Khi nhân viên mua hàng thông đồng với người bán, doanh nghiệp vẫn là người nộp thuế và vẫn chịu trách nhiệm về số liệu đã kê khai. Phần hàng không có thật hoặc hoá đơn không đúng thực tế thì không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, không được tính vào chi phí, và doanh nghiệp nên chủ động khai bổ sung. Việc nhân viên sai phạm là lý do để doanh nghiệp đòi bồi thường và xử lý kỷ luật, không phải lý do để được miễn phần thuế đã kê khai sai.
Nghe có vẻ bất công vì doanh nghiệp là bên bị thiệt. Nhưng chỉ cần tách bạch ba mảng — thuế, lao động và bồi thường, trình báo — là thấy việc cần làm rõ ràng, và thấy được doanh nghiệp giảm thiệt hại ở đâu.
Những kiểu thông đồng hay gặp và dấu vết của chúng
| Kiểu | Cách làm | Dấu vết thường thấy |
|---|---|---|
| Nâng giá | Người bán ghi giá cao hơn giá thật, phần chênh được chia lại cho nhân viên | Giá một nhà cung cấp cao hơn mặt bằng kéo dài; báo giá so sánh đến từ các đơn vị “quen” của nhân viên |
| Khống số lượng | Hoá đơn và phiếu nhập ghi nhiều hơn số thật đã giao | Tồn kho sổ sách cao hơn kiểm kê; phiếu nhập do chính người mua hàng ký nhận |
| Hàng kém chất lượng | Giao hàng loại thấp nhưng ghi giá loại cao | Tỷ lệ hỏng, khiếu nại của sản xuất tăng; không có biên bản kiểm tra chất lượng |
| Hoá đơn không có hàng | Lấy hoá đơn cho hàng hoá, dịch vụ không hề phát sinh, tiền chuyển đi rồi quay về cá nhân | Dịch vụ không có sản phẩm bàn giao; người sử dụng nội bộ không biết đến dịch vụ |
| Chia nhỏ để lọt ngưỡng duyệt | Tách một đơn lớn thành nhiều đơn nhỏ dưới hạn mức cần giám đốc duyệt | Nhiều đơn liền ngày cùng nhà cung cấp, giá trị sát ngưỡng |
Một dấu vết đơn lẻ chưa đủ để kết luận ai có lỗi. Chúng chỉ là lý do để xem xét kỹ, và kết luận phải dựa trên chứng cứ.
Giai đoạn đầu: giữ chứng cứ trước khi đối chất
Phản xạ thường gặp là gọi nhân viên lên hỏi ngay. Làm vậy dễ mất chứng cứ. Thứ tự hợp lý hơn:
- Khoanh vùng: nhà cung cấp nào, khoảng thời gian nào, người nào tham gia khâu đặt hàng, nhận hàng, duyệt thanh toán.
- Giữ dữ liệu: sao lưu email, dữ liệu phần mềm mua hàng và kho của khoảng thời gian đó; tạm thu hồi quyền sửa dữ liệu của người liên quan theo quy chế nội bộ.
- Kiểm kê đột xuất những mặt hàng nghi khống số lượng, có người độc lập chứng kiến và biên bản.
- So giá: lấy báo giá độc lập hoặc giá mua của chính doanh nghiệp từ nhà cung cấp khác cùng thời kỳ.
- Sau đó mới làm việc với nhân viên, có biên bản, theo trình tự trong nội quy lao động.
Nếu vụ việc lớn, nên có tư vấn pháp lý từ bước hai, vì cách thu thập chứng cứ ảnh hưởng tới cả việc kỷ luật lẫn việc trình báo về sau.
Phần thuế: tách ba loại giao dịch
Sau khi có số liệu, kế toán trưởng chia các giao dịch liên quan thành ba nhóm, vì hệ quả thuế khác nhau:
- Không có hàng, không có dịch vụ: hoá đơn không phản ánh giao dịch có thật. Thuế giá trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ và chi phí đã tính của các hoá đơn này cần được loại ra bằng khai bổ sung.
- Có hàng nhưng khống số lượng: phần số lượng không có thật được xử lý như trên; phần hàng thật vẫn được xem xét bình thường. Cần số liệu kiểm kê để tách.
- Có hàng, đủ số lượng, nhưng giá bị nâng: đây là nhóm phức tạp nhất. Hoá đơn phản ánh giao dịch có thật và số tiền đã thực trả, nhưng phần nâng giá lại quay về cá nhân. Việc phần chênh lệch có được tính chi phí hay không, khoản thu hồi được từ nhân viên, người bán ghi nhận thế nào, phụ thuộc hồ sơ cụ thể — nên hỏi tư vấn thuế hoặc cơ quan thuế quản lý, không tự quyết.
Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 cho phép người nộp thuế khai bổ sung khi phát hiện sai sót. Khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp thì phát sinh tiền chậm nộp tính theo ngày trên số thuế tăng thêm; khai khi doanh nghiệp tự phát hiện, trước khi cơ quan thuế kiểm tra, vẫn tốt hơn nhiều so với để bị phát hiện. Mức tiền chậm nộp và xử phạt cụ thể nên tra theo quy định hiện hành.
Phần lao động và bồi thường
Việc xử lý nhân viên đi theo pháp luật lao động và nội quy lao động của chính doanh nghiệp, không theo cảm xúc. Những điểm cần giữ:
- Trình tự kỷ luật: có chứng cứ, có buổi họp xử lý kỷ luật với sự tham gia theo quy định, có biên bản. Sai trình tự thì quyết định kỷ luật có thể bị huỷ dù hành vi là có thật.
- Hình thức kỷ luật phải có trong nội quy lao động đã ban hành đúng quy định. Doanh nghiệp chưa có nội quy hoặc nội quy không nhắc tới hành vi này sẽ gặp khó.
- Bồi thường thiệt hại: doanh nghiệp có quyền yêu cầu người lao động bồi thường theo quy định; ghi nhận thoả thuận bồi thường bằng văn bản, kèm lịch trả nếu trả dần.
- Không tự ý khấu trừ lương vượt quá giới hạn pháp luật cho phép hay giữ giấy tờ tuỳ thân của nhân viên để ép trả.
Với người bán cùng tham gia: xem lại hợp đồng về điều khoản chống hối lộ, bồi hoàn, chấm dứt hợp đồng. Doanh nghiệp có thể yêu cầu người bán hoàn trả phần không có thật; nhưng không nên để việc thương lượng với người bán làm chậm phần khai bổ sung thuế.
Khi nào nên trình báo cơ quan công an
Khi có dấu hiệu chiếm đoạt tài sản của doanh nghiệp với giá trị đáng kể, hoặc hành vi lập, sử dụng hoá đơn không đúng thực tế, doanh nghiệp nên cân nhắc trình báo cơ quan công an có thẩm quyền. Việc này cần tư vấn pháp lý vì ba lẽ:
- Việc định tính hành vi thuộc thẩm quyền cơ quan tiến hành tố tụng, doanh nghiệp chỉ trình bày sự việc và chứng cứ.
- Khi đã trình báo, hồ sơ mua hàng liên quan có thể được yêu cầu cung cấp; doanh nghiệp cần giữ nguyên hiện trạng.
- Thoả thuận bồi thường “kín” với nhân viên để đổi lấy việc không trình báo có thể gây rắc rối về sau nếu vụ việc liên quan đến hoá đơn và thuế.
Không trình báo cũng không làm mất phần việc thuế: số liệu sai trên tờ khai vẫn phải được doanh nghiệp tự điều chỉnh.
Vá quy trình sau vụ việc
Mỗi vụ thông đồng đều chỉ ra một chỗ trong quy trình mà một người làm được nhiều việc. Những thay đổi thường cần:
- Tách vai đặt hàng, nhận hàng, duyệt thanh toán. Người đặt hàng không ký phiếu nhập kho. Xem thêm cách chia vai ở mục kiểm soát nội bộ mua hàng.
- Báo giá độc lập cho đơn vượt một mức giá trị do doanh nghiệp tự đặt, báo giá do người khác người đặt hàng thu thập.
- Danh mục nhà cung cấp có người duyệt: thêm nhà cung cấp mới, đổi tài khoản nhận tiền đều phải qua người thứ hai.
- Luân chuyển người phụ trách nhóm hàng định kỳ, và bắt buộc nghỉ phép liền mạch để người khác tiếp quản trong thời gian đó.
- Cam kết không nhận lợi ích từ nhà cung cấp, nhân viên mua hàng ký hằng năm, và điều khoản tương ứng trong hợp đồng với nhà cung cấp.
- So sánh giá định kỳ giữa các nhà cung cấp và với giá thị trường, do kế toán hoặc kiểm soát nội bộ làm.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: tải toàn bộ hoá đơn từ các nhà cung cấp liên quan, đối chiếu với phiếu nhập kho và biên bản nghiệm thu từng dòng.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: xác định kỳ nào đã kê khai các hoá đơn đó, làm căn cứ khai bổ sung.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xem thông tin đăng ký của nhà cung cấp, người đại diện, địa chỉ; đối chiếu với thông tin nhân sự nội bộ chỉ trong phạm vi quy chế cho phép.
- Sao kê ngân hàng doanh nghiệp: kiểm tra tài khoản nhận tiền của từng khoản thanh toán có đúng đứng tên nhà cung cấp.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp không biết gì thì có được miễn phần thuế bị loại không?
Không. Doanh nghiệp là người nộp thuế và chịu trách nhiệm về số liệu kê khai của mình. Việc bị nhân viên lừa là căn cứ để doanh nghiệp đòi bồi thường, và thể hiện thiện chí khi tự khai bổ sung, nhưng không làm hoá đơn không đúng thực tế trở thành hợp lệ.
Tiền nhân viên bồi thường lại có phải kê khai không?
Khoản thu hồi được là một khoản ghi nhận trên sổ sách doanh nghiệp, cách ghi nhận và ảnh hưởng thuế tuỳ bản chất khoản đã mất trước đó. Hỏi kế toán trưởng hoặc tư vấn thuế để ghi đúng, tránh vừa loại chi phí vừa bỏ sót khoản thu.
Người bán có phải chịu trách nhiệm gì không?
Người bán lập hoá đơn không đúng thực tế thì có trách nhiệm riêng của họ theo quy định về hoá đơn và thuế. Bên mua không kết luận thay cơ quan có thẩm quyền, chỉ cung cấp chứng cứ và thực hiện quyền của mình theo hợp đồng.
Vụ việc xảy ra ba năm trước thì còn khai bổ sung được không?
Việc khai bổ sung phụ thuộc thời hiệu và việc cơ quan thuế đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ đó hay chưa. Tra quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi lập hồ sơ.
Có nên công bố vụ việc trong toàn công ty không?
Nên thông báo đủ để những người liên quan thay đổi cách làm, nhưng không nêu thông tin cá nhân vượt quá cần thiết trong khi vụ việc còn đang xử lý. Việc công khai quá sớm có thể ảnh hưởng tới quyền lợi hợp pháp của người lao động và làm phức tạp việc xử lý.
Công ty nhỏ, giám đốc tự duyệt mọi thứ thì còn rủi ro này không?
Vẫn có, vì giám đốc thường không kiểm tra số lượng thực nhận và giá thị trường của từng lần mua. Cách đơn giản nhất là giao nhận hàng cho người khác người đặt hàng và mỗi quý tự so giá một vài mặt hàng mua nhiều nhất.
