Đừng rà theo thứ tự bảng chữ cái. Với một danh mục vài trăm nhà cung cấp, cách hiệu quả là đi theo tiền: rà trước những nhà cung cấp chiếm phần lớn giá trị mua vào trong năm, những nhà cung cấp còn công nợ, và những nhà cung cấp có hoá đơn gần đây. Nhóm này thường chỉ vài chục dòng nhưng chứa gần hết rủi ro.
Trước khi rà, việc số một là xin bàn giao cho đủ khi người cũ còn ở đó. Sau khi họ nghỉ, những thứ nằm trong đầu họ, như vì sao nhà cung cấp này được trả tiền mặt, vì sao tài khoản kia khác tên, sẽ mất theo. Ba mươi ngày đầu nên dành cho việc hiểu hiện trạng và ghi lại, chưa phải để sửa tất cả.
Xin bàn giao những gì về nhà cung cấp
Biên bản bàn giao kế toán thường chỉ liệt kê sổ sách, chứng từ và mật khẩu phần mềm. Phần nhà cung cấp nên xin thêm:
- Danh mục nhà cung cấp xuất từ phần mềm kế toán, kèm mã số thuế, địa chỉ, tài khoản thụ hưởng.
- Hợp đồng đang còn hiệu lực và nơi lưu (bản giấy hay thư mục số).
- Biên bản đối chiếu công nợ gần nhất với các nhà cung cấp lớn.
- Danh sách hoá đơn đang chờ: đã nhận hàng chưa có hoá đơn, hoá đơn đang chờ điều chỉnh, hoá đơn có trên cổng nhưng chưa ghi sổ.
- Những trường hợp đặc biệt: nhà cung cấp từng bị hỏi về hoá đơn, nhà cung cấp trả bằng tiền mặt, nhà cung cấp đã đổi tài khoản, và lý do.
- Quyền truy cập cổng hoá đơn điện tử và tài khoản thuế điện tử theo phân quyền của doanh nghiệp, không dùng chung mật khẩu của người cũ.
Mục cuối cùng, “những trường hợp đặc biệt”, là thứ quý nhất và cũng dễ mất nhất. Nên ngồi với người cũ một buổi, hỏi theo danh sách, ghi lại ngay.
Xếp thứ tự ưu tiên theo tiền và thời gian
Kéo từ sổ chi tiết công nợ phải trả và sổ mua hàng mười hai tháng gần nhất, rồi chia nhóm:
| Nhóm | Tiêu chí | Rà trong |
|---|---|---|
| A | Giá trị mua lớn trong năm, hoặc còn công nợ lớn, hoặc đang có hợp đồng dài hạn | Tuần đầu tiên |
| B | Có giao dịch trong sáu tháng gần nhất, giá trị vừa | Tuần thứ hai, thứ ba |
| C | Giao dịch lẻ tẻ, giá trị nhỏ | Trong tháng |
| D | Không giao dịch trên một năm, không còn công nợ | Đánh dấu ngừng dùng, không cần tra ngay |
Nhóm D thường chiếm phần lớn số dòng nhưng gần như không mang rủi ro hiện tại. Đừng để nó ngốn thời gian của tuần đầu.
Tra trạng thái và đánh dấu kết quả
Với nhóm A và B, tra từng mã số thuế trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế, ghi ba cột: trạng thái, ngày tra, ghi chú. Một số phần mềm kế toán và dịch vụ hoá đơn có chức năng tra hàng loạt; dùng được thì tốt, nhưng kết quả cuối cùng vẫn nên đối chiếu với trang của cơ quan thuế cho những dòng bất thường.
Khi thấy trạng thái không phải đang hoạt động:
- Còn giao dịch hoặc công nợ: báo kế toán trưởng hoặc giám đốc ngay, tạm dừng thanh toán cho tới khi làm rõ.
- Đã hết giao dịch từ lâu: ghi lại, rà xem hoá đơn trong giai đoạn còn giao dịch có lập sau thời điểm đối tác gặp vấn đề không.
Ngoài trạng thái, với nhóm A nên nhìn thêm ba trường mà bảng tra hàng loạt thường bỏ qua: người đại diện có khác với người đang ký hợp đồng không, địa chỉ có khớp với địa chỉ trên hoá đơn gần nhất không, và cơ quan thuế quản lý có đổi không (đổi thường đi kèm chuyển trụ sở). Ba trường này thay đổi là chuyện bình thường, nhưng kế toán mới nên biết trước khi chuyển khoản đợt tiếp theo, không phải biết sau.
Không kết luận nhà cung cấp “có vấn đề” chỉ vì trạng thái đang hiển thị. Dữ liệu tra cứu có độ trễ, và trạng thái chỉ là một dấu hiệu để hỏi tiếp.
Dọn danh mục: trùng mã, sai mã số thuế, tài khoản khác tên
Danh mục đã qua vài đời kế toán hầu như luôn có những lỗi sau:
- Một nhà cung cấp nhiều mã trong phần mềm, do mỗi người tạo một lần. Công nợ bị chia nhỏ, đối chiếu không bao giờ khớp.
- Mã số thuế sai hoặc thiếu, nhất là với hộ kinh doanh và cá nhân. Từ 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân; danh mục cũ có thể còn ghi mã số thuế cá nhân cũ.
- Tài khoản thụ hưởng không trùng tên nhà cung cấp. Đây là dòng cần hỏi ngay, không đợi.
- Tên, địa chỉ chưa cập nhật sau khi nhà cung cấp đổi tên hoặc sau sắp xếp đơn vị hành chính.
Cách dọn an toàn: không xoá mã nào đã có phát sinh, chỉ gộp số dư có biên bản và đánh dấu ngừng dùng mã thừa. Sửa tài khoản thụ hưởng phải có văn bản của nhà cung cấp và được người thứ hai duyệt, kể cả khi người sửa là kế toán mới đang có thiện chí làm cho đúng.
Công nợ treo và hoá đơn chưa về: di sản của người cũ
Sổ công nợ phải trả của một doanh nghiệp đang chạy luôn có vài khoản “nằm im” mà không ai nhớ lý do. Liệt kê riêng các loại sau:
- Trả trước lâu mà chưa nhận hàng hoặc chưa có hoá đơn.
- Số dư ngược chiều: công nợ phải trả mà lại đang dư bên nợ, thường do trả trùng hoặc hạch toán nhầm.
- Công nợ với nhà cung cấp đã ngừng hoạt động.
- Hàng đã nhập kho nhưng chưa có hoá đơn qua nhiều tháng.
Ví dụ giả định: sổ còn một khoản trả trước 60 triệu đồng cho một nhà cung cấp thiết bị từ năm trước, không có hoá đơn, không có phiếu nhập. Hỏi bộ phận mua hàng mới biết thiết bị đã giao và đang dùng ở xưởng, nhưng hoá đơn chưa bao giờ được đòi. Nếu nhà cung cấp còn hoạt động, việc cần làm là đề nghị họ lập hoá đơn theo đúng quy định và ghi nhận tài sản; nếu nhà cung cấp đã ngừng hoạt động, khoản này cần kế toán trưởng quyết cách xử lý. Cả hai hướng đều bắt đầu từ việc có người chịu hỏi.
Với mỗi khoản, ghi giả thuyết nguyên nhân, người có thể biết (người cũ, bộ phận mua hàng, chính nhà cung cấp) và đề xuất xử lý. Việc xử lý dứt điểm thì cần kế toán trưởng hoặc giám đốc quyết, vì có khoản liên quan đến tiền thật đã chi.
Những việc không nên làm trong tháng đầu
- Không đổi tài khoản thụ hưởng theo email, dù email có vẻ đến từ nhà cung cấp quen. Người mới là mục tiêu ưa thích của các vụ giả mạo thông báo đổi tài khoản.
- Không tự xoá hoặc sửa số dư để “cho sạch”. Mọi điều chỉnh phải có chứng từ và người duyệt.
- Không kết luận người cũ làm sai trước khi hỏi. Nhiều chỗ trông bất thường có lý do chính đáng mà chỉ người cũ biết.
- Không ngừng giao dịch với nhà cung cấp chỉ vì một kết quả tra cứu, khi chưa báo cấp trên.
- Không dùng chung tài khoản đăng nhập của người cũ trên cổng thuế, cổng hoá đơn. Xin cấp quyền riêng.
Tự kiểm tra ở đâu và báo cáo sau 30 ngày
Chỗ tra: trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế cho trạng thái; cổng hoá đơn điện tử để kéo danh sách hoá đơn đầu vào mười hai tháng, đối chiếu với sổ; cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp cho tên, địa chỉ, người đại diện; và khi cần, cơ quan thuế quản lý của nhà cung cấp.
Sau 30 ngày, nộp cấp trên một trang báo cáo: số nhà cung cấp theo từng nhóm, số dòng bất thường về trạng thái, số mã trùng đã gộp, danh sách công nợ treo kèm đề xuất, và những câu hỏi cần giám đốc trả lời. Trang báo cáo này cũng là bằng chứng cho thấy từ thời điểm mình nhận việc, danh mục đã được rà.
Sau khi dọn xong lần đầu, chuyển sang nhịp rà định kỳ theo cách trình bày trong bài rà danh sách nhà cung cấp mỗi quý.
Câu hỏi thường gặp
Người cũ đã nghỉ, không liên lạc được thì bàn giao thế nào?
Dựng lại từ các nguồn còn lại: phần mềm kế toán, cổng hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng, hợp đồng lưu trữ và bộ phận mua hàng. Ghi rõ trong báo cáo những gì không có người xác nhận để cấp trên biết phạm vi.
Có cần tra trạng thái tất cả nhà cung cấp trong danh mục không?
Không cần tra ngay tất cả. Nhà cung cấp không giao dịch trên một năm và không còn công nợ có thể đánh dấu ngừng dùng; khi nào có giao dịch lại thì tra như nhà cung cấp mới.
Phát hiện một nhà cung cấp đang ở trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì làm gì?
Báo ngay cấp trên, tạm dừng thanh toán nếu còn công nợ, rà các hoá đơn đã nhận xem lập trước hay sau thời điểm có vấn đề. Việc khai bổ sung hay giữ nguyên thì cần kế toán trưởng quyết sau khi xem hồ sơ.
Gộp hai mã nhà cung cấp trùng nhau trong phần mềm có ảnh hưởng gì?
Gộp số dư thì phải có bút toán kèm giải thích, không xoá mã cũ đã có phát sinh. Sau khi gộp, đối chiếu lại công nợ với nhà cung cấp để chắc số dư mới khớp.
Kế toán mới có chịu trách nhiệm cho sai sót của người cũ không?
Trách nhiệm về kê khai thuộc về doanh nghiệp. Với người mới, điều quan trọng là ghi nhận hiện trạng khi nhận việc và báo lên những gì phát hiện, để phân định rõ giai đoạn và có cơ sở xử lý.
Nên dùng bảng tính hay phần mềm để theo dõi kết quả rà?
Bảng tính là đủ cho lần rà đầu, miễn có cột ngày tra và ghi chú. Khi đã ổn định, chuyển các trường cần thiết vào danh mục của phần mềm kế toán để không phải giữ hai nơi.
