Nhận gửi hàng vào kho cho khách doanh nghiệp mới: thẩm định trước khi nhập kho, đặt cọc hay giữ hàng

Trước khi nhận hàng của một khách doanh nghiệp mới vào kho, cần thẩm định hai việc tách biệt: khách có đủ tư cách và khả năng trả phí không, và hàng họ gửi có chứng từ nguồn gốc rõ ràng không. Kho giữ hàng của người khác nên rủi ro không chỉ nằm ở tiền phí; hàng không rõ nguồn gốc nằm trong kho mình có thể kéo doanh nghiệp vào những việc giải trình không mong muốn.

Sau khi thẩm định, chọn cách bảo đảm thanh toán phù hợp: đặt cọc một khoản tương ứng vài tháng phí, hoặc dựa vào điều khoản giữ hàng khi khách chưa trả phí. Hai cách có ưu nhược điểm khác nhau và thường được dùng kết hợp; ví dụ giả định trong bài cho thấy vì sao chỉ dựa vào một cách là không đủ. Việc thẩm định không nhằm nghi ngờ khách mà để cả hai bên biết rõ trách nhiệm của mình ngay từ lô hàng đầu tiên.

Vì sao khách gửi kho cần thẩm định khác khách mua hàng

• Người bán giao hàng đi, còn kho nhận hàng về. Hàng nằm trong tay mình nhưng không phải của mình.
• Phí nhỏ so với giá trị hàng. Một kho có thể giữ hàng trị giá hàng chục tỷ đồng để thu phí vài chục triệu mỗi tháng; sai sót nhỏ về hàng có thể lớn hơn cả năm phí.
• Hàng ra vào liên tục theo lệnh của khách, có khi giao cho bên thứ ba mà kho không biết là ai.
• Khách có thể là trung gian: đơn vị thương mại gửi hàng nhập khẩu, hàng của nhà sản xuất khác.

Thẩm định khách: pháp lý, hoạt động, khả năng trả

1. Pháp lý: trạng thái mã số thuế, tên, địa chỉ, người đại diện trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế; ngành nghề phù hợp với loại hàng gửi.
2. Người được quyền ra lệnh xuất kho: danh sách người được ký lệnh, có văn bản của người đại diện theo pháp luật. Đây là điểm quan trọng nhất trong vận hành.
3. Hoạt động thật: khách bán hàng cho ai, hàng đi đâu sau khi xuất kho, lượng hàng dự kiến mỗi tháng.
4. Khả năng trả: tài khoản trả phí đứng tên khách; với khách lớn, hỏi thêm về lịch sử thuê kho trước đó.

Thẩm định hàng gửi: chứng từ đi kèm lô đầu tiên

Kho không cần kiểm tra toàn bộ chuỗi mua bán của khách, nhưng nên yêu cầu mỗi lô nhập kèm chứng từ cho thấy hàng có nguồn gốc:

• Hoá đơn mua hàng hoặc chứng từ nhập khẩu của khách cho lô đó (bản chụp), hoặc chứng từ sản xuất nếu khách tự sản xuất.
• Phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển từ nơi gửi đi.
• Danh sách hàng theo mã, số lượng, quy cách, khớp với lúc kiểm đếm nhận.

Phiếu nhập kho của kho ghi rõ đây là hàng giữ hộ, không phải hàng mua. Sai ở chỗ này là kế toán kho dễ ghi nhầm hàng của khách vào tồn kho của mình, và ngược lại.

Nếu khách từ chối cung cấp bất kỳ chứng từ nào về nguồn gốc hàng, đó là lý do để hỏi thêm trước khi nhận, không nhất thiết là dấu hiệu khách có vấn đề — có khách chỉ ngại lộ giá mua. Khi đó có thể đề nghị bản chụp đã che cột giá.

So sánh hai cách bảo đảm thanh toán: đặt cọc và điều khoản giữ hàng

Ví dụ giả định. Một kho nhận khách mới là công ty thương mại đồ điện gia dụng, phí dự kiến 40 triệu đồng mỗi tháng.

• Chỉ đặt cọc hai tháng (80 triệu đồng): tháng thứ năm, khách chậm trả ba tháng liền trong khi vẫn gửi lệnh xuất hàng mỗi tuần. Tiền cọc không đủ, và hàng cứ ra khỏi kho.
• Chỉ dựa vào điều khoản giữ hàng: khi khách nợ, kho tạm dừng xuất; khách phản đối vì hàng đã bán cho người mua cuối, phát sinh tranh chấp ba bên.
• Kết hợp: cọc một tháng, hạn thanh toán phí ngắn, điều khoản nhắc nợ theo bậc (nhắc, yêu cầu thanh toán trước lệnh xuất tiếp theo, rồi mới tạm dừng), kèm tra lại khách mỗi quý. Khi khách chậm lần đầu, kho yêu cầu trả phí trước khi thực hiện lệnh xuất kế tiếp — biện pháp nhẹ hơn nhiều so với giữ cả kho hàng.

Kiểm đếm và biên bản nhập: nền của mọi tranh chấp về sau

Mọi bất đồng giữa kho và khách, từ phí tới hàng thiếu, cuối cùng đều quay về câu hỏi: lúc nhận, kho đã nhận gì. Vì vậy:

1. Kiểm đếm theo đơn vị đã thống nhất trong hợp đồng: theo kiện nguyên đai, theo thùng, hay theo từng sản phẩm. Kiểm theo kiện thì kho chỉ chịu trách nhiệm số kiện và tình trạng bên ngoài.
2. Chụp ảnh lô hàng khi nhận, đặc biệt kiện móp méo, ướt, rách màng bọc.
3. Biên bản nhập có chữ ký của người giao (tài xế hoặc người của khách) và thủ kho, ghi chênh lệch nếu có.
4. Gửi bản chụp biên bản cho khách trong ngày, để khách xác nhận hoặc phản hồi ngay chứ không phải vài tháng sau.

Với khách mới, nên làm kỹ lô đầu tiên hơn cả những lô sau: đó là lúc hai bên thống nhất cách làm, và cũng là lúc dễ thấy khách có quy trình giao hàng rõ ràng hay không.

Hoá đơn phí lưu kho và các khoản thu hộ

• Phí lưu kho, bốc xếp, quản lý là doanh thu dịch vụ của kho; lập hoá đơn theo thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc theo kỳ đã thoả thuận, theo quy định về hoá đơn.
• Tiền cọc là khoản giữ hộ, không phải doanh thu tới khi được cấn trừ.
• Chi phí trả hộ khách (vận chuyển, kiểm định) nên tách rõ trong hợp đồng: kho cung cấp dịch vụ và lập hoá đơn, hay chỉ chi hộ và thu lại theo chứng từ gốc. Mỗi cách có cách ghi sổ khác nhau, kế toán nên thống nhất từ đầu.

Những cái sai hay gặp

• Nhận lệnh xuất kho qua tin nhắn của bất kỳ ai tự xưng là người của khách.
• Không kiểm đếm lúc nhập, chỉ ký theo phiếu của khách. Khi có chênh lệch, kho không có cơ sở phản biện.
• Để khách nợ phí nhiều tháng vì “hàng còn trong kho”. Hàng trong kho không phải của mình, và giá trị có thể giảm hoặc bị tranh chấp.
• Không tra lại khách sau khi nhận. Khách đổi người đại diện, tạm ngừng kinh doanh mà kho vẫn nhận lệnh xuất từ người cũ.
• Ghi hàng giữ hộ vào tồn kho của chính mình trên phần mềm kế toán, làm lệch cả báo cáo tồn kho lẫn giá vốn.

Tự kiểm tra ở đâu

1. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái, người đại diện của khách, tra trước khi ký và mỗi quý.
2. Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp: ngành nghề, người đại diện theo pháp luật, để đối chiếu với danh sách người được ký lệnh xuất.
3. Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn phí đã lập cho khách, đối chiếu với công nợ.

Kho có nhiều khách gửi hàng có thể dán danh sách mã số thuế khách vào công cụ kiểm tra hàng loạt tại checkthue.com/kiem-tra-hang-loat mỗi quý, rồi rà kỹ những khách có thay đổi trạng thái hoặc người đại diện trước khi thực hiện lệnh xuất tiếp theo.