Quy trình duyệt mua hàng ba bước giúp hoá đơn đầu vào ít vấn đề gồm: bước một, trước khi đặt hàng — có đề nghị mua được duyệt và nhà cung cấp đã qua kiểm tra; bước hai, khi nhận hàng — có biên bản giao nhận, phiếu nhập kho và hoá đơn được đối chiếu với đơn đặt hàng; bước ba, trước khi thanh toán — đối chiếu ba chiều giữa đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hoá đơn, kiểm tra lại trạng thái người bán và tài khoản nhận tiền. Mỗi bước có một người làm và một người duyệt khác nhau.
Không quy trình nào bảo đảm hoá đơn “không có vấn đề” — người bán có thể thay đổi sau khi giao dịch xong, ngoài tầm kiểm soát của bên mua. Điều quy trình làm được là chặn những vấn đề bắt nguồn từ phía mình (mua không duyệt, nhận không kiểm, trả không đối chiếu) và tạo sẵn bộ chứng cứ để khi người bán có chuyện, doanh nghiệp đứng ở vị thế mạnh.
Bước một: trước khi đặt hàng
- Đề nghị mua hàng do bộ phận có nhu cầu lập: mua gì, số lượng, dùng vào việc gì, dự kiến giá trị.
- Duyệt đề nghị theo ngưỡng giá trị (bảng dưới).
- Chọn nhà cung cấp: nhà cung cấp đã có trong danh sách được duyệt, hoặc nhà cung cấp mới đã qua bảng kiểm trước khi ký. Với giá trị lớn, có ít nhất hai báo giá.
- Lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng ghi rõ thông tin lập hoá đơn của bên mua, email nhận hoá đơn, tài khoản thanh toán của bên bán.
| Giá trị đơn (giả định) | Người duyệt đề nghị | Số báo giá tối thiểu |
|---|---|---|
| Dưới 20 triệu đồng | Trưởng bộ phận có nhu cầu | Một |
| Từ 20 đến 200 triệu đồng | Trưởng bộ phận và kế toán trưởng | Hai |
| Trên 200 triệu đồng | Giám đốc | Ba, hoặc giải trình nếu chỉ có một nhà cung cấp |
Ngưỡng trên chỉ là ví dụ; doanh nghiệp đặt theo quy mô của mình. Điều quan trọng là không chia nhỏ đơn để lọt ngưỡng duyệt thấp hơn — quy trình nên có một dòng nói rõ điều này, và kế toán trưởng nên để ý các đơn liên tiếp cùng nhà cung cấp sát ngưỡng.
Bước hai: khi nhận hàng và nhận hoá đơn
- Người nhận hàng (kho, bộ phận sử dụng) đối chiếu hàng thực nhận với đơn đặt hàng: đúng loại, đủ số lượng, đúng quy cách. Lập biên bản giao nhận có chữ ký hai bên, ghi rõ họ tên người ký.
- Thủ kho lập phiếu nhập kho theo số thực nhận. Với dịch vụ, bộ phận sử dụng lập biên bản nghiệm thu kèm sản phẩm đầu ra.
- Kế toán nhận hoá đơn qua email chung, tra hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử, so tên hàng, số lượng, đơn giá với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho.
Hàng thiếu, hàng sai, hàng hỏng thì ghi ngay vào biên bản, không “nhận tạm rồi tính sau”. Hoá đơn lập theo số đặt thay vì số thực nhận là một trong những lệch hay gặp nhất, và xử lý ngay khi nhận thì đơn giản hơn nhiều so với vài tháng sau.
Bước ba: đối chiếu ba chiều trước khi thanh toán
Trước khi lập lệnh chi, kế toán thanh toán kiểm tra:
| Đối chiếu | Phải khớp |
|---|---|
| Đơn đặt hàng — phiếu nhập kho | Loại hàng, số lượng (nhận ít hơn thì chỉ trả phần đã nhận) |
| Phiếu nhập kho — hoá đơn | Số lượng, tên hàng |
| Đơn đặt hàng — hoá đơn | Đơn giá, điều kiện thanh toán |
| Hoá đơn — thông tin người bán | Tên, mã số thuế, trạng thái người bán tại ngày thanh toán |
| Tài khoản nhận tiền — hồ sơ nhà cung cấp | Đứng tên người bán, khớp tài khoản đã xác nhận |
Chỉ khi ba chiều khớp mới lập lệnh chi. Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên thanh toán qua ngân hàng để giữ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15. Nội dung chuyển khoản ghi số hoá đơn để nối chứng từ.
Làn riêng cho mua gấp, mua lẻ
Quy trình ba bước chậm hơn việc “gọi điện đặt luôn”. Nếu không có làn riêng cho các trường hợp gấp, người ta sẽ tự đi đường vòng. Nên có:
- Mua gấp: cho phép đặt trước, duyệt sau trong một ngày làm việc, với hạn mức nhỏ và chỉ từ nhà cung cấp đã có trong danh sách. Người đặt phải hoàn tất đề nghị mua ngay sau đó.
- Mua lẻ, giá trị nhỏ: dùng thẻ công ty có hạn mức hoặc tạm ứng có hạn hoàn. Hoá đơn ghi thông tin công ty chỉ lấy cho khoản chi phục vụ công việc.
- Mua lặp lại (văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao): hợp đồng khung với nhà cung cấp cố định, đơn hàng theo đợt không cần duyệt lại nhà cung cấp.
Mỗi làn tắt đều có giới hạn rõ. Khi thấy một làn tắt được dùng ngày càng nhiều, đó là tín hiệu quy trình chính đang quá nặng, hoặc có người đang lợi dụng.
Những cái sai hay gặp khi áp quy trình
- Duyệt đề nghị mua sau khi hàng đã về. Khi việc này thành thói quen, bước một chỉ còn là chữ ký hợp thức hoá, không còn là lúc cân nhắc có nên mua, mua của ai, giá bao nhiêu.
- Người nhận hàng ký biên bản theo số trên phiếu giao của người bán, không đếm thực tế. Biên bản như vậy không kiểm tra được gì và còn làm yếu bộ chứng cứ khi có tranh chấp.
- Kế toán đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng nhưng bỏ qua phiếu nhập kho, vì phiếu nhập về chậm. Đối chiếu hai chiều không bắt được lỗi nhận thiếu mà hoá đơn vẫn ghi đủ.
- Thanh toán theo đề nghị của nhân viên mua hàng khi chưa có đủ chứng từ, với lời hứa bổ sung sau. Chứng từ “bổ sung sau” là loại hay thất lạc nhất.
- Quy trình chỉ có trên giấy, phần mềm vẫn cho phép xuất kho, lập lệnh chi mà không cần bước duyệt. Quy trình hiệu quả nhất là quy trình được cài vào phần mềm như một điều kiện bắt buộc.
Cách phát hiện sớm: mỗi tháng kế toán trưởng lấy ngẫu nhiên năm bộ chứng từ mua hàng, xem ngày duyệt đề nghị có trước ngày đặt hàng không, biên bản giao nhận có số thực nhận không, lệnh chi có sau ngày đủ chứng từ không.
Người phụ trách và tần suất
| Việc | Người làm | Người kiểm | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Lập đề nghị mua | Bộ phận có nhu cầu | Theo ngưỡng duyệt | Mỗi lần |
| Chọn nhà cung cấp, lập đơn | Mua hàng | Kế toán trưởng với đơn lớn | Mỗi lần |
| Nhận hàng, lập biên bản | Kho, bộ phận sử dụng | Kế toán kho | Mỗi lần |
| Đối chiếu ba chiều, lập lệnh chi | Kế toán thanh toán | Người duyệt lệnh trên ngân hàng điện tử | Mỗi lần |
| Rà các đơn sát ngưỡng, làn tắt | Kế toán trưởng | Giám đốc | Hằng tháng |
| Rà lại quy trình, ngưỡng | Kế toán trưởng | Giám đốc | Hằng năm |
Chỉ số theo dõi hằng tháng và nơi tra
Kế toán trưởng gửi giám đốc mỗi tháng một bảng nhỏ:
- Số đơn mua đặt trước, duyệt sau (làn gấp) và tỷ lệ trên tổng số đơn.
- Số hoá đơn phải yêu cầu người bán điều chỉnh, thay thế.
- Số lần đối chiếu ba chiều không khớp, và lý do chính.
- Số nhà cung cấp mới được thêm, đã qua bảng kiểm đủ chưa.
Nguồn tra dùng trong quy trình: trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái người bán), cổng hoá đơn điện tử (tra hoá đơn), Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (thông tin nhà cung cấp mới). Để thiết lập phần phân quyền trên ngân hàng điện tử và con dấu cho khớp với quy trình này, có thể xem phần kiểm soát nội bộ tài chính trên Thuế Chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp ít người có cần đủ ba bước không?
Cần đủ ba bước, nhưng mỗi bước có thể gọn. Điều không bỏ được là người duyệt thanh toán không phải là người đặt hàng, và có đối chiếu giữa hàng thực nhận với hoá đơn trước khi trả tiền.
Đối chiếu ba chiều có làm chậm thanh toán cho nhà cung cấp không?
Nếu chứng từ đi đúng hạn thì không. Chậm thường do phiếu nhập kho, biên bản giao nhận không chuyển kịp cho kế toán; đặt hạn chuyển chứng từ trong vài ngày làm việc là giải quyết được phần lớn.
Hàng nhận thiếu mà hoá đơn ghi đủ thì trả tiền thế nào?
Chỉ trả phần hàng đã nhận thực tế, và đề nghị người bán điều chỉnh hoá đơn theo quy định về hoá đơn có sai sót. Không nên trả đủ rồi “nhận bù lần sau” mà không có giấy tờ.
Có cần tra trạng thái người bán mỗi lần thanh toán không?
Với nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, tra theo nhịp định kỳ là đủ. Với khoản thanh toán lớn, trả trước hoặc người bán mới, tra lại ngay trước khi chi là việc chỉ tốn vài phút.
Mua hàng qua sàn thương mại điện tử có đi theo ba bước này không?
Có, với điều chỉnh nhỏ: đề nghị mua vẫn cần duyệt, người bán trên sàn phải lập được hoá đơn đúng thông tin công ty, và hàng nhận phải được kiểm và nhập kho như bình thường.
Ai nên sở hữu quy trình này: mua hàng hay kế toán?
Kế toán trưởng thường là người soạn và giữ quy trình vì nắm rủi ro hoá đơn, thanh toán. Nhưng giám đốc nên ban hành để quy trình có hiệu lực với mọi bộ phận, kể cả bộ phận kinh doanh và sản xuất.
