Hai công ty cùng chủ dùng chung một văn phòng, một kế toán, một lễ tân là được, nhưng không thể để mỗi công ty “tự hiểu” phần của mình. Cách làm đúng là: một bên đứng tên hợp đồng và trả tiền, hai bên ký thoả thuận chia chi phí theo một tiêu thức ghi rõ, rồi bên đứng tên lập hoá đơn thu lại phần của công ty kia. Hoặc gọn hơn nữa, mỗi công ty tự ký hợp đồng riêng với chủ nhà và nhà cung cấp cho phần mình dùng.
Làm như vậy vì chi phí chỉ được trừ khi nó phục vụ hoạt động của chính công ty ghi nhận, có hoá đơn đứng tên công ty đó. Hai công ty cùng chủ lại gần như chắc chắn là bên liên kết, nên phần chia chi phí giữa hai bên cũng là một giao dịch liên kết cần kê khai. Bài này đi qua từng khoản hay dùng chung và cách xử lý cho mỗi khoản.
Ba cách tổ chức và lựa chọn cho từng trường hợp
| Cách | Làm thế nào | Hợp với | Chỗ hay vướng |
|---|---|---|---|
| Tách hợp đồng từ gốc | Mỗi công ty ký hợp đồng thuê riêng phần diện tích, đăng ký công tơ hoặc dịch vụ riêng | Diện tích tách được, chủ nhà đồng ý | Chủ nhà ngại làm nhiều hợp đồng; điện nước khó tách công tơ |
| Một bên đứng tên, lập hoá đơn thu lại | Công ty A thuê, trả tiền, rồi lập hoá đơn cho công ty B phần B dùng | Chi phí khó tách từ gốc: điện, internet, lễ tân, bảo vệ | Phải có thoả thuận, tiêu thức, và A phải kê khai phần thu lại |
| Một bên cung cấp dịch vụ trọn gói | Công ty A cung cấp cho B “dịch vụ văn phòng, hành chính, kế toán” với phí hằng tháng | Một công ty là đầu mối vận hành cho cả nhóm | Phí phải có căn cứ tính, không phải con số tuỳ ý cuối năm |
Cách không nên là cách phổ biến nhất: một công ty trả hết và ghi hết vào chi phí, công ty kia ngồi miễn phí. Công ty trả tiền có phần chi phí không phục vụ hoạt động của mình; công ty kia lại có trụ sở mà không có chứng từ nào cho thấy nó đang dùng trụ sở đó.
Tiền thuê văn phòng và điện, nước, mạng
Nếu đi theo cách “một bên đứng tên”, thứ tự làm như sau:
- Chốt bên đứng tên: thường là công ty dùng nhiều diện tích hơn hoặc ký hợp đồng trước.
- Chọn tiêu thức cho từng khoản: tiền thuê chia theo diện tích sử dụng (đo trên sơ đồ); điện có thể chia theo diện tích hoặc số chỗ ngồi; mạng và dịch vụ chung chia theo số người.
- Ký thoả thuận chia chi phí giữa hai công ty, ghi tiêu thức, tỷ lệ, kỳ lập hoá đơn, thời hạn thanh toán và cách điều chỉnh khi thay đổi số người hay diện tích.
- Hằng tháng hoặc hằng quý, bên đứng tên lập hoá đơn cho bên kia theo tỷ lệ đã chốt. Việc thu lại chi phí như vậy thường được coi là cung cấp dịch vụ và phải lập hoá đơn; cách xác định thuế suất và nội dung ghi trên hoá đơn nên kiểm tra theo văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
- Bên kia thanh toán qua ngân hàng, không bù trừ miệng. Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên muốn khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15.
Về trụ sở: nếu cả hai công ty cùng đăng ký một địa chỉ, nên có biển hiệu, hộp thư và người nhận thư cho từng công ty. Khi cơ quan thuế xác minh địa chỉ, không tìm thấy dấu hiệu hoạt động của một trong hai công ty là nguy cơ bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
Nhân viên làm cho cả hai công ty
Kế toán, lễ tân, lái xe, nhân viên hành chính làm cho cả hai công ty là tình huống gặp ở gần như mọi nhóm công ty gia đình. Có hai cách tổ chức:
- Một công ty ký hợp đồng lao động, thu lại phí từ công ty kia. Người lao động chỉ có một hợp đồng, lương và bảo hiểm do một công ty trả. Công ty đó lập hoá đơn thu phí dịch vụ từ công ty kia theo tỷ lệ thời gian làm việc hoặc khối lượng việc. Cách này đơn giản với người lao động.
- Người lao động ký hai hợp đồng, mỗi công ty trả phần lương cho phần việc của mình. Pháp luật lao động cho phép người lao động giao kết nhiều hợp đồng. Cách đóng bảo hiểm khi có nhiều hợp đồng thì theo quy định bảo hiểm xã hội hiện hành, nên hỏi cơ quan bảo hiểm trước khi làm.
Cách không đứng được: một công ty trả toàn bộ lương, trong khi người đó thực tế làm phần lớn việc cho công ty kia. Chi phí lương khi đó không phục vụ hoạt động của công ty trả lương, và nếu bị hỏi thì bảng chấm công, email, chữ ký trên chứng từ đều sẽ cho thấy người đó làm cho ai.
Riêng với kế toán dùng chung: nên phân quyền phần mềm kế toán, tài khoản thuế điện tử, chữ ký số của từng công ty riêng biệt. Nhầm chữ ký số giữa hai công ty khi nộp tờ khai là lỗi hay gặp hơn người ta tưởng.
Chọn tiêu thức phân bổ và ghi thành văn bản
Không có một tiêu thức “đúng” cho mọi khoản. Điều quan trọng là tiêu thức có lý, đo được, áp dụng nhất quán và được ghi trước khi phát sinh chi phí.
| Khoản | Tiêu thức hay dùng | Căn cứ cần giữ |
|---|---|---|
| Tiền thuê mặt bằng | Diện tích sử dụng riêng, phần chung chia theo tỷ lệ diện tích riêng | Sơ đồ mặt bằng có đánh dấu khu vực từng công ty |
| Điện, nước | Diện tích hoặc số chỗ ngồi | Danh sách chỗ ngồi theo công ty, cập nhật khi thay đổi |
| Mạng, phần mềm dùng chung | Số người dùng | Danh sách tài khoản người dùng |
| Lương người làm chung | Tỷ lệ thời gian hoặc số nghiệp vụ | Bảng chấm công ghi theo công ty, hoặc thống kê số chứng từ xử lý |
| Xe dùng chung | Số chuyến hoặc số km theo công ty | Sổ theo dõi hành trình |
Tránh đổi tiêu thức giữa năm chỉ vì một bên đang lãi, một bên đang lỗ. Đó chính là kiểu dịch chuyển chi phí mà cơ quan thuế tìm khi xem giao dịch giữa các bên liên kết. Nếu thật sự thay đổi (thêm người, đổi diện tích), ghi phụ lục thoả thuận có ngày hiệu lực.
Những cái sai hay gặp
- Chia chi phí một lần cuối năm bằng bút toán, không có hoá đơn, không có dòng tiền. Bút toán nội bộ không thay được hoá đơn và thanh toán.
- Bù trừ công nợ giữa hai công ty kéo dài, không đối chiếu, không thanh toán. Nhiều năm sau không ai giải thích được con số.
- Hoá đơn thu lại ghi đúng bằng số tiền trên hoá đơn gốc của chủ nhà mà không có bảng tính tỷ lệ. Khi bị hỏi vì sao lại là 40% mà không phải 30% thì không có câu trả lời.
- Công ty mới thành lập trong nhóm không ghi nhận chi phí nào trong khi vẫn có nhân viên, trụ sở, doanh thu. Lợi nhuận của công ty đó bị phóng đại, còn công ty kia gánh chi phí không phải của mình.
- Quên kê khai khoản chia chi phí này trong phần giao dịch liên kết khi quyết toán, dù đã kê khai phần mua bán hàng hoá.
Kê khai giao dịch liên kết cho phần chia chi phí
Tiền thuê thu lại, phí dịch vụ hành chính, phí kế toán giữa hai công ty cùng chủ là giao dịch giữa các bên liên kết, giống như mua bán hàng hoá. Chúng cần được đưa vào danh sách giao dịch liên kết trong năm và kê khai cùng hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP và hướng dẫn đi kèm.
Với dịch vụ nội bộ, câu hỏi cơ quan thuế hay đặt là: công ty trả phí có thật sự nhận được dịch vụ không, và dịch vụ đó có lợi cho hoạt động của họ không. Phí thu theo đúng chi phí thực tế, phân bổ theo tiêu thức rõ ràng, có chứng cứ nhân viên đã làm việc cho công ty trả phí, thường dễ giải thích hơn một khoản phí cố định lớn không có căn cứ tính.
Nếu có cộng thêm một phần lợi nhuận vào phí dịch vụ (bên cung cấp không làm không công), mức cộng thêm cũng nên có lý do và nhất quán. Điều kiện chi tiết tra ở văn bản giao dịch liên kết hiện hành, đừng dùng một tỷ lệ nghe truyền miệng.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xem địa chỉ trụ sở đang đăng ký của cả hai công ty, xác nhận hai bên có cùng địa chỉ như thực tế không.
- Cổng hoá đơn điện tử: công ty đứng tên hợp đồng tra hoá đơn đầu ra đã lập cho công ty kia trong năm; công ty kia tra hoá đơn đầu vào tương ứng. Hai danh sách phải khớp số lượng và số tiền.
- Tài khoản thuế điện tử: kiểm tra tờ khai quyết toán năm trước đã kê khai giao dịch chia chi phí chưa.
- Sổ sách nội bộ: đối chiếu công nợ giữa hai công ty mỗi quý, ký biên bản đối chiếu.
Nếu còn băn khoăn về điều kiện chi phí được trừ nói chung, phần chi phí được trừ thuế thu nhập doanh nghiệp trên Khấu Trừ đi sâu hơn vào từng điều kiện.
Câu hỏi thường gặp
Chủ nhà chỉ chịu ký một hợp đồng với một công ty thì công ty kia có đặt trụ sở ở đó được không?
Thường được, nếu có văn bản của bên thuê chính cho công ty kia sử dụng một phần diện tích, và chủ nhà không cấm cho thuê lại hoặc cho mượn. Nên đọc kỹ điều khoản cho thuê lại trong hợp đồng gốc và giữ văn bản đồng ý của chủ nhà nếu có.
Công ty kia chỉ dùng một bàn, có cần làm thoả thuận chia chi phí không?
Nên có, dù số tiền nhỏ. Thoả thuận ngắn một trang với tỷ lệ rõ ràng giúp công ty nhỏ có chứng cứ đang dùng trụ sở, và giúp công ty lớn không bị hỏi về phần chi phí không phục vụ hoạt động của mình.
Cho công ty cùng chủ dùng văn phòng miễn phí có được không?
Về dân sự thì hai bên có thể thoả thuận. Về thuế, bên chịu toàn bộ tiền thuê có phần chi phí không phục vụ hoạt động của mình, và giao dịch giữa bên liên kết không theo giá độc lập. Nên tính phí theo chi phí thực tế thay vì cho không.
Kế toán làm cho hai công ty có cần hai bảng chấm công không?
Không nhất thiết hai bảng, nhưng bảng chấm công nên ghi được thời gian hoặc khối lượng việc làm cho từng công ty. Đó là căn cứ để chia lương, và cũng là chứng cứ khi cơ quan thuế hỏi vì sao công ty này trả phí cho công ty kia.
Hoá đơn thu lại tiền điện có phải ghi đúng thuế suất như hoá đơn của bên điện lực không?
Việc thu lại chi phí thường được coi là cung cấp dịch vụ của bên đứng tên, nên cách xác định thuế suất và nội dung trên hoá đơn cần kiểm tra theo quy định hiện hành chứ không mặc nhiên chép theo hoá đơn gốc. Hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm thuế trước khi lập hoá đơn đầu tiên.
Hai công ty có thể dùng chung một tài khoản ngân hàng để trả chi phí không?
Không nên. Mỗi công ty cần tài khoản riêng đứng tên mình để thanh toán cho phần chi phí của mình. Dùng chung tài khoản làm mất dấu vết dòng tiền và khiến chứng từ thanh toán không khớp với tên trên hoá đơn.
