Đối chiếu hoá đơn đầu vào hằng tháng là việc so ba danh sách: hoá đơn mua vào đứng tên doanh nghiệp trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, hoá đơn nhà cung cấp đã gửi về hộp thư nhận hoá đơn, và hoá đơn kế toán đã ghi sổ. Ba danh sách phải khớp về số lượng hoá đơn, số tiền, tiền thuế. Mọi dòng lệch được phân loại và xử lý trước khi lập tờ khai thuế giá trị gia tăng của kỳ đó.
Làm đều mỗi tháng, việc này mất vài giờ. Để dồn tới cuối quý hay cuối năm, nó thành vài ngày, và nhiều dòng lệch lúc đó không ai còn nhớ lý do. Cổng hoá đơn điện tử là nguồn dữ liệu cơ quan thuế cũng đang nhìn; đối chiếu với nó là cách nhìn sổ sách của mình bằng con mắt của người sẽ kiểm tra.
Ba danh sách và mỗi danh sách nói lên điều gì
| Danh sách | Nói lên | Hay thiếu vì |
|---|---|---|
| Hoá đơn mua vào trên cổng hoá đơn điện tử | Những hoá đơn người bán đã lập ghi mã số thuế của doanh nghiệp mình | Người bán lập sai mã số thuế người mua; độ trễ dữ liệu với một số loại hoá đơn |
| Hộp thư nhận hoá đơn | Những hoá đơn người bán đã gửi cho mình | Gửi nhầm email cá nhân của nhân viên, bị lọc vào thư rác, người bán quên gửi |
| Sổ kế toán | Những hoá đơn đã được ghi nhận, khấu trừ, tính chi phí | Chứng từ kẹt ở bộ phận mua hàng, chưa có phiếu nhập kho, chờ duyệt |
Không danh sách nào là “đúng” tuyệt đối. Lệch giữa chúng là thông tin: mỗi dòng lệch kể một chuyện cụ thể, và cách xử lý phụ thuộc vào chuyện đó.
Lịch trong tháng
Với doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo tháng, hạn nộp tờ khai là ngày 20 của tháng sau theo Luật Quản lý thuế; khai theo quý thì hạn là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Lịch gợi ý cho khai tháng:
| Mốc | Việc | Người làm |
|---|---|---|
| Hằng tuần trong tháng | Chuyển hoá đơn từ hộp thư nhận vào thư mục theo tháng; hỏi ngay hoá đơn lạ | Kế toán mua hàng |
| Ngày 10 và 20 trong tháng | Tải danh sách trên cổng, đối chiếu sơ bộ phần đã phát sinh | Kế toán mua hàng |
| Ngày làm việc thứ 3 đến 5 tháng sau | Tải danh sách cả tháng trên cổng, đối chiếu đầy đủ ba danh sách | Kế toán mua hàng |
| Trước ngày 15 tháng sau | Xử lý chênh lệch, kế toán trưởng duyệt danh sách hoá đơn đưa vào khấu trừ | Kế toán trưởng |
| Trước hạn nộp tờ khai | Lập tờ khai theo danh sách đã duyệt | Kế toán thuế |
Hai lần đối chiếu sơ bộ giữa tháng không bắt buộc, nhưng giúp phát hiện sớm hoá đơn lạ khi người mua hàng còn nhớ giao dịch.
Các bước đối chiếu đầy đủ
- Tải danh sách hoá đơn mua vào của tháng trên cổng hoá đơn điện tử, xuất ra bảng tính. Tải cả hoá đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế, cả hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền nếu có.
- Xuất danh sách hoá đơn đã ghi sổ trong tháng từ phần mềm kế toán.
- Ghép theo khoá: mã số thuế người bán, ký hiệu, số hoá đơn. Đừng ghép theo số tiền, vì nhiều hoá đơn cùng số tiền.
- Đánh dấu dòng lệch theo năm loại ở phần dưới.
- Kiểm tra trạng thái người bán với các hoá đơn giá trị lớn và người bán mới, ghi ngày tra.
- Xem cột trạng thái hoá đơn trên cổng: hoá đơn nào đã bị thay thế, điều chỉnh, huỷ thì sổ phải phản ánh đúng.
- Lập danh sách hoá đơn đủ điều kiện khấu trừ, tách riêng các hoá đơn đang chờ xử lý, trình kế toán trưởng.
Năm loại chênh lệch và cách xử lý
| Loại lệch | Nguyên nhân hay gặp | Xử lý |
|---|---|---|
| Có trên cổng, không có trong sổ | Chứng từ kẹt ở bộ phận; hoá đơn gửi nhầm email; hoặc người bán lập nhầm mã số thuế | Tìm giao dịch tương ứng; không có giao dịch thì hỏi người bán |
| Có trong sổ, không có trên cổng | Gõ sai số hoá đơn; hoá đơn chưa được truyền dữ liệu; hoá đơn không hợp lệ | Tra từng hoá đơn trên cổng; không tìm thấy thì chưa khấu trừ, hỏi người bán |
| Cùng hoá đơn, lệch số tiền hoặc thuế | Nhập sổ sai; hoá đơn đã được điều chỉnh sau đó | Sửa sổ theo hoá đơn và hoá đơn điều chỉnh |
| Hoá đơn đã bị thay thế, huỷ nhưng sổ vẫn ghi | Người bán đã xử lý sai sót mà bên mua chưa cập nhật | Ghi nhận hoá đơn thay thế, loại hoá đơn đã bị thay |
| Người bán có trạng thái bất thường | Người bán tạm ngừng, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký | Tạm để riêng, gom chứng cứ giao dịch, kế toán trưởng quyết định |
Dòng thuộc loại cuối cùng không có nghĩa hoá đơn đó bỏ đi. Nó có nghĩa hoá đơn đó cần được xem kỹ hơn trước khi đưa vào khấu trừ, và bộ chứng cứ giao dịch phải đủ.
Kiểm thêm điều kiện khấu trừ khi đối chiếu
Khớp ba danh sách mới là điều kiện cần. Trước khi đưa hoá đơn vào khấu trừ, kế toán tiện tay kiểm thêm:
- Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên đã có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chưa, hoặc thanh toán có đúng hình thức theo hợp đồng không (Luật 48/2024/QH15).
- Hàng hoá, dịch vụ mua vào có dùng cho hoạt động chịu thuế giá trị gia tăng không; phần dùng chung cho hoạt động không chịu thuế phải phân bổ.
- Tên, mã số thuế, địa chỉ người mua trên hoá đơn có đúng không.
- Hàng đã thật sự nhận chưa: có phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu chưa.
Hoá đơn chưa thanh toán vào thời điểm khai thì xử lý theo quy định hiện hành về thời hạn thanh toán; kế toán nên theo dõi riêng nhóm này để không bỏ sót khi đến hạn trả tiền. Chi tiết điều kiện khấu trừ có thể xem thêm ở phần khấu trừ thuế GTGT đầu vào trên Khấu Trừ.
Người phụ trách và hồ sơ lưu
Việc đối chiếu nên có một người làm và một người duyệt:
- Kế toán mua hàng hoặc kế toán thuế tải, ghép, đánh dấu lệch, liên hệ người bán.
- Kế toán trưởng duyệt danh sách hoá đơn đưa vào khấu trừ và quyết định với các dòng đang chờ.
- Phòng mua hàng trả lời về giao dịch khi kế toán hỏi, trong hạn hai ngày làm việc.
Hồ sơ lưu mỗi tháng gồm: tệp tải từ cổng (giữ nguyên), bảng đối chiếu có đánh dấu, danh sách dòng lệch kèm cách xử lý, danh sách hoá đơn được duyệt khấu trừ có chữ ký hoặc xác nhận của kế toán trưởng. Bộ này lưu cùng tờ khai của kỳ. Khi bị kiểm tra, đây là bằng chứng doanh nghiệp đã rà soát hoá đơn đầu vào một cách có hệ thống, không phải khai theo những gì có trong hộp thư.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: danh sách hoá đơn mua vào, trạng thái từng hoá đơn, tra một hoá đơn cụ thể.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái người bán.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: tờ khai đã nộp các kỳ, thông báo của cơ quan thuế về hoá đơn.
- Sổ phụ ngân hàng: chứng từ thanh toán cho các hoá đơn từ 5 triệu đồng.
Câu hỏi tự kiểm cuối mỗi quý cho kế toán trưởng: có bao nhiêu dòng lệch còn treo quá một tháng, và có hoá đơn nào đã khấu trừ mà sau đó mới thấy trên cổng là đã bị thay thế hoặc huỷ không.
Câu hỏi thường gặp
Tải danh sách trên cổng có đủ để khai thuế, khỏi cần hoá đơn người bán gửi không?
Danh sách trên cổng cho biết hoá đơn tồn tại, nhưng kế toán vẫn cần tệp hoá đơn gốc để lưu và cần xác nhận giao dịch có thật. Không nên đưa vào khấu trừ những hoá đơn chỉ thấy trên cổng mà không biết mua gì.
Hoá đơn tháng trước tới tháng này mới nhận thì khai kỳ nào?
Hoá đơn khai theo kỳ phát sinh theo quy định. Nếu kỳ đó đã nộp tờ khai, kế toán xử lý theo quy định hiện hành về khai bổ sung hoặc kê khai hoá đơn bỏ sót; nên tra văn bản đang hiệu lực trước khi chọn cách làm.
Doanh nghiệp nhỏ ít hoá đơn có cần đối chiếu hằng tháng không?
Nên làm, vì với ít hoá đơn thì việc này chỉ mất mười lăm phút. Doanh nghiệp nhỏ thường không có người rà lại nên sai sót tích luỹ lâu hơn.
Người bán gửi hoá đơn qua email của nhân viên mua hàng thì sao?
Nên thống nhất với mọi nhà cung cấp một địa chỉ email chung để nhận hoá đơn, do kế toán quản lý. Email cá nhân của nhân viên là nơi hoá đơn hay thất lạc nhất.
Trạng thái hoá đơn trên cổng đổi sau khi đã khai thì làm gì?
Nếu hoá đơn đã khấu trừ sau đó bị huỷ, thay thế hay điều chỉnh, kế toán cần phản ánh vào kỳ phù hợp theo quy định. Đối chiếu hằng tháng giúp phát hiện sớm những thay đổi này.
Phần mềm kế toán có tự đối chiếu với cổng hoá đơn thì có cần làm tay không?
Công cụ tự động giúp ghép nhanh, nhưng người vẫn phải xem các dòng lệch và quyết định cách xử lý. Nên kiểm tra định kỳ xem công cụ có tải đủ mọi loại hoá đơn không.
