Bán hàng trả chậm cho doanh nghiệp: thẩm định khách hàng thế nào

Thẩm định khách hàng trước khi bán trả chậm gồm ba lớp: lớp pháp lý và thuế (khách có đúng là doanh nghiệp đang hoạt động, ai ký, ai trả tiền), lớp hoạt động thật (khách mua hàng của mình để làm gì, có cơ sở, có khách hàng đầu ra không) và lớp khả năng trả (lịch sử thanh toán, quy mô so với khoản nợ xin). Kết quả của thẩm định không phải là “khách tốt” hay “khách xấu”, mà là một hạn mức và một thời hạn nợ phù hợp với những gì mình biết về khách.

Cần nói rõ một điểm mà bộ phận bán hàng hay quên: khi hàng đã giao và hoá đơn đã lập, doanh nghiệp bán đã phải kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra và ghi nhận doanh thu, dù khách chưa trả đồng nào. Bán chịu cho khách không trả được thì doanh nghiệp vừa mất hàng, vừa đã ứng trước tiền thuế. Đó là lý do thẩm định khách hàng mua chịu là việc của cả kế toán, không riêng phòng kinh doanh.

Lớp thứ nhất: pháp lý và thuế

• Mã số thuế và trạng thái trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, ghi ngày tra.
• Tên, địa chỉ, người đại diện theo Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp — đây cũng là thông tin sẽ ghi trên hoá đơn, nên phải đúng từ đầu.
• Người ký đơn hàng, hợp đồng: có thẩm quyền hay giấy uỷ quyền không.
• Tài khoản khách sẽ dùng để trả tiền: nên là tài khoản đứng tên doanh nghiệp khách. Tiền về từ tài khoản cá nhân hay công ty khác làm đối chiếu công nợ khó và là điểm cơ quan thuế có thể hỏi.

Lớp này làm nhanh, chủ yếu từ bàn làm việc. Điều gì chưa rõ thì hỏi thêm; một điểm chưa rõ ở lớp này chưa đủ để từ chối khách, nhưng đủ để chưa cấp hạn mức chịu.

Lớp thứ hai: hoạt động thật

Câu hỏi trung tâm: khách mua hàng của mình để làm gì, và điều đó có khớp với những gì mình thấy không.

• Khách là xưởng sản xuất mua nguyên liệu: có xưởng không, công suất cỡ nào so với khối lượng đặt mua?
• Khách là nhà phân phối: bán cho ai, ở khu vực nào, kho ở đâu?
• Khách mua cho công trình: công trình nào, chủ đầu tư là ai, tiến độ thanh toán của chủ đầu tư ra sao?

Người bán hàng là người trả lời tốt nhất cho lớp này, vì họ gặp khách. Với khách xin hạn mức lớn, một lần đến tận nơi của nhân viên kinh doanh — có ghi chép, có ảnh cơ sở — đáng giá hơn nhiều trang giấy tờ.

Lớp thứ ba: khả năng trả

• Lịch sử với chính mình: nếu đã từng mua trả ngay, trả có đúng hẹn không, có hay đòi giảm giá sau khi nhận hàng không.
• Tham chiếu: khách có thể cho biết một hai nhà cung cấp khác đang bán chịu cho họ; hỏi xin phép liên hệ.
• Quy mô so với khoản nợ: doanh thu ước tính của khách, số lượng nhân viên, so với hạn mức xin. Với hạn mức lớn, có thể đề nghị khách cung cấp báo cáo tài chính năm gần nhất.
• Bảo đảm: đặt cọc, bảo lãnh thanh toán của ngân hàng, hay cam kết của chủ doanh nghiệp — tuỳ mức hạn mức.

Không có con số nào tự nó đủ để kết luận. Báo cáo tài chính có lãi không có nghĩa khách trả đúng hạn; doanh nghiệp mới chưa có báo cáo cũng không có nghĩa khách sẽ không trả.

Hạn mức ban đầu và nâng dần

Cách thận trọng nhất là không cấp ngay hạn mức khách xin, mà bắt đầu thấp và nâng theo lịch sử thanh toán thực tế. Ví dụ giả định:

Hạn mức nên được ghi vào phần mềm bán hàng như một khoá cứng: đơn làm vượt hạn mức thì không xuất kho được nếu chưa có người có thẩm quyền duyệt. Hạn mức chỉ nằm trong bảng tính thì sớm muộn cũng bị vượt vì “khách quen, giao trước đã”.

Ai duyệt, và vì sao không để phòng kinh doanh tự duyệt

Phòng kinh doanh có động cơ bán nhiều, và thưởng thường tính trên doanh số chứ không trên tiền thu về. Đó không phải lỗi của ai, chỉ là lý do để tách người đề xuất và người duyệt.

Theo dõi sau khi cấp hạn mức và xử lý khi chậm trả

• Hằng tuần: kế toán gửi phòng kinh doanh danh sách hoá đơn sắp đến hạn và quá hạn.
• Hằng quý: tra lại trạng thái mã số thuế của khách có công nợ; đối chiếu công nợ bằng biên bản có xác nhận của khách.
• Khi quá hạn: nhân viên kinh doanh liên hệ trước; quá hạn lâu hơn mức đặt ra thì khoá hạn mức, đơn mới phải trả ngay.
• Khi khách có thay đổi (đổi người đại diện, chuyển địa chỉ, trạng thái lạ): xem lại hạn mức, không chờ tới kỳ.

Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách là giấy tờ quan trọng hơn nhiều người nghĩ: nó là căn cứ nếu phải đòi nợ, và cũng là hồ sơ cần có nếu sau này phải xử lý khoản nợ không thu được theo quy định về chi phí. Việc trích lập dự phòng hay xoá nợ khó đòi có điều kiện hồ sơ riêng; tra quy định hiện hành khi cần, đừng đợi tới lúc đó mới đi gom giấy tờ.

Những cái sai hay gặp khi bán chịu

• Cấp hạn mức theo lời hứa của khách về đơn hàng lớn sắp tới, thay vì theo những gì đã kiểm chứng.
• Không có hạn mức bằng văn bản, chỉ có “thoả thuận miệng” giữa nhân viên kinh doanh và khách. Khi nhân viên đó nghỉ, không ai biết khách được nợ bao nhiêu, bao lâu.
• Giao hàng trước, lập hoá đơn sau nhiều ngày để “chờ khách xác nhận”. Thời điểm lập hoá đơn phải theo quy định, không theo tiện lợi của hai bên; lập trễ là sai về hoá đơn và làm công nợ khó theo dõi.
• Không đối chiếu công nợ định kỳ, tới lúc khách chậm trả mới phát hiện hai bên ghi số khác nhau.
• Bỏ qua thay đổi của khách vì khách đang trả đều. Khách đổi chủ, đổi người đại diện thì lịch sử trả tiền trước đó không còn nói được nhiều.

Tự kiểm tra ở đâu

• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của khách.
• Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: tên, địa chỉ, người đại diện, dùng để lập hoá đơn đúng.
• Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu ra đã lập cho khách, dùng để đối chiếu công nợ.
• Sổ phụ ngân hàng: tiền khách trả về từ tài khoản nào.

Câu hỏi tự kiểm mỗi quý cho kế toán trưởng: có bao nhiêu khách đang nợ vượt hạn mức đã duyệt, ai đã duyệt đơn vượt, và có khách nào có công nợ mà ba tháng chưa tra lại trạng thái không.