Thuê ngoài vận tải: rà nhà xe, phương tiện và hoá đơn cước trước khi giao hàng

Trước khi giao hàng cho một nhà xe mới, cần rà bốn thứ: đơn vị có đăng ký kinh doanh vận tải và có lập hoá đơn không, xe và tài xế chạy thật có thuộc đơn vị đó không, hoá đơn cước sẽ lập theo chuyến hay theo kỳ, và mỗi chuyến để lại chứng cứ gì. Nhà xe là loại nhà cung cấp mà hàng đi qua tay họ nhưng không ở lại kho mình — nếu không có chứng cứ từng chuyến, khoản cước rất khó chứng minh khi bị hỏi.

Rủi ro điển hình ở mảng này không phải nhà xe lừa đảo, mà là người chạy xe và người lập hoá đơn là hai bên khác nhau: xe của cá nhân, hoá đơn “mượn” của một công ty vận tải khác. Bên mua trả cước thật nhưng chứng từ lại không khớp thực tế. Bài dưới đây giúp phòng mua hàng và kế toán rà nhà xe một lần cho chắc, rồi giữ nhịp kiểm từng chuyến ở mức vừa đủ.

Ba kiểu nhà xe và mức rủi ro khác nhau

Kiểu thứ ba là chỗ nên dừng. Lời đề nghị “chở giá này, hoá đơn thì bên anh lấy của công ty khác” nghĩa là hoá đơn không phản ánh đúng người cung cấp dịch vụ. Khi đối chiếu, cơ quan thuế thấy công ty lập hoá đơn không có xe nào chạy tuyến đó, và khoản cước — dù đã trả thật — rơi vào diện phải giải trình.

Rà tư cách nhà xe trước chuyến đầu

1. Đăng ký kinh doanh và ngành nghề vận tải: tra tên, mã, trạng thái trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế và nội dung đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Có thể tra nhanh qua trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu), chú ý nguồn và ngày ghi nhận; trạng thái chính thức vẫn xem trên trang của cơ quan thuế.
2. Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô nếu đơn vị chạy xe tải kinh doanh: xin bản chụp, và hỏi xe nào đang được cấp phù hiệu theo giấy phép đó.
3. Danh sách xe và tài xế dự kiến: biển số, loại xe, tải trọng, tên tài xế. Không cần giấy tờ của từng xe, nhưng cần danh sách để so với thực tế khi xe đến.
4. Bảo hiểm hàng hoá và trách nhiệm khi mất, hỏng hàng: ghi vào hợp đồng mức bồi thường và cách xác định giá trị hàng.
5. Tài khoản nhận tiền mang tên đơn vị lập hoá đơn cước.

Nếu nhà xe là đơn vị thuê lại xe của người khác, không sao — đó là cách vận hành phổ biến. Điều kiện là họ chịu trách nhiệm với mình trong hợp đồng và họ là người lập hoá đơn cho toàn bộ cước.

Chứng cứ mỗi chuyến: nhẹ nhưng đều

Không cần hồ sơ dày cho mỗi chuyến, nhưng mỗi chuyến phải lần ngược được. Bộ tối thiểu:

• Lệnh điều xe hoặc đơn đặt vận chuyển: ngày, tuyến, hàng, số lượng, biển số dự kiến.
• Phiếu xuất kho ghi biển số xe thực tế và tên tài xế nhận hàng, có chữ ký tài xế.
• Biên bản giao nhận ở điểm đến có chữ ký người nhận; với giao cho khách, đây cũng là chứng cứ bán hàng.
• Với hàng giá trị lớn: ảnh xe lúc bốc hàng, ảnh niêm phong nếu có.

Một kho làm tốt thường có một sổ theo dõi xe ra vào: giờ đến, biển số, tài xế, giờ đi. Sổ này rất rẻ nhưng lại là thứ giúp đối chiếu cuối tháng nhanh nhất, và là chứng cứ độc lập với nhà xe.

Hoá đơn cước: theo chuyến hay theo tháng

Dịch vụ vận chuyển thường lập hoá đơn khi hoàn thành dịch vụ. Với vận chuyển liên tục, hai bên có thể thoả thuận lập theo kỳ trong phạm vi quy định về thời điểm lập hoá đơn đang hiệu lực. Bên mua nên chốt trong hợp đồng:

Khi nhận hoá đơn theo kỳ, kế toán đối chiếu bảng kê chuyến của nhà xe với sổ xe ra vào của kho. Chuyến có trong bảng kê của nhà xe mà kho không ghi nhận là chỗ phải hỏi ngay, không đợi quyết toán. Hoá đơn cước từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ theo Luật 48/2024/QH15 — trả qua ngân hàng vào tài khoản của đúng đơn vị lập hoá đơn.

Gọi xe qua ứng dụng, nền tảng vận tải: ai là người bán

Nhiều doanh nghiệp nhỏ gọi xe tải qua ứng dụng cho các chuyến lẻ trong thành phố. Cách này tiện, nhưng câu hỏi “ai là người cung cấp dịch vụ” không còn hiển nhiên như khi ký với một nhà xe:

• Có nền tảng tự đứng ra là bên cung cấp dịch vụ vận chuyển và lập hoá đơn toàn bộ cước. Khi đó nền tảng là nhà cung cấp, hồ sơ nhà cung cấp lập cho nền tảng.
• Có nền tảng chỉ là bên kết nối, lập hoá đơn cho phần phí dịch vụ của mình, còn cước là giao dịch giữa mình với tài xế. Phần cước đó cần chứng từ riêng.

Trước khi dùng thường xuyên, đọc điều khoản của nền tảng xem họ lập hoá đơn cho khoản nào, và thử yêu cầu hoá đơn cho một chuyến. Đăng ký tài khoản doanh nghiệp thay vì để nhân viên gọi bằng tài khoản cá nhân: thông tin xuất hoá đơn đúng từ đầu, và thanh toán đi từ phương thức của công ty. Mỗi chuyến vẫn cần phiếu xuất kho ghi biển số và chữ ký tài xế, vì dữ liệu trên ứng dụng không thay được chứng từ giao nhận của mình.

Những cái sai hay gặp

• Để tài xế thu cước tiền mặt tại điểm giao, rồi nhà xe gửi hoá đơn sau. Tiền đi một đường, hoá đơn đi một đường, và không ai đối chiếu.
• Để khách hàng trả cước hộ rồi trừ vào công nợ mà không có văn bản ba bên. Cước là chi phí của ai thì hoá đơn phải lập cho người đó.
• Dùng một nhà xe “đầu mối” cho mọi tuyến mà không biết họ thuê lại ai. Khi hàng mất ở tuyến xa, mới phát hiện người chạy xe không có quan hệ hợp đồng với đầu mối.
• Nhận hoá đơn gộp cả quý không kèm bảng kê chuyến. Lúc cần chứng minh, không còn ai nhớ chuyến nào chạy ngày nào.
• Gộp chi phí vận chuyển vào giá hàng khi nhà cung cấp hàng tự thuê xe, nhưng lại nhận thêm hoá đơn cước riêng từ nhà xe — thành ra trả cước hai lần hoặc ghi chi phí trùng.

Nhịp rà nhà xe trong năm và tự kiểm tra ở đâu

Nhà xe nên có nhịp rà dày hơn nhà cung cấp hàng hoá, vì số hoá đơn nhiều và biến động nhanh:

1. Hằng tháng: đối chiếu bảng kê chuyến với sổ xe của kho; đối chiếu hoá đơn cước trên cổng hoá đơn điện tử với sổ.
2. Hằng quý: tra lại trạng thái nhà xe trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế; xem lại tỷ lệ chuyến chạy bằng xe ngoài danh sách đã đăng ký.
3. Khi đổi tuyến, đổi quy mô: cập nhật danh sách xe và tài xế; xem lại mức bảo hiểm hàng hoá.

Tài khoản thuế điện tử của công ty và cổng hoá đơn điện tử cho phép tải danh sách hoá đơn đầu vào theo người bán — lọc riêng các nhà xe mỗi tháng là cách nhanh nhất để thấy hoá đơn lạ hoặc thiếu.