Hàng đã nhận và nhập kho trong tháng này thì ghi nhận hàng vào sổ trong tháng này, theo giá tạm tính từ đơn hàng, dù hoá đơn chưa về. Khi hoá đơn đến, kế toán đối chiếu và điều chỉnh phần chênh lệch; thuế giá trị gia tăng đầu vào thì chỉ kê khai khấu trừ khi đã có hoá đơn hợp lệ. Làm vậy thì kho và sổ luôn khớp nhau, còn tờ khai thuế thì bám theo hoá đơn.
Việc thứ hai, dễ bị bỏ qua: hoá đơn lập tháng sau cho hàng giao tháng trước là hoá đơn lập chưa đúng thời điểm. Đó trước hết là rủi ro của người bán, nhưng bên mua nên nhắc, vì khi chuyện này lặp lại hằng tháng, sổ của hai bên sẽ lệch nhau ở mọi kỳ và việc giải trình về sau rất mất công.
Vì sao hoá đơn về muộn hơn hàng
Hiểu nguyên nhân giúp biết nên nhắc người bán điều gì. Các lý do hay gặp:
- Người bán gom hoá đơn cuối tháng hoặc đầu tháng sau cho tất cả các chuyến giao trong tháng. Đây là thói quen sai thời điểm phổ biến nhất.
- Chờ hai bên chốt số lượng với hàng cân đo, hàng rời, vật liệu theo khối lượng thực tế. Người bán muốn có biên bản xác nhận khối lượng rồi mới lập.
- Hàng giao ngày cuối tháng, xe về kho khi người bán đã khoá sổ, hoá đơn lập vào ngày làm việc tiếp theo.
- Giao qua đơn vị vận tải, người bán lập hoá đơn khi nhận được xác nhận giao thành công, trễ vài ngày.
- Sai thông tin người mua ở lần lập đầu, người bán huỷ hoặc chờ thông tin đúng rồi lập lại.
Với bán hàng hoá, thời điểm lập hoá đơn theo quy định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Những trường hợp đặc thù (giao hàng nhiều lần, xây dựng lắp đặt, dịch vụ) có quy định riêng; tra quy định hoá đơn hiện hành khi cần.
Lập danh sách “hàng về chưa có hoá đơn”
Đây là công cụ chính. Một bảng tính đơn giản, cập nhật mỗi khi kho nhập hàng mà chưa có hoá đơn kèm theo:
| Cột | Ghi gì |
|---|---|
| Ngày nhận hàng | Theo biên bản giao nhận hoặc phiếu nhập kho, không theo ngày nhập liệu |
| Người bán, mã số thuế | Để đối chiếu nhanh với cổng hoá đơn |
| Số phiếu nhập, số đơn hàng | Căn cứ để khớp khi hoá đơn về |
| Số lượng, đơn giá tạm tính, thành tiền | Lấy từ đơn hàng hoặc phụ lục giá đang hiệu lực |
| Ngày đã nhắc người bán | Lần nhắc gần nhất và người nhắc |
| Số, ngày hoá đơn khi về | Điền khi hoá đơn đến, rồi chuyển dòng sang trạng thái đã khớp |
Nguyên tắc: một dòng trong danh sách chỉ được đóng khi đã có hoá đơn khớp. Không đóng dòng vì “người bán hứa sẽ gửi”, cũng không đóng vì đã thanh toán.
Hạch toán tạm cuối tháng và điều chỉnh khi hoá đơn về
Về kế toán, hàng đã nhận và đã chuyển quyền sở hữu thì đã là tài sản của doanh nghiệp, đồng thời phát sinh khoản phải trả người bán. Cách làm phổ biến là ghi nhận theo giá tạm tính, sau đó điều chỉnh khi có giá chính thức trên hoá đơn. Chế độ kế toán cụ thể mà doanh nghiệp áp dụng quy định cách ghi sổ; kế toán trưởng quyết định tài khoản và mẫu chứng từ dùng cho bút toán tạm.
Giả sử ngày 30 một công ty nhận 500 bao vật tư, đơn hàng ghi đơn giá chưa thuế 100.000 đồng. Cuối tháng, kế toán ghi nhận hàng nhập kho theo giá tạm tính 50 triệu đồng. Ngày 3 tháng sau, hoá đơn về ghi 498 bao vì người bán trừ 2 bao rách đã được hai bên xác nhận, đơn giá không đổi. Kế toán điều chỉnh giảm giá trị hàng và công nợ tương ứng 2 bao, đồng thời cập nhật lại số lượng tồn kho cho khớp với biên bản. Thuế giá trị gia tăng đầu vào chỉ được kê khai theo hoá đơn, không theo giá tạm tính.
Điểm hay sai: kế toán ghi nhận tạm cả thuế giá trị gia tăng theo đơn hàng, rồi quên đảo khi hoá đơn về. Đừng đưa thuế vào bút toán tạm, hoặc nếu phần mềm bắt buộc thì phải có bước kiểm riêng.
Kỳ kê khai khấu trừ: đừng tự suy
Câu hỏi hay gặp: hàng nhận tháng 8, hoá đơn ngày lập tháng 9 thì kê khai khấu trừ ở tháng 8 hay tháng 9? Về nguyên tắc, khấu trừ đi theo hoá đơn hợp lệ, và văn bản hướng dẫn Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 quy định kỳ kê khai khấu trừ cũng như trường hợp được kê khai vào kỳ sau. Vì quy định đã có thay đổi qua các lần sửa luật, tra văn bản hướng dẫn hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý thay vì dùng thói quen của nơi làm trước.
Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, nhớ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hàng nhận cuối tháng, trả tiền tháng sau là bình thường, nhưng khoản trả cần ghi đúng số hoá đơn để về sau truy được.
Nếu hoá đơn về quá muộn và đã bị sót khỏi kỳ lẽ ra phải kê khai, đó là chuyện khai bổ sung — xem bài hoá đơn đầu vào kê khai sót trên Khấu Trừ.
Cuối năm: chỗ chênh lệch lớn nhất
Hàng nhận tháng 12, hoá đơn tháng 1 là tình huống phải kiểm kỹ nhất, vì nó cắt ngang hai năm tài chính. Trước khi khoá sổ năm:
- Rà toàn bộ danh sách hàng về chưa có hoá đơn, gọi từng người bán còn dòng mở.
- Ghi nhận đủ hàng đã nhận trong năm theo giá tạm tính, kể cả dòng giá trị nhỏ.
- Kiểm kê hàng tồn cuối năm và đối chiếu với phiếu nhập, không chỉ với hoá đơn.
- Theo dõi riêng những dòng tới ngày lập báo cáo vẫn chưa có hoá đơn. Chi phí gắn với hàng đã bán, đã dùng nhưng không có hoá đơn hợp lệ có thể không được tính khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp; đây là việc kế toán trưởng cần quyết định trước hạn quyết toán.
Ngược lại cũng có: hoá đơn về tháng 12 nhưng hàng tháng 1 mới giao (hàng đi đường, người bán lập trước). Trường hợp này hàng chưa về kho mà đã có hoá đơn, cần theo dõi ở một danh sách riêng để không nhập kho khống.
Nhắc người bán thế nào cho có tác dụng
Người bán lập hoá đơn muộn thường không cố ý, nên cách nhắc nên thực tế:
- Đưa vào hợp đồng điều khoản lập hoá đơn đúng thời điểm giao hàng và gửi hoá đơn trong một số ngày nhất định; với hàng giao nhiều lần, ghi rõ cách chốt khối lượng từng lần.
- Gửi danh sách dòng mở cho người bán mỗi tuần cuối tháng, thay vì gọi lẻ từng hoá đơn.
- Không nhận hoá đơn “gộp tháng” cho nhiều lần giao với ngày lập là cuối tháng, nếu từng lần giao đã chuyển quyền sở hữu. Nói với người bán đây là rủi ro của họ về thời điểm lập hoá đơn và cũng khiến bên mua khó đối chiếu.
- Ghi nhận người bán hay trễ vào hồ sơ nhà cung cấp; lặp lại nhiều kỳ là điểm trừ khi đánh giá nhà cung cấp.
Tự kiểm tra ở đâu
Cuối mỗi tháng, trước khi đóng sổ:
- Cổng hoá đơn điện tử: tải danh sách hoá đơn đầu vào theo ngày lập, so với danh sách hàng về chưa có hoá đơn. Có khi hoá đơn đã lập nhưng người bán quên gửi email.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: với người bán có nhiều dòng mở lâu ngày, xem trạng thái mã số thuế có thay đổi không.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: đối chiếu tờ khai kỳ trước để biết hoá đơn nào đã kê khai, tránh kê khai trùng khi hoá đơn về muộn.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có hoá đơn thì có được xuất kho hàng đó để bán không?
Được. Hàng đã nhận và thuộc sở hữu doanh nghiệp thì có thể xuất bán bình thường, giá vốn tính theo giá tạm tính và được điều chỉnh khi hoá đơn về. Cái cần giữ là hoá đơn phải về trước khi quyết toán để chi phí có chứng từ hợp lệ.
Hoá đơn về có ngày lập tháng sau, có được đề nghị người bán lập lại ngày tháng trước không?
Hoá đơn điện tử được lập và cấp mã theo ngày thực tế lập; không có chuyện “lập lùi ngày”. Nếu người bán lập sai thời điểm thì đó là vấn đề của người bán với cơ quan thuế. Bên mua ghi nhận theo đúng hoá đơn nhận được và nhắc người bán sửa thói quen cho các lần sau.
Giá tạm tính lấy từ đâu khi chưa có đơn giá chính thức?
Lấy từ đơn đặt hàng, phụ lục giá hoặc báo giá đã được duyệt. Nếu hoàn toàn chưa có giá, dùng giá của lần mua gần nhất và ghi chú rõ. Không để giá bằng không, vì như vậy giá trị kho và công nợ cuối tháng đều sai.
Người bán gửi hoá đơn cho nhiều lần giao trong tháng thì đối chiếu thế nào?
Yêu cầu người bán kèm bảng kê từng lần giao với số phiếu giao hàng. Đối chiếu từng dòng bảng kê với phiếu nhập kho, rồi mới đóng các dòng mở tương ứng. Đồng thời nhắc người bán về thời điểm lập hoá đơn cho từng lần giao.
Hàng nhận theo giá tạm tính mà hoá đơn về giá cao hơn thì làm gì?
Đối chiếu lại với đơn hàng và phụ lục giá trước. Nếu hoá đơn đúng thoả thuận mới mà phòng mua chưa báo, điều chỉnh tăng giá trị hàng và công nợ; nếu hoá đơn sai so với thoả thuận, đề nghị người bán điều chỉnh hoặc thay thế, chưa ghi theo giá mới.
Dòng mở quá ba tháng mà người bán không trả lời thì làm gì?
Gửi văn bản đề nghị chính thức, tra trạng thái mã số thuế người bán và báo kế toán trưởng. Nếu người bán đã ngừng hoạt động hoặc không liên lạc được, đây không còn là chuyện hoá đơn về muộn nữa mà là rủi ro mất hoá đơn, cần xử lý như trường hợp người bán có vấn đề.
