Hồ sơ khách hàng doanh nghiệp tối thiểu cần đủ để làm ba việc không sai: lập hoá đơn đúng (tên, mã số thuế, địa chỉ đúng đăng ký), gửi hoá đơn tới đúng người (email nhận hoá đơn, người liên hệ kế toán bên khách) và nhận tiền, đối chiếu công nợ được (điều kiện thanh toán, tài khoản khách dùng để trả). Khoảng mười trường là đủ; nhiều hơn thì không ai cập nhật.
Điều quan trọng hơn danh sách trường là ai được tạo và ai được sửa. Mã số thuế và tên khách trên hệ thống là dữ liệu đi thẳng lên hoá đơn; để nhân viên bán hàng nào cũng sửa được là mời sai sót vào. Hoá đơn sai thông tin người mua phải xử lý theo quy định về hoá đơn có sai sót, mất thêm một vòng cho cả hai bên.
Mười trường tối thiểu
| Trường | Dùng để | Lấy từ đâu |
|---|---|---|
| Tên doanh nghiệp đúng đăng ký | Ghi trên hoá đơn | Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp |
| Mã số thuế | Ghi trên hoá đơn, tra trạng thái | Trang tra cứu thông tin người nộp thuế |
| Địa chỉ trụ sở theo đăng ký | Ghi trên hoá đơn | Thông tin đăng ký hiện tại |
| Địa chỉ giao hàng | Giao nhận, có thể khác trụ sở | Khách cung cấp |
| Email nhận hoá đơn | Gửi hoá đơn điện tử | Khách xác nhận bằng văn bản |
| Người liên hệ mua hàng | Đặt hàng, giao nhận | Khách cung cấp |
| Người liên hệ kế toán | Đối chiếu công nợ, sai sót hoá đơn | Khách cung cấp |
| Điều kiện thanh toán, hạn mức | Kiểm soát bán chịu | Quyết định nội bộ đã duyệt |
| Tài khoản khách thường dùng để trả | Nhận diện tiền về | Sổ phụ ngân hàng lần đầu, khách xác nhận |
| Ngày tra gần nhất, người tra | Biết thông tin còn mới không | Nội bộ |
Thông tin xuất hoá đơn: đúng từ lần đầu
Phần lớn hoá đơn phải điều chỉnh, thay thế ở doanh nghiệp bán cho doanh nghiệp bắt nguồn từ hồ sơ khách: tên thiếu chữ, mã số thuế gõ nhầm, địa chỉ cũ. Ba quy tắc:
- Không lấy thông tin xuất hoá đơn từ danh thiếp hay tin nhắn của người mua hàng. Lấy từ nguồn chính thức, rồi xin khách xác nhận.
- Tên ghi đúng như đăng ký, kể cả chữ viết tắt loại hình. Tên thương mại, tên thường gọi để ở trường ghi chú.
- Tra lại trước hoá đơn đầu tiên của mỗi khách mới, và khi khách báo có thay đổi.
Quy định về nội dung hoá đơn, xử lý hoá đơn có sai sót được thay mới từ 1/7/2026 với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Kế toán nên đọc lại phần này khi thiết lập quy trình tạo khách hàng mới trên phần mềm hoá đơn.
Một thói quen nhỏ mà hiệu quả: trước khi gửi hoá đơn đầu tiên cho khách mới, kế toán gửi kèm email ngắn đề nghị bên khách kiểm tra lại tên, mã số thuế, địa chỉ trên hoá đơn và xác nhận email nhận hoá đơn. Sai sót được phát hiện ngay từ hoá đơn đầu tiên thì chỉ phải xử lý một tờ, thay vì cả chuỗi hoá đơn của nhiều tháng.
Khách là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Không ít doanh nghiệp bán cho hộ kinh doanh: cửa hàng, đại lý, tiệm sửa chữa. Với nhóm khách này:
- Hỏi đúng tên hộ kinh doanh và mã số thuế hộ đang dùng. Từ ngày 1/7/2025, số định danh cá nhân được dùng thay mã số thuế cá nhân; với hộ, cá nhân kinh doanh, kế toán nên hỏi rõ mã đang dùng trên hệ thống thuế và tra lại theo quy định đăng ký thuế hiện hành.
- Ghi rõ chủ hộ là ai, vì hộ kinh doanh gắn với cá nhân chủ hộ.
- Thanh toán thường từ tài khoản cá nhân của chủ hộ — ghi tài khoản này vào hồ sơ để nhận diện tiền về.
Nhóm khách này thay đổi nhanh hơn doanh nghiệp: chuyển địa điểm, đổi chủ, ngừng kinh doanh. Nên tra lại trước khi cấp hạn mức chịu và mỗi quý nếu có công nợ.
Ai tạo, ai duyệt, ai sửa
| Thao tác | Người làm | Người duyệt |
|---|---|---|
| Đề nghị tạo khách hàng mới | Nhân viên kinh doanh | — |
| Tra và điền tên, mã số thuế, địa chỉ | Kế toán công nợ phải thu | — |
| Kích hoạt khách hàng để lập hoá đơn | — | Kế toán trưởng hoặc người được giao |
| Sửa tên, mã số thuế, địa chỉ | Kế toán công nợ phải thu | Có người thứ hai xác nhận, lưu lịch sử sửa |
| Sửa người liên hệ, email, địa chỉ giao hàng | Nhân viên kinh doanh | — |
| Đặt, đổi hạn mức | — | Theo phân cấp hạn mức |
Phần mềm nên lưu lịch sử sửa: ai sửa, sửa gì, khi nào. Khi có tranh chấp về hoá đơn hay công nợ, đây là thứ trả lời câu hỏi “thông tin này có từ bao giờ”.
Dữ liệu cá nhân của người liên hệ
Hồ sơ khách hàng doanh nghiệp chứa cả thông tin của cá nhân: tên, số điện thoại, email của người mua hàng, người kế toán bên khách. Đây là dữ liệu cá nhân, và doanh nghiệp có nghĩa vụ bảo vệ theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành. Những việc tối thiểu:
- Chỉ thu những gì cần cho việc bán hàng, lập hoá đơn, đối chiếu.
- Không chép hồ sơ khách ra máy cá nhân, không gửi qua nhóm nhắn tin rộng.
- Khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc, thu hồi quyền truy cập và bàn giao danh sách khách.
- Xoá thông tin người liên hệ khi khách báo người đó đã nghỉ.
Để hiểu thêm nghĩa vụ này, có thể đọc phần dữ liệu cá nhân trên Thuế Chuẩn.
Nhịp cập nhật và dọn danh mục
- Khi khách báo thay đổi: kế toán tra nguồn chính thức, cập nhật, ghi ngày.
- Hằng quý: tra lại trạng thái khách có công nợ hoặc có hoá đơn trong quý.
- Hằng năm: khách không phát sinh trên 12 tháng chuyển sang trạng thái ngừng dùng; lần sau mua lại thì tra lại như khách mới.
- Khi phát hiện trùng: hai mã khách cho cùng một mã số thuế thì gộp lại, giữ lịch sử của cả hai.
Danh mục khách hàng có hàng nghìn dòng từ nhiều năm, trong đó nhiều dòng trùng và cũ, là chuyện thường gặp. Dọn một lần mất vài ngày, nhưng sau đó đối chiếu công nợ và hoá đơn nhanh hơn hẳn. Khi dọn, không xoá mã cũ có lịch sử giao dịch; chỉ khoá lại để hoá đơn và công nợ các năm trước vẫn tra được.
Những cái sai hay gặp
- Tạo khách mới cho mỗi chi nhánh của cùng một khách mà không phân biệt chi nhánh có mã số thuế riêng hay không. Hoá đơn phải ghi đúng đơn vị mua hàng theo thoả thuận và theo mã số thuế tương ứng.
- Để email nhận hoá đơn là email cá nhân của người mua hàng. Người đó nghỉ việc, hoá đơn không ai nhận, khách không kê khai được và quay lại hỏi.
- Không ghi tài khoản khách hay dùng để trả, nên tiền về không rõ của khách nào, nằm treo nhiều tháng.
- Tin thông tin người mua khai lúc đặt hàng mà không tra lại, rồi hoá đơn đầu tiên đã sai.
Câu hỏi thường gặp
Khách không cung cấp mã số thuế vì mua lẻ thì hồ sơ có cần không?
Người mua không lấy hoá đơn ghi thông tin doanh nghiệp thì không cần hồ sơ khách hàng doanh nghiệp. Nhưng nếu sau đó khách đề nghị lập hoá đơn cho công ty, phải lấy đủ thông tin đúng từ lúc đó.
Khách có nhiều chi nhánh, mỗi chi nhánh đặt hàng riêng thì lập hồ sơ thế nào?
Lập theo đơn vị sẽ ghi trên hoá đơn. Chi nhánh có mã số thuế riêng và tự nhận hoá đơn thì là một hồ sơ riêng, liên kết với công ty mẹ để theo dõi công nợ tổng.
Nhân viên kinh doanh sửa nhầm mã số thuế trên hệ thống thì hậu quả là gì?
Hoá đơn lập sau đó sẽ sai thông tin người mua và phải xử lý theo quy định về hoá đơn có sai sót. Nếu không phát hiện kịp, khách có thể không kê khai được hoá đơn đó. Đây là lý do nên giới hạn quyền sửa.
Có cần lưu bản chụp giấy đăng ký doanh nghiệp của khách không?
Không bắt buộc với khách thông thường. Kết quả tra nguồn chính thức có ngày tra là đủ. Với khách xin hạn mức lớn, lưu thêm bộ giấy tờ đã dùng để thẩm định.
Khách đề nghị ghi trên hoá đơn tên khác với tên đăng ký thì sao?
Không nên làm theo. Tên người mua trên hoá đơn cần đúng tên đăng ký gắn với mã số thuế. Nếu khách muốn ghi thêm tên dự án, tên cửa hàng, hỏi kế toán về trường thông tin phù hợp theo quy định hoá đơn hiện hành.
Hồ sơ khách hàng nên lưu ở phần mềm bán hàng hay phần mềm kế toán?
Nên có một nơi là nguồn gốc, thường là phần mềm kế toán hoặc phần mềm hoá đơn, và các hệ thống khác lấy từ đó. Hai nơi cùng được sửa độc lập thì sớm muộn sẽ lệch nhau, và hoá đơn lấy theo bản sai.
Bao lâu nên kiểm tra lại toàn bộ danh mục khách hàng?
Mỗi năm một lần là hợp lý cho việc dọn trùng và chuyển trạng thái ngừng dùng. Việc tra trạng thái khách có công nợ thì làm theo quý.
