Biết tin người bán bỏ địa chỉ sau khi hoá đơn của họ đã nằm trên tờ khai mấy kỳ trước, không có nghĩa là phải khai bổ sung bỏ hết. Cũng không có nghĩa là cứ để nguyên chờ cơ quan thuế hỏi. Câu trả lời đúng thường là: chia các hoá đơn đó thành từng nhóm, nhóm có giao dịch thật và chứng cứ đủ thì giữ nguyên và củng cố hồ sơ, nhóm rủi ro cao thì cân nhắc chủ động điều chỉnh.
Hai yếu tố quyết định nhóm của từng hoá đơn là hoá đơn được lập trước hay sau thời điểm người bán bị ghi nhận có vấn đề, và bên mua còn chứng minh được hàng hoá, dịch vụ có thật hay không. Bài này đi theo đúng hai yếu tố đó, kèm cách ước tính số tiền trước khi quyết định.
Việc đầu tiên: xác định mốc thời gian của người bán
Mọi quyết định phía sau đều dựa vào mốc này, nên đừng vội làm gì trước khi xác định được nó.
- Tra trạng thái hiện tại của người bán trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Ghi lại trạng thái và ngày tra.
- Tìm thời điểm cơ quan thuế ghi nhận người bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Mốc này có thể có trong thông báo mà bên mua nhận được, trong văn bản đề nghị rà soát, hoặc hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý của mình. Thông tin trên các trang tổng hợp tư nhân chỉ nên dùng để tham khảo.
- Lập danh sách toàn bộ hoá đơn đã nhận từ người bán này: số, ngày lập, giá trị, thuế GTGT, kỳ đã kê khai, ngày giao hàng, ngày thanh toán.
Nguyên tắc chung theo quy định về hoá đơn: hoá đơn do người bán lập kể từ thời điểm cơ quan thuế xác định họ không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì rủi ro bị coi là không hợp pháp rất cao. Hoá đơn lập trước thời điểm đó thì không tự động bị loại; bên mua còn cửa chứng minh giao dịch có thật. Cách diễn đạt cụ thể trong văn bản hiện hành nên tra lại, vì từ ngày 1/7/2026 có bộ văn bản mới về hoá đơn, chứng từ điện tử (Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC).
Chia hoá đơn thành ba nhóm
| Nhóm | Đặc điểm | Hướng xử lý thường gặp |
|---|---|---|
| A — Lập sau mốc | Ngày lập hoá đơn rơi vào sau thời điểm người bán bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ | Rủi ro cao nhất. Thường nên chủ động điều chỉnh giảm khấu trừ và xem lại chi phí, kể cả khi hàng có thật, rồi tính cách đòi người bán lập lại chứng từ hoặc bồi hoàn |
| B — Lập trước mốc, chứng cứ đủ | Có hợp đồng, nhận hàng có biên bản, nhập kho, thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản đúng tên người bán | Giữ nguyên. Gom hồ sơ thành bộ để sẵn khi được hỏi |
| C — Lập trước mốc, chứng cứ yếu | Thiếu biên bản giao nhận, trả tiền mặt, trả vào tài khoản khác tên, hoặc không còn ai nhớ giao dịch | Cố gắng bổ sung chứng cứ trong thời gian ngắn. Không bổ sung được thì cân nhắc khai bổ sung như nhóm A |
Lưu ý riêng với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên: theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, muốn được khấu trừ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hoá đơn loại này đã trả bằng tiền mặt thì dù người bán có bỏ địa chỉ hay không, điều kiện khấu trừ đã có vấn đề riêng — nên xếp thẳng vào nhóm C hoặc A.
Khi giữ nguyên: củng cố hồ sơ thế nào
Giữ nguyên không có nghĩa là để yên. Với nhóm B, việc cần làm là biến những giấy tờ rời rạc thành một bộ hồ sơ đọc được trong mười phút:
- Một trang tóm tắt: người bán là ai, mua gì, bao nhiêu lô, tổng tiền, đã trả qua đâu, ngày tra trạng thái.
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có xác nhận của hai bên.
- Biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển nếu có.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng, đối chiếu từng khoản với từng hoá đơn.
- Dấu vết sử dụng: hàng đã xuất cho sản xuất, đã bán ra, đã lắp đặt ở đâu.
Chi tiết cách sắp xếp chứng cứ theo từng mắt xích có trong bài chứng minh giao dịch có thật khi người bán gặp vấn đề. Ở đây chỉ nhấn một điều: hồ sơ phải dựng ngay bây giờ, khi người mua hàng, thủ kho, người nhận hàng còn làm việc, chứ không phải lúc nhận văn bản đề nghị giải trình.
Khi khai bổ sung: điều gì xảy ra với số thuế
Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót thì được khai bổ sung, với điều kiện làm trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở. Khai bổ sung vì hoá đơn đầu vào không đủ điều kiện có mấy hệ quả cần biết trước:
- Thuế GTGT: số thuế đầu vào được khấu trừ của kỳ đã kê khai giảm xuống. Kỳ đó có thể từ “còn được khấu trừ chuyển kỳ sau” chuyển thành “phải nộp”, hoặc số phải nộp tăng lên.
- Tiền chậm nộp: phần thuế phải nộp tăng thêm bị tính tiền chậm nộp theo ngày, kể từ ngày hết hạn nộp của kỳ gốc tới ngày nộp. Mức lâu nay là 0,03% mỗi ngày trên số thuế chậm nộp; nên kiểm tra mức đang áp dụng.
- Thuế TNDN: nếu khoản mua đó cũng không còn đủ điều kiện tính chi phí được trừ, phải xem lại quyết toán năm liên quan. Hai việc khấu trừ GTGT và chi phí TNDN là hai kết luận riêng, không nhất thiết đi cùng nhau.
- Khai ở kỳ nào: khai bổ sung vào đúng kỳ đã kê khai hoá đơn, không dồn sang kỳ hiện tại.
Chủ động khai bổ sung trước khi bị kiểm tra thường nhẹ hơn nhiều so với để cơ quan thuế phát hiện, vì phần xử phạt về hành vi khai sai thường khác nhau giữa hai trường hợp. Mức xử phạt cụ thể nên tra ở văn bản xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hoá đơn đang hiệu lực.
Ước tính trước khi quyết định: một ví dụ giả định
Giả sử doanh nghiệp đã nhận bốn hoá đơn từ một người bán trong năm, mỗi hoá đơn tiền hàng 150 triệu đồng, thuế GTGT 10% là 15 triệu đồng, tất cả đã kê khai khấu trừ. Nay biết người bán bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ từ tháng thứ chín.
| Hoá đơn | Lập tháng | Chứng cứ | Nhóm | Thuế GTGT bị ảnh hưởng nếu điều chỉnh |
|---|---|---|---|---|
| Số 1 | Tháng 3 | Đủ, trả qua ngân hàng | B | 0 (giữ nguyên) |
| Số 2 | Tháng 6 | Đủ, trả qua ngân hàng | B | 0 (giữ nguyên) |
| Số 3 | Tháng 8 | Thiếu biên bản giao nhận | C | 15 triệu nếu không bổ sung được |
| Số 4 | Tháng 10 | Hàng có về kho | A | 15 triệu |
Trong ví dụ này, phần thuế GTGT có thể phải điều chỉnh là 15 đến 30 triệu đồng, cộng tiền chậm nộp theo số ngày, cộng phần thuế TNDN nếu chi phí bị loại. Có con số này, giám đốc mới quyết định được: bổ sung chứng cứ cho hoá đơn số 3 có đáng công không, có nên đòi người bán bồi hoàn theo hợp đồng không, có cần người tư vấn không.
Nếu đã có văn bản của cơ quan thuế
Có hai trường hợp khác nhau:
- Nhận văn bản đề nghị rà soát, giải trình về hoá đơn của người bán này: vẫn là giai đoạn làm việc, chưa phải kết luận. Chuẩn bị bộ hồ sơ theo nhóm như trên, trả lời đúng hạn ghi trong văn bản. Nếu sau khi rà thấy có hoá đơn không đủ căn cứ, có thể trình bày và khai bổ sung phần đó.
- Đã có quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở: việc xử lý sai sót đi theo trình tự làm việc với đoàn kiểm tra, cách tính và xử lý có thể khác với tự khai bổ sung. Giai đoạn này nên có người tư vấn thuế hoặc đại lý thuế đi cùng.
Trong cả hai trường hợp, không sửa, không làm lại chứng từ cũ cho “đẹp”. Chứng từ lập bổ sung phải ghi đúng ngày lập thật. Hồ sơ tạo sau mà ghi lùi ngày là biến một vấn đề hoá đơn thành vấn đề lớn hơn nhiều.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái hiện tại của người bán, ghi ngày tra.
- Cổng hoá đơn điện tử: tra lại từng hoá đơn đã nhận, xem thông tin trên hệ thống có khớp với bản đang lưu không.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: xem tờ khai các kỳ đã kê khai hoá đơn, thông báo từ cơ quan thuế, và nộp tờ khai bổ sung nếu quyết định điều chỉnh.
- Cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp mình: hỏi mốc thời gian ghi nhận người bán không hoạt động tại địa chỉ nếu chưa tìm được từ nguồn khác.
Câu hỏi thường gặp
Chưa ai hỏi gì, có nhất thiết phải khai bổ sung không?
Không có nghĩa vụ phải khai bổ sung chỉ vì người bán gặp vấn đề. Nghĩa vụ khai bổ sung phát sinh khi chính doanh nghiệp xác định hồ sơ đã nộp có sai sót, tức hoá đơn không đủ điều kiện. Vì vậy việc chia nhóm và đánh giá chứng cứ là bước quyết định.
Khai bổ sung rồi, sau này người bán khôi phục mã số thuế thì có lấy lại được khấu trừ không?
Tuỳ lý do đã điều chỉnh. Nếu hoá đơn bị điều chỉnh vì lập sau mốc bị ghi nhận thì việc người bán khôi phục sau đó chưa chắc làm hoá đơn cũ hợp lệ trở lại. Trường hợp này nên hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản trước khi khai lại.
Hàng mua của người bán đó đã bán hết cho khách, có ảnh hưởng gì đến đầu ra không?
Hoá đơn đầu ra của doanh nghiệp vẫn giữ nguyên, thuế GTGT đầu ra vẫn phải nộp. Ảnh hưởng chỉ nằm ở phía đầu vào và chi phí. Dấu vết hàng đã bán ra lại là chứng cứ tốt cho thấy hàng mua vào có thật.
Có đòi được người bán bồi hoàn phần thuế bị điều chỉnh không?
Về nguyên tắc có thể đòi nếu hợp đồng có điều khoản bồi hoàn hoặc theo quy định về bồi thường thiệt hại. Thực tế người bán đã bỏ địa chỉ thì khó thu hồi, nên đừng tính khoản này vào kế hoạch khi quyết định khai bổ sung hay không.
Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên đã trả qua ngân hàng nhưng vào tài khoản của người khác thì xếp nhóm nào?
Nên xếp vào nhóm chứng cứ yếu. Tiền không về đúng người bán ghi trên hoá đơn là điểm cơ quan thuế thường hỏi đầu tiên. Nếu có văn bản uỷ quyền nhận tiền hợp lệ từ người bán thì bổ sung vào hồ sơ; không có thì cân nhắc điều chỉnh.
Kế toán cũ đã kê khai, kế toán mới phát hiện thì ai chịu trách nhiệm khai bổ sung?
Nghĩa vụ khai thuế là của doanh nghiệp, không phải của cá nhân kế toán. Kế toán hiện tại lập hồ sơ khai bổ sung và người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền ký; chuyện trách nhiệm nội bộ giữa các người làm là việc riêng của doanh nghiệp.
