Khi hoá đơn đầu vào ghi số lượng hoặc đơn giá khác với hợp đồng và phiếu nhập kho, nguyên tắc đầu tiên là: bên mua không tự sửa số trên sổ cho khớp, cũng không tự “bỏ qua vì lệch ít”. Việc của bên mua là xác định chênh lệch do đâu, ghi lại bằng chứng, rồi đề nghị người bán xử lý trên hoá đơn — bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế, tuỳ loại sai sót và quy định hiện hành.
Phần lớn chênh lệch không phải gian lận: giao thiếu một phần, hàng hỏng bị trả lại, giá thay đổi theo phụ lục mà phòng mua chưa báo kế toán, hoặc đơn giá trên phần mềm của người bán chưa cập nhật. Nhưng mỗi loại có một cách xử lý riêng. Chọn sai cách, hai bên sẽ phải sửa hoá đơn hai lần, còn bên mua có thể kê khai khấu trừ theo con số không đúng với hàng thật đã nhận.
Bốn nguồn phải đặt cạnh nhau trước khi kết luận “lệch”
Một hoá đơn chỉ được gọi là lệch khi so với nguồn đúng. Nhiều trường hợp kế toán so hoá đơn với hợp đồng khung ký từ đầu năm, trong khi giá đã được đổi bằng phụ lục hoặc bằng email xác nhận đơn hàng. Trước khi gọi người bán, đặt bốn thứ sau cạnh nhau:
| Nguồn | Trả lời câu hỏi | Hay sai vì |
|---|---|---|
| Hợp đồng, phụ lục, đơn đặt hàng đã xác nhận | Hai bên đã thống nhất mua gì, giá bao nhiêu | Có nhiều phiên bản, bản mới nhất nằm ở hộp thư của người mua hàng |
| Biên bản giao nhận, phiếu nhập kho | Thực tế đã nhận bao nhiêu, loại nào | Thủ kho ghi theo phiếu giao của người bán thay vì đếm lại |
| Hoá đơn điện tử trên cổng hoá đơn | Người bán đã ghi nhận bán gì cho bên mua | Người bán lập theo đơn hàng chứ không theo số đã giao |
| Chứng từ thanh toán | Bên mua đã trả bao nhiêu, cho lần giao nào | Trả theo đề nghị thanh toán, không đối chiếu từng hoá đơn |
Chỉ khi hoá đơn khác với cả đơn hàng đã xác nhận lẫn phiếu nhập kho thì mới là lệch thật. Nếu hoá đơn khớp đơn hàng nhưng khác phiếu nhập, vấn đề nằm ở khâu giao nhận chứ không nằm ở hoá đơn.
Năm kiểu lệch hay gặp và cách xử lý khác nhau
- Giao thiếu, hoá đơn ghi đủ. Người bán lập hoá đơn theo đơn đặt hàng, nhưng xe chỉ chở được một phần. Nếu phần còn lại sẽ giao ở chuyến sau thì hai bên cần thống nhất: người bán điều chỉnh giảm hoá đơn này và lập hoá đơn mới khi giao phần còn lại, hay giữ hoá đơn và coi phần thiếu là hàng người bán còn nợ giao. Cách thứ hai dễ gây rối khi đối chiếu, nên chỉ dùng khi phần thiếu nhỏ và giao bù ngay trong vài ngày.
- Sai đơn giá. Hoá đơn ghi giá cũ trong khi phụ lục đã giảm giá, hoặc ngược lại. Đây là sai sót trên hoá đơn, người bán phải xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Hàng trả lại. Hàng đã nhận đủ, hoá đơn đúng, nhưng sau khi kiểm có một phần hỏng hoặc sai quy cách và bên mua trả lại. Hoá đơn gốc không sai; phần trả lại được xử lý bằng chứng từ riêng. Cách lập chứng từ cho hàng trả lại đã thay đổi qua các lần sửa quy định hoá đơn, nên hai bên cần thống nhất theo văn bản đang hiệu lực chứ không làm theo thói quen cũ.
- Chiết khấu, giảm giá phát sinh sau. Người bán thưởng doanh số theo quý hoặc giảm giá vì giao chậm. Hoá đơn lúc giao hàng không sai, khoản giảm được thể hiện trên hoá đơn theo cách quy định cho phép. Đừng coi đây là “lệch với hợp đồng” rồi đòi người bán lập lại hoá đơn gốc.
- Sai đơn vị tính, quy đổi. Hợp đồng tính theo tấn, hoá đơn ghi theo bao; hợp đồng tính theo mét vuông, hoá đơn ghi theo tấm. Tổng tiền có thể vẫn đúng. Nếu tổng tiền và thuế khớp, thường chỉ cần giữ bảng quy đổi kèm hồ sơ; nếu quy đổi làm lệch tiền, quay lại kiểu thứ hai.
Lập biên bản chênh lệch: ngắn nhưng đủ
Dù chênh lệch nhỏ, nên có một văn bản ghi lại. Khi người bán lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua là doanh nghiệp, hai bên thường cần có văn bản thoả thuận hoặc biên bản ghi rõ sai sót trước khi lập; hình thức cụ thể theo quy định hoá đơn hiện hành. Văn bản này cũng là thứ bên mua cần khi bị hỏi vì sao kỳ này khấu trừ theo số khác với hoá đơn ban đầu.
Một biên bản đủ dùng gồm:
- Ký hiệu, số, ngày của hoá đơn có sai sót và mã số thuế hai bên.
- Dòng hàng bị lệch: số ghi trên hoá đơn, số đúng, căn cứ (số đơn hàng, số phiếu nhập, số phụ lục).
- Nguyên nhân theo một trong các kiểu ở trên, viết một câu.
- Cách xử lý đã thống nhất: điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm, thay thế, hay chờ giao bù.
- Người đại diện ký của hai bên, hoặc xác nhận qua email từ địa chỉ công ty, có lưu kèm.
Không cần văn phong pháp lý cầu kỳ. Cái cần là người đọc sau hai năm vẫn hiểu chuyện gì đã xảy ra mà không phải hỏi lại ai.
Điều chỉnh hay thay thế: bên mua nên đề nghị cách nào
Quyền chọn cách xử lý thuộc về người bán, trong khuôn khổ quy định hoá đơn — Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và từ ngày 1/7/2026 có thêm Nghị định 254/2026/NĐ-CP cùng Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn, chứng từ điện tử. Chi tiết về từng trường hợp nên tra ở văn bản đang hiệu lực vào ngày xử lý. Về phía bên mua, có thể nêu mong muốn dựa trên tình huống:
| Tình huống | Bên mua nên đề nghị | Vì sao |
|---|---|---|
| Hoá đơn chưa kê khai, sai nhiều dòng | Thay thế | Một hoá đơn sạch dễ đối chiếu hơn hoá đơn gốc cộng một chuỗi điều chỉnh |
| Hoá đơn đã kê khai khấu trừ, sai một dòng | Điều chỉnh | Phần chênh lệch hiện rõ, dễ ghi nhận vào kỳ phát hiện |
| Sai sót kéo dài qua nhiều hoá đơn cùng một đơn giá | Thống nhất một bảng kê các hoá đơn cần sửa | Tránh sót, và người bán xử lý một lượt |
| Chỉ sai tên hàng hoặc địa chỉ, không sai tiền, không sai mã số thuế | Hỏi người bán cách xử lý theo quy định hiện hành | Trường hợp này có cách xử lý nhẹ hơn, không nhất thiết phải lập lại hoá đơn |
Điều bên mua không làm: tự ghi sổ theo số “đúng” trong khi hoá đơn vẫn ghi số sai, rồi coi như xong. Số khấu trừ trên tờ khai phải dựa trên hoá đơn hợp lệ. Sổ một đằng, hoá đơn một nẻo là loại chênh lệch mà đối chiếu dữ liệu tự động sẽ phát hiện ra.
Thanh toán trong lúc chờ người bán sửa hoá đơn
Đây là chỗ hai bên hay căng thẳng. Người bán muốn được trả đúng hạn, bên mua không muốn trả theo số sai. Cách làm êm nhất:
- Trả phần không tranh chấp. Nếu chỉ một dòng hàng bị lệch, trả phần còn lại đúng hạn, giữ lại phần chênh lệch và nói rõ bằng văn bản.
- Không trả gộp làm tròn. Trả một con số “ước chừng” làm hai bên càng khó đối chiếu công nợ về sau.
- Ghi nội dung chuyển khoản rõ số hoá đơn được thanh toán. Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, nên từng khoản trả nên truy được về đúng hoá đơn.
- Xem điều khoản hợp đồng. Nếu hợp đồng có điều khoản cho phép tạm giữ thanh toán khi hoá đơn sai, viện dẫn điều khoản đó thay vì tự ý giữ tiền.
Kê khai khấu trừ khi hoá đơn đang chờ sửa
Nếu phát hiện lệch trước khi lập tờ khai kỳ đó, cách an toàn là chờ hoá đơn thay thế hoặc chỉ kê khai phần đúng theo hướng dẫn của kế toán trưởng, rồi ghi chú lại để kỳ sau không quên. Nếu phát hiện sau khi đã kê khai, phần chênh lệch được xử lý theo hoá đơn điều chỉnh vào kỳ nhận được hoặc bằng khai bổ sung, tuỳ quy định áp dụng — hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc tra văn bản hướng dẫn hiện hành khi không chắc.
Trong mọi trường hợp, nên lập một danh sách nhỏ “hoá đơn đang chờ người bán xử lý” và rà mỗi tháng. Hoá đơn treo quá lâu là thứ dễ bị quên nhất, và thường chỉ lộ ra lúc quyết toán năm, khi người bán đã đổi kế toán và không ai nhớ chuyện cũ.
Tự kiểm tra ở đâu và phòng từ khâu đặt hàng
Ba chỗ nên xem khi đối chiếu:
- Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: tra hoá đơn gốc, kiểm xem người bán đã lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế chưa và hoá đơn gốc có bị đánh dấu thay thế không.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xác nhận mã số thuế người bán vẫn đang hoạt động khi hoá đơn điều chỉnh được lập.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: xem lại tờ khai kỳ đã kê khai hoá đơn gốc.
Phòng từ gốc thì rẻ hơn sửa sau: gửi đơn giá mới cho kế toán ngay khi ký phụ lục, bắt thủ kho đếm thực tế thay vì chép phiếu giao, và yêu cầu người bán ghi số đơn đặt hàng trên hoá đơn. Muốn đọc thêm về cách người bán lập và sửa hoá đơn cho đúng, xem mục Hoá đơn đúng chuẩn trên Thuế Chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn lệch vài nghìn đồng do làm tròn có phải đề nghị sửa không?
Chênh lệch do làm tròn đơn giá nhân số lượng thường không làm hoá đơn sai về bản chất nếu tổng tiền thanh toán hai bên đã thống nhất. Nên thoả thuận quy tắc làm tròn trong hợp đồng để không phải bàn lại mỗi tháng. Nếu chênh lệch lặp lại và cộng dồn lớn dần, hãy đề nghị người bán sửa cách tính.
Người bán không chịu sửa hoá đơn thì bên mua làm gì?
Gửi văn bản đề nghị chính thức kèm căn cứ, giữ lại phần thanh toán tương ứng nếu hợp đồng cho phép, và chỉ kê khai khấu trừ theo phần đúng sau khi hỏi kế toán trưởng. Nếu vẫn không giải quyết được, đây là tranh chấp hợp đồng, nên nhờ tư vấn pháp lý thay vì tự “cân” số trên sổ.
Hàng hỏng bị trả lại sau ba tháng thì hoá đơn gốc có sai không?
Không. Hoá đơn gốc đúng tại thời điểm giao hàng. Phần trả lại được xử lý bằng chứng từ riêng theo quy định hoá đơn hiện hành, và ghi nhận vào kỳ phát sinh việc trả hàng.
Có được tự lập phiếu nhập kho theo số trên hoá đơn cho khớp không?
Không nên. Phiếu nhập kho phải ghi số thực nhận. Sửa phiếu nhập cho khớp hoá đơn là xoá mất bằng chứng về chênh lệch, và khi kiểm kê hàng tồn sẽ lệch lại ở chỗ khác.
Người bán gửi hoá đơn điều chỉnh mà không báo trước thì sao?
Vẫn cần đối chiếu như một hoá đơn mới: xem nó điều chỉnh cho hoá đơn nào, tăng hay giảm, lý do có đúng với thực tế không. Nếu không khớp với bất kỳ thoả thuận nào, liên hệ người bán ngay để hỏi, đừng để đến kỳ kê khai mới xem.
Ai trong công ty nên chịu trách nhiệm theo dõi hoá đơn lệch?
Kế toán mua hàng hoặc kế toán công nợ phải trả là người phát hiện và theo dõi, nhưng người mua hàng là người liên hệ người bán vì họ nắm thoả thuận. Chia rõ hai vai này từ đầu để hoá đơn lệch không nằm giữa hai phòng mà không ai xử lý.
