đầu tiên.
Có cần lưu ảnh cho mọi đơn in nhỏ không?
Không nhất thiết từng tờ, nhưng mỗi đơn nên có ít nhất một ảnh hoặc bản mẫu sản phẩm thật. Việc này tốn vài giây lúc nhận hàng, còn dựng lại sau vài năm thì gần như không làm được.
