Giao hàng gối đầu cho đại lý, tức giao lô mới khi lô trước chưa thanh toán hết, thực chất là cấp tín dụng bằng hàng hoá cho một khách hàng mà mình ít khi thấy tận mắt. Vì vậy trước khi giao, cần trả lời bốn câu: đại lý mua đứt hay bán hộ hưởng hoa hồng, kho và điểm bán có thật và cỡ nào, hàng đi ra thị trường bằng đường nào, và số hàng tối đa được nằm ở đại lý mà chưa trả tiền là bao nhiêu.
Khác với thẩm định một khách mua trả chậm thông thường, với đại lý câu hỏi quan trọng nhất không phải “họ có tiền không” mà là hàng của mình có bán ra được không. Đại lý trả tiền bằng tiền bán hàng; hàng nằm im thì dù thiện chí đến đâu họ cũng không trả được.
Chốt mô hình trước: mua đứt hay bán hộ hưởng hoa hồng
Hai mô hình nghe gần nhau nhưng khác hẳn về quyền sở hữu hàng, hoá đơn và công nợ. Nhiều tranh chấp với đại lý bắt đầu từ chỗ hai bên hiểu mỗi người một kiểu.
| Điểm | Mua đứt bán đoạn | Đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng |
|---|---|---|
| Hàng thuộc về ai sau khi giao | Đại lý | Vẫn thuộc bên giao đại lý cho tới khi bán cho người mua cuối |
| Công nợ phát sinh khi nào | Khi giao hàng | Khi đại lý bán được hàng, theo kỳ quyết toán hai bên thoả thuận |
| Giá bán ra | Đại lý tự quyết | Theo giá bên giao đại lý quy định |
| Rủi ro hàng tồn, hư hỏng | Đại lý chịu | Bên giao đại lý chịu phần lớn, tuỳ hợp đồng |
| Thu nhập của đại lý | Chênh lệch giá | Tiền hoa hồng |
Vì thời điểm chuyển quyền sở hữu khác nhau nên thời điểm lập hoá đơn và loại chứng từ khi xuất hàng cũng khác nhau. Quy định chi tiết nằm ở văn bản về hoá đơn, chứng từ (Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và từ 1/7/2026 là Nghị định 254/2026/NĐ-CP cùng Thông tư 91/2026/TT-BTC). Kế toán cần tra văn bản hiện hành cho đúng mô hình đã chọn, và mô hình phải ghi rõ trong hợp đồng, không để “làm quen rồi tính”.
Kiểm tra pháp lý và thuế của đại lý
Đại lý có thể là công ty hoặc hộ kinh doanh. Phần kiểm tra pháp lý không khác khách hàng thường, nhưng có ba điểm riêng:
- Ngành nghề và địa điểm kinh doanh. Kho và cửa hàng mà đại lý nói tới có thuộc địa điểm đã đăng ký không. Đại lý có nhiều điểm bán thì hỏi điểm nào là chi nhánh, điểm nào là địa điểm kinh doanh.
- Đại lý đang làm cho hãng nào khác. Làm cho nhiều hãng cùng ngành là bình thường, nhưng giúp ước tính mình chiếm bao nhiêu phần trong dòng tiền của họ. Mình càng nhỏ trong số đó thì càng dễ bị trả sau cùng.
- Hoá đơn đầu ra. Với mô hình mua đứt, đại lý phải xuất được hoá đơn cho khách mua lại của họ. Hộ kinh doanh chuyển từ khoán sang kê khai trong năm 2026 cần sẵn sàng hoá đơn điện tử; hỏi họ đã dùng chưa.
Tra mã số thuế trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, ghi lại trạng thái và ngày tra. Trạng thái đang hoạt động là điều kiện cần, không phải lời bảo đảm khả năng trả nợ.
Kho thật, điểm bán thật, đầu ra thật
Đây là phần làm nên khác biệt khi thẩm định đại lý. Tốt nhất là nhân viên kinh doanh hoặc người phụ trách công nợ đến tận nơi ít nhất một lần trước lô gối đầu đầu tiên. Những gì cần thấy:
- Kho: diện tích, điều kiện bảo quản có hợp mặt hàng không (hàng dễ ẩm, hàng cần mát), hàng của các hãng khác nhiều hay ít, có dấu hiệu hàng tồn lâu (bụi, thùng móp) không.
- Điểm bán: có khách ra vào, có nhân viên, có trưng bày hàng của mình không.
- Đầu ra: đại lý bán cho ai — cửa hàng bán lẻ, công trình, bếp ăn, bán lẻ tại chỗ. Hỏi tên nhóm khách chứ không cần tên từng khách. Đại lý nói bán chủ yếu cho vài khách lớn thì rủi ro dồn vào vài khách đó.
- Phương tiện giao hàng: có xe riêng, thuê ngoài hay khách tự đến lấy.
Ghi chép chuyến thăm bằng vài dòng và ảnh chụp kho, lưu vào hồ sơ khách hàng. Không cần báo cáo dài, cần đủ để người duyệt hạn mức hình dung được đại lý này cỡ nào.
Gối đầu bao nhiêu và hạn mức tính thế nào
Cách tính dễ hiểu nhất là dựa trên tốc độ bán ra chứ không dựa trên số vốn đại lý khai. Giả sử đại lý dự kiến bán khoảng 120 triệu đồng hàng của mình mỗi tháng, thời hạn thanh toán mỗi lô là 30 ngày. Nếu cho gối đầu một lô, số tiền tối đa đại lý nợ cùng lúc khoảng hai tháng hàng, tức 240 triệu đồng. Đó là hạn mức trên lý thuyết.
Với đại lý mới, nên bắt đầu thấp hơn và nâng dần theo lịch sử trả nợ:
| Giai đoạn | Cách giao | Điều kiện chuyển giai đoạn |
|---|---|---|
| Ba tháng đầu | Không gối đầu, hoặc gối đầu một phần lô | Trả đúng hạn tất cả các lô |
| Tháng thứ tư trở đi | Gối đầu một lô đầy đủ | Không lô nào quá hạn quá số ngày nội bộ cho phép |
| Sau một năm | Xem xét nâng hạn mức | Doanh số ổn định, có bảo đảm tương xứng |
Quy tắc cứng nên có: lô trước quá hạn thì dừng lô sau, không ngoại lệ do nhân viên kinh doanh tự quyết. Ngoại lệ, nếu có, phải qua người duyệt hạn mức.
Bảo đảm và điều khoản hợp đồng đại lý
Bảo đảm không cần phức tạp nhưng phải tương xứng với số hàng nằm ở đại lý. Một số hình thức hay dùng:
- Tiền ký quỹ theo một phần hạn mức, hoàn trả khi chấm dứt hợp đồng sau khi đối chiếu xong.
- Bảo lãnh thanh toán của ngân hàng cho đại lý lớn.
- Cam kết cá nhân của chủ đại lý với hộ kinh doanh hoặc công ty nhỏ, lập đúng hình thức để có giá trị.
Hợp đồng đại lý nên ghi rõ: mô hình, giá, hoa hồng hoặc chiết khấu, hạn mức, thời hạn thanh toán từng lô, quyền dừng giao khi quá hạn, nhịp đối chiếu công nợ và kiểm kê hàng (với mô hình hưởng hoa hồng là bắt buộc vì hàng vẫn là của mình), xử lý hàng tồn khi chấm dứt, và tài khoản thanh toán đứng tên đại lý. Chiết khấu thương mại, thưởng doanh số nên ghi cách tính và cách thể hiện trên hoá đơn ngay từ đầu để cuối năm không phải điều chỉnh hàng loạt.
Ba tình huống hay gặp và cách đọc
Đại lý lâu năm của hãng khác xin chuyển sang làm cho mình, đề nghị gối đầu ngay. Kinh nghiệm bán hàng là điểm cộng, nhưng hãy hỏi vì sao họ rời hãng cũ. Nếu lý do là hãng cũ dừng cho nợ, mình đang nhận đúng phần rủi ro người khác vừa buông. Bắt đầu như đại lý mới, rút ngắn giai đoạn thử nếu ba tháng đầu trả tốt.
Đại lý nhỏ ở vùng xa, doanh số đều nhưng không có tài sản bảo đảm. Đây thường là nhóm trả nợ đều nhất vì phụ thuộc vào nguồn hàng của mình. Giữ hạn mức sát tốc độ bán thật, lô nhỏ, giao dày, thay vì đòi bảo đảm mà họ không có.
Nhà phân phối lớn xin hạn mức cao, kèm cam kết doanh số năm. Cam kết doanh số là lời hứa của họ, không phải bảo đảm cho mình. Hạn mức nên đi theo doanh số thực hiện từng quý, không theo con số cam kết cả năm; phần vượt mức lịch sử cần bảo lãnh hoặc ký quỹ.
Theo dõi sau khi giao hàng và tự kiểm tra ở đâu
Sau khi đã giao gối đầu, những tín hiệu cần để ý sớm:
- Đại lý bắt đầu trả theo từng phần nhỏ thay vì trả trọn lô.
- Đặt lô mới lớn bất thường ngay trước kỳ tết, cuối năm, hoặc khi lô cũ sắp đến hạn.
- Xin đổi địa điểm giao hàng sang nơi khác kho đã thăm.
- Trạng thái mã số thuế, người đại diện hoặc địa chỉ thay đổi trên trang tra cứu.
Nhịp đối chiếu công nợ hằng tháng, kiểm kê hàng ký gửi theo quý (với mô hình hoa hồng), và tra trạng thái đại lý mỗi quý là mức tối thiểu. Chỗ tra: trang tra cứu thông tin người nộp thuế, cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp, và cổng hoá đơn điện tử để kiểm hoá đơn hoa hồng hoặc hoá đơn trả lại hàng do đại lý lập. Các bước thẩm định chung cho khách mua chịu xem thêm bài bán hàng trả chậm cho doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Đại lý đề nghị ký hợp đồng mua đứt nhưng muốn được trả lại hàng không bán được, có nên đồng ý?
Có thể thoả thuận, nhưng phải ghi rõ điều kiện trả lại (thời hạn, tình trạng hàng, tỷ lệ tối đa) và cách lập hoá đơn cho hàng trả lại. Nếu quyền trả lại quá rộng thì thực chất rủi ro hàng tồn vẫn nằm ở mình, nên tính hạn mức như với đại lý ký gửi.
Không có thời gian đến thăm kho, có cách nào khác không?
Có thể nhờ nhân viên kinh doanh khu vực, hoặc gọi video để đại lý đưa quanh kho và điểm bán. Cách này kém hơn đến tận nơi, nên bù lại bằng hạn mức ban đầu thấp và giai đoạn không gối đầu dài hơn.
Đại lý là hộ kinh doanh thì có gì khác?
Hộ kinh doanh gắn với cá nhân chủ hộ, nên phần bảo đảm thường là cam kết của chính chủ hộ. Cần kiểm hộ đã chuyển sang kê khai và dùng hoá đơn điện tử chưa, vì năm 2026 là năm chấm dứt thuế khoán. Nếu hộ sắp chuyển lên công ty, chờ công ty lập xong rồi hãy ký hợp đồng dài hạn.
Hạn mức nên do ai duyệt?
Không nên để phòng kinh doanh tự duyệt vì họ được thưởng theo doanh số. Người duyệt nên là kế toán trưởng hoặc giám đốc, dựa trên hồ sơ thăm kho, lịch sử trả nợ và đề xuất của kinh doanh.
Hàng ký gửi ở đại lý bị mất hoặc hỏng thì ai chịu?
Tuỳ hợp đồng. Nếu hợp đồng không ghi, tranh chấp rất khó giải quyết. Nên ghi rõ trách nhiệm bảo quản của đại lý, cách kiểm kê và cách xử lý hàng thiếu, hỏng khi đối chiếu.
Nhiều đại lý cùng khu vực, có nên dùng một hạn mức chung?
Không. Mỗi đại lý là một khách hàng với lịch sử trả nợ riêng. Nên có tổng hạn mức cho cả kênh để kiểm soát rủi ro chung, nhưng duyệt và theo dõi từng đại lý riêng.
