Tần suất hợp lý để tra lại trạng thái đối tác sau khi ký là: hằng tháng với đối tác giá trị lớn hoặc có trả trước, hằng quý với đối tác giao dịch đều đặn, và trước mỗi lần giao dịch với đối tác ít phát sinh. Bên cạnh lịch cố định, có những sự kiện buộc phải tra ngay không chờ tới kỳ — quan trọng nhất là khi đối tác đề nghị đổi tài khoản nhận tiền.
Theo dõi không phải là nghi ngờ. Tình trạng của một doanh nghiệp thay đổi theo thời gian vì những lý do rất bình thường: chuyển văn phòng, đổi chủ, tạm ngừng một thời gian. Người mua cần biết những thay đổi đó trước khi nhận hoá đơn hay chuyển tiền tiếp, không phải sau khi cơ quan thuế hỏi.
Vì sao kiểm một lần lúc ký là chưa đủ
Phiếu kiểm tra đối tác lúc ký trả lời câu hỏi “tại ngày ký, đối tác thế nào”. Hợp đồng thường kéo dài một năm hoặc hơn, và trong thời gian đó:
- Đối tác có thể tạm ngừng kinh doanh, chuyển trụ sở, hoặc bị cơ quan thuế ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Người đại diện, chủ sở hữu có thể thay đổi, kéo theo người ký và cách làm việc thay đổi.
- Đối tác có thể bị ngừng sử dụng hoá đơn điện tử, trong khi vẫn tiếp tục giao hàng và gửi hoá đơn.
- Kẻ gian có thể giả mạo email của đối tác để yêu cầu đổi tài khoản nhận tiền.
Mỗi thay đổi này đều có thể rơi vào giữa hai lần giao dịch. Theo dõi định kỳ là cách để khoảng trống giữa hai lần kiểm không quá dài.
Tần suất theo nhóm đối tác
| Nhóm đối tác | Tần suất tra trạng thái | Người làm | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Giá trị lớn, phụ thuộc cao, có trả trước hoặc đặt cọc | Hằng tháng, trước kỳ khai thuế | Kế toán công nợ | Kèm tra hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử |
| Giao dịch đều đặn, giá trị trung bình | Hằng quý | Kế toán công nợ | Gắn với đối chiếu công nợ cuối quý |
| Ít phát sinh, giá trị nhỏ | Trước mỗi lần đặt hàng nếu lần tra trước đã quá ba tháng | Mua hàng | Tra nhanh, ghi ngày |
| Khách hàng mua chịu | Hằng quý, và trước khi nâng hạn mức | Kế toán công nợ phải thu | Xem thêm trạng thái hoá đơn đã lập cho khách |
Tần suất trên là gợi ý cho doanh nghiệp vừa. Doanh nghiệp có vài đối tác chiếm phần lớn giá trị mua có thể tra nhóm đó hằng tuần mà không tốn bao nhiêu công.
Sự kiện buộc phải tra lại ngay
Ngoài lịch cố định, những sự kiện sau là tín hiệu để tra ngay, không chờ tới kỳ:
- Đề nghị đổi tài khoản nhận tiền — bất kể qua kênh nào. Đây là tình huống lừa đảo chuyển tiền phổ biến nhất; phải xác nhận qua số điện thoại đã lưu từ trước, không qua số trong email yêu cầu.
- Hoá đơn có thông tin khác thường: tên, địa chỉ người bán khác lần trước; hoá đơn gửi từ email lạ.
- Đổi người liên hệ đột ngột, người mới chưa từng làm việc.
- Giao hàng chậm bất thường, hoặc đối tác đề nghị trả trước cho đơn vốn trước đây trả sau.
- Đề nghị thay đổi cách lập hoá đơn: gộp, tách, đổi tên hàng.
- Nghe tin từ thị trường về khó khăn của đối tác — tin chưa kiểm chứng, nên càng cần tra nguồn chính thức.
Theo dõi những trường thông tin nào
- Trạng thái mã số thuế và cơ quan thuế quản lý.
- Tên, địa chỉ trụ sở theo đăng ký.
- Người đại diện theo pháp luật.
- Tài khoản nhận tiền theo văn bản đã nhận (dữ liệu nội bộ, không tra được bên ngoài).
- Hoá đơn gần nhất có tồn tại trên cổng hoá đơn điện tử không.
Không cần theo dõi mọi thứ. Vốn điều lệ, ngành nghề phụ, danh sách thành viên thay đổi không ảnh hưởng trực tiếp tới hoá đơn và thanh toán; ghi nhận khi thấy là đủ. Bảng theo dõi càng ít cột thì càng được cập nhật đều.
Khi phát hiện thay đổi: bốn bước xử lý
- Xác nhận lại trên nguồn chính thức, chụp màn hình có ngày giờ.
- Phân loại: thay đổi thông tin thông thường (tên, địa chỉ) hay thay đổi ảnh hưởng tới hoá đơn, thanh toán (trạng thái, tài khoản, người đại diện).
- Hỏi đối tác bằng văn bản với loại thứ hai; chỉ cập nhật hồ sơ với loại thứ nhất.
- Quyết định tạm thời trong lúc chờ: tiếp tục, tạm giữ thanh toán, hay tạm dừng nhận hoá đơn mới — do kế toán trưởng quyết.
Nhắc lại nguyên tắc: một thay đổi chỉ là lý do để hỏi. Trạng thái tạm ngừng có thể là tạm ngừng hợp lệ; đổi người đại diện có thể là chuyển giao thế hệ trong doanh nghiệp gia đình. Quyết định dựa trên câu trả lời, không dựa trên bản thân thay đổi.
Công cụ: bảng tính hay phần mềm
Với vài chục đến vài trăm đối tác, một bảng tính dùng chung là đủ, miễn có cột ngày tra và người tra. Nếu phần mềm kế toán hoặc phần mềm hoá đơn đang dùng có chức năng cảnh báo khi trạng thái người bán thay đổi, tận dụng nó như một lớp lọc đầu tiên.
Dù dùng công cụ gì, hai điều không thay đổi: quyết định dựa trên kết quả từ nguồn chính thức, và phải có người chịu trách nhiệm xem cảnh báo. Công cụ báo đỏ mà không ai mở ra xem thì cũng như không có.
Ví dụ một tháng theo dõi ở doanh nghiệp vừa
Giả sử một công ty sản xuất bao bì có khoảng 120 nhà cung cấp còn giao dịch, trong đó 15 nhà cung cấp nhóm lớn. Lịch theo dõi trong một tháng có thể như sau:
- Ngày làm việc đầu tháng: kế toán công nợ tra trạng thái 15 nhà cung cấp nhóm lớn, mất khoảng ba mươi phút. Cùng lúc tải danh sách hoá đơn đầu vào tháng trước trên cổng hoá đơn điện tử.
- Trước ngày 20 (hạn nộp tờ khai tháng theo Luật Quản lý thuế): kế toán đối chiếu hoá đơn đầu vào, người bán nào có hoá đơn trong tháng mà lần tra gần nhất đã quá ba tháng thì tra bổ sung.
- Trong tháng, khi có sự kiện: ví dụ một nhà cung cấp giấy cuộn gửi email báo đổi tài khoản; kế toán thanh toán gọi số điện thoại đã lưu để xác nhận, tra lại trạng thái, lưu kết quả trước khi cập nhật người thụ hưởng.
- Tháng cuối quý: thêm một buổi rà toàn bộ danh sách, gắn với đối chiếu công nợ.
Cả tháng, việc theo dõi tốn khoảng hai đến ba giờ công. So với thời gian phải bỏ ra để giải trình một chuỗi hoá đơn từ người bán có vấn đề mà không ai biết sớm, đó là khoản đầu tư rất nhỏ.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế: trạng thái, cơ quan thuế quản lý.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: tên, địa chỉ, người đại diện hiện tại.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn từ đối tác có trên hệ thống, trạng thái từng hoá đơn.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: tra nhanh mã số thuế khi đang ở ngoài, nhưng kết quả dùng cho hồ sơ nên lấy lại từ máy tính có lưu ngày giờ.
Tự kiểm tra định kỳ chính quy trình theo dõi: mỗi quý kế toán trưởng xem bảng có bao nhiêu dòng quá hạn tra theo tần suất của nhóm. Nếu nhiều dòng quá hạn, tần suất đang đặt quá dày so với nhân lực, hoặc chưa ai thật sự được giao việc này.
Câu hỏi thường gặp
Đối tác lớn, uy tín lâu năm có cần theo dõi hằng tháng không?
Rủi ro về trạng thái của họ thấp, nhưng rủi ro giả mạo email đổi tài khoản thì không thấp hơn đối tác nhỏ. Có thể giãn tần suất tra trạng thái, nhưng kiểm soát khi đổi tài khoản thì giữ nguyên.
Tra hằng tháng mà không thấy gì thay đổi có phí công không?
Phần lớn các lần tra sẽ không thấy gì, và đó là kết quả bình thường. Cái giá của việc tra là vài phút; cái giá của việc phát hiện muộn một thay đổi trạng thái có thể là cả chuỗi hoá đơn phải giải trình.
Hợp đồng đã kết thúc thì có cần theo dõi tiếp không?
Không cần theo dõi định kỳ. Nhưng nên giữ hồ sơ theo dõi của giai đoạn hợp đồng còn hiệu lực, vì đó là bằng chứng doanh nghiệp đã thận trọng khi còn giao dịch.
Ai nên được nhận cảnh báo khi trạng thái đối tác thay đổi?
Kế toán công nợ là người nhận đầu tiên, kế toán trưởng được báo khi thay đổi ảnh hưởng tới hoá đơn hoặc thanh toán. Phòng mua hàng cần biết để không đặt đơn mới trong lúc chờ làm rõ.
Có nên yêu cầu đối tác tự báo khi có thay đổi không?
Nên đưa vào hợp đồng nghĩa vụ thông báo thay đổi thông tin đăng ký, tài khoản và tình trạng hoá đơn. Nhưng không thay được việc tự tra, vì đối tác có thể quên hoặc không muốn báo.
Tra thấy trạng thái lạ vào ngày có lô hàng đang giao thì làm gì?
Vẫn nhận hàng và lập biên bản giao nhận đầy đủ, vì đó là chứng cứ giao dịch thật. Tạm giữ thanh toán và hỏi ngay đối tác về trạng thái trước khi nhận hoá đơn.
