Khi khách hàng mua trả chậm rồi mất liên lạc, việc đầu tiên là dừng giao hàng mới và chốt công nợ trên giấy trong vài ngày đầu: tổng số nợ, từng hoá đơn, từng lần giao hàng có chữ ký nhận, từng lần khách đã trả. Việc thứ hai là gửi yêu cầu thanh toán bằng văn bản tới mọi địa chỉ đã biết, có bằng chứng gửi. Chỉ khi có bộ hồ sơ này, các bước sau — thương lượng, khởi kiện, xử lý nợ khó đòi trên sổ sách — mới có căn cứ.
Có hai điều nhiều doanh nghiệp làm sai theo phản xạ. Một là tự điều chỉnh giảm hoặc huỷ hoá đơn đã xuất cho “khớp” với việc không thu được tiền — điều này không đúng, vì giao dịch đã xảy ra. Hai là để yên chờ khách tự xuất hiện, tới khi muốn đòi thì chứng cứ đã tản mát và người phụ trách đã nghỉ việc. Bài này đi theo trình tự từ tuần đầu tới lúc khép hồ sơ.
Mất liên lạc thật hay chỉ đang khó khăn
Trước khi coi là mất liên lạc, phân biệt vài tình huống vì cách xử lý khác nhau:
| Tình huống | Dấu hiệu | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Khách khó khăn tạm thời | Vẫn nghe máy nhưng hẹn lần lữa, văn phòng vẫn mở | Thương lượng lịch trả, lập biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký |
| Khách đổi người phụ trách | Người cũ nghỉ, người mới không nắm công nợ | Gửi văn bản tới người đại diện theo pháp luật, xin đầu mối mới |
| Khách tạm ngừng kinh doanh | Trạng thái trên trang tra cứu đã đổi, có thông báo | Đối chiếu công nợ, đề nghị lịch trả trước khi hết thời hạn tạm ngừng |
| Khách mất liên lạc thật | Không nghe máy, văn phòng đóng, thư gửi bị trả về | Theo trình tự dưới đây |
Tra trạng thái khách trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế, ghi ngày tra. Có thể tra nhanh tên, địa chỉ, người đại diện trên trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu) — hồ sơ ghi nguồn và ngày ghi nhận — nhưng trạng thái chính thức vẫn phải xem trên trang tra cứu của cơ quan thuế. Trạng thái bình thường không có nghĩa khách vẫn hoạt động; trạng thái bất thường cũng không nói khách không trả nổi.
Tuần đầu: năm việc làm ngay
- Khoá hạn mức trên phần mềm bán hàng, báo phòng kinh doanh và kho không giao thêm.
- Gom chứng cứ từng lô: hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận có chữ ký người nhận, hoá đơn đã xuất, chứng từ vận chuyển, email xác nhận đơn.
- Lập bảng công nợ chi tiết: từng hoá đơn, ngày đến hạn, số đã trả, số còn nợ, số ngày quá hạn.
- Gửi văn bản yêu cầu thanh toán tới địa chỉ trụ sở đăng ký, địa chỉ giao hàng, địa chỉ người đại diện nếu biết, và email. Dùng dịch vụ bưu chính có báo phát.
- Thu hồi tài sản của mình còn ở chỗ khách nếu có: hàng ký gửi, bao bì luân chuyển, thiết bị cho mượn — có biên bản.
Nếu khách đã ký biên bản đối chiếu công nợ gần đây, đó là tài liệu có giá trị nhất: nó cho thấy khách đã thừa nhận số nợ. Thiếu biên bản này thì chuỗi phiếu giao nhận có chữ ký là chứng cứ chính.
Hoá đơn đã xuất: không tự điều chỉnh
Hàng đã giao, hoá đơn đã lập và đã kê khai. Khách không trả tiền không làm thay đổi bản chất giao dịch, nên:
- Thuế giá trị gia tăng đầu ra đã kê khai trên hoá đơn đó vẫn phải nộp, dù chưa thu được tiền.
- Doanh thu đã ghi nhận vẫn là doanh thu của kỳ đó.
- Không lập hoá đơn điều chỉnh giảm hay thay thế chỉ vì không thu được tiền. Hoá đơn điều chỉnh dùng khi có sai sót hoặc thay đổi thật của giao dịch — trả lại hàng, giảm giá có thoả thuận.
Trường hợp khác: nếu khách trả lại một phần hàng còn nguyên, thì đó là trả lại hàng thật và xử lý hoá đơn theo quy định về trả lại hàng hiện hành, có biên bản nhận lại hàng. Đừng dùng “trả lại hàng” trên giấy khi hàng không hề quay về kho — đó là tạo chứng từ không đúng thực tế.
Đòi nợ: thương lượng, khởi kiện hay bán nợ
| Cách | Khi nào hợp | Cần chuẩn bị |
|---|---|---|
| Thương lượng lịch trả | Liên lạc lại được, khách còn hoạt động | Biên bản thoả thuận có chữ ký người có thẩm quyền, lịch trả cụ thể, hệ quả khi trễ |
| Khởi kiện hoặc trọng tài theo hợp đồng | Số nợ lớn, chứng cứ đủ, khách còn tài sản | Toàn bộ chứng cứ, văn bản yêu cầu đã gửi; nên có luật sư |
| Yêu cầu mở thủ tục phá sản | Khách mất khả năng thanh toán, có nhiều chủ nợ | Ý kiến luật sư; đây là thủ tục dài |
| Thuê dịch vụ đòi nợ hợp pháp, bán nợ | Không đủ nguồn lực tự làm | Hợp đồng dịch vụ rõ ràng, tránh các cách đòi nợ trái pháp luật |
Quyền khởi kiện tranh chấp hợp đồng có thời hiệu theo Bộ luật Dân sự, tính từ ngày biết quyền lợi bị xâm phạm. Để quá lâu vừa mất thời hiệu, vừa mất chứng cứ, nên hỏi luật sư mốc cụ thể ngay khi nợ quá hạn kéo dài.
Xử lý khoản nợ trên sổ sách
Nợ quá hạn không thu được đi qua hai giai đoạn trên sổ sách, cả hai đều cần hồ sơ:
- Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về trích lập dự phòng, căn cứ thời gian quá hạn hoặc tình trạng của khách (bỏ trốn, giải thể, phá sản…). Hồ sơ gồm hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ hoặc chứng cứ công nợ, văn bản đòi nợ đã gửi.
- Xử lý xoá nợ khi có đủ căn cứ không thu hồi được theo quy định, có quyết định của cấp có thẩm quyền trong doanh nghiệp. Khoản đã xoá vẫn theo dõi ngoài bảng trong một thời gian theo quy định, phòng khi thu lại được.
Mốc thời gian quá hạn và tỷ lệ trích lập từng mức nằm trong văn bản hướng dẫn về dự phòng đang hiệu lực; khoản dự phòng được tính vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp chỉ khi đáp ứng đúng điều kiện đó. Nên để kế toán trưởng đối chiếu với văn bản trước khi khoá sổ năm, không dùng lại tỷ lệ của năm cũ.
Khi khách xuất hiện trở lại
Không ít trường hợp khách “mất liên lạc” vài tháng rồi quay lại, xin trả dần hoặc muốn mua tiếp. Đừng vui quá mà bỏ qua các bước:
- Lập ngay biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký người có thẩm quyền của khách — đây là văn bản thừa nhận nợ quan trọng nhất, và cũng có ý nghĩa với thời hiệu.
- Thoả thuận lịch trả bằng văn bản, ghi rõ hệ quả khi trễ một kỳ.
- Tra lại thông tin khách: người đại diện, địa chỉ, trạng thái có đổi không trong thời gian vắng mặt.
- Không mở lại hạn mức trả chậm cho tới khi khoản nợ cũ đã trả xong hoặc đã trả đều vài kỳ; đơn mới giao theo hình thức trả trước.
- Nếu đã trích lập dự phòng, khoản thu hồi được xử lý hoàn nhập theo quy định; báo kế toán trưởng để ghi đúng kỳ.
Tiền khách trả lại phải đến từ tài khoản của chính khách. Nếu một bên thứ ba trả thay, cần văn bản ba bên để tránh tranh chấp sau này.
Sửa quy trình thẩm định cho lần sau
Nhìn lại hồ sơ khách hàng này thường thấy vài điểm có thể phát hiện sớm hơn:
- Hạn mức nâng quá nhanh sau vài đơn trả đúng hạn đầu tiên.
- Không có biên bản đối chiếu công nợ định kỳ, nên không có văn bản khách thừa nhận nợ.
- Giao cho người nhận không rõ thẩm quyền: biên bản giao nhận ký bởi người không có tên trong danh sách người nhận hàng của khách.
- Không tra lại trạng thái khi khách bắt đầu trả chậm lần đầu.
- Phòng kinh doanh tự duyệt việc giao tiếp khi đã quá hạn, vì sợ mất khách.
Mỗi điểm trên nên thành một dòng trong quy trình: đối chiếu công nợ mỗi quý, danh sách người được ký nhận hàng, tra trạng thái khi quá hạn lần đầu, khoá hạn mức tự động khi quá hạn quá số ngày nội bộ quy định. Cách xây lớp thẩm định ban đầu xem ở bài thẩm định khách hàng khi bán trả chậm.
Câu hỏi thường gặp
Khách mất liên lạc thì có được huỷ hoá đơn đã xuất không?
Không. Hoá đơn phản ánh giao dịch đã xảy ra; việc khách không trả tiền không phải là căn cứ để huỷ hay điều chỉnh. Khoản nợ xử lý theo đường đòi nợ và quy định về dự phòng, xoá nợ.
Thuế giá trị gia tăng đầu ra đã nộp cho hoá đơn chưa thu tiền có được lấy lại không?
Theo nguyên tắc chung, thuế đầu ra kê khai theo thời điểm lập hoá đơn và không được giảm chỉ vì chưa thu tiền. Chỉ khi có trả lại hàng hoặc điều chỉnh giao dịch thật mới điều chỉnh thuế tương ứng.
Văn bản đòi nợ gửi đi bị trả về thì có ý nghĩa gì không?
Có. Phong bì bị trả về kèm xác nhận của bưu chính là chứng cứ doanh nghiệp đã đòi và khách không còn ở địa chỉ đăng ký; nên lưu nguyên vào hồ sơ công nợ.
Người đại diện của khách còn liên lạc được thì có đòi trực tiếp người đó được không?
Với công ty trách nhiệm hữu hạn hay cổ phần, nợ là nợ của công ty, không phải của cá nhân người đại diện. Vẫn nên gửi văn bản tới người đại diện với tư cách đại diện công ty, còn trách nhiệm cá nhân chỉ phát sinh trong một số trường hợp luật định.
Có nên đăng tên khách nợ lên mạng xã hội để gây áp lực không?
Không nên. Việc này có thể vi phạm quy định về bảo vệ danh dự, uy tín và dữ liệu cá nhân, và làm yếu vị thế của mình nếu phải ra toà.
Khoản nợ nhỏ có đáng khởi kiện không?
Tuỳ chi phí so với số nợ. Với khoản nhỏ, thường chỉ gửi văn bản đòi, trích lập dự phòng khi đủ điều kiện và giữ hồ sơ; khởi kiện dành cho khoản lớn và khách còn tài sản.
