Với đối tác nước ngoài, bốn việc cần làm trước khi ký là: xác minh pháp nhân trên nguồn đăng ký chính thức của nước sở tại, xác định người ký có thẩm quyền, khoá tài khoản nhận tiền ngay trong hợp đồng, và tính trước nghĩa vụ thuế phát sinh ở phía Việt Nam. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế trong nước không trả lời được câu nào trong số đó, vì đối tác không đăng ký thuế ở Việt Nam.
Mất tiền với đối tác nước ngoài hiếm khi vì hàng xấu. Phần lớn rơi vào hai chỗ: trả tiền vào một tài khoản không phải của đối tác, và quên thuế nhà thầu khi mua dịch vụ, đến lúc kiểm tra mới phải nộp thay bằng tiền của mình. Bài này đi theo thứ tự việc, từ lúc nhận được báo giá tới lúc chuyển khoản lần đầu.
Xác minh pháp nhân ở nước sở tại
Hầu hết các nước có một cơ quan đăng ký doanh nghiệp công khai cho phép tra tên, số đăng ký, ngày thành lập, địa chỉ đăng ký và tình trạng hoạt động. Cách làm:
- Xin đối tác tên pháp lý đầy đủ và số đăng ký ở nước họ, không chỉ tên thương mại hay tên miền trang web.
- Tìm cơ quan đăng ký doanh nghiệp chính thức của nước đó (thường thuộc bộ thương mại, bộ tư pháp hoặc cơ quan đăng ký công ty) và tra trực tiếp trên trang của cơ quan này. Không dùng bản trích lục do đối tác gửi làm nguồn duy nhất.
- Đối chiếu tên, địa chỉ, tình trạng với thông tin trên báo giá và dự thảo hợp đồng. Lưu lại bản chụp kết quả tra có ngày.
- Kiểm tra tên miền email của đối tác: thư gửi từ hộp thư miễn phí cho một giao dịch lớn là điều nên hỏi, dù không tự nó chứng minh gì.
Nếu đối tác là chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của một tập đoàn, xác định rõ pháp nhân nào ký hợp đồng và pháp nhân nào nhận tiền. Hai tên này phải là một, hoặc phải có văn bản giải thích rõ vì sao khác.
Người ký có thẩm quyền không
Chức danh trên danh thiếp không nói lên thẩm quyền ký. Ở nhiều nước, thẩm quyền đại diện được ghi trong hồ sơ đăng ký công ty hoặc trong nghị quyết của hội đồng quản trị. Những thứ nên xin:
- Tên người đại diện hoặc giám đốc theo hồ sơ đăng ký (nhiều nơi công khai thông tin này).
- Nếu người ký không phải người đại diện: giấy uỷ quyền có phạm vi và thời hạn rõ ràng.
- Với hợp đồng giá trị lớn hoặc hồ sơ phải nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam: giấy tờ đã được hợp pháp hoá lãnh sự hoặc thuộc diện được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia. Hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ phía Việt Nam yêu cầu cụ thể trước khi xin đối tác làm, vì thủ tục này tốn thời gian.
Ký điện tử qua nền tảng ký số quốc tế là phổ biến. Lưu cả tệp hợp đồng đã ký lẫn bản ghi nhận của nền tảng (ai ký, lúc nào, từ địa chỉ thư nào) — đó là bằng chứng về người ký.
Tài khoản nhận tiền: ghi cứng trong hợp đồng
Lừa đảo phổ biến nhất trong giao dịch quốc tế là thư giả mạo báo đổi tài khoản: kẻ gian chen vào chuỗi thư giữa hai bên, gửi hoá đơn thương mại y hệt nhưng số tài khoản khác. Cách phòng đơn giản nhưng phải làm từ đầu:
- Ghi tên ngân hàng, tên chủ tài khoản, số tài khoản và mã định danh ngân hàng quốc tế ngay trong hợp đồng.
- Tên chủ tài khoản phải trùng tên pháp nhân ký hợp đồng. Tài khoản ở một nước thứ ba, hoặc mang tên một công ty khác, là điều phải hỏi và có văn bản giải thích.
- Ghi thêm một điều khoản: mọi thay đổi tài khoản chỉ có hiệu lực khi có phụ lục hợp đồng ký bởi người có thẩm quyền, và bên mua được quyền xác nhận lại qua kênh độc lập.
- Lần chuyển tiền đầu tiên: gọi điện xác nhận với người liên hệ qua số điện thoại đã biết từ trước, không dùng số ghi trong thư đề nghị thanh toán.
Chứng từ chuyển tiền ra nước ngoài của ngân hàng là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, dùng được cho điều kiện khấu trừ và chi phí khi đúng người nhận. Chuyển nhầm tài khoản thì mất cả tiền lẫn chứng từ.
Nghĩa vụ thuế phía Việt Nam: đừng để tới lúc trả tiền mới tính
Mua hàng hoá nhập khẩu và mua dịch vụ từ nước ngoài là hai chuyện khác nhau về thuế.
| Loại giao dịch | Chứng từ chính | Nghĩa vụ phía Việt Nam thường gặp |
|---|---|---|
| Nhập khẩu hàng hoá | Hợp đồng, hoá đơn thương mại, vận đơn, tờ khai hải quan | Thuế nhập khẩu (nếu có) và thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu nộp tại hải quan |
| Mua dịch vụ, bản quyền, phần mềm từ tổ chức nước ngoài không có cơ sở tại Việt Nam | Hợp đồng, hoá đơn thương mại, chứng từ nghiệm thu | Có thể phải khấu trừ, nộp thay thuế nhà thầu nước ngoài trước khi trả tiền |
| Hàng hoá kèm dịch vụ lắp đặt, hướng dẫn, bảo hành tại Việt Nam | Như trên, cần tách giá trị từng phần | Phần dịch vụ có thể thuộc diện thuế nhà thầu |
Điểm cần chốt trong hợp đồng là giá đã gồm hay chưa gồm thuế nhà thầu. Nếu hợp đồng ghi đối tác nhận đủ một số tiền cố định, phía Việt Nam sẽ phải tự chịu phần thuế và số thuế tính trên giá đã quy đổi — chi phí thật cao hơn giá chào. Tỷ lệ và cách tính áp dụng theo văn bản hiện hành về thuế nhà thầu; nếu đối tác thuộc nước có hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam, thủ tục áp dụng hiệp định cũng có hồ sơ riêng. Nên để kế toán thuế xem dự thảo trước khi ký, không phải sau khi nhận hoá đơn.
Nếu đối tác là bên liên kết
Có trường hợp đối tác nước ngoài không hề “mới”: đó là công ty mẹ, công ty chị em, hoặc công ty do cùng một nhóm người sở hữu. Khi đó giao dịch là giao dịch liên kết và chịu thêm yêu cầu về giá và hồ sơ theo quy định quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết — văn bản mới nhất là Nghị định 255/2026/NĐ-CP. Hỏi thẳng đối tác về cơ cấu sở hữu ngay từ đầu, rồi đối chiếu với danh sách bên liên kết của doanh nghiệp mình. Cách nhận diện chi tiết có trong bài nhận diện bên liên kết.
Với đối tác độc lập, câu hỏi này vẫn nên có trong hồ sơ: một dòng ghi “đã hỏi, đối tác xác nhận không có quan hệ sở hữu” là đủ.
Mức kiểm tra theo giá trị và bảng kiểm lưu hồ sơ
Không phải hợp đồng nào cũng cần đủ mọi bước. Một cách chia hợp lý:
- Mua lẻ qua nền tảng quốc tế có thanh toán bằng thẻ (phần mềm thuê bao, dịch vụ trực tuyến): lưu hoá đơn, xác định có thuộc diện thuế nhà thầu hay nghĩa vụ kê khai khác không, không cần xác minh pháp nhân sâu.
- Hợp đồng đầu tiên với nhà cung cấp mới, giá trị vừa: xác minh pháp nhân, người ký, tài khoản; đặt hàng thử lô nhỏ.
- Hợp đồng lớn, trả trước: thêm hình thức thanh toán có bảo đảm như thư tín dụng hoặc trả theo tiến độ giao hàng; xin tham chiếu từ khách hàng khác của đối tác.
Lưu tất cả vào một thư mục theo tên đối tác: bản chụp kết quả tra ở nước sở tại có ngày, giấy tờ thẩm quyền, trang hợp đồng ghi tài khoản, ghi chú cuộc gọi xác nhận, ý kiến của kế toán thuế về thuế nhà thầu.
Phía đối tác Việt Nam trong chuỗi (hãng vận tải, đại lý hải quan, bên nhận uỷ thác) thì vẫn kiểm như bình thường: tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế và cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia; có thể tra nhanh trên trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu), nhưng trạng thái chính thức vẫn xem trên trang của cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp
Đối tác nước ngoài có xuất hoá đơn điện tử Việt Nam không?
Không. Tổ chức nước ngoài không đăng ký thuế ở Việt Nam dùng hoá đơn thương mại theo tập quán nước họ. Bộ chứng từ phía Việt Nam gồm hợp đồng, hoá đơn thương mại, chứng từ chuyển tiền và tờ khai hải quan hoặc chứng từ nộp thuế nhà thầu tuỳ loại giao dịch.
Không tìm thấy đối tác trên trang đăng ký của nước họ thì sao?
Có thể do tra sai tên pháp lý, do nước đó chia đăng ký theo bang hoặc vùng, hoặc do cơ quan đăng ký không công khai. Hỏi đối tác số đăng ký và nơi đăng ký cụ thể; nếu vẫn không đối chiếu được, không nên trả trước và nên dùng hình thức thanh toán có bảo đảm.
Hợp đồng viết bằng tiếng Anh có được không?
Được, hai bên tự thoả thuận ngôn ngữ. Nhưng khi nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam, thường phải kèm bản dịch tiếng Việt; nên chuẩn bị bản song ngữ cho các hợp đồng có nghĩa vụ thuế nhà thầu để kế toán đọc đúng điều khoản giá và thuế.
Đối tác đề nghị chuyển tiền vào tài khoản ở nước thứ ba thì có được không?
Không cấm tuyệt đối, vì có tập đoàn dùng trung tâm thanh toán ở nước khác. Nhưng phải có văn bản của đối tác giải thích, tên chủ tài khoản phải là pháp nhân trong cùng tập đoàn và điều này nên ghi vào hợp đồng. Không chấp nhận thay đổi như vậy chỉ qua email.
Mua phần mềm thuê bao trả bằng thẻ công ty có phải nộp thuế nhà thầu không?
Tuỳ nhà cung cấp đã đăng ký và nộp thuế trực tiếp tại Việt Nam theo cơ chế dành cho nhà cung cấp nước ngoài hay chưa. Nếu nhà cung cấp chưa đăng ký, doanh nghiệp mua có thể phải khấu trừ, nộp thay; nên hỏi kế toán thuế và tra văn bản hiện hành cho từng nhà cung cấp.
Có cần luật sư nước ngoài xem hợp đồng không?
Với hợp đồng lớn, dài hạn hoặc chọn luật nước ngoài để giải quyết tranh chấp thì nên. Với đơn hàng thử nhỏ, một mẫu hợp đồng chuẩn có điều khoản tài khoản, giao hàng, thuế và tranh chấp rõ ràng thường là đủ.
