Khi mua hàng theo hợp đồng khung, việc duyệt không biến mất mà dời lên trước và dời ra sau: duyệt kỹ một lần khi ký khung (nhà cung cấp, bảng giá, hạn mức), rồi đối chiếu định kỳ sau khi hàng đã về (khối lượng, đơn giá, hoá đơn). Ở giữa, các đơn gọi hàng được đặt nhanh mà không cần giám đốc ký từng tờ, nhưng mỗi đơn vẫn phải nằm trong bảng giá và hạn mức đã duyệt.
Rủi ro của hợp đồng khung không nằm ở lúc ký mà ở tháng thứ tám, thứ chín: giá bắt đầu nhích, khối lượng tăng dần, hoá đơn gộp nhiều lần giao, và không ai còn nhớ hạn mức ban đầu là bao nhiêu. Bài này chỉ cách dựng bốn lớp kiểm soát cho loại mua hàng này.
Hợp đồng khung và đơn gọi hàng: mỗi thứ quyết định điều gì
| Văn bản | Quyết định | Ai duyệt |
|---|---|---|
| Hợp đồng khung | Nhà cung cấp, danh mục hàng, bảng giá hoặc cách tính giá, thời hạn, hạn mức tổng, điều kiện giao, thanh toán, hoá đơn | Người có thẩm quyền cao nhất theo giá trị hạn mức tổng |
| Đơn gọi hàng | Mặt hàng, số lượng, ngày giao của từng lần | Người được uỷ quyền đặt hàng, trong hạn mức từng đơn |
| Phụ lục điều chỉnh | Thay đổi giá, thêm mặt hàng, tăng hạn mức, gia hạn | Như lúc duyệt hợp đồng khung |
Nguyên tắc cần giữ: đơn gọi hàng không được làm thay việc của phụ lục. Nếu một đơn gọi hàng ghi đơn giá mới, hoặc có mặt hàng không nằm trong danh mục khung, thì đó không còn là đơn gọi hàng thông thường mà là một thay đổi hợp đồng, phải quay về người duyệt khung.
Bốn hạn mức nên ghi vào hợp đồng khung
- Hạn mức tổng giá trị cho cả thời hạn khung. Khi gần chạm, hệ thống hoặc kế toán phải báo trước để quyết định gia hạn hay chọn lại nhà cung cấp.
- Hạn mức mỗi đơn gọi hàng. Đơn vượt mức này cần người duyệt cao hơn dù vẫn trong khung.
- Hạn mức khối lượng theo kỳ cho từng nhóm hàng, ví dụ số thùng găng tay mỗi tháng dựa trên mức tiêu hao bình thường.
- Danh sách người được đặt hàng: tên, chức vụ, kênh đặt hàng (thư điện tử công ty, cổng đặt hàng). Nhà cung cấp chỉ nhận đơn từ danh sách này.
Bốn hạn mức này không cần phức tạp. Với một xưởng nhỏ mua găng tay, dầu máy, hoá chất vệ sinh, chỉ cần một bảng tính ghi hạn mức tổng, mức tối đa mỗi đơn, mức tiêu hao bình thường mỗi tháng của từng nhóm hàng và tên hai ba người được đặt. Bảng này gửi cho nhà cung cấp một bản, để chính họ biết đơn nào vượt mức thì phải hỏi lại trước khi giao.
Hạn mức khối lượng là lớp hay bị bỏ qua nhất nhưng lại bắt được nhiều vấn đề nhất: lượng tiêu hao tăng đột ngột có thể do sản xuất tăng, nhưng cũng có thể do thất thoát, đặt trùng hoặc hàng không về kho thật.
Chốt bảng giá và cách điều chỉnh giá
Có ba cách ghi giá trong hợp đồng khung, mỗi cách một kiểu kiểm soát:
- Giá cố định trong suốt thời hạn: dễ kiểm nhất. Mọi hoá đơn chỉ cần so với một bảng.
- Giá theo công thức, ví dụ gắn với giá nguyên liệu đầu vào công bố định kỳ: công bằng hơn với hàng biến động, nhưng kế toán phải có nguồn số liệu để tự tính lại đơn giá mỗi kỳ, không nhận nguyên con số nhà cung cấp đưa.
- Giá điều chỉnh khi có thông báo: linh hoạt nhất và rủi ro nhất. Nên ghi rõ thời gian báo trước, mức điều chỉnh tối đa mỗi lần, và bên mua có quyền chấm dứt nếu không đồng ý.
Dù cách nào, bảng giá đang hiệu lực phải nằm ở một chỗ mà cả mua hàng, kho và kế toán cùng xem được, có ngày hiệu lực. Nhiều trường hợp giá trượt chỉ vì nhân viên mua hàng nhận bảng giá mới qua tin nhắn, đồng ý miệng, còn kế toán vẫn đối chiếu theo bảng cũ rồi thấy lệch mà không biết lệch từ đâu.
Hoá đơn theo lần giao hay gộp theo tháng
Theo quy định về hoá đơn, thời điểm lập hoá đơn bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua. Với hàng giao nhiều lần trong tháng, có trường hợp được lập hoá đơn định kỳ theo thoả thuận, nhưng điều kiện cụ thể phụ thuộc loại hàng hoá, dịch vụ và quy định hiện hành về hoá đơn điện tử. Từ 1/7/2026 có Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn, chứng từ điện tử, nên kiểm tra điều kiện trong văn bản đang hiệu lực trước khi ghi vào hợp đồng.
Về phía bên mua, điều cần giữ là:
- Mỗi lần giao có biên bản giao nhận hoặc phiếu nhập kho ghi số lượng thực nhận, ký bởi người nhận.
- Nếu hoá đơn gộp, người bán gửi kèm bảng kê từng lần giao để đối chiếu với phiếu nhập.
- Hoá đơn ghi đúng tên hàng, không gộp thành một dòng chung chung kiểu “vật tư tháng 8”.
- Thanh toán qua ngân hàng; hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên muốn khấu trừ thuế GTGT phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Đối chiếu định kỳ: việc thay cho duyệt từng đơn
Mỗi tháng, người không trực tiếp đặt hàng (thường là kế toán công nợ) làm đối chiếu bốn chiều cho từng hợp đồng khung:
| So | Với | Tìm gì |
|---|---|---|
| Đơn gọi hàng trong tháng | Phiếu nhập kho | Đơn đã đặt mà hàng chưa về, hàng về không có đơn |
| Phiếu nhập kho | Hoá đơn và bảng kê | Số lượng hoá đơn nhiều hơn thực nhận |
| Đơn giá trên hoá đơn | Bảng giá đang hiệu lực | Đơn giá lạ, mặt hàng ngoài danh mục |
| Luỹ kế giá trị đã mua | Hạn mức tổng | Tốc độ dùng hạn mức, dự báo ngày chạm trần |
Cuối mỗi quý, ký biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp. Kết quả đối chiếu tháng nên gửi cho người duyệt khung một trang tóm tắt: đã dùng bao nhiêu phần trăm hạn mức, có bao nhiêu chênh lệch, đã xử lý chưa. Người duyệt không ký từng đơn nhưng vẫn nhìn thấy toàn cảnh.
Dấu hiệu hợp đồng khung đang trượt
- Khối lượng tăng đều mỗi tháng trong khi sản lượng hoặc số nhân viên không đổi.
- Đơn gọi hàng dồn vào cuối tháng hoặc cuối năm, nhất là khi còn hạn mức chưa dùng hết.
- Mặt hàng mới lẻ tẻ xuất hiện trên hoá đơn mà không có phụ lục bổ sung danh mục.
- Đơn giá nhích nhẹ từng lần, mỗi lần vài phần trăm, không có thông báo điều chỉnh giá.
- Người đặt hàng ngoài danh sách, hoặc đặt qua kênh cá nhân.
- Hàng giao thẳng tới công trình, chi nhánh mà không có ai ở đó ký nhận theo mẫu thống nhất.
- Hợp đồng hết hạn nhưng vẫn tiếp tục giao hàng theo thói quen, không có phụ lục gia hạn.
Một dấu hiệu chưa đủ để kết luận có vấn đề. Nhưng hai ba dấu hiệu cùng lúc ở một nhà cung cấp là lý do để kiểm kê đột xuất hoặc xem lại cả hợp đồng.
Gia hạn khung và tự kiểm tra ở đâu
Hợp đồng khung hết hạn là dịp tốt nhất để kiểm soát lại, không nên gia hạn tự động. Trước khi gia hạn:
- Tổng hợp một năm: giá trị đã mua, số lần giao lỗi, số lần hoá đơn lệch, mức tăng giá.
- Xin thêm báo giá từ một hai nhà cung cấp khác để so với bảng giá hiện tại.
- Tra lại nhà cung cấp trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế, địa chỉ, người đại diện có đổi trong năm không.
- Rà trên cổng hoá đơn điện tử toàn bộ hoá đơn của nhà cung cấp gửi tới trong năm, so với danh sách đã hạch toán; hoá đơn có trên cổng mà không có trong sổ, hoặc ngược lại, phải được giải thích trước khi ký tiếp.
- Kiểm tra trên tài khoản thuế điện tử rằng các hoá đơn đầu vào đã kê khai đúng kỳ.
Nếu quyết định gia hạn, ký phụ lục mới với bảng giá và hạn mức mới, và cập nhật lại danh sách người được đặt hàng. Người đã nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận mà vẫn còn trong danh sách là lỗ hổng hay gặp nhất sau một năm.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng khung có cần ghi tổng giá trị không, hay chỉ cần bảng giá?
Nên ghi hạn mức tổng giá trị, dù là ước tính. Không có hạn mức tổng thì không ai biết lúc nào cần duyệt lại, và một hợp đồng ký cho vài trăm triệu có thể âm thầm lên gấp nhiều lần.
Đơn gọi hàng qua thư điện tử có đủ làm chứng từ không?
Đủ làm căn cứ đặt hàng nếu gửi từ hộp thư công ty của người có tên trong danh sách được đặt hàng và hợp đồng khung có ghi cách đặt hàng này. Kèm theo vẫn cần phiếu nhập kho, hoá đơn và chứng từ thanh toán.
Nhà cung cấp báo tăng giá qua điện thoại có được áp dụng ngay không?
Không nên. Thay đổi giá phải bằng văn bản theo cách hợp đồng khung đã quy định và được người có thẩm quyền chấp nhận. Hoá đơn có giá mới mà chưa có phụ lục thì kế toán nên giữ lại, hỏi mua hàng trước khi thanh toán.
Hàng giao nhiều lần mà hoá đơn gộp một lần cuối tháng thì khấu trừ thế nào?
Hoá đơn được kê khai khấu trừ theo quy định về kỳ kê khai thuế GTGT hiện hành. Điều quan trọng với bên mua là hoá đơn khớp với tổng các lần giao có phiếu nhập kho và được thanh toán không dùng tiền mặt khi từ 5 triệu đồng trở lên.
Có nên để nhà cung cấp tự quản lý tồn kho và tự giao bổ sung không?
Cách này tiết kiệm công đặt hàng nhưng chuyển quyền quyết định khối lượng sang người bán. Nếu áp dụng, cần mức tồn tối đa, kiểm kê định kỳ có người của bên mua và đối chiếu chặt với mức tiêu hao thực tế.
Hợp đồng khung hết hạn mà hai bên vẫn giao nhận hàng thì sao?
Giao dịch vẫn có thật nhưng mất căn cứ về giá và điều kiện, dễ tranh chấp và khó giải trình. Nên ký phụ lục gia hạn trước ngày hết hạn, hoặc ít nhất là văn bản xác nhận tiếp tục áp dụng điều khoản cũ trong thời gian đàm phán.
