Mua qua một công ty thương mại không có kho, không có xưởng không phải là dấu hiệu xấu. Rất nhiều ngành vận hành như vậy: nhà phân phối gom hàng của nhiều hãng, đại lý nhận đơn rồi cho nhà máy giao thẳng, công ty thương mại thuê kho dịch vụ. Điều cần kiểm không phải là “có kho hay không”, mà là trung gian này có thật sự đứng trong chuỗi hàng: họ mua từ ai, hàng đi đường nào, ai chịu rủi ro khi hàng hỏng.
Nói gọn, bộ chứng từ của một giao dịch qua trung gian phải kể được ba điểm khớp nhau: nguồn hàng, đường đi của hàng tới kho mình, và hoá đơn cùng dòng tiền đi về một người bán duy nhất. Thiếu điểm nào thì đó là chỗ sẽ bị hỏi khi người bán gặp vấn đề.
Trung gian bình thường ở đâu, đáng hỏi thêm ở đâu
Không phải ngành nào trung gian cũng mang cùng một mức rủi ro. Trước khi kiểm, xác định giao dịch của mình rơi vào nhóm nào:
| Tình huống | Mức hỏi thêm | Lý do |
|---|---|---|
| Nhà phân phối chính thức của một hãng, bán hàng có thương hiệu | Thấp | Nguồn hàng kiểm được qua hãng, chứng từ chất lượng đi kèm hàng |
| Công ty thương mại gom nhiều nguồn, thuê kho dịch vụ | Vừa | Hỏi kho ở đâu, ai là chủ kho, hàng nhập xuất có phiếu của kho |
| Trung gian không kho, hàng giao thẳng từ nơi khác | Vừa đến cao | Chứng từ vận chuyển là mắt xích quyết định |
| Hàng khó định danh (vật liệu rời, phế liệu, nông sản, hàng không nhãn mác) qua trung gian mới thành lập | Cao | Khó chứng minh hàng thật đến từ đâu, lịch sử giao dịch ngắn |
Mức hỏi thêm cao không có nghĩa là không mua. Nó chỉ có nghĩa là bộ hồ sơ của giao dịch đó cần dày hơn, và nên thử bằng lô nhỏ trước.
Hỏi nguồn hàng mà không cần xem hoá đơn đầu vào của họ
Bên mua không có quyền, và cũng không nên đòi, xem hoá đơn đầu vào của nhà cung cấp. Nhưng có nhiều cách hỏi nguồn hàng hợp lý mà một trung gian làm ăn thật sẽ trả lời được ngay:
- Giấy uỷ quyền phân phối hoặc hợp đồng đại lý với hãng, nếu họ bán hàng có thương hiệu.
- Chứng từ chất lượng, xuất xứ đi theo lô hàng: phiếu kiểm nghiệm, chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất, chứng nhận xuất xứ với hàng nhập khẩu.
- Tên nhà sản xuất và nơi sản xuất, để mình tự đối chiếu nhãn mác khi nhận hàng.
- Kho giao hàng: kho của ai, ở đâu, có cho người của mình đến xem khi cần không.
Cách hỏi tự nhiên nhất là gắn vào yêu cầu chất lượng: “Bên em cần chứng từ chất lượng theo lô để lưu hồ sơ kỹ thuật.” Trung gian thật coi đây là việc thường. Trung gian né tránh mọi câu hỏi về nguồn, kể cả tên nhà sản xuất, là điều đáng ghi lại.
Hàng giao thẳng: chứng từ vận chuyển phải kể được đường đi
Khi trung gian không có kho, hàng thường đi thẳng từ nhà máy hoặc kho của bên thứ ba tới kho bên mua. Đây là mô hình hợp pháp, nhưng cũng là mô hình dễ đứt mắt xích nhất trên giấy tờ, vì người giao hàng thật không phải người bán. Bộ chứng từ nên có:
- Đơn đặt hàng gửi cho trung gian, ghi rõ điểm giao là kho mình.
- Biên bản giao nhận ghi điểm lấy hàng, biển số xe, tên người giao, số lượng, tình trạng hàng; đại diện kho mình ký nhận.
- Chứng từ vận chuyển: vận đơn, phiếu xuất của kho gửi hàng hoặc chứng từ của đơn vị vận tải, tuỳ ai chở.
- Phiếu nhập kho của mình, cùng ngày nhận hàng.
- Hoá đơn của trung gian cho đúng lô đó.
Ví dụ giả định: một xưởng in đặt 20 tấn giấy qua công ty thương mại A. Công ty A không có kho; giấy đi thẳng từ kho của nhà sản xuất ở tỉnh khác, do một nhà xe chở. Bộ chứng từ gọn nhất gồm: đơn đặt hàng gửi A, phiếu xuất của kho nhà sản xuất ghi người nhận là xưởng in, biên bản giao nhận có biển số xe và tên tài xế, phiếu nhập kho của xưởng in, hoá đơn của A, lệnh chuyển khoản cho A. Sáu tờ giấy, mỗi tờ trả lời một câu hỏi; không tờ nào tốn công lập thêm, vì đều là giấy tờ đã có sẵn trong quá trình giao hàng, chỉ cần giữ lại.
Không cần tất cả phải hoàn hảo. Nhưng chí ít biên bản giao nhận phải có điểm lấy hàng và người giao, vì đó là thứ nối được “hàng từ đâu tới” với “ai bán cho mình”. Một biên bản chỉ ghi “đã nhận đủ hàng” và một chữ ký không rõ tên thì gần như không có giá trị khi phải giải trình.
Hoá đơn và tiền: đi về một người bán duy nhất
Nguyên tắc quan trọng nhất khi mua qua trung gian: hợp đồng, hoá đơn và tiền cùng một tên, là tên trung gian đã ký hợp đồng với mình.
- Hoá đơn do trung gian lập, đúng tên hàng, số lượng, đơn giá như đơn đặt hàng.
- Tiền chuyển vào tài khoản đứng tên trung gian, ghi trong hợp đồng. Với khấu trừ thuế GTGT, hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Không chấp nhận đề nghị “hoá đơn nhà máy xuất thẳng cho anh, tiền thì trả cho bên em”, hoặc ngược lại. Đó là lúc người bán trên hoá đơn và người nhận tiền là hai bên khác nhau.
Trường hợp hàng của người này mà hoá đơn lại do đơn vị khác xuất có những biến thể hợp lệ và những biến thể rủi ro; phần này đã phân tích riêng trong bài hàng mua của người này, hoá đơn do đơn vị khác xuất.
Trung gian có đáng khoản chênh lệch không
Mua qua trung gian thì giá thường cao hơn mua thẳng. Điều đó hoàn toàn bình thường, và cũng chính là lý do nên ghi lại vì sao chọn trung gian. Một dòng ghi chú trong hồ sơ nhà cung cấp đủ để trả lời khi ai đó hỏi sau này:
- Nhà sản xuất không bán lô nhỏ, trung gian gom và chia nhỏ.
- Trung gian cho trả chậm, nhà sản xuất đòi trả trước.
- Trung gian có kho gần, giao trong ngày.
- Trung gian lo thủ tục nhập khẩu, kiểm định, bảo hành.
Ngược lại, nếu trung gian bán rẻ hơn cả giá niêm yết của chính hãng mà không giải thích được bằng chiết khấu số lượng hay hàng tồn, đó là chỗ cần hỏi kỹ. Hàng rẻ bất thường qua trung gian không kho là tổ hợp hay gặp trong các vụ hoá đơn có vấn đề.
Dấu hiệu nên dừng lại hỏi thêm
Một dấu hiệu riêng lẻ chưa đủ để kết luận gì. Nhưng khi thấy từ hai dấu hiệu trở lên, nên tạm dừng đặt hàng lớn và hỏi thêm:
- Không nói được tên nhà sản xuất hoặc nơi lấy hàng.
- Từ chối cho biết điểm lấy hàng, hoặc mỗi lô một điểm khác nhau không giải thích được.
- Ngành nghề đăng ký không liên quan đến mặt hàng đang bán, và mới đổi ngành gần đây.
- Người giao hàng không biết mình giao cho công ty nào, chỉ biết địa chỉ.
- Đề nghị ghi trên hoá đơn tên hàng khác với hàng thực giao, hoặc gộp nhiều mặt hàng thành một dòng chung chung.
- Đề nghị chia nhỏ hoá đơn hoặc trả một phần bằng tiền mặt.
Khi hỏi, hỏi bằng văn bản ngắn, lưu câu trả lời. Không cần kết luận đối tác làm sai; chỉ cần hồ sơ cho thấy mình đã hỏi và đã nhận được câu trả lời gì.
Tự kiểm tra ở đâu và hồ sơ cho nhà cung cấp trung gian
Những chỗ tra được trước lô đầu tiên:
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, ghi ngày tra.
- Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp: ngành nghề, ngày thành lập, người đại diện.
- Cổng hoá đơn điện tử: sau lô đầu, kiểm hoá đơn có trên hệ thống, đúng thông tin người bán.
- Nhà sản xuất: với hàng có thương hiệu, một cuộc gọi hỏi hãng về nhà phân phối là cách xác minh nhanh nhất.
Hồ sơ nhà cung cấp trung gian nên có thêm hai trường so với nhà cung cấp thông thường: nguồn hàng (nhà sản xuất, kho giao) và lý do chọn trung gian. Hai dòng này tốn một phút để ghi, nhưng là thứ đầu tiên người ta hỏi khi có chuyện.
Câu hỏi thường gặp
Mua của công ty không có kho có bị coi là mua hoá đơn không?
Không. Mô hình thương mại không kho là hợp pháp và phổ biến. Vấn đề chỉ phát sinh khi không chứng minh được hàng thật đi từ đâu tới đâu, hoặc hoá đơn và tiền không cùng một người bán.
Có nên yêu cầu nhà cung cấp cho xem hoá đơn đầu vào của họ không?
Không nên đòi, vì đó là thông tin kinh doanh của họ. Thay vào đó hỏi nguồn hàng qua giấy uỷ quyền phân phối, chứng từ chất lượng theo lô, tên nhà sản xuất và điểm lấy hàng.
Hàng giao thẳng từ nhà máy thì phiếu nhập kho ghi nhà cung cấp là ai?
Ghi nhà cung cấp là trung gian đã ký hợp đồng và xuất hoá đơn cho mình. Điểm lấy hàng và đơn vị chở hàng thì ghi ở biên bản giao nhận và chứng từ vận chuyển.
Trung gian đề nghị để nhà máy xuất hoá đơn thẳng cho mình thì có được không?
Chỉ nên làm khi hợp đồng, hoá đơn và tiền cùng chuyển sang ký với nhà máy. Nếu vẫn trả tiền cho trung gian mà hoá đơn do nhà máy xuất, người bán trên hoá đơn và người nhận tiền khác nhau, rủi ro dồn về bên mua.
Lô hàng nhỏ, giá trị thấp có cần làm đủ chứng từ vận chuyển không?
Không cần đủ như lô lớn, nhưng biên bản giao nhận có điểm lấy hàng, người giao và phiếu nhập kho thì nên luôn có. Đó là chứng từ rẻ nhất mà vẫn đủ nối hàng với người bán.
Trung gian mới thành lập vài tháng thì có nên mua?
Có thể, nhưng nên bắt đầu bằng lô nhỏ, trả tiền sau khi nhận hàng và hoá đơn, và tra lại trạng thái trước mỗi lô trong vài tháng đầu. Khi lịch sử giao dịch đủ dài thì nới dần điều kiện.
