Khi cơ quan thuế hỏi về hoá đơn mua vào từ nhiều năm trước mà người làm hồ sơ thời đó đã nghỉ, việc cần làm là dựng lại chuỗi giao dịch từ những nguồn không phụ thuộc vào trí nhớ con người: cổng hoá đơn điện tử, ngân hàng, phần mềm kế toán, sổ kho, hộp thư công ty và chính nhà cung cấp. Phần lớn giao dịch thật đều để lại dấu vết ở ít nhất ba trong sáu nguồn này. Khi đã có, trình bày theo đúng câu hỏi của cơ quan thuế và nói rõ phần nào còn thiếu.
Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, nên về nguyên tắc giấy tờ phải còn. Thực tế thì nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ còn hoá đơn và sổ, còn hợp đồng, phiếu giao hàng nằm rải rác hoặc đi theo người cũ. Bài này là trình tự làm việc cho kế toán hiện tại khi nhận một văn bản đề nghị giải trình kiểu này.
Đọc kỹ văn bản đề nghị giải trình trước khi đi tìm
Trước khi lục kho, xác định chính xác cơ quan thuế hỏi gì:
- Danh sách hoá đơn cụ thể: số, ngày, người bán, giá trị. Chép ra bảng tính.
- Nội dung hỏi: chứng minh giao dịch có thật, giải thích việc khấu trừ, hay giải thích chi phí.
- Lý do hỏi nếu văn bản nêu: người bán có vấn đề, hoá đơn có dấu hiệu bất thường, hay chỉ là đối chiếu thông thường.
- Thời hạn trả lời và hình thức nộp.
Nếu thời hạn không đủ để dựng lại hồ sơ, gửi văn bản đề nghị gia hạn sớm, nêu lý do (người làm cũ đã nghỉ, đang tìm lại chứng từ) — đừng để quá hạn rồi mới xin. Lý do người bán bị hỏi cũng quan trọng: nếu người bán sau này bỏ địa chỉ, mọi hoá đơn của họ đều bị xem kỹ, và cần tập trung vào chứng cứ giao dịch thật.
Sáu nguồn để dựng lại hồ sơ
| Nguồn | Lấy được gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Cổng hoá đơn điện tử | Bản hoá đơn gốc, thông tin người bán, tình trạng hoá đơn | Hoá đơn điện tử từ khi áp dụng bắt buộc năm 2022 tải lại được; hoá đơn giấy trước đó phải tìm bản lưu |
| Ngân hàng | Sao kê, chứng từ chuyển tiền, tên người nhận | Xin ngân hàng in lại sao kê theo kỳ; có thể mất phí và vài ngày |
| Phần mềm kế toán | Bút toán, người lập, ngày ghi sổ, chứng từ đính kèm nếu có | Kiểm tra bản sao lưu nếu đã đổi phần mềm |
| Kho và sản xuất | Phiếu nhập, thẻ kho, phiếu xuất cho sản xuất | Kho thường giữ giấy tờ tốt hơn kế toán nghĩ |
| Hộp thư công ty | Email đặt hàng, báo giá, xác nhận giao hàng | Hộp thư của người đã nghỉ nếu còn được giữ lại |
| Nhà cung cấp | Bản sao hợp đồng, phiếu giao hàng, biên bản đối chiếu | Nếu nhà cung cấp còn hoạt động, gửi văn bản đề nghị cung cấp bản sao |
Với mỗi hoá đơn, đánh dấu nguồn nào đã tìm thấy chứng cứ. Hoá đơn có đủ hoá đơn, chuyển khoản và phiếu nhập là đã vững; hoá đơn chỉ có mỗi bản hoá đơn là nhóm cần dồn sức.
Liên hệ người cũ: được gì và giới hạn ở đâu
Người đã nghỉ thường sẵn lòng giúp nếu được hỏi đúng cách. Gọi, hỏi họ nhớ gì về nhà cung cấp đó, giấy tờ thời đó để ở đâu, ai là người liên hệ phía nhà cung cấp. Ghi lại nội dung trao đổi.
Nhưng có giới hạn: lời kể của người cũ không phải chứng cứ thay giấy tờ. Nó giúp tìm ra giấy tờ, không thay giấy tờ. Và không đề nghị người cũ “viết lại” hay ký bổ sung chứng từ với ngày cũ — làm vậy là tạo chứng từ không đúng thực tế, và nếu bị phát hiện sẽ làm hỏng cả những phần hồ sơ thật.
Nếu người cũ còn giữ tài liệu của công ty (tệp trên máy riêng, sổ tay), đề nghị họ bàn giao lại bằng biên bản. Đây cũng là lời nhắc về quy trình bàn giao khi nghỉ việc, sẽ bàn ở phần cuối.
Khi vẫn thiếu giấy tờ: trình bày thế nào
- Trả lời theo đúng danh sách cơ quan thuế đưa, mỗi hoá đơn một dòng: chứng cứ đã có, chứng cứ còn thiếu.
- Nói thẳng phần thiếu và lý do (thất lạc khi chuyển văn phòng, người phụ trách đã nghỉ, nhà cung cấp không còn hoạt động). Không đoán, không bịa.
- Nêu chứng cứ gián tiếp: hàng mua vào tương ứng với sản lượng đã bán ra trong kỳ, tài sản mua vẫn còn đang dùng, dịch vụ để lại sản phẩm.
- Tách phần chắc và phần yếu: nếu có vài hoá đơn gần như không còn chứng cứ ngoài bản hoá đơn, cân nhắc với người phụ trách thuế về việc tự điều chỉnh những hoá đơn đó thay vì cố bảo vệ.
Cơ quan thuế làm việc với nhiều hồ sơ tương tự. Một bản giải trình ngăn nắp, trung thực về phần thiếu thường được đón nhận tốt hơn một bản cố chứng minh mọi thứ đều đầy đủ mà chứng cứ không theo kịp.
Ví dụ một bảng giải trình
Giả sử cơ quan thuế hỏi về năm hoá đơn của một nhà cung cấp nay đã ngừng hoạt động, tổng giá trị trước thuế 420 triệu đồng. Sau hai tuần dựng lại:
| Hoá đơn | Giá trị | Chuyển khoản | Phiếu nhập | Hợp đồng, email | Đánh giá |
|---|---|---|---|---|---|
| Số 1 | 120 triệu đồng | Có | Có | Có hợp đồng | Đủ |
| Số 2 | 95 triệu đồng | Có | Có | Email đặt hàng | Đủ |
| Số 3 | 110 triệu đồng | Có | Không tìm thấy | Email đặt hàng | Khá, bổ sung thẻ kho |
| Số 4 | 60 triệu đồng | Có | Không tìm thấy | Không | Yếu |
| Số 5 | 35 triệu đồng | Tiền mặt | Không | Không | Rất yếu |
Các con số là giả định. Bảng như vậy giúp giám đốc thấy ngay phần nào có thể bảo vệ, phần nào nên cân nhắc tự điều chỉnh, và cũng là khung cho bản giải trình gửi cơ quan thuế.
Chia việc trong hai tuần
| Thời gian | Việc | Người làm |
|---|---|---|
| Ngày 1–2 | Đọc văn bản, lập bảng danh sách hoá đơn, báo giám đốc, xin gia hạn nếu cần | Kế toán trưởng |
| Ngày 2–5 | Tải lại hoá đơn, xin sao kê ngân hàng, mở phần mềm kế toán và bản sao lưu | Kế toán tổng hợp |
| Ngày 3–7 | Tìm phiếu nhập, thẻ kho; tìm email đặt hàng trong hộp thư cũ | Thủ kho, người quản trị hộp thư |
| Ngày 5–10 | Liên hệ nhà cung cấp và người cũ; gom bản sao hợp đồng | Kế toán trưởng hoặc phòng mua hàng |
| Ngày 10–14 | Lập bảng đánh giá, viết bản giải trình, người phụ trách thuế xem trước khi ký | Kế toán trưởng, giám đốc |
Phân công rõ giúp tránh cảnh một người ôm toàn bộ việc tìm kiếm rồi đến gần hạn mới phát hiện kho còn giữ một tập phiếu nhập mà không ai hỏi tới.
Phòng cho lần sau: bàn giao và lưu trữ
- Bàn giao khi nghỉ việc có biên bản, liệt kê hồ sơ, tệp, tài khoản, mật khẩu phần mềm, hộp thư; người nhận ký xác nhận.
- Giữ hộp thư công ty của người nghỉ việc ít nhất vài năm thay vì xoá ngay; chuyển quyền truy cập cho trưởng bộ phận.
- Lưu chứng cứ theo từng hoá đơn lớn ngay khi nhận: hợp đồng, phiếu nhập, chứng từ chuyển khoản, kết quả tra người bán — trong cùng một thư mục đặt tên theo số hoá đơn.
- Sao lưu phần mềm kế toán trước khi đổi phần mềm, giữ bản có thể mở được.
- Kiểm tra ngẫu nhiên mỗi quý: mở một hoá đơn bất kỳ của năm trước, thử dựng lại chuỗi chứng cứ trong mười phút.
Tra lại trạng thái các nhà cung cấp lớn của những năm trước trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế cũng giúp biết sớm nhà cung cấp nào đã có vấn đề, để gom chứng cứ khi còn dễ. Có thể tra nhanh cả danh sách qua trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu), hồ sơ có nguồn và ngày ghi nhận; còn trạng thái chính thức phải xem trên trang tra cứu của cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp
Cơ quan thuế còn được hỏi về hoá đơn từ nhiều năm trước không?
Cơ quan thuế có thời hạn nhất định để kiểm tra, ấn định thuế và xử phạt theo Luật Quản lý thuế; mỗi loại có thời hạn riêng. Nếu nghi ngờ yêu cầu đã quá thời hạn, nên để người phụ trách thuế đối chiếu văn bản đang hiệu lực trước khi phản hồi, nhưng vẫn trả lời văn bản đúng hạn.
Hoá đơn giấy trước năm 2022 bị mất thì làm sao?
Tìm bản lưu của người bán nếu người bán còn hoạt động, bản sao đã nộp kèm hồ sơ nào đó, hoặc bản chụp trong hộp thư. Việc mất hoá đơn cũng có thủ tục báo cáo riêng theo quy định về hoá đơn tại thời điểm đó.
Có thể nhờ nhà cung cấp cũ ký bổ sung hợp đồng với ngày cũ không?
Không nên. Ký bổ sung với ngày cũ là tạo chứng từ không đúng thực tế. Nếu cần, có thể xin nhà cung cấp một văn bản xác nhận ghi ngày hiện tại về giao dịch đã diễn ra, nêu rõ đó là văn bản xác nhận lập sau.
Người kế toán cũ không chịu hợp tác thì có ảnh hưởng gì không?
Doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm với cơ quan thuế, không phải cá nhân kế toán cũ. Cứ dựng lại hồ sơ từ các nguồn khác; nếu người cũ giữ tài liệu của công ty mà không bàn giao, có thể yêu cầu bằng văn bản.
Một hoá đơn chỉ còn bản hoá đơn và sổ sách, không còn gì khác thì có nên giữ không?
Rất khó bảo vệ nếu người bán có vấn đề. Nên trao đổi với người phụ trách thuế về việc tự điều chỉnh, đồng thời tìm chứng cứ gián tiếp như tài sản còn dùng hoặc sản phẩm đầu ra tương ứng.
Giải trình xong thì hồ sơ lưu thế nào?
Lưu văn bản đề nghị, bản giải trình đã nộp, toàn bộ chứng cứ đã gom và kết luận của cơ quan thuế trong một thư mục riêng. Đó là tài liệu quý nếu sau này có kiểm tra khác về cùng người bán.
