Trước khi ký với một đối tác mới, phòng mua hàng và kế toán nên trả lời được mười câu: đối tác có đúng là doanh nghiệp đang hoạt động không, tên và mã số thuế có khớp không, người ký có thẩm quyền không, địa chỉ có thật không, ngành nghề có phù hợp với hàng hoá dịch vụ định mua không, hoá đơn sẽ lập thế nào, tiền sẽ chuyển vào tài khoản đứng tên ai, đối tác có năng lực giao hàng thật không, đã có ai từng làm việc với họ chưa, và hợp đồng đã có điều khoản về hoá đơn chưa. Mười câu này làm trong một buổi là xong với phần lớn đối tác.
Bảng kiểm này không dùng để chấm đối tác “đạt” hay “trượt”. Một mục chưa rõ chỉ là lý do để hỏi thêm, không phải căn cứ kết luận đối tác có vấn đề. Mục tiêu là để khi có người hỏi lại — cơ quan thuế, kiểm toán, hay chính giám đốc — doanh nghiệp đưa ra được bằng chứng rằng mình đã xem xét cẩn thận trước khi xuống tiền.
Mười mục và câu hỏi cần trả lời
| Mục | Câu hỏi cần trả lời | Tra ở đâu | Ai làm |
|---|---|---|---|
| 1. Mã số thuế và trạng thái | Mã số thuế có đang ở trạng thái hoạt động không? Ghi lại trạng thái và ngày tra | Trang tra cứu thông tin người nộp thuế | Kế toán |
| 2. Tên, địa chỉ đăng ký | Tên trên báo giá, hợp đồng có khớp đúng từng chữ với tên đăng ký không? | Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp | Kế toán |
| 3. Người đại diện | Ai là người đại diện theo pháp luật hiện tại? | Thông tin đăng ký doanh nghiệp | Mua hàng |
| 4. Thẩm quyền người ký | Người ký hợp đồng là người đại diện hay người được uỷ quyền? Có giấy uỷ quyền còn hiệu lực không? | Yêu cầu đối tác cung cấp | Mua hàng |
| 5. Ngành nghề | Hàng hoá, dịch vụ định mua có nằm trong ngành nghề đăng ký không? Nếu là ngành có điều kiện, có giấy phép tương ứng không? | Thông tin đăng ký doanh nghiệp, giấy phép chuyên ngành | Mua hàng |
| 6. Địa chỉ hoạt động thật | Nơi đối tác làm việc, kho, xưởng có ở đâu? Có khớp địa chỉ đăng ký không, nếu không thì vì sao? | Hỏi trực tiếp, đến tận nơi với hợp đồng lớn | Mua hàng |
| 7. Hoá đơn | Đối tác lập hoá đơn điện tử theo hình thức nào, gửi qua email nào, khi nào? | Hỏi đối tác, xem hoá đơn mẫu họ đã lập cho khách khác (che thông tin người mua) | Kế toán |
| 8. Tài khoản nhận tiền | Tài khoản ngân hàng có đứng tên đúng doanh nghiệp bán hàng không? | Văn bản của đối tác có đóng dấu, ký bởi người có thẩm quyền | Kế toán |
| 9. Năng lực thực hiện | Đối tác có kho, xe, nhân sự, máy móc để giao đúng khối lượng không? | Hồ sơ năng lực, thăm cơ sở, khách hàng tham chiếu | Mua hàng |
| 10. Điều khoản hoá đơn | Hợp đồng đã ghi thời điểm lập hoá đơn, thông tin người mua, trách nhiệm khi hoá đơn có vấn đề chưa? | Bản dự thảo hợp đồng | Kế toán trưởng |
Mục 1 đến 3 và mục 8 là phần bắt buộc với mọi đối tác, kể cả đơn hàng nhỏ. Các mục còn lại làm theo mức giá trị, như phần dưới.
Chia mức kiểm tra theo giá trị hợp đồng
Kiểm tra mười mục cho một đơn văn phòng phẩm vài triệu đồng là phí công. Nhưng kiểm tra qua loa cho một hợp đồng nguyên liệu cả năm thì rủi ro dồn lại rất lớn. Nên chia ba mức, ngưỡng do doanh nghiệp tự đặt theo quy mô của mình. Giả sử một doanh nghiệp sản xuất vừa đặt ngưỡng như sau:
| Mức | Ví dụ ngưỡng (giả định) | Mục phải làm | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| Nhỏ | Dưới 50 triệu đồng/năm với đối tác đó | 1, 2, 3, 8 | Trưởng phòng mua hàng |
| Vừa | Từ 50 triệu đến 1 tỷ đồng/năm | 1 đến 8, thêm mục 10 | Kế toán trưởng |
| Lớn | Trên 1 tỷ đồng/năm hoặc hợp đồng trả trước | Đủ 10 mục, có thăm cơ sở | Giám đốc |
Hai điểm hay bị quên khi chia mức. Thứ nhất, tính theo tổng giá trị dự kiến cả năm với đối tác đó, không tính theo từng đơn — nhiều đơn nhỏ cộng lại vẫn là một quan hệ lớn. Thứ hai, hợp đồng có trả trước luôn lên mức cao nhất, bất kể giá trị, vì lúc đó tiền đã đi trước khi hàng về.
Ba mục hay bị làm qua loa
Trong mười mục, ba mục sau là nơi phần lớn rắc rối bắt đầu, và cũng là ba mục hay được đánh dấu “đã kiểm” mà thật ra chưa ai xem kỹ.
- Thẩm quyền người ký. Người ký là giám đốc kinh doanh, trưởng chi nhánh hay nhân viên bán hàng được uỷ quyền là chuyện bình thường. Nhưng phải có giấy uỷ quyền ghi rõ phạm vi và thời hạn, do người đại diện theo pháp luật ký. Không có giấy này, khi tranh chấp đối tác có thể nói người ký không đại diện cho họ.
- Tài khoản nhận tiền. Tài khoản nhận thanh toán nên đứng tên chính doanh nghiệp bán hàng. Trả vào tài khoản cá nhân của giám đốc hay nhân viên đối tác làm yếu chứng từ thanh toán, và với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên thì còn ảnh hưởng tới điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15. Thông báo tài khoản phải bằng văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền, không nhận qua tin nhắn.
- Địa chỉ hoạt động thật. Đối tác đặt trụ sở ở một địa chỉ và làm việc ở nơi khác không hiếm, nhất là doanh nghiệp nhỏ thuê văn phòng dịch vụ. Điều cần biết là hàng thật sự đi ra từ đâu. Với hợp đồng lớn, một lần đến tận nơi đáng giá hơn mọi bản chụp.
Khi một mục chưa đạt: hỏi thêm, chưa loại
Nguyên tắc của bảng kiểm này: không mục nào tự nó đủ để kết luận đối tác tốt hay xấu. Một mục chưa rõ thì chuyển thành câu hỏi gửi đối tác, và ghi lại câu trả lời.
- Doanh nghiệp mới thành lập vài tháng: bình thường, nhiều đối tác tốt mới tách ra từ công ty cũ. Hỏi về kinh nghiệm của người điều hành, xin khách hàng tham chiếu, bắt đầu bằng đơn nhỏ.
- Trạng thái mã số thuế đang tạm ngừng hoặc vừa khôi phục: hỏi lý do và xin văn bản liên quan. Chờ trạng thái ổn định rồi mới nhận hoá đơn.
- Địa chỉ đăng ký khác nơi làm việc: hỏi vì sao, xin hợp đồng thuê kho hoặc xưởng.
- Ngành nghề chưa có trong đăng ký: đề nghị đối tác bổ sung ngành nghề trước khi giao dịch lớn, hoặc hỏi xem hàng này có đúng là họ tự sản xuất, phân phối không.
Chỉ nên tạm dừng khi đối tác không trả lời, trả lời mâu thuẫn với thông tin chính thức, hoặc từ chối cung cấp những thứ tối thiểu như giấy uỷ quyền, thông báo tài khoản. Ngay cả khi đó, ghi trong hồ sơ là “chưa đủ thông tin để giao dịch”, không ghi những nhận xét như “công ty có vấn đề”.
Lưu kết quả kiểm tra thế nào
Kiểm tra mà không lưu thì coi như chưa kiểm. Mỗi đối tác mới nên có một phiếu kiểm tra đi kèm hợp đồng, gồm:
- Kết quả từng mục, người kiểm tra và ngày kiểm tra.
- Ảnh chụp màn hình trang tra cứu mã số thuế và thông tin đăng ký doanh nghiệp tại ngày đó, lưu dạng tệp có tên theo mã số thuế và ngày.
- Bản sao giấy uỷ quyền của người ký, văn bản thông báo tài khoản ngân hàng.
- Câu hỏi đã gửi đối tác và câu trả lời nhận được, nếu có mục chưa đạt.
- Chữ ký duyệt của người có thẩm quyền theo mức giá trị.
Phiếu này lưu cùng bộ chứng từ của hợp đồng. Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, nên để phiếu kiểm tra cùng chỗ và cùng thời hạn là cách đơn giản nhất. Khi cơ quan thuế hỏi về một nhà cung cấp của nhiều năm trước, đây là tài liệu cho thấy doanh nghiệp đã làm đúng phần việc của mình tại thời điểm giao dịch.
Tự kiểm tra ở đâu
Phần lớn mười mục làm được từ bàn làm việc, bằng những nguồn chính thức sau:
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế: mã số thuế, tên, trạng thái, cơ quan thuế quản lý.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: tên, địa chỉ trụ sở, người đại diện, ngành nghề và lịch sử thay đổi được công bố.
- Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: tra một hoá đơn đối tác đã lập để biết hoá đơn đó có trên hệ thống không.
- Cơ quan thuế quản lý đối tác: khi có điều không rõ về trạng thái, có thể hỏi trực tiếp.
Những trang tổng hợp thông tin doanh nghiệp do đơn vị tư nhân vận hành tiện để tra nhanh, nhưng dữ liệu có độ trễ. Khi ghi vào phiếu kiểm tra, dùng kết quả từ nguồn chính thức. Muốn xem nhanh cách tra từng điểm, có thể tham khảo phần kiểm tra đối tác nhanh trên Tra Thuế.
Mất bao lâu và ai chịu trách nhiệm cuối cùng
Với đối tác mức nhỏ, bốn mục bắt buộc mất khoảng mười lăm phút nếu đã quen. Mức vừa mất nửa buổi, phần lớn thời gian là chờ đối tác gửi giấy tờ. Mức lớn có thêm buổi thăm cơ sở. Nên đưa thời gian này vào kế hoạch mua hàng ngay từ đầu, thay vì để phòng mua hàng bị ép “ký trước kiểm sau” vì hàng cần gấp.
Về trách nhiệm, phân rõ ba vai:
- Phòng mua hàng thu thập thông tin và làm các mục về con người, năng lực, địa chỉ.
- Kế toán làm các mục về mã số thuế, hoá đơn, tài khoản ngân hàng.
- Người duyệt theo mức giá trị ký vào phiếu, và chỉ ký khi mọi mục bắt buộc đã có kết quả hoặc đã có câu trả lời của đối tác.
Không để một người vừa chọn đối tác, vừa tự kiểm tra, vừa tự duyệt. Tách vai là cách rẻ nhất để bảng kiểm không biến thành thủ tục ký cho có.
Câu hỏi thường gặp
Đối tác là doanh nghiệp lớn, nổi tiếng thì có cần kiểm tra đủ mười mục không?
Vẫn nên làm các mục bắt buộc. Doanh nghiệp lớn ít rủi ro về tồn tại pháp lý hơn, nhưng lỗi về tên đơn vị ký (công ty mẹ hay chi nhánh), thẩm quyền người ký và tài khoản nhận tiền vẫn xảy ra như thường.
Đối tác từ chối cung cấp giấy uỷ quyền của người ký thì sao?
Đề nghị người đại diện theo pháp luật ký trực tiếp, hoặc tạm dừng cho tới khi có giấy uỷ quyền. Đây là giấy tờ tối thiểu, đối tác làm ăn nghiêm túc thường cung cấp ngay khi được hỏi.
Ký hợp đồng khung rồi mới đặt hàng từng lần thì kiểm tra lúc nào?
Kiểm tra đủ mức trước khi ký hợp đồng khung, vì đó là lúc cam kết quan hệ. Sau đó mỗi lần đặt hàng chỉ cần kiểm lại trạng thái mã số thuế nếu đã lâu chưa tra, và kiểm lại tài khoản nếu đối tác đề nghị đổi.
Có cần đến tận nơi đối tác không?
Với hợp đồng giá trị lớn, trả trước hoặc hàng hoá đặc thù thì nên. Với đơn hàng nhỏ, nguồn tra cứu chính thức và giấy tờ đối tác cung cấp là đủ cho phần lớn trường hợp.
Trang tra cứu hiện đối tác đang hoạt động, vậy đã đủ yên tâm chưa?
Chưa. Trạng thái hoạt động chỉ cho biết đối tác chưa bị ghi nhận ngừng hay bỏ địa chỉ tại ngày tra. Nó không nói gì về năng lực giao hàng, thẩm quyền người ký hay việc hoá đơn sau này có lập đúng hay không.
Hồ sơ đối tác cũ chưa từng có phiếu kiểm tra thì có phải làm bù không?
Nên làm bù cho các đối tác đang giao dịch thường xuyên, bắt đầu từ nhóm giá trị lớn. Làm dần theo đợt rà soát định kỳ, không cần dừng giao dịch để làm một lượt.
