Khi một khách hàng đã mua chịu được khoảng một năm xin nâng hạn mức, việc cần làm là thẩm định lại bằng số liệu của chính mình trước, rồi mới xem giấy tờ của khách. Bốn nhóm cần xem: khách đã trả thật sự ra sao trong năm qua, khách đã thay đổi gì, vì sao họ xin nâng, và nếu nâng thì kèm điều kiện gì, xem lại lúc nào.
Sai lầm hay gặp là coi một năm không có sự cố nào là đủ lý do để nâng gấp đôi. Một năm trả đúng hạn với hạn mức nhỏ chưa nói được khách sẽ trả đúng hạn với hạn mức lớn. Mặt khác, từ chối thẳng một khách tốt cũng là mất doanh thu. Cách làm dưới đây giúp trả lời theo kiểu “nâng đến mức này, với điều kiện này”.
Đọc lại một năm giao dịch bằng số của chính mình
Dữ liệu trong sổ công nợ của bên bán đáng tin hơn mọi báo cáo khách gửi. Kéo ra năm chỉ số:
| Chỉ số | Cách lấy | Đọc thế nào |
|---|---|---|
| Số ngày trả thực tế bình quân | Từ ngày hoá đơn đến ngày tiền về, bình quân theo giá trị | So với thời hạn trong hợp đồng; trả chậm vài ngày đều đặn khác với lúc đúng lúc trễ nhiều |
| Số lần quá hạn và độ dài quá hạn | Báo cáo tuổi nợ từng tháng | Quá hạn dồn vào quý gần nhất đáng lo hơn quá hạn rải rác đầu năm |
| Mức sử dụng hạn mức | Số dư nợ cao nhất mỗi tháng so với hạn mức | Thường xuyên chạm trần là lý do xin nâng có thật; ít khi dùng tới trần thì hỏi vì sao cần thêm |
| Cách trả | Sao kê: trả trọn hoá đơn hay trả từng phần | Chuyển từ trả trọn sang trả từng phần là tín hiệu dòng tiền căng |
| Hàng trả lại, khiếu nại | Chứng từ trả hàng, biên bản | Khiếu nại nhiều trước kỳ trả tiền có khi là cách kéo dài hạn |
Giả sử hạn mức hiện tại 300 triệu đồng, thời hạn 30 ngày. Khách trả bình quân sau 41 ngày, có hai tháng dư nợ chạm 290 triệu. Con số đó cho thấy khách thật sự cần thêm hạn mức, nhưng cũng cho thấy họ đang trả chậm hơn thoả thuận khoảng mười ngày. Nâng hạn mức mà không nói chuyện về mười ngày đó là thưởng cho việc trả chậm.
Khách đã thay đổi gì trong năm
Hồ sơ thẩm định ban đầu là ảnh chụp tại một thời điểm. Sau một năm, tra lại như khách mới:
- Trạng thái mã số thuế trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, ghi ngày tra.
- Người đại diện, chủ sở hữu, vốn điều lệ, địa chỉ trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp. Đổi chủ sở hữu trong năm thì coi như thẩm định lại từ đầu, vì người ra quyết định trả tiền đã khác.
- Địa chỉ giao hàng và người nhận hàng trong năm qua có đổi nhiều không, có giao tới nơi không phải trụ sở hay kho đã biết không.
- Tài khoản khách dùng để trả tiền có đứng tên khách không, có chuyển sang trả từ tài khoản khác không.
- Thông tin thị trường từ nhân viên kinh doanh: khách mở thêm chi nhánh, mất một khách lớn, đang có tranh chấp.
Không kết luận khách “tốt” hay “xấu” từ một thay đổi đơn lẻ. Mỗi thay đổi là một câu hỏi cần khách giải thích trước khi quyết định.
Hỏi lý do xin nâng và đối chiếu với thực tế
Lý do khách đưa ra quyết định cách đánh giá. Ba nhóm lý do hay gặp:
- Tăng trưởng thật: có hợp đồng mới, mở thêm điểm bán, mùa cao điểm. Xin xem bằng chứng ở mức hợp lý (hợp đồng đầu ra đã ký, kế hoạch mở điểm). Tăng trưởng thật thì mức dùng hạn mức trong năm thường đã chạm trần.
- Thời hạn thu tiền của chính khách bị kéo dài: khách của họ trả chậm hơn, nên họ cần mình cho nợ lâu hơn. Đây thực chất là xin chuyển một phần rủi ro sang mình; cân nhắc kỹ hơn và cân nhắc kéo dài thời hạn thay vì tăng số tiền.
- Gom đơn hàng từ nhà cung cấp khác về mình: có thể vì giá tốt, cũng có thể vì nhà cung cấp kia đã dừng bán chịu cho họ. Hỏi lịch sự nhưng thẳng: vì sao chuyển.
Nếu lý do chung chung (“làm ăn khá lên”), số liệu dùng hạn mức thấp, lại đang trả chậm dần, thì đó là tổ hợp nên dừng ở mức hiện tại và hẹn xem lại sau.
Nâng có điều kiện thay vì trả lời có hoặc không
Phần lớn trường hợp nên trả lời bằng một mức nâng vừa phải kèm điều kiện. Các cách hay dùng:
- Nâng theo bậc: nâng một phần trước, ví dụ từ 300 lên 400 triệu đồng, hẹn ba tháng sau xem lại để nâng tiếp nếu số ngày trả thực tế về đúng thời hạn.
- Nâng theo mùa: hạn mức cao hơn trong hai, ba tháng cao điểm rồi tự về mức cũ.
- Đổi lấy thời hạn ngắn hơn: tăng số tiền nhưng yêu cầu trả đúng hạn, hoặc rút thời hạn cho phần vượt.
- Thêm bảo đảm cho phần tăng: ký quỹ, bảo lãnh thanh toán, cam kết của chủ sở hữu, lập đúng hình thức.
- Gắn điều kiện dừng: một lô quá hạn quá số ngày nội bộ cho phép thì hạn mức tự về mức cũ, ghi trong phụ lục hợp đồng.
Mọi thay đổi về hạn mức, thời hạn, bảo đảm nên đưa vào phụ lục hợp đồng có chữ ký, không chỉ trao đổi qua tin nhắn. Khi có tranh chấp, phụ lục là thứ chứng minh điều kiện hai bên đã chấp nhận.
Ai duyệt và ghi hồ sơ thế nào
Nguyên tắc tách vai: kinh doanh đề xuất, kế toán công nợ phân tích, người có thẩm quyền duyệt. Nhân viên kinh doanh được thưởng theo doanh số nên tự duyệt hạn mức là xung đột lợi ích, kể cả khi họ rất trung thực.
Phân cấp duyệt theo mức nâng, ví dụ nội bộ tự đặt: nâng dưới một mức nhất định thì kế toán trưởng duyệt, vượt mức đó thì giám đốc duyệt. Hồ sơ mỗi lần nâng chỉ cần một trang:
- Hạn mức cũ, hạn mức đề xuất, lý do khách nêu.
- Năm chỉ số ở mục trên, kèm nhận xét ngắn.
- Kết quả tra lại pháp lý và thay đổi trong năm.
- Điều kiện kèm theo và mốc xem lại.
- Người đề xuất, người phân tích, người duyệt, ngày.
Nếu khách được giới thiệu bởi chính người duyệt, hoặc có quan hệ riêng với người duyệt, chuyển hồ sơ lên cấp cao hơn. Việc này không phải nghi ngờ ai, mà để quyết định không bị hỏi lại về sau.
Một trang như vậy đủ để năm sau người khác đọc lại hiểu vì sao đã nâng, và đủ để truy trách nhiệm đúng người nếu khoản nợ có vấn đề.
Mốc xem lại sau khi nâng
Hạn mức vừa nâng là giai đoạn cần theo dõi dày nhất, vì khách thường dùng ngay phần tăng thêm. Lịch gợi ý:
| Mốc | Xem gì |
|---|---|
| Hằng tháng | Tuổi nợ, số dư so với hạn mức mới, lô nào sắp đến hạn |
| Sau ba tháng | Số ngày trả thực tế có giữ được không; quyết định nâng tiếp, giữ hay hạ |
| Hằng quý | Tra lại trạng thái mã số thuế, người đại diện |
| Khi có sự kiện | Khách đổi chủ, đổi địa chỉ, xin đổi tài khoản thanh toán, quá hạn đột ngột: xem lại ngay, không chờ kỳ |
Tự kiểm tra ở đâu và những cái sai hay gặp
Nguồn tra: trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho trạng thái; cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp cho người đại diện, chủ sở hữu, vốn; cổng hoá đơn điện tử để đối chiếu hoá đơn mình đã xuất cho khách với sổ công nợ, bắt các hoá đơn điều chỉnh, thay thế mà công nợ chưa cập nhật. Cách dựng hạn mức ban đầu xem thêm bài bán hàng trả chậm cho doanh nghiệp.
- Nâng vì quan hệ — khách thân với giám đốc nên bỏ qua hồ sơ. Khoản nợ lớn nhất thường nằm ở những khách như vậy.
- Chỉ nhìn “không có nợ xấu” mà không nhìn số ngày trả đang dài ra.
- Nâng hạn mức nhưng không đổi hợp đồng, để tới lúc đòi nợ mới thấy phụ lục không có.
- Không có mốc xem lại, nên hạn mức chỉ có tăng mà không bao giờ giảm.
Câu hỏi thường gặp
Khách trả đúng hạn cả năm thì có nên nâng ngay theo mức họ xin?
Chưa chắc. Trả đúng hạn với hạn mức nhỏ là dấu hiệu tốt nhưng chưa chứng minh khả năng trả với số lớn hơn. Nên nâng một bậc, kèm mốc xem lại sau ba tháng, rồi nâng tiếp nếu mọi thứ giữ được.
Khách đề nghị bỏ điều kiện bảo đảm vì đã quen lâu, có nên đồng ý?
Có thể giảm bảo đảm với phần hạn mức đã chứng minh qua lịch sử trả nợ, nhưng phần tăng thêm nên có bảo đảm tương xứng. Giữ nguyên tắc: bảo đảm đi theo mức rủi ro, không đi theo mức thân quen.
Nên xin báo cáo tài chính của khách không?
Nên xin khi mức nâng đáng kể, nhưng đừng coi đó là căn cứ duy nhất. Báo cáo tài chính năm đã qua có độ trễ, trong khi sổ công nợ của mình cho thấy hành vi trả tiền mới nhất. Kết hợp cả hai thì tốt hơn.
Khách xin kéo dài thời hạn thanh toán thay vì nâng số tiền thì sao?
Kéo dài thời hạn cũng làm tăng số dư nợ bình quân, nên cần đánh giá như một lần nâng hạn mức. Kéo dài từ 30 lên 60 ngày với cùng doanh số gần như tương đương nhân đôi số dư nợ.
Đã nâng rồi mà khách bắt đầu trả chậm thì làm gì?
Áp dụng đúng điều kiện dừng đã ghi trong phụ lục: tạm dừng giao lô mới, gọi khách hỏi nguyên nhân, đối chiếu công nợ bằng văn bản. Hạ hạn mức về mức cũ nếu tình trạng kéo dài, và ghi lý do vào hồ sơ.
Có cần thông báo từ chối bằng văn bản không?
Nên trả lời bằng văn bản ngắn, lịch sự, nêu mức hiện tại được giữ và mốc có thể xem lại. Cách này giữ quan hệ, đồng thời để lại dấu vết cho lần xem xét sau.
