Cách gọn nhất để rà danh sách nhà cung cấp là chia nhóm trước, rà sau: nhóm giao dịch lớn và thường xuyên rà mỗi tháng, toàn bộ nhà cung cấp còn phát sinh giao dịch rà mỗi quý, còn nhà cung cấp đã lâu không mua thì chuyển sang trạng thái “ngừng dùng” để khỏi phải rà. Mỗi quý một buổi, hai người, một bảng theo dõi dùng chung là đủ cho doanh nghiệp vừa có vài trăm nhà cung cấp.
Mục đích của việc rà không phải là tìm ra ai “có vấn đề”. Mục đích là biết sớm những thay đổi — trạng thái mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, tài khoản ngân hàng — để hỏi lại trước khi nhận thêm hoá đơn hay chuyển thêm tiền. Mỗi thay đổi phát hiện được là một câu hỏi, chưa phải một kết luận.
Vì sao nhịp quý là hợp lý
Rà hằng tháng toàn bộ danh sách thì tốn công mà phần lớn kết quả không đổi. Rà mỗi năm một lần thì quá thưa: một nhà cung cấp chuyển sang trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký giữa năm có thể đã kịp gửi thêm nhiều hoá đơn.
Nhịp quý khớp với nhịp làm việc sẵn có của kế toán: cuối quý đã phải khoá sổ, đối chiếu công nợ, nhiều doanh nghiệp khai thuế theo quý. Gắn việc rà nhà cung cấp vào đúng tuần đối chiếu công nợ cuối quý thì không phát sinh thêm một “dự án” riêng. Còn với nhóm nhà cung cấp lớn, việc tra trạng thái hằng tháng đã nằm sẵn trong bước đối chiếu hoá đơn đầu vào trước kỳ khai thuế.
Chia nhóm nhà cung cấp trước khi rà
Mỗi nhà cung cấp được gán một nhóm, và nhóm quyết định nhịp rà. Tiêu chí chia do doanh nghiệp tự đặt; ví dụ giả định dưới đây dành cho một công ty thương mại vừa:
| Nhóm | Tiêu chí (giả định) | Nhịp rà trạng thái | Rà sâu hồ sơ |
|---|---|---|---|
| A | Giá trị mua cả năm lớn nhất, chiếm phần lớn tổng mua; hoặc có trả trước | Hằng tháng | Mỗi năm một lần |
| B | Mua đều đặn, giá trị trung bình | Hằng quý | Hai năm một lần |
| C | Mua lẻ tẻ, giá trị nhỏ | Hằng quý, chỉ những ai có phát sinh trong quý | Khi có thay đổi |
| Ngừng dùng | Không phát sinh giao dịch trên 12 tháng | Không rà; mở lại thì kiểm tra như nhà cung cấp mới | — |
Trạng thái “ngừng dùng” là thứ giúp danh sách gọn lại nhiều nhất. Nhiều doanh nghiệp giữ trong phần mềm kế toán hàng trăm mã nhà cung cấp từ mấy năm trước. Không cần xoá — cần khoá lại để không ai tạo đơn mua mới với mã đó mà không qua kiểm tra.
Bảng theo dõi tối thiểu
Không cần phần mềm riêng. Một bảng tính dùng chung giữa mua hàng và kế toán, mỗi nhà cung cấp một dòng, với các cột sau là đủ:
- Mã số thuế, tên đăng ký, nhóm (A/B/C/ngừng dùng).
- Trạng thái mã số thuế ở lần tra gần nhất, ngày tra, người tra.
- Địa chỉ đăng ký, người đại diện ở lần tra gần nhất.
- Tài khoản nhận tiền đang dùng, ngày nhận văn bản thông báo tài khoản.
- Giá trị mua trong quý, giá trị công nợ còn phải trả.
- Ghi chú thay đổi và câu hỏi đang chờ nhà cung cấp trả lời.
Cột “giá trị công nợ còn phải trả” rất quan trọng: khi phát hiện một thay đổi đáng hỏi, doanh nghiệp còn đang giữ tiền của nhà cung cấp hay đã trả hết là hai tình huống xử lý khác nhau.
Làm trong một buổi: thứ tự các bước
- Lọc danh sách: lấy từ phần mềm kế toán những nhà cung cấp có phát sinh trong quý, cộng toàn bộ nhóm A.
- Chia đôi danh sách cho hai người tra song song trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế.
- Chỉ ghi khi có khác biệt so với lần tra trước: trạng thái, tên, địa chỉ, người đại diện. Dòng nào không đổi thì chỉ cập nhật ngày tra.
- Đối chiếu tài khoản ngân hàng đã chuyển tiền trong quý với tài khoản ghi trong bảng. Có giao dịch chuyển vào tài khoản khác thì đánh dấu.
- Lập danh sách câu hỏi cho những dòng có thay đổi, gửi phòng mua hàng liên hệ nhà cung cấp.
- Chuyển sang “ngừng dùng” những mã không phát sinh trên 12 tháng.
- Kế toán trưởng xem danh sách thay đổi, quyết định dòng nào cần tạm giữ thanh toán hay tạm dừng đặt hàng trong lúc chờ trả lời.
Với khoảng hai trăm nhà cung cấp có phát sinh, bước 2 và 3 mất phần lớn thời gian. Nếu phần mềm kế toán có chức năng tra trạng thái hàng loạt thì dùng, nhưng vẫn tra lại tay trên nguồn chính thức những dòng hiện thay đổi.
Thay đổi nào nên hỏi ngay, thay đổi nào chỉ ghi nhận
| Thay đổi phát hiện | Xử lý | Ai làm |
|---|---|---|
| Trạng thái chuyển sang tạm ngừng, ngừng hoạt động, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký | Hỏi nhà cung cấp ngay; kế toán trưởng quyết định có tạm dừng nhận hoá đơn mới không; rà lại các hoá đơn đã nhận trong thời gian gần | Kế toán trưởng |
| Tài khoản nhận tiền thay đổi mà không có văn bản | Dừng chuyển tiền vào tài khoản mới cho tới khi xác nhận qua kênh độc lập | Kế toán thanh toán |
| Đổi người đại diện | Hỏi ai ký các văn bản tiếp theo; cập nhật giấy uỷ quyền | Mua hàng |
| Đổi địa chỉ, đổi tên | Cập nhật hồ sơ, nhắc nhà cung cấp dùng thông tin mới trên hoá đơn | Kế toán |
| Địa danh đổi do sắp xếp hành chính | Chỉ cập nhật | Kế toán |
Một thay đổi đơn lẻ, kể cả thay đổi trạng thái, vẫn chỉ là lý do để hỏi. Có nhà cung cấp tạm ngừng kinh doanh hợp lệ vài tháng rồi hoạt động lại; có nhà cung cấp chuyển văn phòng mà chưa kịp cập nhật. Hỏi trước, quyết định sau.
Chia việc giữa mua hàng, kế toán và kế toán trưởng
Việc rà chỉ chạy đều khi mỗi người biết rõ phần của mình và không ai phải làm hộ ai:
- Kế toán công nợ phải trả lọc danh sách, tra trạng thái, cập nhật bảng và đánh dấu dòng có thay đổi.
- Phòng mua hàng liên hệ nhà cung cấp để hỏi về các thay đổi, vì họ là người có quan hệ làm việc hằng ngày; câu trả lời gửi lại bằng văn bản để kế toán lưu.
- Kế toán thanh toán đối chiếu tài khoản đã chuyển tiền trong quý, báo ngay nếu có khoản chuyển vào tài khoản khác với hồ sơ.
- Kế toán trưởng xem danh sách thay đổi, quyết định tạm giữ hay tiếp tục, và ký xác nhận đã rà xong quý.
Nên đặt ngày cố định, ví dụ tuần thứ hai của tháng đầu quý sau, và ghi vào lịch công việc chung. Việc không có ngày cố định thường bị đẩy lùi cho tới khi có chuyện.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế, cơ quan thuế quản lý.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: tên, địa chỉ, người đại diện hiện tại.
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp mình theo từng người bán, để so giá trị mua trong quý.
- Thông báo công khai của cơ quan thuế về người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, khi có.
Kết quả tra trên các trang tổng hợp tư nhân chỉ nên dùng để lọc nhanh. Dòng nào dùng để ra quyết định thì phải có kết quả từ nguồn chính thức kèm ngày tra.
Những việc không cần làm
- Không cần yêu cầu mọi nhà cung cấp gửi lại giấy đăng ký doanh nghiệp mỗi quý. Tra nguồn chính thức nhanh hơn và đáng tin hơn.
- Không cần xin báo cáo tài chính của nhà cung cấp nhóm C. Việc đó chỉ đáng làm với nhóm A có trả trước hoặc phụ thuộc lớn.
- Không cần gửi thư cảnh báo cho nhà cung cấp chỉ vì trang tổng hợp nào đó hiện “rủi ro”. Nếu có nghi ngờ, hỏi bằng câu hỏi cụ thể.
- Không nên xoá mã nhà cung cấp cũ khỏi phần mềm: lịch sử giao dịch và hoá đơn cũ vẫn cần tra lại được trong nhiều năm.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ chỉ có vài chục nhà cung cấp thì có cần chia nhóm không?
Không cần chia phức tạp. Rà toàn bộ mỗi quý là vừa sức, chỉ cần tách riêng vài nhà cung cấp lớn nhất để tra thêm hằng tháng trước kỳ khai thuế.
Ai nên giữ bảng theo dõi nhà cung cấp?
Kế toán công nợ phải trả thường giữ bảng, phòng mua hàng được xem và bổ sung ghi chú. Quyền sửa cột tài khoản ngân hàng chỉ nên giao cho một người và có người thứ hai xác nhận.
Nhà cung cấp không trả lời câu hỏi sau khi phát hiện thay đổi thì sao?
Nhắc lần hai bằng văn bản, ghi ngày. Trong lúc chờ, kế toán trưởng có thể quyết định tạm chưa nhận hoá đơn mới hoặc tạm giữ khoản thanh toán tiếp theo, tuỳ điều khoản hợp đồng.
Có nên thuê bên ngoài rà nhà cung cấp không?
Việc tra trạng thái định kỳ nội bộ làm được. Thuê bên ngoài chỉ đáng khi cần thẩm định sâu một nhà cung cấp lớn, ví dụ trước hợp đồng dài hạn có trả trước.
Phát hiện nhà cung cấp chuyển sang không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì có phải bỏ hết hoá đơn đã nhận không?
Không tự động bỏ. Việc cần làm là rà lại các hoá đơn đã nhận, gom chứng cứ giao dịch thật và xem thời điểm lập hoá đơn so với thời điểm cơ quan thuế ghi nhận. Cách xử lý tiếp theo nên bàn với người phụ trách thuế.
Rà xong có cần lập biên bản không?
Không cần biên bản cầu kỳ. Bảng theo dõi có ngày tra, người tra và danh sách thay đổi được kế toán trưởng xác nhận là đủ làm bằng chứng đã rà.
