Khi thuê một đơn vị chạy quảng cáo trực tuyến hay quản lý trang mạng xã hội, những dấu hiệu đáng xem kỹ nhất không nằm ở quy mô công ty mà ở dòng tiền và quyền truy cập: tài khoản quảng cáo đứng tên ai, tiền nạp cho nền tảng đi qua đâu, hoá đơn tách phí dịch vụ với tiền quảng cáo thế nào, và bên thuê có tự xem được số liệu gốc hay chỉ nhận báo cáo do đối tác làm. Một dấu hiệu đơn lẻ chưa nói lên điều gì; nhiều dấu hiệu cộng lại mới là lý do để hỏi thêm hoặc đổi cách làm.
Loại dịch vụ này có đặc điểm riêng: phần lớn tiền bên thuê trả ra không ở lại với đối tác mà được chuyển tiếp cho nền tảng quảng cáo, thường là doanh nghiệp nước ngoài. Nếu không tách rõ ngay từ đầu, cuối năm sẽ rất khó trả lời câu hỏi đơn giản: năm nay công ty đã chi bao nhiêu cho quảng cáo thật, bao nhiêu cho phí dịch vụ, và chứng từ nằm ở đâu.
Hai mô hình làm việc và điều mỗi mô hình để lại trên sổ
Trước khi đọc dấu hiệu, cần biết đối tác đang làm theo mô hình nào, vì cùng một biểu hiện có thể bình thường ở mô hình này mà đáng hỏi ở mô hình kia.
| Tiêu chí | Bên thuê tự đứng tài khoản quảng cáo | Đối tác đứng tài khoản, bán lại lượt hiển thị |
|---|---|---|
| Ai trả tiền cho nền tảng | Bên thuê, bằng thẻ hoặc tài khoản của doanh nghiệp | Đối tác, rồi thu lại của bên thuê |
| Đối tác thu gì | Chỉ phí quản lý, phí sáng tạo nội dung | Phí dịch vụ cộng tiền quảng cáo gộp chung |
| Chứng từ bên thuê có | Hoá đơn, chứng từ của nền tảng cho tiền quảng cáo; hoá đơn của đối tác cho phí | Một hoá đơn của đối tác cho toàn bộ |
| Bên thuê tự xem số liệu | Được, trực tiếp trong tài khoản | Tuỳ đối tác có cấp quyền xem hay không |
Cả hai mô hình đều có trên thị trường. Mô hình thứ hai tiện cho doanh nghiệp nhỏ không muốn tự làm thủ tục với nền tảng nước ngoài, nhưng đòi hỏi bên thuê kiểm soát chặt hơn ở khâu hoá đơn và báo cáo. Nghĩa vụ thuế với khoản chi trả cho nền tảng nước ngoài trong mô hình thứ nhất là phần kế toán phải xem riêng theo quy định hiện hành về nhà cung cấp nước ngoài.
Dấu hiệu về tài khoản và quyền truy cập
- Không cho bên thuê quyền xem tài khoản quảng cáo, chỉ gửi ảnh chụp màn hình hoặc tệp báo cáo tự làm. Có thể là do quy trình nội bộ của đối tác, nhưng bên thuê khi đó không có cách nào đối chiếu số tiền đã tiêu thật.
- Trang mạng xã hội của doanh nghiệp bị chuyển sang quyền quản trị của đối tác và bên thuê không còn là quản trị viên. Đây là chỗ cần sửa ngay dù đối tác làm tốt: trang là tài sản của doanh nghiệp.
- Tài khoản quảng cáo đứng tên cá nhân của nhân viên đối tác chứ không phải tên công ty. Khi người đó nghỉ, lịch sử chi tiêu và quyền truy cập có thể mất theo.
Cách đọc công bằng: nhiều đơn vị làm vậy vì tiện, không vì ý xấu. Câu hỏi nên đặt là “phía công ty có thể được cấp quyền xem không?” — một đơn vị làm việc minh bạch thường đồng ý ngay.
Dấu hiệu về hoá đơn và dòng tiền
- Hoá đơn ghi một dòng chung chung như “dịch vụ truyền thông” cho cả tháng, không tách phí quản lý và tiền quảng cáo, không kèm bảng kê chiến dịch.
- Đề nghị chuyển tiền nạp quảng cáo vào tài khoản cá nhân “để nạp nhanh hơn”. Đây là dấu hiệu nên dừng lại: chứng từ thanh toán không khớp người bán trên hoá đơn, và với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15 cần được xem kỹ.
- Người lập hoá đơn khác đơn vị ký hợp đồng, ví dụ ký với một công ty nhưng hoá đơn do công ty khác “cùng hệ thống” lập.
- Yêu cầu nạp trước số tiền lớn cho nhiều tháng mà không có điều khoản hoàn lại phần chưa tiêu.
Dấu hiệu về báo cáo và kết quả
Chỉ số quảng cáo dễ làm đẹp, nên báo cáo là chỗ cần đọc kỹ nhưng cũng dễ đọc sai.
- Báo cáo chỉ có con số tổng (lượt tiếp cận, lượt tương tác) mà không có chi phí theo từng chiến dịch.
- Tổng chi trong báo cáo khác số tiền đã chuyển mà không có giải thích (phí, thuế, tỷ giá, tiền còn dư).
- Số liệu đột biến tốt nhưng không đi kèm đơn hàng, cuộc gọi hay khách thật tăng lên.
Đừng kết luận đối tác gian dối từ một báo cáo lệch. Chênh lệch do tỷ giá, thuế của nền tảng hay tiền dư chuyển kỳ là rất thường gặp. Hỏi bảng đối chiếu, và nếu đối tác giải thích được từng khoản thì đó là dấu hiệu tốt.
So sánh hai cách kiểm soát ngân sách quảng cáo
Ví dụ giả định. Một cửa hàng nội thất trực tuyến chi 150 triệu đồng mỗi tháng cho quảng cáo, trong đó phí quản lý đối tác là 15 triệu đồng.
| Tiêu chí | Cách A: trả gộp, nhận báo cáo | Cách B: tự trả nền tảng, đối tác chỉ quản lý |
|---|---|---|
| Việc hằng tháng của bên thuê | Chuyển 150 triệu đồng cho đối tác, nhận một hoá đơn và một báo cáo | Nạp 135 triệu đồng vào tài khoản quảng cáo của mình; trả 15 triệu đồng phí cho đối tác |
| Đối chiếu được gì | Chỉ đối chiếu báo cáo với hoá đơn của cùng một bên | Đối chiếu số tiêu trong tài khoản với số đã nạp, độc lập với đối tác |
| Khi đổi đối tác | Lịch sử chiến dịch nằm ở tài khoản của đối tác cũ | Lịch sử ở lại với doanh nghiệp |
| Việc kế toán phải làm thêm | Ít | Xử lý chứng từ và nghĩa vụ thuế với khoản trả cho nền tảng nước ngoài |
Cách A đơn giản cho kế toán nhưng dồn toàn bộ niềm tin vào một báo cáo. Cách B tốn thêm việc nhưng cho bên thuê một nguồn số liệu độc lập. Nhiều doanh nghiệp chọn đường giữa: vẫn để đối tác đứng tài khoản nhưng yêu cầu quyền xem, bảng kê chi tiêu theo chiến dịch kèm hoá đơn, và điều khoản hoàn lại tiền chưa tiêu khi dừng hợp đồng.
Cộng dồn dấu hiệu và quyết định
- Một dấu hiệu nhẹ (hoá đơn ghi chung chung, báo cáo thiếu một cột): ghi chú, đề nghị bổ sung ở kỳ sau.
- Hai ba dấu hiệu hoặc một dấu hiệu về tài khoản (không cho quyền xem, trang bị chuyển quyền quản trị): họp với đối tác, đưa yêu cầu cụ thể bằng văn bản, đặt hạn.
- Dấu hiệu về dòng tiền (đề nghị chuyển vào tài khoản cá nhân, người lập hoá đơn khác bên ký): không chuyển tiền cho tới khi được làm rõ; nếu không làm rõ được thì dừng ở cuối kỳ, lấy lại quyền quản trị trang.
Ghi quyết định và lý do vào hồ sơ đối tác. Nếu sau này đổi đơn vị, bản ghi này giúp người tiếp quản hiểu vì sao.
Khi quyết định dừng, làm theo thứ tự: lấy lại quyền quản trị trang và tài khoản quảng cáo trước, đối chiếu tiền đã chuyển với tiền đã tiêu và phần dư, nhận hoá đơn cho phần dịch vụ đã làm, rồi mới thanh lý hợp đồng. Làm ngược, bên thuê dễ mất cả lịch sử chiến dịch lẫn phần tiền dư.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái, ngành nghề, người đại diện của đơn vị quảng cáo.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn hằng tháng của đối tác đã có trên hệ thống, đúng tên người bán như hợp đồng.
- Chính tài khoản quảng cáo và trang mạng xã hội của doanh nghiệp: kiểm tra danh sách người có quyền quản trị mỗi quý.
Doanh nghiệp dùng nhiều đơn vị truyền thông cho các thương hiệu khác nhau có thể dán danh sách mã số thuế vào công cụ kiểm tra hàng loạt tại checkthue.com/kiem-tra-hang-loat mỗi quý để lọc nhanh đơn vị nào có thay đổi trạng thái, rồi tra kỹ riêng các đơn vị đó.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị quảng cáo là công ty mới lập có đáng lo không?
Không hẳn. Ngành này nhiều đội nhỏ mới tách ra lập công ty. Điều quan trọng hơn là họ có cho quyền xem tài khoản, hoá đơn có đúng tên và tách phí rõ không.
Có nên chấp nhận hoá đơn gộp cả phí và tiền quảng cáo không?
Có thể chấp nhận nếu đó là mô hình đã thoả thuận, nhưng nên yêu cầu bảng kê kèm theo tách từng khoản và từng chiến dịch. Hoá đơn gộp mà không có bảng kê là chứng từ khó giải thích nhất khi cần đối chiếu.
Tiền nạp quảng cáo còn dư khi dừng hợp đồng thì xử lý thế nào?
Nên có điều khoản ghi rõ tiền dư được hoàn lại hay trừ vào khoản khác, trong bao lâu, bằng chứng từ gì. Không có điều khoản này thì phần dư dễ thành khoản treo trên sổ nhiều năm.
Đối tác xin giữ quyền quản trị trang để tiện làm việc thì sao?
Có thể cấp cho họ quyền phù hợp với công việc, nhưng doanh nghiệp luôn phải giữ ít nhất hai người của mình ở quyền cao nhất. Trang mạng xã hội là tài sản gắn với thương hiệu, không nên phụ thuộc vào một bên ngoài.
Làm sao biết báo cáo có phản ánh đúng chi tiêu?
Cách chắc nhất là có quyền xem tài khoản quảng cáo và tự so với báo cáo. Nếu không có quyền xem, đối chiếu tổng số đã chuyển với tổng chi trong báo cáo cộng phần dư và phí, và yêu cầu giải thích từng khoản chênh.
Thuê cá nhân chạy quảng cáo thì khác gì thuê công ty?
Khác ở chứng từ và nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, cũng như việc tiền quảng cáo đi qua tài khoản của cá nhân đó. Những dấu hiệu về quyền truy cập trong bài vẫn áp dụng, còn phần chứng từ cần xử lý theo hướng dẫn riêng cho khoản trả cho cá nhân.
