Chứng minh giao dịch có thật khi người bán gặp vấn đề: giấy tờ cần giữ

Để chứng minh một giao dịch mua hàng là có thật, bên mua cần một chuỗi giấy tờ nối liền năm mắt xích: đặt hàng (hợp đồng, đơn đặt hàng), giao nhận (biên bản, chứng từ vận chuyển), nhập kho hoặc đưa vào sử dụng, thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản của người bán, và hoá đơn. Mỗi mắt xích phải khớp với mắt xích kia về hàng hoá, số lượng, giá trị, ngày tháng và tên các bên. Thiếu một mắt xích thì chuỗi yếu đi; thiếu hai ba mắt xích thì hoá đơn gần như đứng một mình.

Không có tờ giấy nào tự nó chứng minh được giao dịch. Hoá đơn chỉ chứng minh người bán đã lập hoá đơn; chuyển khoản chỉ chứng minh tiền đã đi. Chính sự khớp nhau giữa các nguồn độc lập mới làm nên sức thuyết phục. Và bộ giấy tờ này phải được tạo ra ngay lúc giao dịch — làm bù sau khi người bán gặp vấn đề thì giá trị giảm đi rất nhiều.

Năm mắt xích và giấy tờ của từng mắt xích

Ba điểm khớp quan trọng nhất: số lượng trên biên bản giao nhận, phiếu nhập kho và hoá đơn; số tiền trên hoá đơn và chứng từ thanh toán; tên người nhận tiền trên chứng từ ngân hàng và tên người bán trên hoá đơn.

Với dịch vụ: không có hàng để đếm thì chứng minh bằng gì

Dịch vụ tư vấn, quảng cáo, sửa chữa, thuê ngoài… là nhóm khó chứng minh nhất, vì không có phiếu nhập kho. Thay vào đó, cần giữ:

• Phạm vi công việc trong hợp đồng hoặc phụ lục, đủ cụ thể để đối chiếu.
• Sản phẩm đầu ra: báo cáo, bản thiết kế, tệp nội dung, ảnh chụp trước và sau khi sửa chữa, số liệu chiến dịch quảng cáo.
• Trao đổi trong quá trình làm: email giao việc, biên bản họp, ý kiến góp ý qua lại.
• Biên bản nghiệm thu ghi rõ đã hoàn thành phần việc nào, có chữ ký người có thẩm quyền hai bên.
• Bằng chứng sử dụng: sản phẩm dịch vụ được dùng vào đâu trong hoạt động kinh doanh.

Một biên bản nghiệm thu chung chung kiểu “bên B đã hoàn thành công việc theo hợp đồng” mà không có sản phẩm đi kèm thì gần như không chứng minh được gì.

Thanh toán: mắt xích mạnh nhất nếu làm đúng

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng là mắt xích khó làm giả nhất, vì nó do bên thứ ba ghi nhận. Để mắt xích này thật sự có giá trị:

• Chuyển vào tài khoản đứng tên người bán, khớp tên trên hoá đơn.
• Nội dung chuyển khoản ghi số hoá đơn hoặc số hợp đồng, để nối được với giao dịch cụ thể.
• Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, thanh toán không dùng tiền mặt còn là điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15.
• Không có dòng tiền quay ngược: tiền chuyển đi rồi có khoản tương đương chuyển về từ người bán hoặc người liên quan là điểm cơ quan thuế sẽ hỏi rất kỹ.

Những thứ ít giá trị chứng minh

• Giấy tờ làm bù sau khi người bán đã có vấn đề: biên bản giao nhận ký lại, hợp đồng lập lùi ngày. Không những ít giá trị mà còn có thể làm hỏng uy tín của cả bộ hồ sơ.
• Xác nhận miệng của nhân viên về việc đã nhận hàng.
• Hoá đơn đứng một mình, không có giao nhận, không có nhập kho.
• Thanh toán tiền mặt với phiếu chi nội bộ, không có xác nhận của người bán.
• Biên bản không có tên, chức vụ người ký hoặc chữ ký không xác định được là của ai.

Nếu hồ sơ hiện có nhiều thứ thuộc danh sách này, đừng cố làm cho đủ bằng giấy tờ mới. Hãy tìm các chứng cứ gián tiếp có thật: nhật ký xe ra vào cổng, camera kho nếu còn lưu, sổ theo dõi sản xuất cho thấy nguyên liệu đã được dùng, chứng từ bán ra của lô thành phẩm làm từ hàng mua vào.

Khi phải giải trình: sắp bộ hồ sơ theo thứ tự nào

Người đọc hồ sơ ở cơ quan thuế cần thấy câu chuyện của giao dịch trong vài phút. Sắp bộ hồ sơ của mỗi hoá đơn theo đúng trình tự thời gian:

1. Trang tóm tắt: người bán, số hoá đơn, ngày lập, hàng hoá, số lượng, giá trị, ngày thanh toán, kết quả tra trạng thái người bán tại ngày nhận.
2. Đề nghị mua, báo giá, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
3. Biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển.
4. Phiếu nhập kho hoặc biên bản đưa vào sử dụng, kèm chứng từ cho thấy hàng đã được dùng hoặc bán ra.
5. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
6. Hoá đơn và kết quả tra hoá đơn trên cổng.

Trang tóm tắt nên do kế toán trưởng xem lại trước khi nộp. Chỗ nào không khớp — ngày giao sau ngày lập hoá đơn, số lượng lệch — thì ghi giải thích ngay trên trang tóm tắt, đừng để người đọc tự phát hiện.

Lưu trữ: đặt tên, sắp xếp và thời hạn

Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Trên thực tế, bộ chứng cứ của một giao dịch nằm rải ở kho, phòng mua hàng, kế toán — và mười năm sau không ai ghép lại được. Nên:

1. Mỗi giao dịch có một mã duy nhất (thường là số đơn đặt hàng), ghi trên mọi giấy tờ và trong nội dung chuyển khoản.
2. Bản điện tử lưu trong một thư mục theo mã giao dịch, bên trong đủ năm mắt xích.
3. Bản giấy (biên bản có chữ ký) scan lại ngay khi nhận, bản gốc lưu theo tháng.
4. Hoá đơn điện tử giữ tệp gốc người bán gửi, không chỉ bản in hay bản xem.

Tự kiểm tra: mở ngẫu nhiên một giao dịch mỗi quý

Cách đơn giản nhất để biết bộ chứng cứ có đủ không là thử chứng minh trước khi bị hỏi. Mỗi quý, kế toán trưởng chọn ngẫu nhiên ba đến năm giao dịch mua hàng — ưu tiên giá trị lớn và dịch vụ — và tự hỏi: nếu hôm nay người bán này biến mất, mình đưa ra được đủ năm mắt xích trong một giờ không?

Nguồn tra để bổ sung mắt xích hoá đơn: cổng hoá đơn điện tử và trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế. Tìm hiểu thêm điều kiện của từng loại chứng từ ở phần chứng từ thanh toán qua ngân hàng trên Khấu Trừ.