Khi nhà cung cấp vật liệu bỏ địa chỉ giữa lúc công trình đang thi công, việc cần làm ngay là chốt ba con số tại một ngày cụ thể: khối lượng vật liệu đã thật sự nhận tại công trình, giá trị hoá đơn đã nhận, và số tiền đã trả hoặc tạm ứng. Chênh lệch giữa ba con số đó cho biết mình đang ở đâu — hàng đã nhận mà thiếu hoá đơn, hay tiền đã ứng mà thiếu hàng. Mọi quyết định sau (đòi, bù, thay nhà cung cấp) đều dựa trên bảng chốt này.
Công trình không dừng được để chờ làm rõ, nên hai việc phải chạy song song: giữ tiến độ bằng nhà cung cấp thay thế, và giữ hồ sơ để phần vật liệu cũ không trở thành lỗ hổng khi quyết toán với chủ đầu tư và khi quyết toán thuế. Bài này đi theo đúng thứ tự đó, dành cho chỉ huy trưởng, phòng vật tư và kế toán của nhà thầu.
Vì sao vật liệu xây dựng là trường hợp riêng
Khác với mua hàng về kho, vật liệu xây dựng có mấy đặc điểm làm việc xử lý phức tạp hơn:
- Giao thẳng tới công trình, nhiều chuyến nhỏ mỗi ngày, người nhận là thủ kho công trình hoặc cán bộ kỹ thuật chứ không phải kho trung tâm.
- Đã dùng ngay: cát, đá, bê tông đã đổ vào kết cấu, không thể kiểm đếm lại. Chứng cứ duy nhất là giấy tờ lúc nhận.
- Hoá đơn thường lập theo kỳ, có khi chậm vài tuần so với lúc giao, nên khi nhà cung cấp biến mất thường còn một phần hàng chưa có hoá đơn.
- Có tạm ứng: nhà cung cấp nhỏ hay xin ứng trước để lấy hàng từ mỏ, nhà máy.
- Có bên thứ ba theo dõi: tư vấn giám sát, chủ đầu tư, với nhật ký công trình và biên bản nghiệm thu — đây lại là lợi thế về chứng cứ nếu biết tận dụng.
Chốt khối lượng đã nhận trong hai ngày đầu
- Gom toàn bộ phiếu giao hàng, phiếu cân của nhà cung cấp đó từ thủ kho công trình, kể cả phiếu viết tay chưa chuyển về văn phòng.
- Đối chiếu với nhật ký công trình và biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào: ngày nào nhận bao nhiêu, dùng cho hạng mục nào.
- Kiểm kê tồn tại công trình phần vật liệu của nhà cung cấp đó chưa dùng: đo đống cát, đếm bó thép, có biên bản và ảnh.
- Lập bảng tổng hợp: tổng đã nhận, đã dùng, còn tồn — ký bởi chỉ huy trưởng và thủ kho.
Việc này phải làm sớm vì hai lý do: người nhận hàng ở công trình thay đổi thường xuyên, và vật liệu tồn sẽ bị dùng tiếp trong vài ngày. Để một tuần sau mới làm thì không còn ai nhớ, không còn gì để đo.
Rà hoá đơn: đã nhận, chưa nhận và thời điểm lập
Tải toàn bộ hoá đơn của nhà cung cấp đó trên cổng hoá đơn điện tử và đặt cạnh bảng khối lượng. Thường gặp ba nhóm:
| Nhóm | Tình hình | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Hàng đã nhận, đã có hoá đơn lập trước khi nhà cung cấp có vấn đề | Vị thế tốt nhất, vẫn có thể bị hỏi | Giữ đủ chứng cứ giao nhận và thanh toán cho từng hoá đơn |
| Hàng đã nhận, hoá đơn lập sát hoặc sau thời điểm nhà cung cấp bị ghi nhận có vấn đề | Rủi ro cao, hoá đơn có thể không đủ điều kiện | Đánh giá riêng từng hoá đơn với người phụ trách thuế trước khi kê khai hoặc giữ khấu trừ |
| Hàng đã nhận, chưa có hoá đơn | Nhà cung cấp không còn lập hoá đơn được | Không tự tìm hoá đơn “thay thế” từ đơn vị khác; ghi nhận khoản thiếu chứng từ và bàn với người phụ trách thuế |
Nhóm cuối cùng là chỗ dễ sai nhất. Khi công trình cần đủ hoá đơn để quyết toán với chủ đầu tư, sẽ có người đề nghị “lấy hoá đơn chỗ khác cho đủ khối lượng”. Đó là dùng hoá đơn không phản ánh đúng người bán thật — biến một khoản thiếu chứng từ thành một vi phạm về hoá đơn. Thà ghi nhận thiệt hại về chứng từ còn hơn.
Tiền đã ứng và công nợ
So tổng tiền đã chuyển cho nhà cung cấp với giá trị hàng đã nhận. Nếu tiền nhiều hơn hàng, phần chênh là khoản tạm ứng có nguy cơ không thu hồi được:
- Gửi văn bản đề nghị đối chiếu công nợ và giao nốt hàng hoặc hoàn tiền tới địa chỉ đăng ký, địa chỉ người đại diện, email và số điện thoại đã biết. Lưu bằng chứng gửi.
- Nếu có bảo lãnh tạm ứng của ngân hàng, liên hệ ngân hàng theo điều kiện bảo lãnh ngay, vì bảo lãnh có thời hạn.
- Cân nhắc trình báo hoặc khởi kiện với khoản lớn, nên có ý kiến luật sư.
- Về kế toán, khoản tạm ứng chưa thu hồi được theo dõi riêng; việc trích lập dự phòng hay xử lý tổn thất theo quy định hiện hành và cần hồ sơ chứng minh đã đòi.
Nếu hàng nhiều hơn tiền — tức mình còn nợ nhà cung cấp — thì không trả tiếp cho tới khi xác định được người có quyền nhận. Chuyển vào tài khoản của cá nhân tự nhận là người của nhà cung cấp là rủi ro trả hai lần.
Ước tính trước thiệt hại để giám đốc quyết định
Giám đốc cần một con số trước khi quyết định đòi đến đâu, có thuê luật sư hay không. Giả sử một nhà thầu nhận từ nhà cung cấp cát đá tổng cộng 1,2 tỷ đồng hàng trước thuế trong ba tháng; đã có hoá đơn cho 900 triệu đồng, còn 300 triệu đồng hàng đã nhận chưa có hoá đơn; đã chuyển tiền 1,1 tỷ đồng. Bảng chốt cho thấy:
- Phần hàng đã có hoá đơn: 900 triệu đồng, thuế giá trị gia tăng tương ứng cần đánh giá theo thời điểm lập từng hoá đơn.
- Phần hàng chưa có hoá đơn: 300 triệu đồng chi phí thiếu chứng từ, sẽ phải bàn cách xử lý khi quyết toán.
- Công nợ: mình còn nợ nhà cung cấp phần chênh giữa giá trị hàng đã nhận sau thuế và 1,1 tỷ đồng đã trả — khoản này chưa trả cho tới khi rõ người có quyền nhận.
Số liệu trên chỉ là ví dụ giả định. Ý chính là: không có bảng chốt thì mọi tranh luận trong công ty đều dựa trên cảm giác, và người ta thường đánh giá sai theo hướng hoảng hốt hoặc chủ quan.
Chuyển sang nhà cung cấp thay thế mà không rối hồ sơ
- Kiểm tra nhà cung cấp mới kỹ hơn bình thường, vì đang gấp là lúc dễ nhận lời người quen giới thiệu. Tra trạng thái, đến xem bãi hoặc mỏ, thử vài chuyến trước khi ký khối lượng lớn.
- Tách hợp đồng và phiếu giao hàng từ ngày chuyển: không để nhà cung cấp mới giao tiếp theo phiếu của nhà cung cấp cũ.
- Ghi vào nhật ký công trình ngày chuyển nhà cung cấp và lý do, để tư vấn giám sát và chủ đầu tư biết nguồn vật liệu thay đổi — nhiều hợp đồng xây dựng yêu cầu điều này về mặt chất lượng.
- Không nhận nhà cung cấp mới lập hoá đơn cho phần hàng cũ của nhà cung cấp đã bỏ địa chỉ, dù họ cùng lấy hàng từ một mỏ.
Tự kiểm tra ở đâu và sửa quy trình cho công trình sau
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế: trạng thái nhà cung cấp, ghi ngày tra; lưu kết quả tra từ những lần trước nếu có.
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn nhận từ nhà cung cấp, ngày lập, tình trạng hoá đơn.
- Tài khoản thuế điện tử: xem các kỳ đã kê khai hoá đơn của nhà cung cấp này để biết kỳ nào có thể phải điều chỉnh.
- Trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu) tiện để xem nhanh trạng thái, địa chỉ, người đại diện kèm nguồn và ngày ghi nhận; còn trạng thái chính thức phải xem trên trang tra cứu của cơ quan thuế.
Cho công trình sau: tra lại trạng thái nhà cung cấp vật liệu chính mỗi tháng khi công trình đang chạy; yêu cầu hoá đơn theo kỳ ngắn (tuần hoặc nửa tháng) kèm bảng kê chuyến; giới hạn tạm ứng hoặc yêu cầu bảo lãnh tạm ứng; và chuyển phiếu giao hàng từ công trình về văn phòng mỗi tuần thay vì mỗi tháng.
Câu hỏi thường gặp
Chủ đầu tư có quan tâm hoá đơn vật liệu của nhà thầu không?
Tuỳ loại hợp đồng. Với hợp đồng trọn gói, chủ đầu tư thường chỉ nghiệm thu khối lượng và chất lượng; hoá đơn vật liệu là việc của nhà thầu. Với một số hợp đồng khác hoặc công trình dùng vốn nhà nước, hồ sơ nguồn gốc vật liệu có thể được yêu cầu, nên xem điều khoản hợp đồng.
Vật liệu đã đổ bê tông rồi thì chứng minh bằng gì?
Bằng phiếu giao hàng có chữ ký nhận tại công trình, nhật ký công trình, biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào, kết quả thí nghiệm mẫu và chứng từ thanh toán. Khối lượng thiết kế của hạng mục cũng là căn cứ đối chiếu hợp lý.
Có được lấy hoá đơn của mỏ đá hoặc nhà máy xi măng thay cho nhà cung cấp đã bỏ địa chỉ không?
Chỉ khi mình thật sự mua trực tiếp của mỏ hoặc nhà máy đó cho phần hàng mới. Lấy hoá đơn của họ cho phần hàng đã mua qua nhà cung cấp cũ là hoá đơn không đúng người bán thật.
Nhà cung cấp chỉ mất liên lạc, trạng thái mã số thuế vẫn bình thường thì sao?
Vẫn chốt khối lượng, hoá đơn và công nợ như trên, nhưng chưa coi là bỏ địa chỉ. Tra lại trạng thái định kỳ, gửi văn bản đối chiếu, và dừng trả tiền cho tới khi liên lạc được với người đại diện.
Tiền tạm ứng mất có được tính vào chi phí không?
Khoản tổn thất do không thu hồi được tạm ứng được xử lý theo quy định hiện hành về dự phòng và tổn thất, cần hồ sơ chứng minh đã đòi và lý do không thu hồi được. Nên bàn với kế toán trưởng và người phụ trách thuế trước khi hạch toán.
Có nên báo ngay cho cơ quan thuế không?
Không có nghĩa vụ chung phải báo khi đối tác mất liên lạc. Nhưng nếu nhận được đề nghị giải trình, hồ sơ đã chuẩn bị theo các bước trên sẽ giúp trả lời nhanh và đầy đủ.
