Trước khi ký thuê một công ty viết phần mềm riêng, cần kiểm tra ba lớp: pháp nhân và tình trạng thuế của bên nhận làm, đội người thật sự sẽ làm cho dự án, và những gì sẽ được bàn giao (mã nguồn, tài liệu, quyền sử dụng). Sau đó mới chọn cách ký: trọn gói một giá, hay chia thành giai đoạn có nghiệm thu và thanh toán riêng. Với bên đặt hàng chưa từng làm việc với đối tác, chia giai đoạn thường an toàn hơn, dù trông chậm hơn.
Phần mềm khác hàng hoá ở chỗ lúc ký chưa có gì để xem. Không cân, không đếm được, nên toàn bộ việc kiểm soát nằm ở hồ sơ: hợp đồng mô tả phạm vi, biên bản nghiệm thu từng phần, tài liệu bàn giao và dòng tiền khớp với tiến độ. Đó cũng chính là bộ giấy tờ cần có nếu sau này cơ quan thuế hỏi khoản chi phí phần mềm này có thật hay không.
Vì sao đối tác phần mềm cần kiểm tra theo cách riêng
Với nhà cung cấp hàng hoá, câu hỏi chính là “có hàng thật không”. Với công ty phần mềm, câu hỏi là “có người làm thật không, và làm xong thì mình nhận được gì”. Một công ty phần mềm có thể rất nhỏ, làm việc từ xa, không cần kho xưởng, nên nhiều dấu hiệu quen dùng (trụ sở rộng, nhiều máy móc) không nói lên điều gì.
Ngược lại, có những điểm đặc thù cần xem:
- Người làm thật có phải nhân viên của công ty ký hợp đồng không, hay công ty nhận việc rồi giao lại cho người làm tự do, cho công ty khác.
- Sản phẩm dựng trên nền gì: viết mới hoàn toàn, hay sửa từ một bộ khung có sẵn mà bên làm giữ bản quyền.
- Sau khi bàn giao ai nắm máy chủ, tên miền, tài khoản quản trị. Không ít doanh nghiệp phát hiện mọi thứ đứng tên bên làm phần mềm khi hai bên đã thôi hợp tác.
Kiểm tra pháp lý và thuế của bên nhận làm
Phần này giống mọi đối tác khác nhưng có vài điểm đặc thù:
- Mã số thuế, tên, địa chỉ, người đại diện: tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, ghi ngày tra. Trạng thái 03 (ngừng hoạt động chưa hoàn tất chấm dứt mã số thuế) hay 06 (không hoạt động tại địa chỉ đăng ký) là lý do để dừng lại hỏi, không phải để kết luận đối tác có vấn đề — nhưng chưa làm rõ thì chưa ký.
- Ngành nghề đăng ký có hoạt động lập trình, xuất bản phần mềm hay tư vấn máy vi tính. Thiếu ngành thì hỏi, nhiều công ty chỉ chưa bổ sung.
- Hoá đơn dịch vụ: hỏi trước bên làm lập hoá đơn loại nào và thuế suất bao nhiêu cho từng hạng mục. Dịch vụ phần mềm có thể thuộc nhóm không chịu thuế giá trị gia tăng, trong khi thiết bị, máy chủ, dịch vụ vận hành đi kèm lại chịu thuế. Để bên làm tự phân loại và ghi rõ trên hợp đồng, bên mua tra văn bản hiện hành để đối chiếu.
- Tài khoản nhận tiền đứng tên chính công ty ký hợp đồng, ghi cứng trong hợp đồng.
Đội làm thật và sản phẩm đã làm
Đây là lớp mà hồ sơ pháp lý không thay thế được. Ba câu hỏi nên đặt trong buổi gặp:
- Ai là trưởng dự án, ai là người viết chính? Xin gặp họ, không chỉ gặp người bán hàng. Ghi tên các vai trò chính vào phụ lục hợp đồng, kèm điều khoản báo trước khi thay người.
- Có phần nào giao cho bên thứ ba không? Thuê lại là chuyện bình thường, nhưng bên mua cần biết để điều khoản bảo mật và bàn giao mã nguồn có phạm vi đúng.
- Cho xem một sản phẩm đang chạy cùng loại. Không cần tên khách hàng; một bản chạy thử đã đủ để thấy đội có làm được thứ tương tự hay không.
Không nên đòi xem hợp đồng của đối tác với khách khác, cũng không nên suy từ “công ty mới lập” ra “không có năng lực”. Nhiều đội giỏi mới tách ra lập công ty. Điều quan trọng là họ chỉ ra được người và sản phẩm.
So sánh hai cách ký: trọn gói và theo giai đoạn
Hai cách đều hợp pháp và đều phổ biến. Khác nhau ở chỗ rủi ro nằm bên nào và hồ sơ trông ra sao.
| Tiêu chí | Ký trọn gói một giá | Ký theo giai đoạn |
|---|---|---|
| Phạm vi | Chốt toàn bộ chức năng ngay lúc ký | Chốt kỹ giai đoạn đầu, các giai đoạn sau mô tả khung |
| Thanh toán | Tạm ứng lớn, phần còn lại khi bàn giao | Mỗi giai đoạn nghiệm thu xong mới thanh toán giai đoạn đó |
| Khi đối tác làm dở rồi dừng | Khó tách phần đã làm, tiền tạm ứng dễ mất | Mất nhiều nhất một giai đoạn; phần đã nghiệm thu có mã nguồn trong tay |
| Hồ sơ chứng minh chi phí | Một hoá đơn lớn, một biên bản cuối | Nhiều biên bản, mỗi hoá đơn gắn một phần việc cụ thể |
| Hợp với | Phạm vi nhỏ, rõ, đối tác đã quen | Dự án dài, yêu cầu còn thay đổi, đối tác mới |
Ví dụ giả định. Một công ty phân phối muốn làm phần mềm quản lý đơn hàng cho đội bán hàng, báo giá 600 triệu đồng.
- Nếu ký trọn gói, tạm ứng 50% là 300 triệu đồng. Tháng thứ tư, đội làm dự án của đối tác nghỉ gần hết; bên mua có một bản chạy thử chưa hoàn chỉnh, chưa có mã nguồn, và một hoá đơn tạm ứng lớn không gắn với phần việc nghiệm thu nào.
- Nếu chia bốn giai đoạn (phân tích 60 triệu, lõi đơn hàng 200 triệu, báo cáo 180 triệu, ứng dụng điện thoại 160 triệu), cùng tình huống đó bên mua đã nghiệm thu giai đoạn một và hai, có mã nguồn của hai phần này, hai hoá đơn khớp với hai biên bản. Phần rủi ro chỉ còn khoản tạm ứng nhỏ của giai đoạn ba.
Tình huống giả định trên không có nghĩa đối tác làm sai; đội nghỉ việc là chuyện có thể xảy ra ở bất kỳ công ty nào. Cách ký theo giai đoạn chỉ làm cho mỗi bên biết rõ mình đang ở đâu.
Bàn giao gì thì mới coi là xong
Ghi vào hợp đồng danh sách bàn giao cho từng giai đoạn, tối thiểu:
- Mã nguồn của phần đã nghiệm thu, đặt ở kho lưu trữ do bên mua đứng tên quản trị.
- Tài liệu: mô tả chức năng, hướng dẫn cài đặt, danh sách thư viện của bên thứ ba và điều kiện sử dụng chúng.
- Tài khoản quản trị máy chủ, tên miền, dịch vụ đám mây đứng tên doanh nghiệp đặt hàng.
- Quyền sử dụng hoặc chuyển giao quyền với phần viết riêng, và giới hạn với phần khung có sẵn của bên làm.
Biên bản nghiệm thu nên liệt kê cụ thể chức năng đã chạy thử, ngày chạy thử, người xác nhận. Biên bản chỉ ghi “đã hoàn thành theo hợp đồng” là loại chứng từ yếu nhất khi phải giải trình sau này.
Tự kiểm tra ở đâu và giữ gì trong hồ sơ
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế: trạng thái, địa chỉ, người đại diện của đối tác, lưu ảnh chụp kèm ngày.
- Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp: ngành nghề và thông tin đăng ký mới nhất.
- Cổng hoá đơn điện tử: sau mỗi giai đoạn, xem hoá đơn đối tác lập đã có trên hệ thống với đúng nội dung và thuế suất đã thống nhất.
Nếu doanh nghiệp đang cùng lúc làm việc với nhiều đối tác công nghệ (phần mềm, máy chủ, bảo trì mạng), có thể tra trạng thái cả nhóm một lượt bằng công cụ kiểm tra hàng loạt tại checkthue.com/kiem-tra-hang-loat trước buổi duyệt hợp đồng, rồi tra riêng từng đối tác có điểm cần hỏi thêm.
Hồ sơ một dự án phần mềm nên có: kết quả tra cứu lúc ký, hợp đồng và phụ lục phạm vi, biên bản nghiệm thu từng giai đoạn, hoá đơn tương ứng, chứng từ chuyển khoản, danh mục bàn giao. Chứng từ kế toán lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, nên đặt tên tệp theo giai đoạn ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Công ty phần mềm chỉ có vài người, làm việc từ xa, có đáng lo không?
Quy mô nhỏ và làm từ xa là bình thường trong ngành này. Điều cần xem là người làm thật có phải người của đối tác không, sản phẩm tương tự họ đã làm, và hợp đồng có điều khoản bàn giao rõ. Nhỏ mà minh bạch vẫn tốt hơn lớn mà không chỉ ra được ai làm.
Ký theo giai đoạn có làm tổng chi phí cao hơn không?
Có thể cao hơn một ít vì mỗi giai đoạn phải có nghiệm thu, tài liệu và thời gian chờ duyệt. Đổi lại, bên đặt hàng giới hạn được phần tiền có thể mất và có mã nguồn theo từng phần. Với dự án nhỏ, rõ phạm vi, trọn gói vẫn hợp lý.
Đối tác đề nghị xuất một hoá đơn cho cả dự án ngay khi nhận tạm ứng thì sao?
Thời điểm lập hoá đơn dịch vụ theo quy định về hoá đơn gắn với lúc hoàn thành dịch vụ hoặc lúc thu tiền, tuỳ trường hợp, nên hãy hỏi đối tác căn cứ và đối chiếu với văn bản hiện hành. Về kiểm soát nội bộ, hoá đơn gắn với từng biên bản nghiệm thu dễ giải trình hơn một hoá đơn lớn tách rời khỏi phần việc.
Có cần tra lại đối tác giữa chừng dự án không?
Nên tra lại trước mỗi lần thanh toán giai đoạn, việc này chỉ mất vài phút. Nếu thấy trạng thái, địa chỉ hay người đại diện thay đổi, hỏi đối tác trước khi chuyển tiền, không tự suy ra kết luận.
Phần mềm viết xong ghi nhận là chi phí hay tài sản?
Tuỳ giá trị, thời gian sử dụng và chính sách kế toán của doanh nghiệp, phần mềm có thể ghi nhận là tài sản cố định vô hình và phân bổ dần. Kế toán nên xác định từ lúc ký để hồ sơ nghiệm thu, hoá đơn được sắp theo đúng cách ghi sổ.
Nếu đối tác thuê lại một đội khác làm thì bên mua có bị ảnh hưởng về hoá đơn không?
Hoá đơn vẫn do bên ký hợp đồng lập và bên mua trả tiền cho bên đó, nên hồ sơ của bên mua không đổi. Điều cần lo là bảo mật và mã nguồn: yêu cầu đối tác bảo đảm bên làm lại cũng tuân thủ điều khoản bảo mật và chuyển giao.
