Tách người đặt hàng, người nhận hàng và người thanh toán quan trọng vì mỗi người là một lớp kiểm tra độc lập với hai người kia. Người nhận hàng xác nhận hàng thật đã về đúng như người đặt yêu cầu; người thanh toán chỉ trả tiền khi có xác nhận đó và khi hoá đơn khớp. Khi một người làm cả ba việc, mọi thứ trên giấy đều có thể khớp nhau mà thực tế thì không — và doanh nghiệp chỉ phát hiện khi đã quá muộn.
Về mặt thuế, hệ quả rất cụ thể: hoá đơn không phản ánh giao dịch thật (hàng không về, về thiếu, giá bị nâng) thì bên mua là người chịu điều chỉnh thuế đã khấu trừ và loại chi phí. Kiểm soát nội bộ ở khâu mua hàng không chỉ để chống thất thoát, mà còn để bảo vệ tính đúng đắn của hoá đơn đầu vào. Tách vai không phải vì nghi ngờ nhân viên; nó bảo vệ cả người làm đúng khỏi bị nghi oan.
Một người làm cả ba việc: điều gì có thể xảy ra
Không cần giả định ai đó xấu. Chỉ cần hình dung những gì có thể xảy ra mà không ai phát hiện:
- Sai sót không ai bắt: đặt nhầm số lượng, nhận thiếu mà không ghi, trả đủ theo hoá đơn.
- Giá bị đẩy lên: người đặt hàng thoả thuận riêng với nhà cung cấp, giá trên hoá đơn cao hơn thị trường, phần chênh không vào công ty.
- Hàng không về hoặc về ít hơn: người nhận ký xác nhận đủ, người trả tiền trả đủ — vì là cùng một người.
- Nhà cung cấp do người nội bộ dựng lên: người có quyền thêm nhà cung cấp và quyền thanh toán có thể trả tiền cho một bên mà mình có lợi ích.
Những kịch bản này ở doanh nghiệp nhỏ thường kéo dài nhiều năm mới lộ, vì mọi giấy tờ đều khớp. Khi lộ ra, ngoài số tiền mất, doanh nghiệp còn có một loạt hoá đơn đầu vào không phản ánh đúng giao dịch phải xử lý với cơ quan thuế.
Ba vai và lớp kiểm tra của mỗi vai
| Vai | Làm gì | Kiểm tra được điều gì của vai khác |
|---|---|---|
| Người đặt hàng (mua hàng) | Chọn nhà cung cấp, thương lượng giá, lập đơn | — |
| Người nhận hàng (kho, bộ phận sử dụng) | Kiểm hàng thực nhận, ký biên bản, lập phiếu nhập kho | Hàng người đặt mua có thật sự về, đúng loại, đủ số |
| Người thanh toán (kế toán) | Đối chiếu đơn, phiếu nhập, hoá đơn; lập lệnh chi | Hoá đơn khớp với hàng thực nhận và giá đã duyệt |
| Người duyệt chi (giám đốc, kế toán trưởng) | Duyệt lệnh chi trên ngân hàng điện tử | Lệnh chi có đủ chứng từ, đúng người thụ hưởng |
Lớp cuối cùng — người duyệt chi khác người lập lệnh — là nguyên tắc cơ bản của kiểm soát tiền: người lập lệnh không phải là người duyệt lệnh. Ngân hàng điện tử cho doanh nghiệp đều có cơ chế tách tài khoản lập và tài khoản duyệt; vấn đề là doanh nghiệp có dùng đúng hay không.
Công ty ít người: tách tối thiểu như thế nào
Doanh nghiệp năm bảy người không thể có ba bộ phận riêng. Nhưng vẫn tách được những điểm cốt lõi:
- Người duyệt chi trên ngân hàng điện tử không phải người lập lệnh. Thường giám đốc giữ quyền duyệt, kế toán lập lệnh. Giám đốc không giao thiết bị xác thực của mình cho kế toán “để đỡ phiền”.
- Người nhận hàng không phải người đặt hàng, ít nhất với đơn giá trị lớn. Nếu phải cùng một người, thì có người thứ hai kiểm ngẫu nhiên.
- Quyền thêm nhà cung cấp mới và sửa tài khoản thụ hưởng không nằm trong tay người thanh toán; cần xác nhận của người thứ hai.
- Giám đốc nhận thông báo biến động số dư và tự xem sổ phụ ngân hàng định kỳ, không chỉ đọc báo cáo của kế toán.
Bốn điểm này không tốn thêm người, chỉ cần sắp xếp lại ai giữ quyền gì.
Danh mục nhà cung cấp và tài khoản thụ hưởng
Hai chỗ ít được chú ý nhưng là “cửa sau” của mọi quy trình mua hàng:
- Danh mục nhà cung cấp trong phần mềm: ai được thêm nhà cung cấp mới? Nếu người đặt hàng tự thêm được, thì bảng kiểm nhà cung cấp mới chỉ là hình thức.
- Danh sách người thụ hưởng trên ngân hàng điện tử: ai được thêm, sửa? Nếu người lập lệnh cũng sửa được tài khoản thụ hưởng, thì việc tách lập và duyệt mất nhiều tác dụng, vì người duyệt thường chỉ nhìn tên, không nhìn số tài khoản.
Quy tắc: thêm hoặc sửa hai danh mục này phải có người đề nghị, người thực hiện và người xác nhận khác nhau, và lưu lịch sử thay đổi. Mỗi quý, kế toán trưởng xem danh sách thay đổi trong quý.
Luân chuyển và kiểm tra đột xuất
Tách vai là lớp bảo vệ tốt, nhưng không chặn được khi hai người ở hai vai cùng thông đồng. Hai biện pháp bổ sung đơn giản:
- Luân chuyển: người phụ trách mua một nhóm hàng không giữ nguyên vị trí quá lâu, hoặc ít nhất có người khác định kỳ làm thay trong kỳ nghỉ phép. Nhiều sai lệch lộ ra đúng lúc người phụ trách vắng mặt.
- Kiểm tra đột xuất: kế toán trưởng chọn ngẫu nhiên vài đơn hàng mỗi quý, đi thẳng tới kho xem hàng, gọi nhà cung cấp xác nhận giá. Không cần thông báo trước.
- So giá định kỳ: với mặt hàng mua thường xuyên, mỗi năm xin báo giá từ nhà cung cấp khác để biết giá đang mua có còn phù hợp thị trường.
Kết quả của các lần kiểm tra này ghi lại dù không phát hiện gì. Một hồ sơ “đã kiểm, không có vấn đề” là bằng chứng doanh nghiệp duy trì kiểm soát thật.
Dấu hiệu việc tách vai đang bị lách
Có quy chế tách vai trên giấy không có nghĩa là việc tách đang được làm thật. Những dấu hiệu sau cho thấy cần xem lại:
- Biên bản giao nhận và phiếu nhập kho luôn do cùng một người ký với người đặt hàng, “vì kho bận”.
- Người duyệt lệnh chi duyệt hàng loạt vào cuối ngày mà không mở chứng từ kèm theo.
- Thiết bị xác thực hoặc mật khẩu của người duyệt được để ở bàn kế toán.
- Một nhà cung cấp mới được thêm và nhận thanh toán lớn ngay trong tuần đầu, không qua bảng kiểm.
- Tài khoản thụ hưởng của một nhà cung cấp quen bị sửa mà không có văn bản thông báo.
Mỗi dấu hiệu chỉ là lý do để hỏi lại cách làm, không phải kết luận ai đó làm sai. Phần lớn trường hợp là do quá tải hoặc thói quen tiện tay; sửa bằng cách sắp lại việc, không cần truy lỗi cá nhân.
Bảng phân quyền mẫu và câu hỏi tự kiểm
| Quyền | Mua hàng | Kho | Kế toán | Kế toán trưởng | Giám đốc |
|---|---|---|---|---|---|
| Lập đơn đặt hàng | Có | Không | Không | Không | Không |
| Xác nhận nhận hàng | Không | Có | Không | Không | Không |
| Thêm nhà cung cấp | Đề nghị | Không | Thực hiện | Xác nhận | Không |
| Sửa tài khoản thụ hưởng | Không | Không | Thực hiện | Xác nhận | Không |
| Lập lệnh chi | Không | Không | Có | Không | Không |
| Duyệt lệnh chi | Không | Không | Không | Theo hạn mức | Có |
Câu hỏi tự kiểm mỗi quý cho giám đốc: trên ngân hàng điện tử, có ai vừa lập vừa duyệt được lệnh không? Thiết bị xác thực của người duyệt đang ở đâu? Ai đã thêm nhà cung cấp mới trong quý? Lần cuối tự mở sổ phụ ngân hàng là khi nào? Nguồn tra cho phần hoá đơn và nhà cung cấp vẫn là trang tra cứu thông tin người nộp thuế và cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc tự đặt hàng, tự duyệt chi thì có cần tách không?
Giám đốc là người có quyền cao nhất, nhưng vẫn nên có người nhận hàng và người đối chiếu độc lập. Điều này bảo vệ chính giám đốc khi cần giải trình với thành viên góp vốn, ngân hàng hay cơ quan thuế.
Tách vai có làm chậm công việc không?
Chậm hơn một chút ở từng giao dịch, nhưng nhanh hơn nhiều khi đối chiếu cuối tháng, cuối năm và khi bị kiểm tra, vì chứng từ đã được xác nhận bởi nhiều người ngay từ đầu.
Kế toán kiêm thủ quỹ có sao không?
Người giữ tiền không nên đồng thời là người ghi sổ, vì khi đó sổ quỹ và sổ kế toán luôn khớp dù tiền thật có thể đã lệch. Công ty nhỏ nên đưa tiền mặt về mức thấp nhất và dùng thanh toán qua ngân hàng có người duyệt.
Nhân viên mua hàng lâu năm, rất tin tưởng thì có cần kiểm tra đột xuất không?
Có. Kiểm tra đột xuất là quy trình chung, không nhắm vào ai. Với người làm đúng, kết quả kiểm tra là bằng chứng bảo vệ họ.
Phần mềm kế toán có hỗ trợ phân quyền thì đã đủ chưa?
Phân quyền trên phần mềm là nền tảng, nhưng phải khớp với phân quyền trên ngân hàng điện tử và quy chế giữ thiết bị xác thực. Nhiều doanh nghiệp phân quyền phần mềm chặt mà ngân hàng điện tử thì một người làm hết.
Phát hiện một người đang làm cả ba việc thì nên sửa ngay hay chờ?
Nên sửa sớm, bắt đầu từ quyền duyệt chi và quyền sửa tài khoản thụ hưởng. Có thể giải thích với nhân viên rằng đây là sắp xếp lại quy trình chung, không phải đánh giá cá nhân.
