Doanh nghiệp nhỏ có giao dịch liên kết cần làm tối thiểu ba việc mỗi năm: lập danh sách bên liên kết và các giao dịch với họ trong năm, kê khai thông tin giao dịch liên kết cùng hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo mẫu và phạm vi của văn bản đang hiệu lực, và giữ chứng cứ cho thấy giá giao dịch phù hợp với giá thị trường. Có phải lập thêm hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết đầy đủ hay không là câu hỏi riêng, trả lời bằng cách đọc thẳng Nghị định 255/2026/NĐ-CP.
Bài này không kể nội dung nghị định và không nêu ngưỡng miễn trừ nào, vì đó là phần phải đọc trực tiếp từ văn bản mới có hiệu lực từ 1/7/2026. Việc bài này làm là giúp kế toán trưởng doanh nghiệp nhỏ biết đâu là phần việc không thể bỏ, đâu là những khoản hay bị hỏi, và lịch làm trong năm ra sao để không dồn hết vào tháng quyết toán.
“Nhỏ” không có nghĩa là miễn
Nhiều chủ doanh nghiệp nghe rằng doanh nghiệp nhỏ “được miễn” giao dịch liên kết, rồi hiểu thành không phải làm gì. Cách hiểu này nguy hiểm. Dù văn bản có trường hợp nào không phải làm một phần nghĩa vụ, thì trường hợp đó cũng gắn với điều kiện cụ thể phải tự đánh giá; không có cách nào đánh giá mà bỏ qua được bước nhận diện quan hệ liên kết và giao dịch với họ.
Hơn nữa, điều kiện miễn luôn gắn với những con số và tình huống cụ thể. Doanh nghiệp chỉ biết mình có thuộc diện miễn hay không sau khi đã biết rõ mình có những giao dịch liên kết nào, giá trị bao nhiêu. Vì vậy việc nhận diện và tổng hợp giao dịch luôn là bước không bỏ được, kể cả với doanh nghiệp rất nhỏ.
Việc tối thiểu thứ nhất: danh sách giao dịch trong năm
Từ sơ đồ quan hệ (bên liên kết là ai), kế toán lập bảng giao dịch trong năm:
| Bên liên kết | Loại giao dịch | Giá trị trong năm | Căn cứ giá | Chứng từ |
|---|---|---|---|---|
| Ví dụ: Công ty vận tải cùng chủ | Mua dịch vụ vận chuyển | Theo sổ | So với báo giá hai đơn vị vận tải độc lập | Hợp đồng, hoá đơn, biên bản đối chiếu |
| Ví dụ: Chủ sở hữu | Vay vốn | Dư nợ, lãi trong năm | Lãi suất so với lãi vay ngân hàng cùng thời kỳ | Hợp đồng vay, chứng từ chuyển tiền |
Bảng này nên được cập nhật hằng quý, không để tới cuối năm. Giao dịch nào phát sinh mà chưa có hợp đồng thì bổ sung hợp đồng ngay khi phát hiện, ghi đúng ngày ký thật — không ký lùi ngày.
Việc tối thiểu thứ hai: kê khai cùng hồ sơ quyết toán
Theo cách làm lâu nay, doanh nghiệp có giao dịch liên kết kê khai thông tin về quan hệ liên kết và giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm. Hạn nộp hồ sơ quyết toán của tổ chức theo Luật Quản lý thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm tài chính.
Với kỳ quyết toán sau ngày 1/7/2026, mẫu biểu, phạm vi thông tin phải khai và các trường hợp đặc biệt cần tra theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn quản lý thuế đang hiệu lực (Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Thông tư 89/2026/TT-BTC). Không dùng lại mẫu tải từ bài viết cũ hay từ tệp của năm trước mà chưa đối chiếu.
Điểm hay sai: số liệu khai về giao dịch liên kết không khớp với sổ kế toán, vì người lập phụ lục lấy số từ bảng tính riêng. Trước khi nộp, đối chiếu tổng giá trị từng loại giao dịch với sổ chi tiết công nợ của từng bên liên kết.
Việc tối thiểu thứ ba: giữ chứng cứ giá
Nguyên tắc chung của quy định về giao dịch liên kết là giá giữa các bên liên kết nên giống giá mà các bên độc lập thoả thuận trong điều kiện tương tự. Dù có phải lập hồ sơ xác định giá đầy đủ hay không, doanh nghiệp nhỏ vẫn nên giữ những chứng cứ đơn giản:
- Báo giá của bên độc lập cho cùng loại hàng hoá, dịch vụ, cùng thời kỳ.
- Giá doanh nghiệp bán cho khách độc lập nếu cùng mặt hàng cũng bán cho bên liên kết.
- Lãi suất vay ngân hàng cùng thời kỳ để so với lãi vay từ bên liên kết.
- Cách phân bổ chi phí dùng chung (văn phòng, nhân sự) có tiêu chí rõ ràng: diện tích, thời gian làm việc, doanh thu.
Những chứng cứ này rẻ, dễ thu thập ngay lúc giao dịch, và rất khó dựng lại sau nhiều năm.
Hồ sơ xác định giá: có thuộc diện hay không
Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết là bộ tài liệu phân tích chi tiết, thường cần người có chuyên môn lập. Có phải lập hay không, lập ở mức nào, phụ thuộc vào điều kiện quy định trong Nghị định 255/2026/NĐ-CP.
Cách làm đúng cho doanh nghiệp nhỏ:
- Có bảng giao dịch liên kết của năm với giá trị chính xác.
- Đọc điều khoản về nghĩa vụ lập hồ sơ trong nghị định hiện hành, đọc nguyên văn chứ không qua bản tóm tắt.
- Đối chiếu tình huống của doanh nghiệp với từng điều kiện, ghi lại kết luận và căn cứ.
- Nếu phân vân, hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người tư vấn thuế có chứng chỉ hành nghề.
Điều không nên làm: dùng ngưỡng nhớ từ văn bản cũ để tự kết luận “mình được miễn”; hoặc ngược lại, thuê lập một bộ hồ sơ dày khi chưa xác định mình có thuộc diện phải lập hay không.
Ba khoản hay bị hỏi ở doanh nghiệp nhỏ
- Lãi vay giữa các bên liên kết. Khoản vay từ chủ sở hữu hoặc công ty cùng chủ là giao dịch phổ biến nhất. Chi phí lãi vay trong quan hệ liên kết có quy định riêng khi xét chi phí được trừ; mức và cách tính theo văn bản hiện hành. Ngoài ra, khoản vay không có hợp đồng, lãi suất không có căn cứ là điểm dễ bị hỏi.
- Phí quản lý, phí dịch vụ nội bộ. Công ty này trả cho công ty kia một khoản “phí quản lý” hằng tháng mà không mô tả được dịch vụ cụ thể là gì, ai làm, kết quả ra sao — đây là khoản dễ bị xem xét loại chi phí.
- Chi phí dùng chung. Văn phòng, kho, nhân sự dùng chung mà một công ty chịu toàn bộ, công ty kia không trả gì; hoặc chia theo tỷ lệ không có căn cứ.
Cả ba khoản đều có cách làm đúng: hợp đồng rõ ràng, giá có căn cứ, tiêu chí phân bổ ghi thành văn bản. Việc này làm ngay từ đầu năm thì nhẹ nhàng; để cuối năm mới dựng lại thì vừa khó vừa kém thuyết phục.
Lịch trong năm và người phụ trách
| Thời điểm | Việc | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Đầu năm | Cập nhật sơ đồ quan hệ; rà hợp đồng với bên liên kết; chốt tiêu chí phân bổ chi phí dùng chung | Kế toán trưởng, chủ doanh nghiệp xác nhận |
| Hằng quý | Cập nhật bảng giao dịch liên kết; lưu chứng cứ giá | Kế toán |
| Khi có thay đổi sở hữu, khoản vay mới | Bổ sung sơ đồ, lập hợp đồng | Kế toán trưởng |
| Trước quyết toán năm | Đối chiếu bảng với sổ; xác định nghĩa vụ hồ sơ xác định giá; lập phần kê khai | Kế toán trưởng, tư vấn thuế nếu cần |
Nơi tra: tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp cho hồ sơ quyết toán đã nộp các năm, Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho thông tin sở hữu của các công ty liên quan, và cơ quan thuế quản lý khi cần hỏi cách áp dụng văn bản mới.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có phải lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết không?
Tuỳ doanh nghiệp có thuộc trường hợp phải lập hay không theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP. Cần có bảng giao dịch liên kết với giá trị chính xác rồi đối chiếu với điều kiện trong nghị định; không nên tự kết luận dựa trên ngưỡng của văn bản cũ.
Chủ doanh nghiệp cho công ty vay không lấy lãi thì có sao không?
Đây vẫn là giao dịch giữa công ty và chủ sở hữu, nên có hợp đồng vay và ghi nhận đúng. Tác động thuế cụ thể của khoản vay không lãi nên hỏi người phụ trách thuế theo văn bản hiện hành.
Hai công ty cùng chủ bán hàng cho nhau theo giá vốn có được không?
Giá giữa các bên liên kết được xem xét so với giá mà bên độc lập thoả thuận. Bán theo giá vốn có thể bị xem xét nếu không phù hợp với giá thị trường; nên giữ căn cứ vì sao chọn mức giá đó.
Kê khai giao dịch liên kết sai thì sửa thế nào?
Sửa theo quy định về khai bổ sung hồ sơ thuế hiện hành. Phát hiện sớm và tự khai bổ sung thường tốt hơn để tới khi bị kiểm tra.
Doanh nghiệp mới thành lập năm đầu có giao dịch với công ty mẹ trong nước thì sao?
Vẫn làm đủ ba việc tối thiểu. Năm đầu là lúc dễ thiết lập nếp làm nhất: hợp đồng, tiêu chí phân bổ chi phí, chứng cứ giá ngay từ giao dịch đầu tiên.
Có cần thuê tư vấn chuyên về giao dịch liên kết không?
Với doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch, kế toán trưởng làm được phần nhận diện, tổng hợp và kê khai. Tư vấn chuyên sâu cần khi phải lập hồ sơ xác định giá hoặc khi giao dịch phức tạp như cho vay lớn, chuyển giao tài sản vô hình.
