Thuê nhà của giám đốc, vay tiền của chủ sở hữu, mua xe của người nhà giám đốc đều là giao dịch với bên có quan hệ. Ba việc cần làm: xác định người đó có thuộc diện bên liên kết theo quy định hiện hành không, đặt giá như với người ngoài và giữ bằng chứng về giá đó, và lập đủ chứng từ như một giao dịch thông thường — hợp đồng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, chứng từ khấu trừ thuế thay nếu có. Giao dịch với người nhà không bị cấm; nó chỉ bị xem kỹ hơn.
Doanh nghiệp gia đình thường bỏ qua bước này vì “tiền của nhà cả”. Đến khi quyết toán hoặc kiểm tra, những khoản như tiền thuê nhà cao hơn thị trường, lãi vay trả cho giám đốc, khấu hao chiếc xe mua lại với giá cao là các khoản dễ bị hỏi. Bài này đi qua từng loại giao dịch hay gặp nhất.
Khi nào giám đốc và người nhà là bên liên kết
Quan hệ liên kết được xác định theo quan hệ kiểm soát, quản lý, sở hữu, và quan hệ gia đình giữa những người đó — không theo tên gọi. Văn bản hiện hành về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết là Nghị định 255/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 1/7/2026; tiêu chí cụ thể và các ngưỡng phải đọc thẳng trong văn bản đó.
Cách làm thực tế: lập một danh sách cá nhân cần rà, gồm
- chủ sở hữu, thành viên góp vốn, cổ đông lớn;
- giám đốc, người đại diện, người có quyền điều hành;
- vợ, chồng, cha mẹ, con, anh chị em của những người trên;
- các công ty mà những người trên sở hữu hoặc điều hành.
Rồi đối chiếu danh sách này với danh mục nhà cung cấp, khách hàng, bên cho vay, bên cho thuê của công ty. Một cái tên trùng là một giao dịch cần xem theo các mục dưới đây. Những trường hợp liên kết hay bị bỏ sót khác có ở bài nhận diện bên liên kết.
Thuê nhà của giám đốc làm văn phòng, kho
Đây là giao dịch phổ biến nhất ở doanh nghiệp nhỏ. Những điểm cần làm đúng:
- Hợp đồng thuê bằng văn bản, ghi diện tích, mục đích sử dụng, giá thuê, kỳ thanh toán, bên nào nộp thuế thay.
- Giá thuê tương đương thị trường: lưu hai ba tin cho thuê hoặc báo giá của mặt bằng tương tự cùng khu vực tại thời điểm ký. Giá cao hơn hẳn thị trường là phần dễ bị loại khỏi chi phí.
- Nghĩa vụ thuế của người cho thuê: cá nhân cho thuê tài sản có nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Nếu hợp đồng thoả thuận công ty nộp thay, công ty khai và nộp thay theo hướng dẫn về cá nhân cho thuê tài sản (Thông tư 40/2021/TT-BTC và văn bản sửa đổi, thay thế nếu có), rồi lưu chứng từ nộp thuế cùng hợp đồng.
- Trả tiền qua ngân hàng vào tài khoản của chính người cho thuê.
- Chi phí điện, nước: nếu hoá đơn đứng tên chủ nhà, cần điều khoản trong hợp đồng thuê về việc bên thuê trả, và chứng từ phân bổ nếu nhà vừa ở vừa làm văn phòng.
Cái sai hay gặp: nhà vừa là nơi ở của gia đình giám đốc vừa là trụ sở, nhưng toàn bộ tiền thuê và toàn bộ điện nước đều hạch toán vào chi phí công ty. Phần phục vụ sinh hoạt gia đình không phải chi phí kinh doanh; nên phân bổ theo diện tích sử dụng thực tế và ghi rõ trong hợp đồng.
Vay tiền của giám đốc, chủ sở hữu
| Việc | Làm đúng | Hay sai |
|---|---|---|
| Hợp đồng vay | Văn bản ghi số tiền, lãi suất, thời hạn, cách trả | Chỉ có phiếu thu tiền mặt “giám đốc nộp quỹ” |
| Dòng tiền | Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân vào tài khoản công ty | Nộp tiền mặt vào quỹ, không rõ nguồn |
| Lãi suất | Có căn cứ so sánh, trong giới hạn quy định về chi phí lãi vay được trừ | Lãi suất cao tuỳ ý để chuyển lợi nhuận ra cho cá nhân |
| Thuế trên tiền lãi | Công ty khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên tiền lãi trả cho cá nhân theo quy định | Trả lãi đủ mà không khấu trừ |
Với khoản vay từ cá nhân không phải tổ chức tín dụng, phần lãi vượt mức theo quy định không được tính vào chi phí được trừ. Với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, còn có giới hạn riêng về tổng chi phí lãi vay được trừ theo quy định về giao dịch liên kết. Hai giới hạn này độc lập nhau; mức cụ thể tra ở văn bản đang hiệu lực, đừng dùng con số trên các bài viết cũ.
Chiều ngược lại cũng cần để ý: công ty cho giám đốc mượn tiền, không lãi, kéo dài nhiều năm. Đây là giao dịch liên kết, và khoản cho mượn lâu không thu hồi dễ bị đặt câu hỏi về bản chất — có phải là thu nhập hay phân chia lợi nhuận trá hình không.
Mua, bán xe và tài sản với người nhà
Công ty mua lại chiếc xe đang đứng tên vợ giám đốc, hoặc bán xe cũ của công ty cho con giám đốc. Những điều cần có:
- Giá có căn cứ: giá tham khảo xe cùng đời, cùng tình trạng trên thị trường; với tài sản giá trị lớn, có thể thuê đơn vị thẩm định giá độc lập.
- Hợp đồng mua bán, thủ tục sang tên đầy đủ, nộp lệ phí trước bạ khi đăng ký sang tên theo quy định.
- Thanh toán qua ngân hàng đúng giá trên hợp đồng.
- Nguyên giá để khấu hao là giá mua hợp lý cộng chi phí liên quan; phần giá mua cao hơn thị trường có thể không được chấp nhận khi tính chi phí khấu hao.
Khi công ty bán tài sản cho người nhà với giá thấp hơn thị trường, doanh thu và thu nhập từ thanh lý có thể bị xác định lại theo giá thị trường. Bán đúng giá, có chứng cứ về giá, là cách gọn nhất.
Mua bán hàng hoá với công ty của người nhà
Ví dụ thường gặp: công ty A của ông chồng mua nguyên liệu từ công ty B của bà vợ, hoặc bán hàng cho cửa hàng của con. Ngoài hoá đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán như mọi giao dịch, cần thêm:
- So giá với giao dịch cùng loại với người ngoài: nếu A cũng mua nguyên liệu đó của nhà cung cấp độc lập, giá mua từ B phải tương đương; nếu B cũng bán cho khách khác, giá bán cho A phải tương đương.
- Ghi lý do chọn bên liên kết: giao hàng nhanh hơn, quy cách riêng, cam kết số lượng — những lý do kinh tế có thật.
- Kê khai thông tin giao dịch liên kết kèm hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo mẫu tại văn bản hiện hành.
Giả sử A mua của B một mặt hàng giá 110 nghìn đồng mỗi đơn vị, trong khi mua của nhà cung cấp độc lập cùng quy cách chỉ 100 nghìn đồng. Nếu không giải thích được phần chênh bằng lý do kinh tế, phần đó có nguy cơ bị điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế của A. Ví dụ là giả định; cách xác định giá thị trường theo phương pháp nào phải theo quy định hiện hành.
Tự kiểm tra ở đâu và lịch rà trong năm
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: người đại diện, thành viên, cổ đông của các công ty trong danh sách rà — để biết công ty nào do người nhà sở hữu.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái, người đại diện của các công ty đó. Có thể tra nhanh qua trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu), hồ sơ ghi nguồn và ngày ghi nhận; trạng thái chính thức xem trên trang tra cứu của cơ quan thuế.
- Tài khoản thuế điện tử: chứng từ nộp thuế thay cho người cho thuê tài sản, chứng từ khấu trừ thuế trên tiền lãi.
- Sổ chi tiết công nợ: lọc các đối tượng là cá nhân có quan hệ với chủ doanh nghiệp.
Lịch gợi ý: cập nhật danh sách cá nhân và công ty liên quan mỗi khi thay đổi thành viên, người đại diện; rà giao dịch với họ mỗi quý; tổng hợp đầy đủ trước khi lập hồ sơ quyết toán năm.
Câu hỏi thường gặp
Công ty thuê nhà của giám đốc với giá rẻ hơn thị trường thì có sao không?
Chi phí thuê thấp hơn làm chi phí của công ty ít đi, thường không bị điều chỉnh tăng chi phí. Nhưng người cho thuê vẫn có nghĩa vụ thuế theo giá thuê thực tế và cần hợp đồng rõ ràng; với trường hợp miễn phí hoàn toàn, nên hỏi người phụ trách thuế cách ghi nhận.
Giám đốc góp thêm tiền cho công ty thì là vay hay góp vốn?
Hai việc khác nhau hoàn toàn. Góp vốn phải làm thủ tục tăng vốn và đăng ký thay đổi; vay thì có hợp đồng vay và nghĩa vụ trả. Nộp tiền vào mà không có văn bản nào là để lại một khoản không rõ bản chất trên sổ sách.
Vay giám đốc không lãi có phải khai gì không?
Khoản vay không lãi không phát sinh chi phí lãi và thuế trên tiền lãi, nhưng vẫn là giao dịch với bên có quan hệ; nếu giám đốc thuộc diện bên liên kết, giao dịch vẫn cần được đưa vào danh sách khi kê khai thông tin giao dịch liên kết theo quy định.
Doanh nghiệp nhỏ có phải lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết không?
Tuỳ quy mô và tiêu chí miễn theo quy định hiện hành về giao dịch liên kết. Nhiều doanh nghiệp nhỏ thuộc diện miễn lập hồ sơ nhưng vẫn phải kê khai thông tin và giữ chứng cứ về giá; đọc Nghị định 255/2026/NĐ-CP để xác định đúng diện.
Xe đứng tên giám đốc nhưng công ty dùng, trả chi phí xăng dầu có được không?
Tài sản không đứng tên công ty thì khấu hao và chi phí liên quan khó được chấp nhận, trừ khi có hợp đồng thuê xe với giám đốc và các chi phí được thoả thuận rõ trong hợp đồng. Nên làm hợp đồng thuê hoặc chuyển tên xe về công ty.
Trả tiền thuê nhà cho giám đốc bằng tiền mặt có được không?
Không nên. Chứng từ chuyển khoản vào tài khoản người cho thuê là bằng chứng mạnh nhất cho khoản chi, nhất là khi giao dịch với người có quan hệ vốn đã được xem kỹ.
