Một đối tác chỉ làm việc qua ứng dụng nhắn tin, không hẹn gặp, không mời đến trụ sở, tự nó chưa phải là dấu hiệu gian lận. Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ, xưởng gia công, đơn vị thương mại ở tỉnh khác làm ăn đúng như thế: báo giá qua tin nhắn, gửi ảnh hàng, chốt đơn, giao hàng, gửi hoá đơn điện tử. Gặp mặt tốn thời gian mà chẳng thêm gì cho một đơn hàng vài chục triệu.
Nhưng đây cũng là kiểu liên lạc mà người bán hoá đơn không kèm hàng thích nhất, vì nó không để lại dấu vết về con người và địa điểm. Cách đọc đúng là không hỏi “có gặp được không” mà hỏi “có kiểm được không”: người đang nhắn là ai, có thật thuộc công ty ghi trên hoá đơn không, hàng đi từ đâu, tiền đi về đâu. Trả lời được bốn câu đó từ xa thì không gặp cũng được; không trả lời được thì gặp mặt một lần cũng chưa đủ.
Khi nào chỉ nhắn tin là chuyện bình thường
Trước khi nghi ngờ, loại trừ những trường hợp rất phổ biến sau. Đối tác thuộc một trong các nhóm này mà vẫn chỉ liên lạc qua tin nhắn thì nhìn chung không có gì lạ:
- Đơn vị ở xa, khác tỉnh, giao hàng qua nhà xe hoặc đơn vị vận chuyển. Việc gặp nhau chỉ để chào hỏi là không cần thiết.
- Doanh nghiệp rất nhỏ, chủ kiêm luôn bán hàng, cả ngày ở xưởng hoặc chạy công trình. Họ trả lời tin nhắn lúc tối vì ban ngày không có thời gian nghe điện.
- Nhà cung cấp dịch vụ số: thiết kế, lập trình, quảng cáo trực tuyến. Sản phẩm giao qua mạng nên mọi trao đổi cũng qua mạng.
- Người bán quen đã giao dịch ổn định nhiều năm, từng gặp ở giai đoạn đầu. Sau đó chuyển hẳn sang nhắn tin cho nhanh.
Điểm chung của các trường hợp này là: dù không gặp, bên mua vẫn thấy được dấu vết hoạt động thật — hàng về đúng từ nơi họ nói, người gửi hàng là người của họ, tiền trả vào tài khoản đúng tên công ty, hoá đơn khớp với đơn. Thứ cần để ý là khi các dấu vết đó cũng mờ theo.
Những biểu hiện đi kèm cần xem kỹ
Một mình việc chỉ nhắn tin không nói lên nhiều. Nó đáng xem kỹ khi đi cùng một hoặc nhiều biểu hiện dưới đây:
| Biểu hiện | Vì sao đáng để ý |
|---|---|
| Tài khoản nhắn tin không ghi tên thật, ảnh đại diện là ảnh mạng, mới tạo gần đây | Không gắn được người nhắn với công ty ghi trên hoá đơn |
| Từ chối gọi thoại, gọi video, chỉ chịu nhắn chữ | Nói chuyện trực tiếp là phép thử rẻ nhất; né cả phép thử này là bất thường |
| Không nói được hàng đang ở kho nào, xưởng nào | Người bán thật luôn biết hàng của mình nằm đâu |
| Hàng giao bằng xe không rõ của ai, người giao không biết đang giao cho công ty nào | Mắt xích vận chuyển đứt, sau này khó chứng minh hàng đi từ người bán |
| Đề nghị chuyển tiền vào tài khoản cá nhân, hoặc tài khoản đứng tên một công ty khác | Tiền không về người bán ghi trên hoá đơn — dấu hiệu nặng nhất trong bảng này |
| Chủ động hỏi “bên anh cần hoá đơn bao nhiêu”, gợi ý ghi thêm, ghi khác | Người bán hàng hỏi về hàng; người bán hoá đơn hỏi về số tiền trên hoá đơn |
| Đổi số điện thoại, đổi tài khoản nhắn tin sau mỗi vài đơn | Khó truy lại người đã giao dịch khi cần giải trình |
Nguyên tắc đọc dấu hiệu vẫn như mọi trường hợp khác: cộng dồn, không kết luận từ một điểm. Một người không thích gọi video có thể chỉ vì ngại. Nhưng không gọi video, tài khoản nhắn tin không tên, lại xin chuyển tiền vào tài khoản cá nhân thì đã đủ để dừng lại.
Năm phép thử làm được từ xa
Không gặp mặt vẫn kiểm được khá nhiều. Các phép thử dưới đây tốn ít thời gian, không làm mất lòng đối tác thật, và thường khiến đối tác không thật tự rút lui:
- Gọi vào số điện thoại công ty lấy từ nguồn độc lập — số ghi trong thông tin đăng ký doanh nghiệp, trên hoá đơn đã nhận từ trước, trên trang web của họ — chứ không gọi số người đang nhắn gửi. Hỏi xem người đang làm việc với mình có phải nhân viên ở đó không.
- Xin một cuộc gọi video ngắn tại kho hoặc xưởng, xoay máy cho xem lô hàng sắp giao. Đối tác thật thường làm được trong vài phút.
- Xin giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người đang giao dịch, do người đại diện theo pháp luật ký. Đối chiếu tên người ký với thông tin đăng ký doanh nghiệp.
- Gửi hợp đồng hoặc đơn đặt hàng yêu cầu ký bằng chữ ký số của công ty. Chữ ký số đứng tên doanh nghiệp là bằng chứng mạnh rằng văn bản do chính doanh nghiệp đó phát hành.
- Chuyển khoản thử một khoản nhỏ (ví dụ tiền cọc lô đầu) vào tài khoản đứng tên công ty, xem ngân hàng hiển thị tên người thụ hưởng có khớp không, trước khi chuyển số lớn.
Không cần làm cả năm với mọi đơn. Đơn nhỏ, lặp lại, đối tác đã có lịch sử thì một hai phép là đủ. Đơn đầu tiên giá trị lớn với đối tác chưa từng gặp thì nên làm hết, và ghi lại đã làm phép nào, ngày nào, kết quả ra sao.
Khi đối tác từ chối cho đến trụ sở
Có người từ chối vì trụ sở đăng ký chỉ là nơi đặt địa chỉ, còn kho xưởng ở chỗ khác — chuyện này khá phổ biến và không sai nếu doanh nghiệp đã đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc kho đúng quy định. Có người từ chối vì thật sự không có chỗ nào để đến.
Cách hỏi giúp tách hai trường hợp: thay vì “cho em qua văn phòng”, hãy hỏi “hàng xuất từ đâu, bên em cho người qua nhận được không”. Người bán thật có thể không muốn khách tới văn phòng, nhưng hầu như luôn chỉ ra được nơi xuất hàng. Nếu câu trả lời vẫn là “để bên anh giao tận nơi, không cần qua” cho mọi lô, kể cả lô lớn, thì nên xếp đối tác vào nhóm cần kiểm thêm.
Với trụ sở đăng ký, có thể nhờ người đi công tác gần đó ghé qua, hoặc đối chiếu địa chỉ trên bản đồ số xem có phải toà nhà, căn hộ hay bãi đất trống. Việc này chỉ để biết thêm thông tin, không dùng làm căn cứ duy nhất để kết luận; địa chỉ ở căn hộ hay văn phòng dùng chung không tự nó là sai.
Giữ tin nhắn làm chứng cứ cho đúng cách
Khi giao dịch diễn ra gần hết trên ứng dụng nhắn tin, cuộc trò chuyện chính là một phần hồ sơ giao dịch. Nhiều kế toán chỉ lưu hoá đơn và phiếu nhập kho, đến khi cần giải trình thì nhân viên mua hàng đã nghỉ, điện thoại đã đổi, tin nhắn mất sạch.
- Dùng tài khoản nhắn tin của công ty, hoặc ít nhất một nhóm chat có cả nhân viên mua hàng và kế toán, thay vì để mọi trao đổi nằm trong điện thoại riêng của một người.
- Xuất và lưu định kỳ phần trao đổi về báo giá, chốt đơn, lịch giao hàng, xác nhận nhận hàng. Lưu theo mã đơn hoặc số hoá đơn để tìm lại được.
- Chụp màn hình có hiện ngày giờ và tên tài khoản ở các mốc quan trọng: chốt giá, chốt số lượng, người bán xác nhận đã giao.
- Chuyển nội dung quan trọng thành văn bản: đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, xác nhận công nợ. Tin nhắn là chứng cứ bổ trợ, không thay được chứng từ.
Lưu tin nhắn có liên quan tới thông tin cá nhân của người khác, nên chỉ lưu phần phục vụ giao dịch và để ở chỗ có phân quyền, không chia sẻ tràn lan.
Quyết định tiếp tục, thu hẹp hay dừng
Sau các phép thử, xếp đối tác vào một trong ba hướng và ghi lý do:
| Kết quả kiểm | Hướng xử lý |
|---|---|
| Xác minh được người liên hệ, nơi xuất hàng, tài khoản đúng tên công ty | Tiếp tục bình thường; nhắn tin là kênh làm việc được chấp nhận |
| Xác minh được một phần, còn điểm mờ nhưng đối tác hợp tác trả lời | Tiếp tục với đơn nhỏ, trả sau khi nhận hàng, kiểm lại sau vài lô |
| Né các phép thử, không cho biết nơi xuất hàng, đòi chuyển tiền vào tài khoản khác tên | Dừng giao dịch mới; rà lại các hoá đơn đã nhận từ đối tác này |
Quyết định dừng nên do hai người cùng xem, thường là người phụ trách mua hàng và kế toán trưởng, để tránh loại nhầm một đối tác tốt chỉ vì họ bận hay ngại gọi điện. Ghi nhận xét bằng lời mô tả sự việc (“không cung cấp được nơi xuất hàng”), không dùng lời kết tội.
Tự kiểm tra ở đâu
Song song với các phép thử qua điện thoại, tra ba nguồn chính thức:
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế: trạng thái mã số thuế, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý. Ghi ngày tra.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: người đại diện theo pháp luật, ngày thành lập, ngành nghề, lịch sử thay đổi. So tên người ký giấy uỷ quyền với tên ở đây.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đối tác đã lập cho mình có đúng mã số thuế người bán, đúng thời điểm giao hàng không.
Khi cần tra nhanh trước một đơn hàng, có thể xem thêm phần hướng dẫn kiểm tra đối tác trên Tra Thuế. Kết quả tra chỉ cho biết tình trạng đăng ký tại thời điểm tra, không thay được phép thử người thật việc thật ở trên.
Câu hỏi thường gặp
Đối tác có gửi ảnh giấy đăng ký kinh doanh qua tin nhắn, như vậy đã đủ chưa?
Chưa. Ảnh chụp chỉ chứng minh người nhắn có được tấm ảnh đó, không chứng minh họ thuộc công ty. Hãy đối chiếu với nguồn đăng ký chính thức và gọi số của công ty lấy từ nguồn độc lập để xác nhận người đang giao dịch.
Có nên yêu cầu mọi nhà cung cấp phải gặp mặt ít nhất một lần?
Không cần đặt thành luật cứng cho mọi trường hợp, vì sẽ làm chậm những đơn nhỏ không đáng. Hợp lý hơn là đặt mức: đơn đầu tiên trên một giá trị nội bộ tự quy định, hoặc đối tác có từ hai biểu hiện bất thường trở lên thì mới yêu cầu gặp hoặc gọi video tại nơi xuất hàng.
Nhân viên mua hàng dùng tài khoản nhắn tin cá nhân thì sao?
Rủi ro lớn nhất là mất hồ sơ khi nhân viên nghỉ việc, và công ty không thấy được họ đã thoả thuận gì. Nên chuyển sang tài khoản hoặc nhóm chat có kế toán cùng tham gia, và quy định lưu trao đổi quan trọng theo từng đơn.
Đối tác chỉ gửi hoá đơn qua tin nhắn, không gửi qua thư điện tử có được không?
Hoá đơn điện tử có giá trị ở dữ liệu trên hệ thống, không phụ thuộc kênh gửi. Dù nhận qua đâu, kế toán vẫn cần tải tệp gốc và tra hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử để chắc hoá đơn đã được cấp mã hoặc đã chuyển dữ liệu đúng quy định.
Đã giao dịch vài lần rồi mới thấy các biểu hiện lạ, có phải huỷ các hoá đơn cũ không?
Không tự huỷ hay tự bỏ hoá đơn. Việc cần làm là rà lại từng giao dịch đã có: hàng có thật về kho không, tiền trả vào tài khoản nào, người giao là ai, rồi bổ sung chứng cứ còn thiếu. Nếu thấy giao dịch nào không chứng minh được, trao đổi với kế toán trưởng hoặc người tư vấn thuế về cách xử lý trên tờ khai.
Đối tác khó chịu khi bị hỏi nhiều, có làm hỏng quan hệ không?
Nói rõ đây là quy trình chung áp dụng cho mọi nhà cung cấp mới, không nhắm vào riêng ai. Đối tác làm ăn nghiêm túc thường hiểu, vì chính họ cũng kiểm khách hàng như vậy.
