Hàng mua của người này, hoá đơn do đơn vị khác xuất: bên mua chịu rủi ro gì

Khi hàng mua của một bên mà hoá đơn do đơn vị khác lập, câu hỏi quyết định là: đơn vị lập hoá đơn có đúng là bên bán trong giao dịch này không. Nếu có — ví dụ chi nhánh bán thay trụ sở, bên nhận uỷ thác bán hàng, bên trung gian thật sự mua đứt rồi bán lại — thì hoá đơn phản ánh đúng giao dịch, chỉ cần hợp đồng, hoá đơn và dòng tiền cùng chỉ về đơn vị đó. Nếu không — người bán thật không có hoá đơn nên “mượn” hoá đơn của đơn vị khác — thì hoá đơn không phản ánh đúng thực tế giao dịch, và bên mua có thể bị loại khấu trừ, loại chi phí, thậm chí bị xem xét về việc sử dụng hoá đơn không hợp pháp.

Bên mua thường ở thế bị động: người bán đề nghị, bên mua nghĩ “miễn có hoá đơn là được”. Bài này giúp nhận ra hai loại tình huống, và cách chốt ba thứ — hợp đồng, hoá đơn, tiền — đi cùng một tên ngay từ đầu.

Những trường hợp hợp lệ

Điểm chung: có văn bản giải thích vì sao đơn vị lập hoá đơn khác với đơn vị bên mua giao dịch hằng ngày, và tiền đi về đúng đơn vị lập hoá đơn. Hàng giao thẳng từ nhà sản xuất không phải vấn đề, miễn là hoá đơn và tiền đều ở giữa mình và trung gian.

Những trường hợp rủi ro

• Người bán thật là hộ kinh doanh hoặc cá nhân không lập hoá đơn, đề nghị “bên anh lấy hoá đơn của công ty bạn anh”.
• Hoá đơn của một công ty không có ngành nghề, không có kho, không có xe liên quan tới mặt hàng, trong khi hàng rõ ràng giao từ nơi khác.
• Tiền trả cho người bán thật (tiền mặt hoặc tài khoản cá nhân), còn hoá đơn là của công ty khác — tức hoá đơn và tiền tách rời nhau.
• Hai mức giá, chênh lệch giữa có và không có hoá đơn cao hơn nhiều so với phần thuế.
• Không có hợp đồng với đơn vị lập hoá đơn, không ai ở đơn vị đó từng liên lạc với mình.

Những tình huống này thường được người bán giới thiệu như một “dịch vụ tiện lợi”. Với bên mua, nó biến một khoản chi thật thành khoản chi có hoá đơn không đúng người bán. Khi đơn vị lập hoá đơn bị kiểm tra, bên mua gần như không có cách nào giải thích vì sao mình mua của một đơn vị mà mình chưa từng làm việc cùng.

Bên mua chịu gì khi hoá đơn không đúng người bán

Mức độ tuỳ từng hồ sơ và kết luận của cơ quan có thẩm quyền, nhưng những hệ quả thường gặp:

1. Thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ, phải điều chỉnh, nộp thêm cùng tiền chậm nộp.
2. Chi phí có thể bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, vì chứng từ không hợp lệ cho khoản chi.
3. Có thể bị xử phạt theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hoá đơn hiện hành — mức cụ thể tuỳ hành vi và phải tra văn bản đang hiệu lực.
4. Trong những vụ việc nghiêm trọng liên quan mua bán hoá đơn, bên mua có thể bị xem xét trách nhiệm cao hơn nếu có dấu hiệu biết rõ.

Điều trớ trêu: bên mua đã trả tiền thật cho hàng thật, nhưng chỉ vì hoá đơn không đúng người bán mà có thể mất cả phần thuế lẫn phần chi phí. Trong khi nếu mua của người bán thật mà không có hoá đơn, thiệt hại ít nhất đã rõ từ đầu và không kéo theo rủi ro về hoá đơn.

Chốt hợp đồng, hoá đơn, tiền đi cùng một tên

Quy tắc đơn giản nhất cho bộ phận mua hàng và kế toán:

1. Người ký hợp đồng (hoặc người nhận đơn đặt hàng) là đơn vị A.
2. Hoá đơn do đơn vị A lập.
3. Tiền trả vào tài khoản mang tên đơn vị A.

Bất cứ khi nào ba tên không trùng, kế toán dừng thanh toán và yêu cầu văn bản giải thích — phụ lục hợp đồng, hợp đồng uỷ thác, thông báo chuyển giao. Không có văn bản thì không thanh toán, không nhận hoá đơn vào sổ.

Quy tắc này cũng nên đưa vào điều khoản hợp đồng mua bán: người bán cam kết hoá đơn do chính họ lập và tiền trả vào tài khoản của chính họ. Cách soạn điều khoản có ở bài điều khoản hợp đồng phòng rủi ro hoá đơn.

Hỏi người bán thế nào khi thấy tên lạ trên hoá đơn

Nhiều khi kế toán phát hiện chuyện này lúc tải hoá đơn trên cổng, còn phòng mua hàng thì không để ý vì hàng vẫn về đủ. Hỏi ngay, bằng văn bản ngắn gửi người đã giao dịch với mình:

• Đơn vị lập hoá đơn có quan hệ gì với anh chị: chi nhánh, công ty mẹ con, đại lý, hay đơn vị khác?
• Hàng này do đơn vị đó bán cho bên mua, hay do anh chị bán và nhờ đơn vị đó lập hoá đơn?
• Bên mua nên trả tiền vào tài khoản của đơn vị nào?

Câu trả lời rõ ràng kèm văn bản chứng minh quan hệ (quyết định thành lập chi nhánh, hợp đồng uỷ thác) thì bổ sung vào hồ sơ và tiếp tục. Câu trả lời kiểu “bên em quen, anh cứ yên tâm” thì dừng thanh toán, không nhận hoá đơn đó vào sổ cho tới khi làm rõ. Hỏi sớm, trước khi trả tiền, đỡ hơn nhiều so với hỏi sau khi hoá đơn đã được kê khai vài kỳ.

Khi phát hiện đã nhận loại hoá đơn này

1. Lập danh sách các hoá đơn có người lập khác người bán thật, kèm hợp đồng, phiếu giao hàng, chứng từ trả tiền.
2. Phân loại: trường hợp nào có văn bản giải thích hợp lệ (chi nhánh, uỷ thác, trung gian thật), trường hợp nào không.
3. Với trường hợp có giải thích hợp lệ: bổ sung văn bản còn thiếu vào hồ sơ, như phụ lục hợp đồng xác nhận đơn vị lập hoá đơn.
4. Với trường hợp không có giải thích: bàn với người phụ trách thuế hoặc tư vấn về việc tự điều chỉnh các kỳ đã kê khai, trước khi bị kiểm tra. Tự phát hiện và tự điều chỉnh thường tốt hơn nhiều so với để cơ quan thuế phát hiện.
5. Dừng mua theo cách cũ với người bán đó; nếu vẫn cần hàng, mua trực tiếp và chấp nhận không có hoá đơn, hoặc tìm người bán khác có hoá đơn của chính mình.

Tự kiểm tra ở đâu

• Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu vào theo người bán; so tên người bán trên hoá đơn với danh mục nhà cung cấp mà phòng mua hàng thật sự làm việc.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế và Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: ngành nghề, địa chỉ, người đại diện của đơn vị lập hoá đơn.
• Trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu) hiện trạng thái, ngành chính, địa chỉ và danh sách chi nhánh của một mã trên cùng trang, kèm nguồn và ngày ghi nhận — tiện kiểm tra một hoá đơn có đúng là của chi nhánh thuộc nhà cung cấp mình không. Trạng thái chính thức vẫn xem trên trang tra cứu của cơ quan thuế.
• Sao kê ngân hàng: lọc các khoản chi mà tên người nhận khác tên người bán trên hoá đơn tương ứng.