Trước khi ký với một nhà thầu phụ, cần kiểm bốn thứ theo đúng thứ tự: họ là ai về mặt pháp lý (công ty, hộ kinh doanh hay một đội thợ chưa đăng ký), họ có người và máy thật không, họ trả lương thợ thế nào, và hoá đơn, tiền sẽ đi theo đường nào. Ba thứ đầu quyết định có nên ký; thứ tư quyết định sau này có giải trình được hay không.
Lý do phải kỹ hơn so với mua vật tư: vật tư có phiếu nhập, có cân, có xe chở; còn phần việc của thầu phụ phần lớn là công sức của người, làm xong là lẫn vào công trình. Khi cơ quan thuế hỏi, bên thuê chỉ còn hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoá đơn và dòng tiền. Bốn thứ đó phải được dựng ngay từ trước ngày khởi công, không phải lúc quyết toán.
Vì sao thầu phụ là mắt xích hay bị hỏi nhất ở công trình
Chi phí thầu phụ thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá vốn công trình, và trong đó nhân công là phần khó kiểm chứng nhất. Đó là lý do khi rà hồ sơ một doanh nghiệp xây dựng, người kiểm tra hay đi thẳng vào các hợp đồng giao khoán.
Có ba kiểu vấn đề hay gặp:
- Người làm thật và người xuất hoá đơn là hai bên khác nhau. Đội thợ cá nhân làm việc, rồi một công ty nào đó “xuất hoá đơn giúp” cho khớp chi phí. Đây là hoá đơn không đúng người bán, rủi ro rơi thẳng về phía bên thuê.
- Thầu phụ có tư cách nhưng không có lực lượng. Công ty đăng ký ngành xây dựng, nhưng không có thợ, không có máy, lại giao tiếp cho một đội khác. Chuỗi giao khoán nhiều tầng làm hồ sơ rất khó giải thích.
- Khối lượng trên hoá đơn không khớp khối lượng nghiệm thu. Hoá đơn lập theo số tiền ứng, còn nghiệm thu thì chậm, lệch nhau qua nhiều kỳ.
Cả ba đều phòng được nếu kiểm đúng lúc. Làm muộn thì chỉ còn cách đi gom giấy tờ bù, mà giấy tờ lập bù thì ít giá trị.
Tư cách pháp lý: công ty, hộ kinh doanh hay đội thợ chưa đăng ký
Việc đầu tiên là gọi đúng tên đối tác mình đang định ký. Mỗi dạng đi một đường chứng từ khác nhau:
| Dạng thầu phụ | Chứng từ chi phí | Điều cần kiểm |
|---|---|---|
| Công ty xây dựng | Hoá đơn của chính công ty đó, lập theo khối lượng nghiệm thu | Trạng thái mã số thuế, ngành nghề đăng ký, người đại diện, có thật sự tự thi công hay giao lại |
| Hộ kinh doanh | Hoá đơn của hộ | Hộ có đăng ký hoạt động xây dựng không, có xuất được hoá đơn điện tử không, quy mô có tương xứng gói việc không |
| Đội thợ, cá nhân chưa đăng ký kinh doanh | Hợp đồng giao khoán với từng cá nhân, bảng chấm công, chứng từ trả tiền, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân | Danh sách thợ có giấy tờ tuỳ thân, ai là trưởng nhóm, trả tiền cho từng người hay qua trưởng nhóm |
Với đội thợ chưa đăng ký, cách làm đúng là coi đó là thuê khoán cá nhân. Theo quy định lâu nay, khoản trả từ 2 triệu đồng/lần cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 3 tháng thì bên trả phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân; người có thu nhập thấp được làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành. Cách làm sai, và rất phổ biến, là đi tìm một công ty khác xuất hoá đơn cho khoản tiền trả đội thợ. Hoá đơn đó không phản ánh người thật làm việc; khi bị phát hiện, bên thuê mất cả khấu trừ lẫn chi phí và phải giải trình về chính giao dịch của mình.
Với một số loại công trình, pháp luật về xây dựng còn đặt điều kiện năng lực đối với tổ chức, cá nhân tham gia thi công. Loại công trình nào cần, cần gì, thì tra quy định xây dựng đang hiệu lực hoặc hỏi bộ phận quản lý dự án; đừng mặc định mọi đội thợ đều được nhận mọi hạng mục.
Năng lực thật: người, máy và công trình đã làm
Tra cứu trên mạng chỉ cho biết đối tác tồn tại trên giấy. Năng lực thật phải xem bằng mắt, và cách rẻ nhất là đến một công trình họ đang làm.
- Gặp người chỉ huy thật. Hỏi ai sẽ là đội trưởng ở công trình của mình, người đó đang ở đâu. Nếu người ký hợp đồng và người điều hành ngoài hiện trường không liên quan gì nhau, hỏi thẳng quan hệ giữa họ.
- Xin danh sách thợ chính sẽ đưa vào công trình: họ tên, số giấy tờ tuỳ thân, tay nghề. Không cần đủ từng người phụ, nhưng phải có những người chủ chốt.
- Hỏi máy thi công của ai. Tự có, đi thuê, hay bên thuê cấp. Máy đi thuê là bình thường; điều cần biết là ai trả tiền thuê máy và chứng từ nằm ở đâu, để không bị đếm hai lần hoặc không ai đếm.
- Xin hai ba công trình đã làm kèm người liên hệ phía chủ đầu tư hoặc tổng thầu. Gọi một cuộc để hỏi về tiến độ và cách họ nghiệm thu, đừng chỉ hỏi “có tốt không”.
Một câu hỏi rất đáng giá: “Phần nào anh chị tự làm, phần nào giao lại cho người khác?” Thầu phụ giao tiếp một phần cho đội chuyên (điện, chống thấm) là chuyện thường. Thầu phụ giao lại toàn bộ thì bên thuê thực chất đang làm việc với một người trung gian, và nên cân nhắc ký thẳng với người làm thật.
Nhân công của thầu phụ: ai trả lương, ai đóng bảo hiểm, ai chịu tai nạn
Nhiều bên thuê nghĩ đã giao khoán thì chuyện thợ là việc của thầu phụ. Về hợp đồng thì đúng, nhưng khi có tranh chấp tiền công hay tai nạn ngay trên công trình của mình, bên thuê gần như luôn bị kéo vào. Trước khi ký, làm rõ bằng văn bản:
- Thợ ký hợp đồng với ai. Với thầu phụ là công ty, thợ nên là người lao động hoặc người nhận khoán của chính công ty đó. Xin xem cách họ trả lương: qua tài khoản hay tiền mặt, trả theo tháng hay theo đợt.
- Bảo hiểm và an toàn. Hỏi thợ đã được huấn luyện an toàn chưa, có bảo hiểm tai nạn chưa. Nghĩa vụ cụ thể theo pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động và bảo hiểm xã hội thì tra văn bản hiện hành; điều cần ghi vào hợp đồng là ai chịu trách nhiệm và ai chịu chi phí.
- Nợ lương thợ. Thêm điều khoản cho phép bên thuê giữ lại thanh toán hoặc trả thẳng cho thợ (có trừ vào giá trị hợp đồng) khi có bằng chứng thầu phụ nợ tiền công. Điều khoản này đỡ được nhiều vụ thợ kéo đến công trình đòi tiền.
Ghi chép chấm công ở hiện trường, dù đơn giản, cũng nên có. Nó vừa giúp kiểm tiến độ, vừa là chứng cứ cho thấy có người thật làm việc thật, thứ mà hoá đơn một mình không nói được.
Hợp đồng thầu phụ: khối lượng, nghiệm thu và hoá đơn theo đợt
Theo quy định về hoá đơn, với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hoá đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Vì vậy hợp đồng thầu phụ nên dựng quanh các đợt nghiệm thu, và hoá đơn đi theo đúng các đợt đó.
Những điều khoản nên có:
- Phạm vi công việc và khối lượng dự kiến, đính kèm bảng khối lượng, đơn giá.
- Các đợt nghiệm thu gắn với mốc tiến độ, ai đại diện ký nghiệm thu mỗi bên.
- Hoá đơn lập theo từng đợt nghiệm thu, nội dung ghi rõ hạng mục và khối lượng, không ghi chung chung kiểu “thi công xây dựng”.
- Khối lượng phát sinh phải có biên bản xác nhận trước khi làm, không ghép vào hoá đơn đợt sau mà không có giấy.
- Cam kết không giao lại toàn bộ cho bên khác nếu không được bên thuê đồng ý bằng văn bản.
Cái sai hay gặp: thầu phụ xin tạm ứng rồi xuất hoá đơn đúng bằng số tiền ứng, trong khi chưa có khối lượng nghiệm thu. Tạm ứng là tạm ứng; hoá đơn đi theo nghiệm thu. Trộn hai thứ này làm cho hoá đơn và biên bản lệch nhau qua nhiều kỳ, đến lúc quyết toán không ai giải thích được.
Dòng tiền: tạm ứng, thanh toán theo khối lượng, giữ lại bảo hành
Tiền là chứng cứ mạnh nhất của một giao dịch, nếu nó đi đúng đường.
- Tài khoản nhận tiền đứng tên thầu phụ ghi trong hợp đồng. Không chuyển vào tài khoản cá nhân của đội trưởng khi hợp đồng ký với công ty.
- Thanh toán không dùng tiền mặt. Với khấu trừ thuế GTGT, hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15.
- Tạm ứng có giới hạn và có thu hồi: ghi rõ tạm ứng bao nhiêu phần, trừ dần vào các đợt thanh toán theo khối lượng.
- Giữ lại một phần giá trị đến hết thời hạn bảo hành, tỷ lệ do hai bên thoả thuận.
Ví dụ giả định: gói trát và sơn hoàn thiện một khối nhà, giá trị 900 triệu đồng, chia ba đợt nghiệm thu. Bên thuê tạm ứng một phần khi khởi công, mỗi đợt nghiệm thu thì thầu phụ xuất hoá đơn theo khối lượng đợt đó, bên thuê chuyển khoản phần còn lại sau khi trừ tạm ứng và phần giữ lại. Cuối cùng, ba biên bản, ba hoá đơn và các lệnh chuyển khoản kể cùng một câu chuyện; đó là bộ hồ sơ dễ giải trình nhất.
Tự kiểm tra ở đâu và bộ hồ sơ trước ngày khởi công
Những chỗ tra được mà không cần hỏi ai:
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế: trạng thái mã số thuế, cơ quan thuế quản lý. Ghi lại kết quả kèm ngày tra.
- Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp: ngành nghề, người đại diện, địa chỉ trụ sở.
- Cổng hoá đơn điện tử: sau hoá đơn đợt đầu, kiểm hoá đơn có trên hệ thống, đúng tên, đúng mã số thuế.
- Cơ quan thuế quản lý: hỏi khi thấy trạng thái bất thường, trước khi chuyển khoản tạm ứng.
Trước ngày khởi công, tập hồ sơ nhà thầu phụ nên có: kết quả tra cứu có ngày, bản sao đăng ký, danh sách thợ chính và đội trưởng, danh sách máy thi công, hợp đồng có bảng khối lượng và các đợt nghiệm thu, thông tin tài khoản nhận tiền. Cần thêm góc nhìn về điều khoản phòng rủi ro hoá đơn thì xem bài hợp đồng mua bán nên có điều khoản gì để phòng rủi ro hoá đơn.
Câu hỏi thường gặp
Thầu phụ là đội thợ không có công ty thì có được tính chi phí không?
Được, nếu làm đúng đường của thuê khoán cá nhân: hợp đồng với từng người hoặc với trưởng nhóm kèm danh sách, chứng từ trả tiền, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi đến ngưỡng. Điều không nên làm là nhờ một công ty khác xuất hoá đơn cho khoản tiền trả đội thợ.
Thầu phụ xin xuất hoá đơn trước để làm hồ sơ tạm ứng có được không?
Không nên. Với xây dựng, hoá đơn gắn với thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng. Tạm ứng nên đi bằng đề nghị tạm ứng và chứng từ chuyển tiền, rồi trừ dần vào các đợt thanh toán sau nghiệm thu.
Thầu phụ giao lại một phần cho đội khác thì bên thuê cần biết gì?
Cần biết phần nào bị giao lại và ai làm, vì thợ của đội đó vẫn làm trên công trình của mình. Hợp đồng nên yêu cầu thầu phụ báo trước và được đồng ý bằng văn bản; hoá đơn thì vẫn do thầu phụ ký hợp đồng với mình xuất.
Có cần kiểm tra lại thầu phụ quen đã làm nhiều công trình không?
Nên tra lại trạng thái mã số thuế và người đại diện trước mỗi hợp đồng mới, vì những thứ này thay đổi mà không ai báo. Phần năng lực thì dựa vào chính kinh nghiệm hợp tác trước, không cần làm lại từ đầu.
Khối lượng thực tế nhiều hơn hợp đồng thì xuất hoá đơn thế nào?
Lập biên bản xác nhận khối lượng phát sinh, có chữ ký đại diện hai bên, rồi mới xuất hoá đơn cho phần đó, tốt nhất kèm phụ lục hợp đồng. Hoá đơn phát sinh không có biên bản đi kèm là thứ dễ bị hỏi nhất khi quyết toán.
Thầu phụ đòi nhận tiền vào tài khoản cá nhân của giám đốc cho nhanh thì sao?
Không nên đồng ý khi hợp đồng ký với công ty. Tiền phải vào tài khoản đứng tên người bán ghi trong hợp đồng, nếu không mắt xích thanh toán yếu đi và dễ bị coi là trả cho người khác. Đề nghị họ bổ sung tài khoản công ty nếu chưa có.
