Khi nhận văn bản của cơ quan điều tra đề nghị cung cấp hồ sơ giao dịch với một nhà cung cấp, việc bên mua cần làm là: xác minh văn bản là thật, cử một người đầu mối, gom đúng tài liệu được yêu cầu, bàn giao bản sao có biên bản, và trình bày trung thực. Song song, rà lại rủi ro thuế của chính doanh nghiệp với các hoá đơn của người bán đó. Tuyệt đối không sửa, huỷ hay lập bổ sung chứng từ sau khi đã biết có việc điều tra.
Nhận văn bản như vậy chưa có nghĩa doanh nghiệp bị nghi ngờ. Trong nhiều vụ việc, cơ quan điều tra thu thập tài liệu từ tất cả các bên từng giao dịch với một đơn vị để dựng lại dòng hàng và dòng tiền. Bên mua có giao dịch thật, hồ sơ đầy đủ thường chỉ mất vài buổi làm việc. Cái làm mọi chuyện rắc rối hơn là phản ứng vội vàng: giấu bớt, sửa cho đẹp, hoặc gọi người bán để “thống nhất”.
Xác minh văn bản trước khi làm bất cứ việc gì
Tình trạng giả danh cơ quan công an gọi điện, gửi ảnh chụp “giấy triệu tập” rồi yêu cầu chuyển tiền hoặc cung cấp dữ liệu là có thật và khá phổ biến. Trước khi gửi bất cứ tài liệu nào:
- Văn bản phải là bản giấy hoặc văn bản chính thức có tên cơ quan, số văn bản, người ký, con dấu, nội dung yêu cầu và thời hạn. Tin nhắn, cuộc gọi hay ảnh chụp gửi qua ứng dụng nhắn tin không thay được văn bản.
- Gọi lại cơ quan qua số điện thoại tra được từ nguồn chính thức, không gọi số ghi trong tin nhắn hay số người gọi đến.
- Không chuyển tiền dưới bất kỳ lý do nào như “tạm giữ”, “xác minh tài khoản”. Cơ quan điều tra không yêu cầu doanh nghiệp chuyển tiền qua điện thoại.
- Không gửi dữ liệu qua đường không chính thức như tệp gửi qua mạng xã hội cho người chưa xác minh được danh tính.
Đọc kỹ văn bản: yêu cầu gì, đến bao giờ, dưới hình thức nào
Sau khi xác minh, đọc kỹ ba điểm và ghi ra một trang:
- Phạm vi: giao dịch với ai, trong khoảng thời gian nào, loại tài liệu nào (hợp đồng, hoá đơn, chứng từ thanh toán, chứng từ giao nhận, thư trao đổi). Cung cấp đúng và đủ phạm vi; không tự thu hẹp, cũng không gửi tràn lan tài liệu không liên quan có chứa bí mật kinh doanh hoặc dữ liệu cá nhân.
- Thời hạn: nếu thời hạn quá ngắn so với khối lượng, đề nghị bằng văn bản được gia hạn hoặc cung cấp theo đợt, nói rõ lý do.
- Hình thức: bản sao có xác nhận của doanh nghiệp, bản gốc để đối chiếu, hay dữ liệu điện tử. Hoá đơn điện tử thường chỉ cần bản thể hiện và tệp dữ liệu gốc; chứng từ giấy thì sao y và giữ bản gốc tại doanh nghiệp, trừ khi văn bản yêu cầu khác.
Nếu văn bản mời người đến làm việc, ghi rõ ai được mời, với tư cách gì, thời gian địa điểm. Người được mời đích danh thì phải là người đó đến; nếu doanh nghiệp được mời chung, cử người nắm giao dịch nhất đi cùng người đại diện hoặc người được uỷ quyền.
Chọn đầu mối và giữ nguyên hiện trạng hồ sơ
Cử một người đầu mối, thường là kế toán trưởng hoặc người phụ trách pháp chế, chịu trách nhiệm gom tài liệu, giữ liên hệ và ghi nhật ký mọi lần trao đổi. Nhiều người cùng trả lời một cơ quan dễ dẫn đến thông tin lệch nhau, dù không ai cố ý.
Ngay khi nhận văn bản, thông báo nội bộ cho những người liên quan: giữ nguyên hiện trạng hồ sơ. Cụ thể:
- Không xoá email, tin nhắn công việc với người bán; không dọn thư mục chung.
- Không sửa dữ liệu trên phần mềm kế toán cho các kỳ liên quan.
- Không lập bổ sung biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu “cho đủ bộ” với ngày tháng cũ.
- Không huỷ chứng từ, kể cả chứng từ đã hết thời gian lưu trữ theo quy định nội bộ.
Hồ sơ thiếu thì nói là thiếu và giải thích vì sao. Hồ sơ được “làm thêm” sau khi đã biết có việc điều tra có thể biến một doanh nghiệp đang ở vị trí người cung cấp thông tin thành đối tượng bị xem xét.
Gom tài liệu theo từng giao dịch
Cách sắp giúp cả hai bên làm việc nhanh là theo từng giao dịch, không theo loại giấy tờ. Mỗi giao dịch một tập, thứ tự như sau:
| Thứ tự | Tài liệu | Ghi chú |
|---|---|---|
| 1 | Hợp đồng, phụ lục, đơn đặt hàng | Kèm email xác nhận nếu đơn hàng đặt qua email |
| 2 | Chứng từ giao nhận, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu | Với dịch vụ: sản phẩm bàn giao, báo cáo, biên bản nghiệm thu |
| 3 | Hoá đơn | Bản thể hiện và tệp dữ liệu hoá đơn điện tử |
| 4 | Chứng từ thanh toán | Sao kê hoặc giấy báo nợ thể hiện tài khoản nhận tiền |
| 5 | Chứng từ sử dụng hàng | Phiếu xuất kho, hoá đơn bán ra tương ứng nếu có |
Đầu mỗi tập đặt một bảng tóm tắt một dòng: ngày, số hoá đơn, giá trị, đã thanh toán ngày nào, hàng đã dùng vào đâu. Lập danh mục tài liệu bàn giao có số trang, và biên bản giao nhận ghi rõ đã giao bản gốc hay bản sao, ký nhận hai bên. Giữ một bộ bản sao y hệt tại doanh nghiệp. Cách dựng lại bộ hồ sơ này đã có trong bài chứng minh giao dịch có thật khi người bán gặp vấn đề.
Khi làm việc trực tiếp: trình bày trung thực, không suy đoán
- Trả lời những gì mình biết từ hồ sơ và từ việc mình trực tiếp làm. Điều không biết thì nói không biết, không đoán thay người khác.
- Không liên hệ người bán để “thống nhất” lời trình bày. Việc giao dịch vẫn có thể cần trao đổi (giao hàng dở dang, công nợ), nhưng giữ ở mức công việc và qua kênh có ghi lại.
- Đọc kỹ biên bản làm việc trước khi ký. Nếu có chỗ ghi chưa đúng ý mình trình bày, đề nghị sửa hoặc ghi ý kiến vào biên bản.
- Có thể nhờ luật sư tư vấn hoặc đi cùng theo quy định, nhất là khi giao dịch lớn hoặc hồ sơ có điểm chưa rõ. Tham vấn luật sư là quyền chính đáng, không phải dấu hiệu có điều gì cần giấu.
Không bình luận về người bán, không kết luận thay cơ quan điều tra rằng người bán “làm ăn đàng hoàng” hay “có vấn đề”. Bên mua chỉ cung cấp sự việc về phần giao dịch của mình.
Rà song song rủi ro thuế của chính doanh nghiệp
Nếu kết quả điều tra xác định hoá đơn của người bán không hợp pháp, hệ quả thuế có thể chạm tới bên mua: thuế giá trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ và chi phí đã tính có thể bị xem xét lại. Trong lúc chờ, kế toán trưởng nên:
- Lập danh sách hoá đơn của người bán đó theo năm, ghi rõ đã kê khai khấu trừ kỳ nào, đã tính vào chi phí năm nào.
- Phân loại: giao dịch đủ năm mắt xích (hợp đồng, giao nhận, hoá đơn, thanh toán, sử dụng) và giao dịch còn thiếu mắt xích nào.
- Ước tính số tiền bị ảnh hưởng nếu phải điều chỉnh, để giám đốc biết trước.
- Nếu trong quá trình rà phát hiện giao dịch không có thật hoặc hoá đơn không đúng thực tế, bàn với tư vấn về việc khai bổ sung. Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 cho phép người nộp thuế khai bổ sung khi phát hiện sai sót; khai trước khi cơ quan có thẩm quyền kết luận luôn tốt hơn sau.
Về hợp đồng với người bán đang thực hiện: đừng tự ý dừng thanh toán hay chấm dứt hợp đồng chỉ vì nhận được văn bản. Đọc lại điều khoản hợp đồng và hỏi ý kiến pháp lý trước khi quyết định.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: ghi lại trạng thái mã số thuế của người bán kèm ngày tra, để biết tình trạng hiện tại, không để kết luận.
- Cổng hoá đơn điện tử: tải lại toàn bộ hoá đơn đầu vào từ người bán trong khoảng thời gian được hỏi, đối chiếu với sổ để chắc không sót hoặc thừa hoá đơn.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: xem các tờ khai đã kê khai hoá đơn của người bán.
- Sao kê ngân hàng của doanh nghiệp: xác nhận từng khoản thanh toán đi đúng tài khoản đứng tên người bán.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải cung cấp tài liệu khi cơ quan điều tra yêu cầu không?
Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp tài liệu liên quan khi cơ quan tiến hành tố tụng yêu cầu theo đúng thẩm quyền và thủ tục. Nếu có tài liệu chứa bí mật kinh doanh, có thể nêu rõ khi bàn giao để được bảo quản phù hợp. Khi chưa rõ phạm vi nghĩa vụ, nên hỏi luật sư.
Người phụ trách giao dịch đó đã nghỉ việc thì trả lời thế nào?
Doanh nghiệp trình bày dựa trên hồ sơ còn lưu và nêu rõ người trực tiếp làm đã nghỉ việc, kèm thông tin liên hệ cuối cùng nếu còn. Không để người không nắm việc đoán thay cho người cũ.
Có nên báo cho người bán biết mình đang được yêu cầu cung cấp hồ sơ không?
Không nên chủ động trao đổi với người bán về nội dung làm việc với cơ quan điều tra. Những việc giao dịch thông thường vẫn liên hệ được, nhưng giữ ở mức công việc và qua kênh có lưu vết.
Bản gốc chứng từ bị thu giữ thì doanh nghiệp lấy gì để lưu và quyết toán?
Yêu cầu biên bản ghi rõ tài liệu gốc đã bàn giao, và giữ bản sao y từng trang trước khi giao. Bản sao kèm biên bản là căn cứ để giải thích với cơ quan thuế hoặc kiểm toán về việc chứng từ gốc đang ở đâu.
Giao dịch có thật, hồ sơ đủ thì có còn lo mất khấu trừ không?
Rủi ro giảm nhiều nhưng không thể nói trước kết quả, vì còn phụ thuộc kết luận về hoá đơn của người bán. Hồ sơ đủ năm mắt xích là thứ tốt nhất bên mua có thể chuẩn bị để bảo vệ quyền lợi của mình.
Doanh nghiệp nhỏ không có pháp chế thì nên nhờ ai?
Có thể nhờ luật sư hoặc công ty luật tư vấn theo vụ việc, và nhờ kế toán dịch vụ hoặc đại lý thuế giúp phần rà hoá đơn, tờ khai. Hai phần việc này khác nhau, nên tách người phụ trách.
