Khi nhà cung cấp là hộ kinh doanh báo “từ tháng sau em lên công ty”, bên mua cần hiểu ngay một điều: về pháp lý đây là một người bán khác. Hộ kinh doanh gắn với cá nhân chủ hộ, còn công ty là một doanh nghiệp mới có mã số riêng, tên riêng, tài khoản riêng. Người giao hàng, số điện thoại, kho có thể giữ nguyên, nhưng hợp đồng, hoá đơn và công nợ phải được chốt lại tại một mốc.
Việc cần làm không nhiều nhưng phải đúng thứ tự: xác nhận doanh nghiệp mới trên nguồn chính thức, chốt hợp đồng và công nợ với hộ, ký lại với công ty, thống nhất loại hoá đơn và giá, rồi mới đổi tài khoản nhận tiền trong danh mục. Làm lộn thứ tự, thường gặp nhất là tiền chuyển vào tài khoản công ty để trả cho hoá đơn của hộ, cuối năm đối chiếu không ai khớp với ai.
Vì sao năm 2026 gặp chuyện này nhiều hơn
Nghị quyết 198/2025/QH15 đặt mốc chấm dứt phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh chậm nhất trong năm 2026. Khi phải chuyển sang tự kê khai và dùng hoá đơn điện tử, nhiều hộ có doanh thu khá lớn tính lại và chọn lập doanh nghiệp luôn, một phần vì cùng nghị quyết có chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới.
Với bên mua, điều đó có nghĩa là trong vài tháng tới danh sách nhà cung cấp có thể có nhiều dòng “hộ cũ, công ty mới”. Mỗi trường hợp chỉ mất một buổi để xử lý gọn, nhưng để lâu thì dữ liệu hai chủ thể trộn vào nhau rất khó tách.
Xác nhận doanh nghiệp mới trước khi sửa bất cứ thứ gì
Đừng cập nhật danh mục chỉ dựa vào tin nhắn hay danh thiếp mới. Xin nhà cung cấp bản chụp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, rồi tự đối chiếu:
- Mã số doanh nghiệp ghi trên giấy chứng nhận. Đừng mặc định mã số của hộ còn dùng được cho công ty; lấy đúng mã in trên giấy và tra lại trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế.
- Tên, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật. Thông thường chủ hộ cũ là người đại diện hoặc thành viên góp vốn; nếu là người hoàn toàn khác thì hỏi thêm.
- Ngày thành lập và trạng thái trên trang tra cứu. Doanh nghiệp vừa lập có thể chưa hiện đủ thông tin trong vài ngày đầu; ghi lại ngày tra và tra lại trước khi nhận hoá đơn đầu tiên.
- Hộ cũ còn hoạt động hay đã chấm dứt. Có người giữ hộ để bán lẻ và dùng công ty để bán sỉ. Khi đó bên mua sẽ có hai người bán song song, phải biết lô nào mua của ai.
Hợp đồng: chốt với hộ, ký lại với công ty
Hợp đồng đang ký là hợp đồng với chủ hộ. Công ty mới không tự động trở thành bên bán chỉ vì cùng chủ. Có hai cách làm, chọn một và ghi rõ trên giấy:
| Cách | Khi nào hợp | Cần có |
|---|---|---|
| Thanh lý hợp đồng với hộ, ký hợp đồng mới với công ty | Hợp đồng theo từng đơn hoặc hợp đồng khung sắp hết hạn | Biên bản thanh lý ghi đơn hàng đã giao, đã thanh toán, còn lại; hợp đồng mới với đầy đủ thông tin công ty |
| Thoả thuận ba bên chuyển giao quyền và nghĩa vụ | Hợp đồng dài hạn còn nhiều đơn dở dang, có bảo hành, có tiền đặt cọc | Văn bản có chữ ký của bên mua, chủ hộ và người đại diện công ty, ghi rõ khoản nào chuyển sang công ty |
Điểm hay bị quên là bảo hành và tiền đặt cọc. Nếu bên mua đã đặt cọc cho hộ, phải ghi rõ khoản cọc đó được trả lại, được trừ vào đơn cuối của hộ, hay được công ty nhận chuyển sang. Hàng đã mua của hộ mà hỏng trong thời gian bảo hành thì ai chịu cũng nên ghi luôn trong biên bản.
Chốt công nợ và hàng giao dở tại một mốc
Chọn một ngày mốc, thường là ngày công ty bắt đầu xuất hoá đơn. Tại ngày đó lập biên bản đối chiếu công nợ với hộ, có chữ ký hai bên, gồm:
- Tổng hàng đã nhận của hộ và tổng hoá đơn hộ đã giao.
- Tổng đã thanh toán, kèm danh sách lần chuyển khoản.
- Số còn nợ hộ hoặc số hộ còn nợ bên mua (tiền ứng trước, hàng trả lại chưa cấn trừ).
- Các đơn đã đặt nhưng chưa giao: ghi rõ đơn nào hộ giao nốt, đơn nào chuyển sang công ty.
Nguyên tắc để không rối: hàng hộ đã giao thì hộ lập hoá đơn và bên mua trả tiền cho hộ; hàng công ty giao thì công ty lập hoá đơn và nhận tiền. Đừng đồng ý “trả hết một lần vào tài khoản công ty cho tiện”. Tiền của hộ đi vào công ty là việc giữa chủ hộ và công ty của họ; bên mua mà trả như vậy thì chứng từ thanh toán không khớp với người bán trên hoá đơn.
Giả sử tại ngày mốc bên mua còn nợ hộ 86 triệu đồng cho ba hoá đơn tháng trước. Khoản này vẫn chuyển vào tài khoản đứng tên chủ hộ đã ghi trong hợp đồng cũ, trước hoặc đúng hạn cũ. Đơn hàng thứ tư đặt ngày hôm sau thì mới là đơn của công ty.
Hoá đơn: tên nào cho lô nào, loại hoá đơn nào
Hai câu hỏi phải có câu trả lời trước lô hàng đầu tiên của công ty.
Tên người bán trên hoá đơn phải khớp với bên giao hàng và bên nhận tiền. Hàng giao trước ngày mốc mà hoá đơn lại do công ty lập, hoặc ngược lại, là kiểu lệch dễ bị hỏi khi đối chiếu. Thời điểm lập hoá đơn bán hàng hoá theo quy định về hoá đơn (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) gắn với thời điểm chuyển giao hàng, nên lô nào giao khi nào thì người bán lúc đó lập hoá đơn.
Loại hoá đơn có thể thay đổi. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thường lập hoá đơn bán hàng; bên mua không có thuế giá trị gia tăng đầu vào để khấu trừ từ loại hoá đơn này. Công ty mới, tuỳ phương pháp tính thuế đã đăng ký, có thể lập hoá đơn giá trị gia tăng hoặc vẫn lập hoá đơn bán hàng. Hỏi thẳng nhà cung cấp công ty áp dụng phương pháp nào, vì điều này ảnh hưởng tới giá và tới số thuế bên mua được khấu trừ.
Từ ngày 1/7/2026, quy định hoá đơn, chứng từ điện tử đã có văn bản mới (Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC). Khi cần chi tiết về loại hoá đơn hay thời điểm lập, tra văn bản đang hiệu lực vào ngày giao dịch.
Giá, thuế giá trị gia tăng và tài khoản nhận tiền
Nếu công ty chuyển sang lập hoá đơn giá trị gia tăng, câu hỏi “giá cũ đã gồm thuế chưa” sẽ xuất hiện ngay. Giá của hộ thường là một con số trọn gói. Nếu công ty giữ nguyên con số đó rồi cộng thêm thuế giá trị gia tăng, giá thanh toán của bên mua tăng lên. Nếu công ty coi con số cũ là giá đã gồm thuế, doanh thu thật của họ giảm. Hai bên cần ghi rõ trong hợp đồng mới đơn giá chưa thuế, thuế suất và tổng thanh toán, đừng để tới hoá đơn đầu tiên mới cãi nhau.
Về tài khoản nhận tiền:
- Tài khoản mới phải đứng tên công ty, không phải tài khoản cá nhân của chủ hộ. Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên muốn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng thì cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, và chứng từ đó nên khớp tên người bán.
- Xác minh số tài khoản qua kênh độc lập: gọi lại số điện thoại đã có trong hồ sơ cũ, không gọi số ghi trong thư báo đổi.
- Giữ tài khoản của hộ trong danh mục ở trạng thái chỉ dùng cho công nợ cũ, khoá lại sau khi trả hết.
Những cái sai hay gặp và tự kiểm tra ở đâu
- Sửa đè tên hộ thành tên công ty trong phần mềm. Toàn bộ lịch sử mua hàng của hộ bỗng nằm dưới tên công ty, số liệu năm cũ không còn khớp với hoá đơn cũ. Nên tạo mã nhà cung cấp mới, giữ mã cũ.
- Nhận hoá đơn của công ty cho hàng giao trước ngày thành lập. Công ty chưa tồn tại thì không thể là người bán lô hàng đó.
- Quên hàng trả lại. Hàng mua của hộ trả lại sau ngày mốc vẫn phải xử lý với hộ, không trừ vào hoá đơn của công ty.
- Coi công ty mới như nhà cung cấp đã quen. Quan hệ quen là với con người; pháp nhân thì mới. Ít nhất vài tháng đầu, tra trạng thái công ty thường hơn nhà cung cấp lâu năm.
Để tự kiểm tra: dùng trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho mã số doanh nghiệp mới; cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp để xem người đại diện và địa chỉ; cổng hoá đơn điện tử để kiểm hoá đơn đầu tiên của công ty sau khi nhận. Nếu cần hiểu phía nhà cung cấp phải làm những thủ tục gì khi chuyển đổi, xem thêm mục hộ kinh doanh chuyển đổi trên Trung Tâm Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới do chính chủ hộ lập thì có cần kiểm tra như nhà cung cấp mới không?
Có, nhưng nhẹ hơn. Phần con người, kho, năng lực giao hàng đã biết qua nhiều năm, nên chỉ cần kiểm phần pháp lý của công ty: mã số, trạng thái, người đại diện, tài khoản. Phần này mất khoảng nửa giờ.
Hộ đề nghị lập hoá đơn công ty cho cả số hàng đã giao trong tháng trước, có nên nhận?
Không nên. Hàng giao khi nào thì người bán ở thời điểm đó lập hoá đơn. Nhận hoá đơn của một chủ thể không phải bên bán thật dễ bị hỏi khi đối chiếu, và có thể ảnh hưởng tới khấu trừ và chi phí của chính bên mua.
Giá mua tăng vì công ty cộng thêm thuế giá trị gia tăng thì bên mua có thiệt không?
Nếu bên mua nộp thuế theo phương pháp khấu trừ và hoá đơn đủ điều kiện, phần thuế đầu vào được khấu trừ nên chi phí thật gần như không đổi. Nếu bên mua không khấu trừ được, phần tăng là chi phí thật và nên đưa vào đàm phán giá.
Tiền đặt cọc đã đưa cho hộ xử lý thế nào?
Ghi rõ trong biên bản chốt công nợ: hoàn trả, trừ vào đơn cuối của hộ, hay chuyển sang công ty bằng thoả thuận ba bên. Không có văn bản thì khi phát sinh tranh chấp, khoản cọc rất khó đòi đúng người.
Chủ hộ vẫn giữ hộ để bán lẻ, bên mua có được mua của cả hai không?
Được, miễn mỗi lô hàng rõ người bán: đơn đặt hàng, phiếu giao, hoá đơn và chứng từ trả tiền cùng một tên. Nên tách thành hai mã nhà cung cấp và nhắc nhân viên đặt hàng chọn đúng.
Bao lâu sau khi chuyển đổi thì tra lại công ty?
Tra khi nhận hoá đơn đầu tiên, rồi theo nhịp của nhóm nhà cung cấp mới trong danh sách, thường dày hơn trong sáu tháng đầu. Sau khi công ty đã hoạt động ổn định, đưa về nhịp chung.
