Khi đối tác chuyển sang tạm ngừng kinh doanh giữa hợp đồng, hợp đồng không tự chấm dứt và nghĩa vụ đã phát sinh của hai bên vẫn còn. Điều thay đổi là khả năng thực hiện: trong thời gian tạm ngừng, nguyên tắc chung là doanh nghiệp không hoạt động kinh doanh và không sử dụng hoá đơn, trừ một số trường hợp mà quy định về hoá đơn cho phép. Việc cần làm là xác nhận thông tin, chốt phần đã thực hiện, rồi thoả thuận bằng văn bản cách xử lý phần còn lại.
Tạm ngừng khác hẳn với bỏ địa chỉ: đó là thủ tục đối tác tự đăng ký, có thời hạn và có thể quay lại. Vì vậy không nên đối xử với đối tác tạm ngừng như một đối tác có vấn đề. Nhưng cũng không thể coi như không có gì, vì hàng giao và hoá đơn lập trong thời gian tạm ngừng có thể gây rắc rối cho chính mình. Bài này xử lý cả hai chiều: đối tác là người bán và đối tác là khách hàng.
Xác nhận thông tin trước khi làm gì
- Tra trạng thái trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế và trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; ghi ngày tra, lưu bản chụp.
- Hỏi đối tác thời gian tạm ngừng: từ ngày nào tới ngày nào, lý do, dự định sau khi hết thời hạn. Xin bản chụp thông báo tạm ngừng.
- Kiểm tra phạm vi: tạm ngừng cả doanh nghiệp hay chỉ một chi nhánh, một địa điểm kinh doanh. Chi nhánh có mã số riêng, tạm ngừng chi nhánh không có nghĩa là trụ sở chính tạm ngừng.
Có thể tra nhanh qua trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu), trang này hiện trạng thái, chi nhánh và ghi nguồn cùng ngày ghi nhận; nhưng dữ liệu có độ trễ, nên trạng thái chính thức phải xem trên trang tra cứu của cơ quan thuế. Nếu hai nguồn khác nhau, hỏi trực tiếp đối tác và tin nguồn của cơ quan thuế.
Đọc lại hợp đồng: bốn điều khoản quyết định
| Điều khoản | Câu hỏi |
|---|---|
| Thông báo thay đổi | Đối tác có nghĩa vụ báo trước khi tạm ngừng không? Họ đã báo chưa? |
| Tiến độ và thời hạn | Phần còn lại phải giao lúc nào? Thời gian tạm ngừng có làm trễ hạn không? |
| Bất khả kháng, tạm dừng thực hiện | Tạm ngừng kinh doanh chủ động thường không phải bất khả kháng; hợp đồng có quy định gì khác không? |
| Chấm dứt, phạt, bồi thường | Mình có quyền chấm dứt phần còn lại không, và điều kiện là gì? |
Nếu hợp đồng không có điều khoản thông báo thay đổi, đây là lúc thêm vào mẫu hợp đồng cho các lần sau. Cách soạn điều khoản này có ở bài điều khoản hợp đồng phòng rủi ro hoá đơn.
Khi đối tác là người bán
Chốt ba con số tại ngày biết tin: hàng đã nhận, hoá đơn đã nhận, tiền đã trả. Sau đó:
- Hàng đã nhận, hoá đơn lập trước ngày tạm ngừng: xử lý bình thường, lưu chứng cứ giao nhận và thanh toán.
- Hàng đã nhận, chưa có hoá đơn: đề nghị đối tác lập hoá đơn trước khi bắt đầu tạm ngừng nếu còn kịp. Nếu đã vào thời gian tạm ngừng, hỏi đối tác phương án lập hoá đơn theo quy định — có trường hợp được lập hoá đơn cho hợp đồng đã ký trước khi tạm ngừng, nhưng đó là thủ tục của người bán với cơ quan thuế quản lý họ, bên mua không tự quyết thay.
- Phần hàng chưa giao: thoả thuận bằng văn bản giao sau khi đối tác hoạt động lại, hoặc chấm dứt phần còn lại và hoàn tiền đã ứng.
- Không nhận hàng giao trong thời gian tạm ngừng mà không có phương án hoá đơn rõ ràng; hàng về mà không có hoá đơn hợp lệ là tự tạo khoản thiếu chứng từ.
Hoá đơn lập trong thời gian đối tác đang tạm ngừng là hoá đơn cần xem kỹ trước khi kê khai. Tra trên cổng hoá đơn điện tử ngày lập và tình trạng hoá đơn, đối chiếu với thời gian tạm ngừng mà đối tác đã báo.
Khi đối tác là khách hàng
- Công nợ phải thu: khách tạm ngừng không có nghĩa là không trả, nhưng dòng tiền của họ thường yếu đi. Gửi biên bản đối chiếu công nợ ngay, đề nghị lịch trả cụ thể.
- Đơn hàng đang chờ giao: hỏi khách có còn nhận không, giao cho ai, ở đâu. Nếu khách muốn nhận, mình vẫn lập hoá đơn bình thường cho khách — việc khách đang tạm ngừng không cấm mình bán; nhưng cần chắc người nhận hàng có thẩm quyền.
- Hạn mức trả chậm: tạm khoá hạn mức cho tới khi khách hoạt động lại và có dấu hiệu ổn định; chuyển sang giao theo hình thức trả trước nếu khách vẫn cần hàng.
- Hàng ký gửi, hàng mượn, bao bì luân chuyển đang nằm ở kho khách: kiểm kê và thu hồi sớm, trước khi khách có thể thay đổi địa điểm.
Khi thời hạn tạm ngừng kết thúc
Tạm ngừng có thời hạn đăng ký. Khi hết hạn, đối tác có thể hoạt động lại, xin gia hạn tạm ngừng, hoặc chuyển sang giải thể. Việc cần làm phía mình:
- Ghi ngày hết hạn tạm ngừng vào lịch theo dõi đối tác, tra lại trạng thái vào tuần đó.
- Nếu đối tác hoạt động lại: xác nhận lại thông tin (người đại diện, địa chỉ, tài khoản có đổi không) trước khi nối lại giao dịch, vì doanh nghiệp sau thời gian tạm ngừng hay thay đổi.
- Nếu đối tác gia hạn tạm ngừng: cân nhắc chấm dứt phần còn lại của hợp đồng theo điều khoản, chuyển sang đối tác khác.
- Nếu đối tác chuyển sang giải thể: gửi ngay yêu cầu thanh toán hoặc đối chiếu công nợ, vì doanh nghiệp giải thể phải thanh toán hết nợ trước khi hoàn tất thủ tục.
Báo nội bộ và ghi hồ sơ đối tác
Người đầu tiên thấy trạng thái đổi thường là kế toán khi tra định kỳ, còn người giao dịch hằng ngày với đối tác là phòng mua hàng hoặc phòng kinh doanh. Nếu thông tin không đi từ người này sang người kia, nhân viên vẫn đặt hàng, vẫn nhận hoá đơn như chưa có gì. Trong ngày biết tin, nên:
- Gắn cờ trên danh mục đối tác trong phần mềm: “tạm ngừng từ ngày… đến ngày…, không đặt hàng mới, không thanh toán khi chưa có duyệt của kế toán trưởng”.
- Gửi thông báo ngắn cho phòng mua hàng, phòng kinh doanh, thủ kho và người duyệt chi, kèm bản chụp kết quả tra có ngày.
- Chỉ định một người đầu mối làm việc với đối tác về phần hợp đồng dở dang, để đối tác không nhận ba bốn cuộc gọi với nội dung khác nhau.
- Lưu tất cả trao đổi — thông báo tạm ngừng, biên bản đối chiếu, thoả thuận xử lý phần còn lại — vào hồ sơ đối tác, cùng chỗ với hợp đồng.
Khi đối tác hoạt động lại, gỡ cờ cũng phải có người duyệt và có ghi ngày tra xác nhận trạng thái mới, không để nhân viên tự gỡ vì đối tác gọi báo “bên em mở lại rồi”.
Những cái sai hay gặp
- Coi tạm ngừng như bỏ trốn, dừng mọi liên lạc và tự loại chi phí các hoá đơn cũ. Hoá đơn lập trước thời gian tạm ngừng không tự trở thành có vấn đề vì đối tác tạm ngừng.
- Vẫn nhận hàng và hoá đơn như thường trong thời gian tạm ngừng mà không hỏi gì, vì nhân viên mua hàng không biết trạng thái đã đổi.
- Chuyển tiền cho người của đối tác vào tài khoản cá nhân vì “công ty đang tạm ngừng, tài khoản công ty không dùng”.
- Không ghi lại gì: một năm sau không ai nhớ vì sao đơn hàng dừng giữa chừng và vì sao có một khoản tạm ứng treo.
Câu hỏi thường gặp
Đối tác tạm ngừng có phải thông báo cho mình không?
Pháp luật yêu cầu doanh nghiệp thông báo tạm ngừng với cơ quan đăng ký kinh doanh, không bắt buộc thông báo cho từng đối tác. Nghĩa vụ báo cho mình chỉ có nếu hợp đồng quy định, nên đưa điều khoản này vào mẫu hợp đồng.
Đối tác tạm ngừng có được xuất hoá đơn cho hàng đã giao trước đó không?
Nguyên tắc chung là không sử dụng hoá đơn trong thời gian tạm ngừng, với một số trường hợp ngoại lệ theo quy định về hoá đơn hiện hành. Đó là thủ tục của người bán; bên mua nên hỏi đối tác phương án cụ thể và kiểm tra hoá đơn nhận được trên cổng hoá đơn điện tử.
Mình có quyền chấm dứt hợp đồng khi đối tác tạm ngừng không?
Tuỳ điều khoản hợp đồng và việc tạm ngừng có làm đối tác vi phạm nghĩa vụ giao hàng hay không. Nên đọc kỹ điều khoản chấm dứt và hỏi ý kiến pháp lý trước khi gửi thông báo chấm dứt.
Chi nhánh của đối tác tạm ngừng thì hoá đơn của trụ sở chính có bị ảnh hưởng không?
Chi nhánh và trụ sở chính có mã số riêng, nên chi nhánh tạm ngừng không đồng nghĩa trụ sở chính tạm ngừng. Chỉ cần chắc hoá đơn do đơn vị đang hoạt động lập và đúng với bên thực hiện giao hàng.
Bao lâu thì nên tra lại trạng thái đối tác đang tạm ngừng?
Tra khi gần hết thời hạn tạm ngừng mà đối tác đã báo và trước mọi lần nhận hàng, nhận hoá đơn hoặc thanh toán liên quan tới đối tác đó.
Khách hàng tạm ngừng mà còn nợ, mình có nên xuất hoá đơn điều chỉnh giảm cho gọn không?
Không. Hoá đơn điều chỉnh chỉ dùng khi có sai sót hoặc thay đổi thật của giao dịch như giảm giá, trả lại hàng. Khoản nợ chưa thu vẫn là nợ phải thu, xử lý theo đường đòi nợ và quy định về dự phòng nếu cần.
